“互聯網+”背景下高職院校學籍數字化管理與應用探究

摘 要：在“互聯網+”這種新型社會形態推動下，將互聯網創新成果融合于高職院校學籍管理工作中，能更有效地適應學籍檔案發展趨勢，為數字化檔案建設提供巨大助力。筆者透過 “互聯網+”學籍數字化管理與應用的實質，分析學籍檔案數字化管理的現狀，提出高職院校學籍檔案管理工作中的信息化建設措施，以期促進高職院校學籍檔案的有效管理。

關鍵詞：“互聯網+” 高職院校 學籍管理應用 數字化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）10（c）-0000-00

On the Digitalized Management of Student Statusand Application in Higher Vocational Colleges under the Background of “Internet +”

TAO Jiewen

（Zhejiang Agricultural Business College，Shaoxing， Zhejiang Province，312000 China）

Abstract： Under the promotion of the new social form of "Internet +"， the integration of Internet innovation achievements into the management of student status in higher vocational colleges can more effectively adapt to the development trend of student status archives and provide great power for the construction of digital archives. Through the essence of digitalized management and application of "Internet+"， this paper analyzes the current situation of digitalized management of student status archives， and puts forward the measures of information construction in the management of student status archives in higher vocational colleges， so as to promote effective management of student records in higher vocational colleges.

Key Words： “Internet +”; Higher vocational colleges; Application of student status management; Digitalization

學籍是指一個學生在法律上屬于某學校、具有作為某校學生的資格，往往以記錄學生從入學到畢業的學籍變動、成績情況等信息的紙質冊子這種傳統方式出現，也就是學籍檔案的初步形態。由于檔案庫房長期處于封閉狀態，溫濕度調控不及時，檔案發霉、變質現象時常出現。在國家對教育的高度重視與大力投入下，近年來為培養多樣化人才、傳承技術技能、促進就業創業，現代職業教育快速發展，高職院校大規模擴招，學生的學籍信息管理已成為學校里數據量最多、數據資源管理最重要的一項常規性基礎工作。另一方面，互聯網信息技術更新換代，學籍檔案的傳統記錄方式已不適應當今的信息時代和知識社會，“高校學生的學籍檔案材料具有比較典型的原生性特征，學生受到應有的獎勵或者懲罰所呈現出的資料內容，要在檔案歸檔過程中進行及時有效的融入，及時做好歸檔工作，這樣才能充分體現其時效性和針對性。[1]”學籍檔案數字化管理迫在眉睫。2014年中辦、國辦的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確指出：“各檔案館（室）要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。”2016年底，浙江首次提出“最多跑一次”的服務創新模式。因此，高職院校學籍檔案數字化成為學籍管理發展的必然趨勢，利用“互聯網+”模式能夠有效推動傳統紙質檔案管理的轉型升級，在學籍管理應用領域發揮積極作用。

1“互聯網+”與學籍數字化管理與應用的實質

根據2015年國務院印發《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，“互聯網+”與學籍數字化管理與應用的實質簡單說就是“互聯網+”學籍管理，但并不是兩者簡單相加，而是利用信息通信技術，發揮互聯網平臺的優化和集成作用，讓互聯網與學籍管理進行深度融合，使得傳統的學籍管理能夠適應當下的新發展，從而最終能應用于學校的基層工作中。“科學技術能夠將學籍檔案的數據庫、檔案的實體、系統的網絡和數據以及用戶的信息完全地集中在智能的數字信息平臺之下，有助于實現數據的挖掘、整合和利用。[2]”當運用信息技術架構學籍管理數字化平臺的過程中，新舊管理模式碰撞，必然會產生一系列問題，因此在技術層面上不斷升級，轉變管理工作者根深蒂固的理念與工作方式，建立科學的數字化學籍管理模式尤為重要。

2“互聯網+”學籍數字化管理與應用的現狀

信息技術已廣泛應用于各行各業，除了全國統一使用的中國高等教育學生信息網（學信網），我國各大高校也開始重視電子學籍檔案應用，紛紛投入資金與技術，建立起自己內部使用的學籍信息管理平臺，但往往由于領導層面不夠重視，管理人員不適應數字化管理模式，容易操作不當，或者落后的配套設施與日益增長的管理需求之間的矛盾，管理過程中電子數據錄入錯誤、電子學籍檔案更新遲緩、電子學籍信息丟失、學籍系統損壞等現象時有發生，對學籍管理的時效性和完整性產生較大負面影響。

