新時期人事檔案管理信息化建設思考

摘要：本文分別從建立管理制度、加強隊伍建設以及完善基礎配套三個方面，實現人事檔案管理朝著信息化的方向發展。

關鍵詞：人事檔案管理;信息化建設;人才隊伍

前言：為了保證人事檔案管理能夠在新時期下良好運作，就需重視信息化建設工作，實現檔案共享的同時提高檔案管理的整體水平。

一、建立檔案管理信息化管理制度

傳統的人事管檔工作在開展時，沒有科學且合理的管理制度作為支持，致使該項工作在實施過程中會受到多方面的限制與影響，發生一系列管理問題，嚴重降低了檔案管理工作的整體水平，同時，該項工作的優勢也沒有得到充分的發揮。因此，為了促使管理信息化水平的提升，就需落實各項制度，并結合現階段單位的檔案管理信息化建設情況，制定科學、適用的管理制度，要求管檔人員嚴格執行制度中的內容，實現管理水平提升的目的。

為了保證建設工作開展的有效性，需使工作人員認識到自己的崗位職責，鼓勵其能夠做好本職工作。首先，建立并完善管理檔案時所應用到的各種制度，并結合相關法律法規以及條例，要求單位的管理人員以及基層員工都能夠嚴格遵從并執行制度中的各項內容，避免在檔案管理時信息丟失的問題發生。其次，不斷落實信息化建設工作的檢查制度，明確制度標準，定期組織單位的管理人員以及技術人員對檔案管理信息化建設情況進行檢查，匯總檢查結果，在整理結束后將結果反饋給單位的相關負責人，并公開檢查結果。最后，把該項管理工作劃分到目標考核管理中，再將信息化管理放到單位各項工作的首位，充分發揮領導的帶頭與指揮作用，以此高效落實檔管信息化建設工作[1]。

二、強化檔案管理信息化隊伍建設

現階段的人事檔案管理人員不具備專業素養，不僅無法做好管理工作，還嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的進程。因此，在開展信息化建設工作時，需將管檔人員的管理作為首要任務，鼓勵其樹立新時期下的主流思想，不斷完善自己，以此提高管檔人員的綜合素質。同時，還應定期組織專業技能的培訓，盡可能的培養出高素質人，促進檔案管理信息化的建設工作高效落實。

在開展提升檔案信息管理人員專業技能以及專業素養時，可以將其集中在一起，這種培訓方式能夠進一步價加強員工之間的交流與合作，并在此過程中，認識自己的不足，促使其養成自主學習、探索的良好習慣。定期組織管檔人員參加相關工作的講座，聘請經驗豐富且具備專業素養的專家進行技術指導，實現工作人員素質與能力多方面的提升。此外，在講座結束后，要求管檔人員做好記錄并結合所講內容撰寫心得體會的報告，且在報告中，需體現出所學習到的知識，促進管檔人員高素質發展。事業單位在建設信息化檔案管理時，需認識到人才培養的重要性，充分利用這一資源，打造出具備高素質人才的檔案管理團隊，建立完善的競爭機制，增加各工作人員學習的動力，同時讓其熟悉并掌握計算機以及信息化檔案管理的操作流程，能夠獨立完成檔案信息的檢索工作。結合管檔人員的實際需求和工作能力，針對性的組織培訓，為職員灌輸新理論、新思想，以此培養出具備管理能力、掌握現代化技術的全面型人才[2]。

三、完善檔案管理信息化基礎配套

完善的基礎設施能夠起到推動檔管信息化建設工作進程的作用，為了充分發揮基礎設施的價值，需要從三個方面進行：

第一，加強硬件基礎建設，明確新時期下，信息化管理系統運行過程中的需求，在此基礎上，建設能夠收錄大量檔案信息且處理信息高效的數據庫，為用戶設計科學且可以滿足其查找信息需求的服務管理系統，并為系統配置具有高性能的硬件設備。為了保證系統可以良好運作，保障內部信息不被盜取，也需配置相應的安全防護設備。

第二，注重軟件系統建設，對用戶的不同需求進行匯總并分析，以此為基礎，構建多元化的軟件功能。為檔案管理人員提供業務端的登錄權限，促使其能夠加強檔案管理的日常維護與更新，同時，為用戶提供應用端的使用權限，可以使用戶不受時間和地域的限制獲取想要了解的檔案資料。重視頂層設計工作，不斷完善信息化管理系統，促使人事檔案管理工作朝著高效化的方向發展，并從多方面系統進行考量，目的是構建出符合新時期下檔案管理需求的信息化系統。

第三，加強網絡環境建設，詳細分析不同服務對象以及其所處的網絡覆蓋范圍，并建設區域網絡如內部網絡、公眾網絡、政務網絡，在建設信息化檔案管理時，需準確認識到三種網絡所具備的不同性能，充分利用各網絡優勢，以保證檔案信息化管理工作能夠健康運作，促使其內部信息的安全性得以保障。

結論：在信息化時代的環境下，創新了人事檔案管理的工作模式，為其信息化建設提供機遇，但也帶來了一系列的挑戰。對此，需加強信息化人才團隊建設，制定科學的管理制度，以此增強內部職員對檔案管理信息化建設工作的認同感，滿足新時期下大眾對信息的需求。

參考文獻：

[1]張曉卉.關于新時期加強人事檔案管理信息化建設的若干思考[J].山東檔案，2020（03）：75-76.

[2]李薇.探微新時期檔案信息化建設與檔案管理思考[J].辦公室業務，2020（01）：60-61.

作者簡介：劉旭華，女，籍貫：湖南祁陽，漢族，1983年5月出生，學歷：碩士，職稱：中級，研究方向：管理類。

湖南信息職業技術學院 湖南省長沙市 410200