信息化時代企業檔案工作管理模式的改進

楊麗萍

摘要：隨著信息化產業的不斷發展，企業的檔案管理與服務模式只有進行一定的創新才能為企業發展提供助力，企業的檔案管理關系到企業的人力資源、財務、銷售等眾多部門，企業的檔案管理只有適應社會發展的大環境與信息產業不斷融合，才能不斷完善檔案管理制度，從而更好地發揮檔案管理的作用。本文從分析當前大數據時代企業檔案管理工作遇到的矛盾問題入手，進一步提出促進企業檔案管理信息化發展的有效策略。

關鍵詞：信息化;企業檔案;管理創新

1.企業檔案管理現狀與問題

1.1檔案部門不再獨立，檔案監督工作逐漸弱化

企事業單位和其他組織的檔案機構，應統一管理本單位的檔案，負責建立健全本單位檔案工作的規章制度，指導本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，監督指導所屬機構的檔案工作。這樣的管理模式克服了檔案分散保存的弊端，并且有利于維護企業歷史和文化的完整與安全，便于企業各方面利用。近年來隨著企業機制的不斷變化和市場化的需要，很多企業的部門開始朝著精簡以及合并的趨勢發展，檔案部門逐漸開始與其他部門合并，就筆者所在單位及系統內其他兄弟單位，絕大多數檔案部門都已經和其他部門合并了，很少能夠保留獨立的部門，部門獨立性的削弱，會對檔案管理體系帶來一定的影響，進而影響對企業檔案管理工作的監督和引導，從而導致部分檔案管理工作無法有效推行。

1.2企業傳統的檔案管理工作未跟上企業數字化進程

企業檔案工作主要是收集、整理對企業有價值的文件材料，為企業未來的經營生產提供利用。傳統的檔案管理模式一般是定期依照檔案歸檔范圍向各預立卷部門提出移交要求，整理組卷后歸檔入庫。而從企業目前的發展方向和發展速度來看，這樣傳統的管理模式已經無法滿足當代企業發展的需求。隨著信息技術的發展，企業越來越多的流程和工作都全程使用線上操作，不再也無需產生傳統紙質載體的文件，這與傳統的紙質載體的歸檔要求不一致。此外，由于系統平臺更新迅速，線上文件的版本更替非常快捷且方便，而檔案工作由于處于流程末端，時間點相對滯后，所需的是產品生產時使用的版本文件，而非最新文件，依靠檔案管理人員很難去辨別應該歸檔哪一版本的文件。

2.企業檔案管理模式的改進方向

2.1提高思想站位

企業可持續發展不僅需要依靠現代化的經營管理理念，也同樣需要檔案管理這類基礎性工作。檔案資料見證了企業發展的全部歷程，記載了那些珍貴的科研數據，通過查閱檔案資料，能夠幫助企業更好地制定出未來的發展規劃。因此，企業各部門領導應積極提高思想站位，重新認識企業檔案管理工作的作用和意義，深度挖掘企業檔案信息化建設的瓶頸問題，逐一擊破，正確認識企業檔案信息化建設過程中可能會遇到的困難，加大基礎設備更新力度，引進多元化檔案管理人才，精心組織并持續推進企業檔案管理改革之路，確保企業檔案信息化成為企業發展的不竭動力。

2.2做好安全維護

互聯網環境下，檔案數據的傳輸隨時面臨著安全風險的考驗。為了確保企業檔案資源的安全傳輸，我們必須切實做好企業檔案信息系統的安全維護工作。從檔案數據的錄入、存儲、調閱等幾個重要方面入手，構建覆蓋企業檔案管理整體網絡的安全維護體系，通過招投標形式選擇具備優良資質的技術外包服務單位，能夠依據企業發展需求定期更新檔案服務系統，不斷優化系統界面板塊的使用功能，升級系統安全防護補丁，充分運用大數據技術建立檔案信息后臺備份，保障企業檔案存儲安全。同時，按照密保等級嚴格劃分檔案閱覽權限，各業務部門不得擅自閱覽無權限的檔案資源，檔案管理部門要將信息安全、網絡技術、安全防護等工作當作重點來抓，對重要文件進行加密處理，設定動態密鑰，實現企業檔案傳輸全過程安全可控。

2.3強化管理水平

檔案管理要根據具體工作情況和工作內容，適度提高管理水平，推動檔案管理向規范化方向全面發展。針對當前檔案管理工作中存在的問題，在檔案管理規范的指導下，使檔案管理開始趨向科學發展的方向。在大數據背景下，要建立更加完善的檔案管理監督管理體系，加強多部門之間的協調配合，形成合理的內外部監督，促進檔案管理行為在有效監管環境中的全面實施，防止不當檔案管理行為。檔案管理部門要對每一個檔案信息的歸檔時間、借閱時間、檔案屬性等進行查詢分析，從本質上控制檔案管理存在的問題。在實施檔案管理中，要建立更加完善的激勵獎懲機制，明確相關責任和義務，將管理責任落實到個人，激發企業職工的工作熱情，提高檔案管理工作的有效性。

2.5健全體制，完善企業檔案管理制度

在信息化背景下，企業檔案管理與服務模式要進行創新，應該不斷完善企業檔案管理制度，檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保管、檔案數據信息錄入、檔案利用等，因此應該對檔案管理中的每一個環節加強制度監管，例如：在檔案信息化模式下，檔案數據庫管理及檔案信息錄入顯得尤其重要，應該實行分級制管理，可由檔案管理員進行編檔、錄入數據等操作，再經檔案部門負責人審核通過，類似于財務報銷流程，可有效保證檔案數據安全;對于重要檔案的借、查閱需要經過檔案部門負責人、借查閱單位負責人和查閱人同時簽字，這樣可追究檔案借、查閱過程中造成檔案丟失或者損毀時的責任，充分保證檔案完整安全;其次應該采取彌補措施，這樣通過制度化的管理方式強化檔案管理人員對于本職工作的重視，增強檔案管理工作中的責任感，從而更好地在檔案管理工作崗位上實現自己的價值，進而為企業的發展作出貢獻。

3.結語

綜上所述，在信息化時代，傳統的檔案管理面臨諸多挑戰。要進一步推動檔案管理事業的發展，要更新檔案管理信息化理念，重視檔案管理工作，注重檔案管理人才的培養和檔案資源的開發利用，加快檔案管理內容和重點的轉變，從檔案的整理歸檔轉向檔案的審查、開發和利用。

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