加快檔案信息化建設 創新檔案管理工作

王延峰

摘要：檔案在大眾的印象中就是一本厚厚的歷史材料，檔案員就是手拿剪刀、棉線、膠水每天忙碌的人。檔案是一座城市的歷史見證，是一個人的平生總結，是每個人不可或缺的證明材料，所以檔案是非常重要的。隨著信息化技術不斷創新發展，檔案工作也逐步實現了數字化、智能化的發展過程，為檔案服務工作提供更多的便利條件。本文以檔案信息化建設為切入點，通過對信息化建設的重要性、建設中遇到的困難進行重點分析，進一步闡述如何加快檔案信息化建設，為新時代檔案建設提出可行性意見建議。

關鍵詞：檔案工作;信息化建設;創新

傳統的檔案工作完成依賴于檔案管理員手工完成，辦公桌子厚厚的案卷和分散的材料需要一一對應查找，按年份先后順序進行整理，最后更新檔案目錄，看似簡單的流程要花費檔案管理員大量的時間和精力。剪刀、膠水、白紙、打孔器等等這些“萬能工具”是檔案員的得力助手，一本檔案往往是幾個甚至十幾個檔案管理員經過無數次整理、分析討論而形成的智慧成果。高新技術帶來了大數據時代，檔案工作所用的工具也發生了日新月異的變化，比如，打孔機取代了打孔器，打孔的數量由原來的一次幾頁紙提升到現在的一次完成幾十頁紙的任務量，一個小小的改變可以大大提升檔案工作效率。

現階段，檔案工作逐步實現智能化，檔案查找工作可以在計算機系統中完成、檔案室陰冷、潮濕的問題也得到了解決，這些充分說明信息化成為檔案工作有力助推器，給檔案工作帶來了便捷，減輕了檔案管理員工作壓力和負擔。

一、檔案信息化建設的重要性

1推進檔案工作的現代化

大數據時代對檔案工作提出來更高的要求，隨著人們對檔案查找工作的需求量越來越大，簡單、快捷、方便成為百姓對檔案工作的直接要求，但是檔案工作本身就是一個需要認真、細心，耗時耗力的工作，怎么才能在原有基礎上創新工作思路、改善工作環境、借助高新技術不斷提高工作效率，是現階段全體檔案工作人員亟需解決的問題。

計算機技術為檔案工作提升工作效率帶來極大的可能性，也為檔案存儲工作帶來前所未有的方便。就檔案查找部分而言，計算機讓查找更省時省事，沒有計算機參與之前，想查找一份土地規劃檔案材料，首先要根據紙質版檔案目錄分門別類找到材料所在位置，找到所需年份的檔案材料后進行拆裝、復印過程。整個查找過程復雜且耗時量大，計算機只需幾步輸入就能完成上述查找工作，在計算機中輸入查找內容、年份、部門就可以篩選出所有資料的掃描件，直接打印出來即可使用。通過簡單的查找工作就能清晰的發現，檔案現代化建設不僅有助于檔案存儲、提高工作效率，更有助于檔案長期管理。

2推進檔案工作的標準化

計算機為檔案工作可持續性發展提供不竭動力，為推動檔案標準化、一體化發展提供更多可能。檔案館要將所需管理的內容制定相關制度和標準，不同類型的檔案材料標準要略有區別，檔案管理人員要嚴格按標準進行分類整理，提升整體工作效能。比如，退役軍人檔案存儲工作，除了將每個人的檔案材料掃描錄入系統中外，還要盡可能聯系到原部隊和戶籍所在地的居委會或村委會，將材料更詳細化，全面化，只有這樣才能符合個人完成檔案的要求，才能為下一步檔案查找提供更多的便捷條件。

3推進檔案工作的服務化

提供查找服務是檔案工作重要職能之一，原來的查找工作是人工查找、復印完成，現在借助計算機完成前提整體掃描工作，將檔案室內的每一頁檔案分門別類完成系統輸入工作，當百姓或者機關工作人員來查找的時候，通過關鍵字輸入方法快速提取需要材料，確認無誤后直接打印即可完成。由于檔案管理員年紀都是年紀較大的工作人員，所以對于他們來說學習計算機操作系統顯得額外困難，這就需要檔案館整體協調統籌，做好檔案管理人員年齡搭配工作，確保每個檔案館都配有2-3名年輕且懂計算機操作系統的綜合型人才。檔案館要定期對檔案管理員進行業務培訓和服務培訓工作，不斷提升管理人員的專業技能和服務意識。

