信息化背景下中學檔案數字化管理現狀與對策分析

玉敏圓

摘要：隨著社會發展水平的提高，以信息化技術為首的現代化技術廣泛應用于各個領域，其中包括教育事業。基于此，檔案管理作為開展高質量教學管理、支持中學院校長遠發展的重要基礎工作，本文分析信息化背景下數字化檔案管理先進意義，探究當前管理現狀，重點分析有效應對策略，以期為相關工作提供參考性建議。

關鍵詞：中學檔案;信息化;數字化管理

引言：

數字化檔案管理是指以數字化的方式將檔案資料存儲于電腦和虛擬云端上，以此改善傳統紙質檔案、光盤存儲等方式存在的弊端，節省檔案存儲空間的同時降低管理人員工作壓力。但是在信息化背景下，數字化檔案管理仍存在專業人員不足、理念未革新等現狀，因此，分析應對策略是必要的。

一、分析信息化背景下數字化檔案管理先進意義

（一）節約資源

以往傳統檔案管理工作需要開展大量資料收集、分析、匯總歸檔工作，不僅容易出現檔案整理不完全等現象，資料利用效率也不高。但是在信息化背景下，數字化檔案管理的開展主要以信息化技術為基礎，相較于以往的使用專業設備整理和打印檔案，以及專門存儲空間場地等，整個流程得到有效簡化，而且，不需要較大的存儲空間，直接以電子資料的形式存儲于計算機或者虛擬云空間等，有效減少占地資源。另外，對于檔案資料的使用，只需存儲、上傳和拷貝，即一次投入多次使用，無需重復復印紙質檔案，有效節約紙張資源和人力資源，且減少對紙質檔案的破壞從而實現紙質檔案的永久保存。

（二）便于存儲，具有較高檔案管理效果

紙質檔案是以往中學檔案管理的主要載體，但是在環境等多種因素的影響下，極易出現丟失或者損壞等情況，不利于長遠保存與使用，這對中學歷史的積淀以及日常管理發展具有重要不良影響。但是在信息化環境下，數字化中學檔案管理工作的開展能夠最大化降低環境對檔案資料造成的不良影響，使用計算機技術通過網絡、云端等進行存儲與管理，有助于資料完善保存的同時還能夠降低檔案存儲成本，延長保存年限。

（三）實現檔案信息資源共享，提高資料利用率

調檔難度大、工作量大、管理時間成本高是以往檔案管理中，使用檔案資料時出現的主要難題，但在數字化檔案管理下，能夠在網絡與計算機的使用下，通過檢索關鍵詞等方式，瞬時獲得相關檔案資料。同時，統一系統平臺這一基礎也實現了檔案信息資源的高效共享，資料利用率得到有效提高。

二、探究中學檔案數字化管理在信息化背景下的現狀

（一）信息化管理思維不穩定

缺乏信息化檔案管理意識，未能形成信息化檔案管理思維是當前信息化背景下中學檔案數字化管理現存的主要不足。意識思維決定行為行動，許多管理人員在完成檔案資料整理工作后直接歸檔、保存，與以往檔案管理方式差異不大，只是在某些環節使用了信息技術，沒有充分利用數字化技術，且部分中學院校缺乏對檔案管理的重視，導致管理環境較差。

（二）缺乏綜合素質管理人才

綜合素質管理人才指向專業管理能力以及信息技術運用能力，就目前現狀來看，數字化檔案管理人員整體素質良莠不齊，在欠缺專業管理知識技能的同時，由于信息化平臺技術難度較高，導致其數字化技術使用效果有限。而檔案管理人員作為管理工作主要開展者，其專業能力無法適應不斷更新的檔案管理工作要求，在該情況下，數字化檔案管理工作效果與效率無法得到有效保證。

（三）信息化建設的軟硬件投入不足

即便大多數中學院校認識到信息技術對檔案管理的先進意義，但是部分中學院校過于注重教學水平的提高，有關檔案管理數字化方面的建設力度不夠大，所使用的技術設備存在一定滯后性。在基礎設施薄弱的情況下，檔案管理數字化發展速度緩慢，且不利于促進管理人員形成對檔案管理數字化的正確認知，影響檔案管理數字化進程。

