醫院黨建工作檔案的規范化管理探討

宋劍 左效波

摘 要：檔案的規范化管理能夠提高醫院黨建工作對檔案信息的利用效果。本文從醫院黨建工作檔案規范化管理的重要性展開論述，詳細闡述了健全配套管理制度、強化管理者業務能力、明確黨建檔案管理內容、積極引入先進管理技術、提升信息化建設水平、優化檔案管護設施這幾項醫院黨建工作檔案規范化管理策略，希望能夠為醫院黨建工作發展提供助力。

關鍵詞：醫院黨建;黨建檔案管理;信息化建設

在黨建工作開展過程中會形成大量的資料文件，這些資料文件所承載的內容對于黨建工作決策具有極高的參考價值。醫院通過規范化檔案管理能夠保證檔案信息的完整性、準確性以及查閱便捷性，使檔案信息得以更好地發揮其參考作用。因此，應對黨建檔案管理展開深入分析，以尋求有效的規范化管理方法，增強該領域檔案管理工作效果，為黨建工作的穩定開展提供有力依據，從而創新性開展黨建工作。

一、醫院黨建工作檔案規范化管理的重要性

在醫院黨建工作中，檔案信息是黨建工作開展決策、方案設計的主要參考，指導并改進相關工作，促進醫院管理全面發展。黨務工作者通過參閱以往同類別的黨建工作記錄，對當前黨建工作進行優化完善，能夠消除工作方案中潛在的不合理問題，提高黨建工作質量。檔案管理工作效果直接影響著檔案信息的完整性、清晰性與準確性，而規范化的流程能夠為管理工作開展提供具體、明確的指導。同時，有助于檔案管理人員快速熟練地掌握檔案管護操作，全面提高檔案管理效果，增強檔案信息的參考價值。因此，規范化管理在醫院黨建工作中發揮著重要作用。

此外，檔案的規范化管理可使檔案信息的相關統計、整理更加合理，配套的檔案調取查閱流程也會更加標準，這極大縮短了檔案調取查閱的時間，增強了檔案利用的便捷性，使檔案信息能夠在黨建工作中發揮更大效用。因此，從整體上來看，無論是在檔案信息質量上還是在檔案查閱上，規范化管理均能為黨建工作帶來較高的價值。

二、醫院黨建工作檔案規范化管理策略分析

1.健全配套管理制度

（1）健全工作制度

管理的規范化需要配套制度加以支持，因此為了構建規范化的黨建檔案管理體系，醫院需要健全配套制度以改善管理工作效果。配套制度主要包含兩個部分，即工作制度、監督制度。其中，工作制度的作用是對規范化管理流程加以說明闡釋，為管理人員的工作提供指導和依據。比如，制訂并逐步修訂完善黨建檔案管理員制度、培訓制度、開發利用制度、保管制度等。首先，在工作制度的建設中應當根據當前的管理工作流程，秉承規范化、標準化的原則建立起一套明確、完整的檔案管理程序。其次，為各項程序制訂相應的執行標準、執行要求，實現對具體檔案管理工作程序的執行闡釋。最后，將上述標準、要求整合成為一套完整的工作制度，同時還要對原有制度疏漏部分進行及時調整，并在執行過程中結合實際情況不斷完善工作制度內容，保證工作制度的先進性，指導工作者更好地完成規范化的管理流程，達到規范化檔案管理的效果。

（2）健全監督制度

在制度建設中，監督制度的主要作用是督促管理人員嚴格按照工作制度落實各項檔案管理程序，保證管理規范化的實施效果。在該項制度建設中醫院需要根據之前的工作制度，制訂相應的監督評價標準，然后結合實際情況確定監督方法、方式。例如，日常檢查、抽查等，形成一套完整的監督檢查評定流程，確保監督工作的開展有章可循。

此外，為了提高管理人員的工作積極性，還可以制訂相應的評分標準，并將最終的評分計入個人的績效考核中，增強監督工作的效用。但在此過程中，應當注意需在監督制度中詳細注明管理人員個人的權責范圍，提高監督工作準確性，深入優化檔案管理規范化水平。

2.強化管理者業務能力

（1）優化人才引入

在檔案管理中，管理人員的業務能力是影響規范化管理落實效果的重要因素，尤其是黨建檔案管理人員更要有極高的政治素養、思想覺悟、政治紀律，牢記保密責任，提升鑒別能力，確保歸檔材料的真實性和規范性。為了保證規范化管理流程的落實質量，促進黨建檔案規范管理達到預期水平，醫院應當加強檔案管理人員的業務能力，并有效運用人才引進、教育培訓來提高管理人員業務能力，全面推動管理規范化落實進程。其中，在人才引進方面可以考慮關注人才專業的對口情況，盡量錄用專業對口人才，以確保新職工能夠快速適應工作，提高管理規范化推進效率，夯實管理規范化建設的人資基礎。

（2）加強培訓力度

培訓作為改善在崗人員業務能力的有效途徑，醫院應當圍繞檔案管理規范化建設，設計相應的培訓方案、培訓課程。

首先，應提高對檔案管理工作的重視，夯實檔案工作者的管理意識，使其具備更強的責任感、使命感，為管理規范化措施的實施提供良好的意識形態氛圍。

其次，要重視新形勢下新觀念的滲透，使檔案管理人員能夠盡快適應新規范流程下的工作，并向其傳遞各項流程的執行標準和要求，減少錯誤、失誤操作的發生。

最后，要提高規范化管理流程的落實質量，使檔案管理者既熟悉黨建資料內容及分類，又熟悉檔案法律法規、信息管理業務，實現醫院黨建檔案管理工作者綜合素質雙重提升。同時，應建立專業、穩定的管理隊伍，避免檔案管理人才頻繁流動，造成阻礙檔案管理工作開展的不良后果。