二、檔案信息化建設中出現的阻礙

1 檔案信息的保密性得不到保證

在檔案管理中，用戶信息的保密非常重要，在保密的實施中，政府的保密局要及時做出業務指導。國家對檔案信息化寄予厚望，未來的信息化管理將普及到每一個人，此時的檔案信息化是未來工作的基礎保障。只有當各部門和大型企業的相關檔案管理模式系統化、標準化后，相關政府或部門才能通過建立整體信息網絡將這些數據鏈接起來，便于存儲、提取和監督。一旦出現涉密信息外泄問題時，解決問題的重點不是對其進行法律處理，而應該是在前期進行業務培訓，強化信息保密工作的責任制。部分管理人員保密意識淡薄，保密工作落實不到位，分不清什么內容屬于保密范圍，對于保密材料該如何處理。管理人員的這種工作狀態，很容易給一些圖謀不軌的竊密者可乘之機，往往在無意識中輕輕松松就保密內容泄露出去，威脅到國家整體信息安全。

2 檔案信息化建設的設施落后

在信息技術全面發展的今天，檔案信息的建設需求長足的發展。對部門而說，加快檔案信息化建設，需要構建新的管理體系，不斷完善多學科、多領域的交流，實現信息共享，最終建立起更系統化的檔案信息工程。通過實地調查發現，檔案館現有設備陳舊、計算機操作系統跟不上新時代要求，管理人員的業務水平不高、服務意識不強。面對這些現狀，政府和相關部門要給予政策的支持，資金的扶持和技術、知識上的輔導，不斷提升檔案館的硬件和軟件設施，提高管理人員的綜合素質。

三、加快檔案信息化建設

1增加檔案數據庫的規模

如果檔案中的數據很少，就無法形成管理系統，不同的數據無法通過信息網絡進行鏈接，因此檔案信息的管理和使用存在一定的困難。如果可以取代傳統的記錄信息的方式，檔案信息就可以用數字化的記錄方式記錄下來，將存儲所有檔案信息的原始存儲庫變成信息系統網絡中的數據庫，實現一鍵歸檔的目標。檔案云，是借助于檔案數據庫所提出的新的技術手段，

通過檔案信息自動化系和智能審核系統的融合開放，實現了不同信息間自動收集、整合分析、分類歸檔等一系列操作過程，需要的時候通過高級檢索來快速查找所需的內容。即使面對大量查找內容的時候，也可以保證時效性。

2 升級設備功能與增強相關工作人員的專業程度

檔案信息化的建設和創新離不開人才的支持，信息化管理雖然減輕檔案管理人員大部分工作量，但以目前的技術水平無法實現無人化管理，這就要求檔案管理人員需不斷提升自身業務能力，不斷提升自己計算機操作水平。因此，提高現有員工的專業意識，聘請高素質的專業人才是當務之急。未來的競爭是信息化的競爭，傳統的檔案管理方式將不可避免地被取代，培養和提拔一批優秀的信息管理人才，充分發揮人才優勢、技術優勢，為建設信息化檔案模式和專業檔案歸檔方式提供有力支撐。

3推動文檔一體化管理

從目前的發展來看，傳統的文件管理主要是通過一種特殊的管理方式來進行的。但是現實情況是，這種管理方式實際上并不適合工作的更好發展。按照傳統的管理模式，文件管理和檔案管理實際上是獨立存在的。這種管理方式的最大缺點是經常導致檔案工作的重復進行，容易造成整個檔案工作的大量人力和財力損失。因此，根據信息化建設發展的需要，借助建設計算機創新技術，不斷推進檔案文檔集成管理技術成為當務之急。其中，檔案事業單位要以綜合管理工作作為推進各項信息化創新建設的重點。同時，檔案館可以嘗試利用計算機系統在兩者之間進行云計算，然后安排專門工作人員依托信息存儲，完成綜合管理工作。

4借助信息軟件形成特色檔案管理

大量實踐證明，集成文件管理系統非常有利于管理一些特殊類型的數據文件。在具體操作過程中，相關人員可以根據信息檔案的具體情況，建立電子檔案索引目錄的特殊數據庫，將符合相關要求的部分檔案數據錄入到數據庫中。然后，將數據自動備份到云存儲信息數據庫中，檔案館可以利用計算機信息技術，方便檔案人員查詢這部分數據。這不僅有利于存儲重要的檔案信息，還可以有效提高檔案工作人員的整體工作效率。此外，通過這種計算機化的檔案管理形式，可以全面推進檔案管理信息化建設進程，有效節省人力資源，節省出來的人力資源可以進行其他方面的工作。

綜上所述，在當今信息時代背景下，不僅要高度重視實體經濟結構的深化改革，更要高度重視檔案管理工作形式的創新。在檔案管理工作中大力推進信息化建設，可以有效提高檔案信息管理工作的整體效率，同時也可以在各方面提高檔案管理工作的保密性和安全性。因此，需要加快檔案管理信息化建設，實現檔案管理科學、合理。

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