三、分析應對信息化背景挑戰的中學檔案數字化管理策略

（一）革新理念，培養信息化管理意識思維

在當前信息化背景下，要想充分發揮信息化技術的先進作用，推進中學檔案數字化管理發展，中學院校內部領導人員應充分發揮帶頭引領作用，積極轉變以往傳統的檔案管理意識理念，認識到信息技術建設重要性的同時，明確了解數字化技術與檔案管理工作有機融合的正確渠道與意義，從而營造良好數字化管理環境，促進管理人員信息化管理意識思維的形成與鞏固。具體而言，日常工作中加強檔案管理數字化的宣傳，使中學院校內部上下師生都明確檔案管理發展進程，提高數字化管理影響力與滲透力。與此同時，利用完善的數字化管理工作體系規范各項管理工作的開展，進而在各個管理環節中深化管理者的信息化管理思維，從而緊跟時代與技術的發展步伐。其中，在落實健全檔案數字化管理工作體系時，先要以信息技術為基礎對檔案管理流程進行簡化與優化，省去不必要的繁瑣步驟，將重復性大、基礎性強的工作交給計算機完成，利用完善的工作流程創新檔案數字化資料采集、整理分析以及歸檔等各個工序。與此同時，做好數字化檔案資料和設備的管理工作，根據實際情況設置相關權限，為后續檔案資料使用有序性的實現奠定良好基礎。通過健全檔案管理工作體系的落實以及宣傳工作的開展，切實將信息化技術融入到檔案管理工作中，促進管理人員逐漸形成高水平的數字化管理思維，以此保證信息化技術的充分發揮，以及檔案管理數字化建設工作的有序推進，提高檔案數字化管理質量。

（二）加強人才培養，打造綜合管理隊伍

管理工作人員作為檔案數字化管理工作的主要開展人員，其專業能力和綜合素質直接關系到最終的工作質量，因此，為有效應對信息化發展背景對檔案管理提出的要求與挑戰，中學院校應加強綜合人才培養力度，逐漸打造一支具有較高綜合素質的檔案管理隊伍，從而為各項數字化檔案管理工作的開展奠定良好人才基礎，保證檔案管理水平穩步提升。具體而言，有關領導與部門應定期開展面向檔案管理工作人員的專業教育與培訓工作，圍繞專業業務知識開展培訓教育，使其掌握最新的管理理論與專業技巧。同時，以信息技術為核心開展培訓工作，尤其是信息化平臺系統的使用、計算機軟件的操作等，不斷提高檔案管理人員資料信息采集能力與信息價值挖掘能力，使其更好適應信息化背景對檔案管理人才提出的要求。

在具體工作中，檔案管理人員也應該時刻要求自己，比如做好“兩勤一查”，并使用校報、中學院校內的宣傳平臺等做好檔案保密的定期宣傳工作，開展有關《保密法》、《檔案法》的宣傳，從而提高使用者使用檔案資料的科學性。不同于其他組織單位，中學檔案管理面向的檔案資料使用者包括校內外人員，中學學生的檔案資料保存意識不夠強，所以還應強化責任制度，通過細化責任內容，保證管理者、使用者等均能夠合理使用資料文件，避免檔案資料健全性受到影響。在條件允許情況下，可以落實《檔案利用制度》、《工作責任》等，從規章制度方面提高學生檔案管理工作的有序性。最后，調整管理組織機構，利用獎懲制度、激勵制度以及與績效工資掛鉤的考核制度約束管理人員，不斷優化檔案管理人才隊伍結構，從而促進高素質檔案數字化管理隊伍的快速成形，通過復合型知識結構的人才隊伍提高數字化檔案管理效率與質量。

（三）加大建設投入，落實檔案數據庫

根據中學院校實際情況加大數字化技術投入，尤其是軟件設施和硬件設備，及時將具有一定滯后性的設備替換下來，提高基礎設施設備的完善性，為檔案數字化管理工作的開展提供基礎設施支持。除此之外，中學院校還應積極引入最新檔案管理軟件以及信息數據的處理軟件，比如大數據技術、云計算技術等，以此增強信息數據的追溯性。值得注意的是，信息化檔案管理存在一定脆弱性，比如病毒入侵或者網絡不良黑客攻擊等，極易造成檔案資料的丟失與篡改等，因此，還應落實信息安全建設，以此保證檔案數字化管理工作有序展開。

除此之外，還應建立檔案數據庫，及時向使用者提供檔案信息資源，并為中學中學院校歷史發展的順利積淀提供基礎支持。在建立該數據庫時，首要任務是明確檔案數據來源，信息資料采集中要明確記錄數據來源，保證數據的真實性和準確性，從而實現各項檔案數據的完整輸入。其次，根據中學院校實際情況科學分類檔案資料，并以此為基礎進行基本目錄數據庫的設置，根據權限分類管理不同人員檔案，從而優化檔案查詢效率與質量。最后，以檔案資料實際內容為基礎進行主題設置，比如中學科研成果、學籍檔案、校史檔案等，便于查找的同時，也增強了檔案管理的有序性，保證數據庫的穩定、高效運作。

結論：綜上所述，信息化發展背景要求中學檔案管理向數字化方向建設發展，中學院校應正確認識到數字化技術的重要性，加強人才培養、革新管理思維意識、落實管理工作體系以及搭建數據庫和信息安全保障等，從而提高管理質量與效率。

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