2.1學籍管理傳統理念亟待轉變

長期以來，高職院校學籍檔案管理在人們心中只是一項簡單的基礎性服務工作，大多數領導與管理人員對學籍管理定義為收集整理數據、收藏管理檔案，最終編成名冊存檔的重復性簡單勞動過程，因此在高職院校學籍管理體系中，管理人員多數并非對口的檔案專業出身，業務水平相對不高或參差不齊。沒有接受過檔案專業教育與培訓的非專業人員，做專業的學籍管理工作，缺少高水平的專業素質，無法形成規范的理論體系和工作模式，容易造成學籍檔案雜亂無章的局面。“清晰詳盡的著錄，有助于提高檔案利用的查全率、查準率和效率，也有利于構建學生信息資源庫，實現對學生信息的統一管理。[3]”

2.2技術手段與實際需求不符

要實現“互聯網+”在學籍管理中的充分應用，必須根據學籍管理的實際需求定制配套的數字化平臺，并且有合格的硬件設施保證服務器順利運行。從目前發展來看，高職院校使用的學籍信息平臺功能大同小異，基本能滿足學籍成績記載、排課調課等需求，但部分服務器在登錄人數過多、載入量過大時仍會出現系統卡死、崩潰現象，說明部分學校未投入充足的資金改造升級平臺，遠不及互聯網應用于教學的投入力度。數字化管理系統不健全，便無法將互聯網充分應用于學籍管理，從而影響工作效率。

另外，學籍數字化管理缺乏一個標準的制度化體系。“各個學籍管理系統相互之間缺少兼容性、信息利用率偏低。[4]”不同檔案管理部門使用不同開發商的不同系統，沒有統一的標準化格式，學生的各項數據不能對接，人工調整格式導入平臺過程中容易出現紕漏，造成重復性勞動。對學生而言，需要記錄多個平臺入口，不同的登錄賬號與密碼，對學習造成極大不便。將互聯網順利應用于學籍管理并整合開發學籍檔案信息的重要前提是數據格式與標準統一，缺乏完善的學籍信息體系與標準化格式極大地阻礙了學籍數字化管理與應用的發展步伐。

3“互聯網+”學籍數字化管理與應用的對策

3.1構建學籍數字化管理人才培養路徑

學籍管理人員培訓與學籍管理專業型人才培養全過程的有效融合是推進學籍數字化管理人才培養的實踐探索路徑，“管理人員需要重視對管理的內部環境進行完善，內部環境具體是指管理制度、管理內容以及人員素質水平等。[5]”通過梳理學籍管理人員培訓與專業型人才培養的現實意義，加強學籍管理人員的職責意識，優化學籍管理人員配置，從而提高學籍管理數字化水平，使得學籍管理工作達到最優狀態。

3.1.1落實學籍管理職責，建立培訓考核機制

一是完善學籍管理崗位職責。實行以職定崗，以崗定責，增強學籍管理人員的工作責任心，轉變傳統思想，重視檔案開發，履行工作職責，提升業務素質和服務水平，從“檔案管理者”向“檔案服務者”轉變[6]。二是強化培訓機制。通過對新入職學籍管理人員進行嚴格的崗前培訓，不斷學習學籍信息化建設相關內容，以邀請平行單位參觀、開展學籍工作交流會、接受紀檢督察等形式，深入學習學籍數字化管理一系列制度精神，開展廉政自查工作和典型示范、警示教育，提高學籍工作者整體素質。三是建立健全考核監督機制。針對互聯網新形勢下學籍管理的新情況、新問題，為轉變以往的工作作風，扎實推進學籍數字化管理與應用工作順利開展，應健全考核制度，通過廉政談話、自查報告、群眾舉報等方式，形成完整的考核監督制度體系。四是完善激勵和競爭機制。全面實現優勝劣汰，充分調動學籍工作者的積極性，增強緊迫感。

