數字化轉型成本模塊全過程要素分析

【摘要】通過信息系統保證業務流程落地，提升管理效率是規模房企機制市場化、管理法制化的有效途徑。基于ROE（凈資產收益率）業務視角，借助互聯網技術及數據構建全新的生態環境是數字化轉型建設的兩個方面。本文通過分析典型房企成本模塊數字化轉型的項目背景、關鍵因素、步驟路徑等，總結數字化轉型成本模塊中的核心要素。

【關鍵詞】成本管理;數字化;核心要素

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2022.01.008

1、項目背景

管理信息技術的高速發展，為房地產行業的進步注入了新的動力和活力，越來越多的房地產企業已經開始重新審視自身的IT能力，構建全新的企業數字神經網絡實現企業的數字化轉型與創新，在戰略層面重新定位管理信息技術的價值，借助數字化轉型以構建新時期的企業核心競爭力，幫助企業實現成功。

典型房企在新形勢下，原有ERP系統已難以適應新形勢下運營機制要求。主要表現在：信息傳遞壁壘、移動端辦公缺失、合約規劃管控粗放、線上報表缺失。

房地產核心業務的數字化轉型，首要工作是選擇平臺。為了更好的支持企業數字化轉型，必須擁有合適的平臺，在保證技術先進性的同時，還要充分考慮幫助企業提高業務的靈活性，并為所有利益相關者搭建一個內容豐富的創新環境。基于行業領先企業的合作經驗和對行業需求趨勢的洞察，各個規模房企都有房地產行業管理和業務創新的整體解決方案，將先進的信息技術和行業最佳實踐相融合，為房地產企業成功實現轉型升級提供開放、靈活、高效、一體化的數字化價值支撐服務。

針對上述情況，成本信息系統建設目標為依據流程指引，進行成本類相關業務的數據信息輸入、審核審批、備案等管控，實現全流程成本業務移動端和PC端線上管控和有效數據集成。

2、建設前期

數字化建設提供頂層設計，集團戰略、數字化轉型、信息化建設三者之間容易脫節，數字化建設對戰略的支撐性不足，無法引領與推動戰略和業務創新。優化整合已有信息化建設成果，對存在的業務線、系統線規劃獨立，信息孤島現象，重新統籌，改變多數系統由業務部門主導建設，造成公司各類系統信息隔閡較多，互聯互通不足的現狀; 保證技術架構與業務的匹配性，業務發展的穩健性、復雜性等特征差異，對系統技術架構要求存在較大不同，如何在技術先進性、穩定性、經濟性之間進行平衡，選擇適合的技術架構，降低信息化建設與運維的成本; 形成合適的系統建設策略，現有已建系統和新建系統等應該如何選擇合適的建設策略（如升級、廢除、成熟套件、二次開發等），以匹配公司的業務特征，最大限度的降低信息化建設的成本和風險;形成信息化建設的共識，面對眾多需要建設的系統，如何在公司內部形成共識，明確系統建設先后順序、建設周期、建設預算，各部門在系統建設過程中的工作邊界與協同機制等，以保障信息化建設效果;系統選型與供應商選型，面對眾多系統供應商和系統產品，如何篩選符合公司實際需要的信息化產品，如何篩選合適的供應商，并選擇合適的招標策略，以降低信息化建設的風險;基于集團的總體戰略，細致分析達成總體戰略的執行路徑，以及影響集團總體戰略達成的業務和管理痛點，結合集團當前的信息化發展狀況，借鑒學習標桿經驗，規劃與企業戰略執行所匹配的數字化藍圖;幫助集團發現和判斷經營管理活動中最為緊迫、亟待解決的瓶頸問題及對信息化的需求;依據數字化戰略規劃，進行相應的 IT 組織結構設計，使其與集團戰略相匹配，并對集團的業務和管理流程進行前期梳理和優化，以便有效支撐后期的數字化轉型戰略。

3、建設內容

成本科目管理，依據房企修訂完成的最新成本管理科目及層級，實現科目模板導入導出系統，并以此科目為基礎統籌開發成本科目模塊，成本科目需要固化到末級科目，便于全集團的應用統一。

