事業單位固定資產檔案管理內部控制質量提升研究

王洪濤

摘要：隨著信息化、數字化的不斷深入，我國事業單位檔案管理工作面臨的市場競爭壓力更加嚴峻。固定資產是事業單位總資產的重要組成部分。如何加強固定資產的基礎管理是當前重要的工作目標。本文通過探討事業單位固定資產檔案管理內部控制中存在的問題，提出提升固定資產檔案管理內部控制的途徑和對策。

關鍵詞：事業單位;固定資產;檔案整理

在經濟迅猛發展的條件下，企業、事業單位對于固定資產的管理也應日趨成熟。近年來，各事業單位事務性工作越來越多，固定資產的品種越來越多，數量也越來越大，固定資產對推動事業單位基礎性工作的有序進展的起到關鍵的支撐作用[1]。如果能對固定資產的使用流程進行規范的管理和監督，則會避免出現固定資產管理松散混亂的局面，同時也能起到防止國有資產流失，避免不必要的資金浪費等作用。

1.事業單位固定資產檔案管理內部控制存在的問題

（1）部門人員對固定資產檔案管理意識淡薄

固定資產作為資產有機組成部分，其管理沒有受到足夠的重視。部分事業單位的固定資產檔案管理工作更像是一個形式。再加上判斷事業單位工作是否有效的標準更多的是對組織的忠誠度和工作的滿意度，這就更使得事業單位管理者“重外輕內”[2]，很少愿意花費時間精力在固定資產的檔案管理方面。在管理者看來，管理固定資產遠遠不如一項工作報告的吸引力大。除了管理高層，固定資產管理更多的是依靠基層檔案管理人員，但存在一個較為突出的問題是管理意識淡薄，對固定資產檔案管理制度認識不全。

（2）固定資產管理缺乏信息化融入

事業單位固定資產種類和規模的不斷擴大，使得固定資產管理的難度也不斷加大，與此同時，全球信息化程度的加深，各行各業都在探索如何才能更好地利用信息化手段來促進企事業單位的發展進步，這種情況使得信息保護在現代企業、事業單位的固定資產管理中發揮著越開越重要的作用。但是根據調查可知，有很大一部分的事業單位檔案管理工作在信息化系統方面存在問題，使得系統功能沒有完全發揮。固定資產的流通、購置、保管、盤點、折舊等情況未能通過信息技術得到全方面的管理。

2.事業單位固定資產檔案管理內部控制存在問題的原因分析

（1）沒有細化的績效考核約束

考核機制在事業單位檔案管理工作中起到一定的約束作用。根據調查顯示，部分事業單位的考核機制并不完善，具體體現在管理者一直是注重資金的使用而忽略資產的管理，注重購買物品而忽略對購買后物品的管理。而對于現階段事業單位固定資產需要進行科學、高效的管理的意識淡薄，忽視了對檔案管理人員的績效考核等方面的重要性，使得部門的管理層相關責任人的責任心和管理工作意識不強，事業單位內部各部門無法對固定資產的管理工作給予積極有效的配合，造成檔案管理人員固定資產管理意識淡薄，相關管理工作難以開展。

（2）固定資產管理制度不完善

管理離不開完善的制度，事業單位固定資產管理工作的開展也需要完善的制度保障。事業單位建立專業化的檔案管理制度是固定資產管理工作的重要前提，而固定資產的內部控制模式在落實固定資產管理工程中起著關鍵性的作用。在固定資產管理制度中的監督制度，將管理工作與檔案管理人員的個人績效緊密聯系在一起。制度的缺失會使得單位內部形成松散的工作氛圍。沒有明確的核算管理制度，很多細小的地方容易忽略，同樣還會出現資金濫用、無法明確劃分資產中的資本化支出、費用化支出。

3.事業單位固定資產檔案管理內部控制質量提升對策

（1）建立健全績效考核制度，落實管理責任

事業單位固定資產的管理工作任重道遠，要想從根本上解決管理上存在的問題，打破工作的瓶頸期，關鍵在“思想”，也就是做好單位領導者和檔案管理人員的思想工作。應加強財務、后勤、檔案管理等部門工作人員培訓，在提升部門組織、協調等能力的同時，增強固定資產管理人員的責任心以及工作意識。為使管理者以及工作人員高度樹立正確的固定資產管理觀念，事業單位應加大考核力度，將績效考核作為考核的基本內容，實施獎懲制度，從而起到激勵固定資產管理工作的作用，激發員工工作熱情，提高工作的積極性。同時把工作人員的績效評估結果及時反映到相關部門或人員，月末進行工作考核、或者部門進行人員調動時，可以以此作為重要依據。

（2）健全固定資產管理制度，構建信息化體系

事業單位必須要根據單位自身的發展情況制定符合實際情況的固定資產管理制度。管理制度下可能會有其他具體分支，事業單位應結合實際的工作情況，在工作中明確具體流程、進行清楚記賬，避免資產混亂。尤其是目前部分檔案管理部門存在大量的兼職人員，這會導致資產使用過程中存在不合規的操作，因此單位就需要根據具體的情況制定完善的監管制度，以及在實際的使用監管過程中逐步改善。由此可見，固定資產的管理制度的存在是必要的。當今是信息化時代，在管理工作中，信息化同樣是的主要發展趨勢。事業單位的固定資產種類浩繁，且固定資產的購置、流通、盤點、轉讓、折舊、報廢等情況需要系統化的管理，就必須借助信息技術手段，構建信息化管理平臺進行全方面的管理，能夠很大程度上提高固定資產管理的效率。

4.結語

固定資產是事業單位的一項非常重要的檔案，行政事業單位領導和各級部門應認識到固定資產檔案管理的重要性，建立健全績效考核制度，落實管理責任，完善企業內部審計制度，規范核算工作，健全固定資產管理制度，構建信息化體系。因而，固定資產的管理就不再是形式工作，切實抓好固定資產管理，是目前檔案管理部門的重要工作任務。

參考文獻：

[1]王超.關于加強行政事業單位固定資產管理的思考[J].納稅，2020，14（20）：183-184.

[2]楊曉瑜，劉楠，張茜，王偉國.大型科研固投項目文件檔案管理[J].北京檔案，2019（10）：38-41.