3.1.2優化學籍人員配置，培養復合型人才

目前高職院校學籍檔案管理人員多數專業不限，未接受過專業的檔案管理教育，更不是專業的計算機人才，但在互聯網應用于學籍管理的大前提下，優化學籍人員配置顯得尤為重要。學籍工作者不僅需要檔案管理專業知識人才，也需要引進信息工程技術人員，互幫互助，各司其職，從而組建出一支能應對“互聯網+”學籍數字化建設的新型管理模式的隊伍。為實現學籍建設能力的雙向提升，高職院校應定期開展檔案知識與計算機操作等業務知識培訓，提高應變能力，讓單一的專業型人才向復合型人才轉變，為學籍數字化建設提供保障。

3.2健全學籍數字化平臺管理體系

3.2.1完善基礎設施建設，健全數字化管理系統

學籍數字化平臺的突出特點在于其全新的數字化技術體系，為推進學籍數字化管理與應用，需要購入高質量的新型數字基礎配套設施。高職院校要建立專項資金，用于采購穩定且存儲量大的服務器，提升局域網載入速度，加強互聯網與校內網聯結力度。學籍檔案電子化并不意味著放棄傳統的紙質存檔，而是要雙管齊下，既要沿用紙質存檔的習慣，又要同步上傳到云端，只有這樣才能最大限度保證學籍檔案的真實性和完整性，因此基礎的復印機與掃描儀也必不可少。另外，數字化平臺最大的風險來自信息安全。務必要完善個人信息和公共數據保護機制，將信息安全理念貫穿到建設、運營、維護及使用等各環節，健全一體化安全管控體系，定期開展風險安全測評，堅持安全和發展并駕齊驅，保證數字化平臺運行的安全、穩定與高效。

3.2.2推進數字化制度建設，保障學籍數據安全

學籍檔案的最大特點是原始性和唯一性，與學生的切身利益密切相關。隨著互聯網越來越深入地應用于學籍管理，檔案資源的開發力度不斷增大，利用頻率不斷增高，解決檔案保管的安全問題日益凸顯。為避免紙質檔案破損、涂改、丟失甚至被盜，在上級部門的鼓勵與指導下數字化平臺逐步建立、日益成熟，然而電子文檔損壞丟失的缺點伴隨而來。“嚴密的組織流程是保證檔案數字化工作的基本保證。可以劃分為數字化前處理、數字化實施、質量檢測、成果制作幾個階段。[7]”各大高校應根據現有的電子檔案管理辦法，結合本校實際情況，規范數字化管理制度，為學籍數字化管理與應用提供制度保障，增強學籍檔案信息的安全性和私密性。

4結語

在互聯網的大背景下，高職院校務必摒棄傳統管理方式，與時俱進，“學籍信息化的管理應該堅持‘可持續發展的戰略目標”，將互聯網技術充分應用于學籍管理，打造學籍檔案的科學化管理模式。同時注重提升學籍管理人員的業務素養和責任意識，定期組織開展培訓，互通有無，建立健全學籍數字化平臺管理體系，為學籍檔案管理營造一個安全、健康的數字化營壘，真正實現高職院校學籍檔案管理的高質量發展，形成職業院校建設發展的嶄新局面。

參考文獻

[1] 黃林.“互聯網”+視域下高校學籍檔案管理工作探討[J].文化產業，2021（8）：98-99.

[2] 于敏.“互聯網+”背景下高職院校學籍檔案管理與開發利用[J].無線互聯科技，2018，15（18）：133-134.

[3] 冉靜.高校學籍檔案數字化及其遠程利用服務探究——以中山大學檔案館利用服務實踐為例[J].蘭臺內外，2020（30）：53-54.

[4] 李冬梅.高校學籍檔案管理數字化探討[J].山西檔案，2019（2）：119-120，96.

[5] 米瑞利.“互聯網+”時代高校教學檔案管理面臨的問題和對策[J].才智，2017（22）：199-120.

[6] 翟翌，范奇.新時代高校行政法治：邏輯基礎、風險構造及應對機制——兼評《關于進一步加強高等學校法治工作的意見》[J].中國高教研究，2021，（2）：64-69，103.

[7] 李維清.大數據視角下高校學籍檔案數字化探討[J].大眾化標準，2020（13）：208-209.

基金項目：本文系浙江農業商貿職業學院2021年度院級科研項目《“互聯網+”視域下高校學籍數字化管理研究》（編號：KY202107）研究成果。

作者簡介：陶杰文（1989—），女，碩士，研究方向為高等職業教育管理。