目標成本管理，實現各階段目標成本在線編制、審核、審批。實現科目間調整調劑以及審批。實現目標成本管理相應表單的在線填報、錄入、分析、導出功能。

合約規劃管理，實現目標成本自動分解至合約規劃模板，實現合約規劃對預算管理的在線管控，并與招采工作有效銜接，實現合約規劃在線閉環管理。預算（清單）管理，實現合約規劃對預算強控管理，實現在線上傳、審核、審批、備案功能，并與采購審批工作銜接關聯。支持施工藍圖應用率在線統計功能。

預算（清單）管理。實現合約規劃對預算強控管理，實現在線上傳、審核、審批、備案功能，并與采購審批工作銜接關聯或合二為一。支持項目按照業態和樓棟分解功能，支持施工藍圖應用率在線統計功能。

合同管理，承接預結算備案、招采工作，關聯招標投標過程資料及評標文件。實現合同在線存儲、查詢及審批管理，實現合同低價中標率、總價包干率等合同信息在線統計、分析功能。變更、簽證管理，實現設計變更、現場簽證事前上報、事后確認基本功能，事前確認金額與完工結算金額分開審核、審批，實現與動態成本管理模塊、結算管理模塊有效銜接。實現設計變更、現場簽證時效性統計，導入、導出相關臺賬信息。核價管理，實現城市公司核價在線審核、審批、存檔、查詢功能，并與合同、變更、簽證關聯。

變更、簽證管理。實現設計變更、現場簽證事前上報、事后確認基本功能，事前確認金額與完工結算金額分開審核、審批，實現與動態成本管理模塊、結算管理模塊有效銜接。實現設計變更、現場簽證時效性統計，導入、導出相關臺賬信息。

核價管理。實現城市公司核價在線審核、審批、存檔、查詢功能，并與合同、變更、簽證關聯。支持多項目查詢核價內容，并構建核價數據庫。

動態成本管理，實現動態成本數據實時抓取、統計及分析功能，合同金額、變更簽證額、付款金額、預計發生金額、結算金額實時更新。進行動態成本與目標成本對比監控，及時預警合約超支風險。

結算管理，實現工程、物資、服務、費用等合同結算在線管理。實現合約結算資料報送、移交、管理。實現合約結算成果在線審核、備案。實現合約指標在線提取。實現結算審減率在線統計功能。

后評估管理。實現結算階段項目主要指標數據、材料設備價格、管理經驗總結在線審核、備案。實現成本后評估及時性提醒及統計功能。

易用性功能：成本信息系統門戶界面清晰，實現查詢簡易、快速搜索、功能完整、資料共享。信息發布、存儲功能。實現成本管理通知、通報等相關信息發布，實現成本管理制度、流程、指引、基準成本、標準清單、指標體系及相應表單在線下載。實現成本管理所有表單在線編輯、修改及完善功能。設置設計、工程、項目等管理人員權限層級，預留涉價資料專用錄入端口。手機客戶端與PC端同時在線審核、審批功能。

拓展功能：實現與物資、設計、工程、營銷、發展、財務、法律等相關部門模塊銜接、數據查詢提取等拓展功能，預留對接端口。

4、技術要求與路徑

系統增強功能需具備良好的開放性和可移植性，采用標準開放平臺接口，支持與其它系統的數據交換和共享。能夠滿足7×24小時連續不間斷穩定工作，系統運行可靠率>99.8%，出現故障應能及時告警，并支持各種備份方式，支持手動恢復措施，恢復時間<15分鐘，以便在系統發生錯誤時能夠快速地恢復正常運行，同時軟件系統應能有效防止因系統資源消耗過多而導致系統異常崩潰。系統增強功能易于升級，滿足向下兼容的要求，新功能的追加都不應影響系統原有模塊，且在升級的過程中不影響系統的性能與正常運行，保證系統可以穩定、平滑過渡。

系統增強功能應具有良好的操作界面、詳細的幫助信息等，系統參數的維護與管理通過操作界面完成。按組織結構劃分操作人員的操作權限，且各種使用權限所能調用的應用軟件模塊可按要求自由組合，由系統管理員統一配置。

應能使系統管理員集中方便地配置、監視、控制、診斷整個系統，并且能夠監視和控制用戶情況，快速定位故障點，及時消除隱患。具備安全管理機制，保證信息存儲安全、信息傳輸和處理安全，保證系統能夠正常運行，不被非授權訪問，不被攻擊破壞。項目文檔盡量集中存放在服務器統一管理。各個項目之間設立不同的共享文件夾，權限設置分離，各個項目只能訪問自己的數據、文檔，不能互相訪問。文檔服務器由技術組成員統一維護并做好備份。通過分級設置訪問修改權限來控制數據安全。項目成員只有查看權限，若需拷貝資料則需經項目經理審批。若項目成員需修改服務器中文檔，則需項目經理審批后，報送技術組成員更改權限，待修改完畢后再將修改權限收回。

房地產解決方案是標準的三層技術架構：后端使用基于內存計算的HANA數據庫，一些需要大數據處理的報表也會把數據計算邏輯下層到HANA層，使用CDS View技術來提供服務從而提高報表的性能，應用處理層以模塊化的BOPF架構為核心，前端采用高配置低代碼的FPM框架并且以Fiori Launchpad封裝的形式展現給用戶。

系統需高配置的應用，支持UI端的客戶個性化設置，面向所有用戶的定制配置及基于頁面的增強開發;業務處理BOPF框架，封裝業務邏輯，實現業務處理的模塊化及標準化，把業務對象的整個生命周期給管理，提供服務給不同應用;HANA不僅基于內存計算的數據庫系統，更是功能強大的大數據平臺，基于HANA的建模的CDS View封裝了應用層對底層數據庫的事務操作和報表分析邏輯，通過發布的Odata Service給外部程序來使用。

實現快速部署，快速應用業務的界面及功能的調整，并能很好的適應多用戶多并發的大數據量的操作，實現大數據量的分析及圖形化顯示。RE RCS使用FPM的UI設計，確保界面的統一簡潔易用，同時又可通過Web Service、RFC、Odata服務等給第三方開發平臺使用，滿足不同界面的要求及移動應用的需求。

5、關鍵因素

選取優良合作商，核心關鍵技術人員是項目成功運行的重要保證。項目經理擔負主要協調溝通、調動資源、匯報總結等，需具備較為全面的綜合能力。業務顧問，必須具備兩個以上先進房企項目的建設管理經驗，可以對業務痛點做出有效判斷。

系統籌劃建設步驟，普通項目建設周期約為6個月，需召開啟動會、分管領導敦促指導，此建設計劃需納入公司年度考核，并得到各相關部門的協同配合，此過程需由信息和成本業務部門起主導作用。

跨部門的溝通協調，成本管理關鍵點在于控制住招采及付款，并在合同模塊實現有效集成，并與簽證變更有效結合。運行過程需各部門有效參與，主要參與專業包含：發展、物資、工程、設計、法律、財務等。

跨系統的溝通協調，有效的成本管理系統，需與合同管理系統、財務系統、招采系統、審批系統、老成本系統等實現有效結合，各類接口、回傳動作需做到實時同步。

服務型運維保障，上線過程存在期初數據錄入不全、審批人員發生變化等大量運維事項。部分業務緊急，需快速解決。建設過程中需建立線上交流群、運維電話等快速解決相關問題，保證業務流暢度。

6、步驟路徑

業務藍圖繪制：全面梳理各類制度流程，并深入理解原有ERP系統的管控思路，進行業務藍圖繪制，繪制才有VISIO圖，并補充表格作為說明，圖上標注清楚各活動要點及線上線下流程。

審批流梳理：通過業務藍圖，逐項梳理各類審批，其中可運用老系統導出，過程中增審部門、會簽、轉辦等功能解決不同審批流架構不同的問題。

匯報與驗收：突出系統匯報重要性，需在系統會議上掌握各業務痛點進行集成收集，探討方案。系統建設方案一般包括：啟動會、藍圖匯報會、模塊交叉會、階段驗收會、上線籌備會、培訓會等，驗收需集中統一時間。

數據收集與試點上線：數據收集為整個系統建設過程中，最為困難而艱巨的階段，是真正團隊執行力階段。數據收集需把分散在各項目專業口的數據進行分析整理做到統一匯總。需進行整理、匯總、調整等各個階段。

集中培訓與上線：培訓需特別闡述新老系統基本功能、操作步驟、審批流分別匯報。特別對于業財集成應進行闡述。培訓與上線建議集中進行，充分培訓宣傳并及時進行答疑。

7、系統優化點

信息系統上線之后，會有業務變化點仍需進行不間斷優化工作。上線后，配合公司組織架構調整和實際業務需要，對現有系統業務功能和審批流程進行相應的適用性調整和優化改進。這部分內容主要包括對成本業務功能、統計報表、各單位業務審批流程的調整：目標成本、合約規劃、采購計劃、合同履約過程、成本后評估、動態成本等功能報表的適應性調整和優化。配合公司組織架構調整以及最新版成本制度指引，開展業務審批流程各節點審批人員的相應調整，確保審批流程合理性、準確性。

建立基于標準清單的成本數據指標分析、應用、存儲體系，實現數據互通，便于數據沉淀及業務過程比對。提高成本測算的準確性與效率，使招標、合同等成本控制環節“有據可依”，有效沉淀與利用歷史項目的經驗。通過成本數據庫的應用，將科目的成本通過一定的維度進行沉淀，輔助未來項目目標成本的編制，提高目標成本編制工作的精準度和效率。

基于先進的數據分析平臺和成本基礎業務數據，構建提供成本業務數據分析、預測和預算的一體化應用，支持事前預測和推演，提升決策科學性。通過成本基礎業務數據，搭建統計分析報表和分析場景，實現自動從集團、城市公司、項目等多維度進行項目成本的監控與分析。全項目動態成本實時跟蹤和監控，多維比較與預警機制建立，實時解構動態成本，及時發現偏差原因并跟進，形成成本管理閉環。

8、業務協同

業財集成自動化。簡化操作：將老系統中多步操作，例如“服務確認”和“發票校驗”，調整為新系統中一步操作“發票錄入”。集成過賬：內嵌標準化成本過賬規則，發票單據審批通過后，自動生成財務憑證。業財一致：禁止成本類科目財務端手工記賬生成憑證，確保業財數據一致。

圖紙管理線上化。各項目公司設計人員可在文檔系統直接上傳設計圖紙，新系統與文檔系統打通，直接獲取圖紙信息，后續采購及預算、合同、變更、簽證、結算等可直接引用，簡化圖紙關聯工作，取消線下圖紙傳遞，實現無紙化辦公，踐行房企的綠色發展理念。

招標過程連貫化。采購計劃與預算備案整合統一，一個流程實現兩項工作。與招投標系統打通，采購及預算審批通過后自動將信息同步至招投標系統，招投標結束后，可將定標結果自動回傳至新系統，以便新系統引用定標結果進行合同創建。

結論：

以成本合約管理模塊功能為基礎，對目標成本、合約規劃管理、動態成本管理等功能進行深度優化。實現合約規劃與動態成本的在線提取編制。

打通法律系統、招采系統、財務系統、文檔管理系統、審批系統之間的數據傳輸，消除了各個系統之間的壁壘。把分散在各個專業口的不同數據在合同和動態成本界面實現有效集成。

打通移動端審批，原有審批系統內網操作不為便利，采用界面友好的手機移動端審批，有效提升審批效率。梳理流程均可以在線上實現，能有效避免線下巡簽帶來的資料丟失，審批內容不全等問題。

明確的需求、成熟的團隊、有效的溝通、系統的步驟、不斷的優化是數字化建設過程中建設過程中的關鍵要素。在公司黨委的堅強領導下，圓滿完成建設推廣任務，重塑成本管控模式，助力公司機制市場化、管理法制化。

參考文獻：

[1]徐穎，夏凱.房企數字化致勝[M].北京：中信出版集團顧問有限公司，2019：15-18.

作者簡介：

田坤（1989.06.26），男，山東臨沂人，漢族，碩士研究生，工程師，工程管理.