3.明確黨建檔案管理內容

根據長期的黨建檔案管理工作實踐，筆者按所在醫院黨建檔案內容進行了規范歸檔分類，有助于查找和總結，內容如下：

（1）文件制度類

一是黨中央制定的大政方針政策及方向。例如，黨章、黨規、條例、準則、辦法、意見、綱要、建議、規定、規劃等規范性文件。

二是地方各級人民政府及衛生健康行政部門出臺的各類黨內指導性文件。例如，山東省委辦公廳印發的《加強全省公立醫院黨的建設工作實施辦法（試行）》、威海市委組織部印發的《黨支部標準化規范化建設工作推進方案》等。

三是醫院黨委（黨總支）制訂的各類制度文件。例如，《三會一課制度》《黨委理論中心組學習制度》《黨員學習教育制度》、年度黨建工作計劃、總結等。

（2）組織體系類

一是黨組織架構。比如，黨委（黨總支）成員設置情況、下設黨支部數量及名稱、黨小組劃分等基本情況。

二是隊伍建設情況。比如，黨委（黨總支、黨支部）班子職數及選配、黨員花名冊、黨小組花名冊、換屆選舉材料、發展黨員全程檔案、黨費繳納、黨組織關系轉接資料等。

（3）組織生活類

一是“三會一課”，即黨員大會、支部委員會、黨小組會和黨課的會議記錄、會議簽到、影像資料等。

二是主題黨日，包括學習主題、活動情況、影像資料等。

三是組織生活會及民主評議黨員大會，包含部署會議、集中學習、談心談話、個人對照檢查材料、整改問題清單和整改措施、批評意見、民主評議結果、會議總結等。

（4）思想建設類

一是歷次主題教育活動情況。比如，黨的群眾路線教育實踐活動、“三嚴三實”“兩學一做”“不忘初心、牢記使命”主題教育等，存檔資料應齊全，如上級文件、實施方案、活動開展情況、學習資料、總結報告、影像資料等。

二是黨員教育培訓情況，包括理論中心組學習、黨支部班子學習、黨員集中學習的制度、計劃、學時記錄、學習資料等。

（5）制度落實情況

一是民主監督機制。“三重一大”及支部研究討論重要事項會前征求意見情況、干部選拔任用、民主選舉等黨務公開材料。

二是聯系服務機制。例如，黨員進社區活動、志愿者下鄉義診服務活動。

三是責任落實機制。例如，基層黨組織書記抓基層黨建述職情況、問題整改清單、整改報告等。

四是服務中心機制。黨員先鋒崗創建、過硬黨支部建設等相關資料。

五是考核激勵機制。根據基層黨建重點任務賦分，定期進行“五型”黨支部和“五星”黨員考核評價，與個人績效考核掛鉤，得分情況應整理歸檔。

4.積極引入先進管理技術

在醫院黨建工作檔案管理中，為了提高規范化管理落實效果，還要積極引入先進的管理技術，推動管理規范化水平不斷提升。精益化管理技術作為一項重要的現代化管理技術，其強調全員參與工作優化，即定期組織檔案管理人員針對工作現狀提出優化方案，以實現集思廣益，持續地優化工作水平。

基于此，在檔案管理規范化建設中可以引入精益化管理技術，并構建一個建議系統定期收集關于檔案管理規范化的優化建議，然后部門對所收集到的優化建議進行評估，確定建議是否實施，并將優化建議寫入工作制度，以提高管理規范化的改善量，達到持續優化管理規范化效果的目的。

5.提升信息化建設水平

（1）探索“互聯網+黨建工作”

目前，信息技術早已在醫院檔案管理中普及推廣，檔案管理人員需要基于檔案管理信息系統，按照既定的操作程序、操作標準對各類黨建檔案模塊進行管理，充分利用“燈塔——黨建在線”等智慧型黨建平臺規范檔案信息化管理。

首先，準確錄入、修改、更新黨員信息數據，便于支部對黨員的日常管理及信息提取。其次，按發展培養教育時間節點及時更新黨員發展每項流程，便于黨務工作者掌握發展黨員工作各階段的任務和時間，嚴格黨員發展流程。最后，建立組織生活臺賬，將“三會一課”“主題黨日”“組織生活會”“民主評議黨員”等組織生活進行實時上傳、歸檔、記錄、簽到，提高黨員教育工作的規范化、智能化管理水平。

（2）強化信息安全建設

信息化建設雖然推動了檔案管理的規范化，但其也為檔案管理工作帶來了信息安全上的隱患。為此，在信息化建設中醫院需關注檔案信息化管理系統的安全問題，并積極開展信息系統安全防護建設，使信息技術得以更好地助力檔案管理規范化建設。在信息安全建設中出于檔案查閱需求，檔案信息化管理系統通常會為了實現信息共享與其他工作系統建立連接，并形成安全防護的邊界位置，因此應注意做好防火墻的布設，以免惡意代碼通過邊界進入系統。同時，還要精準把控操作權限設置，防止檔案工作者的操作疏忽造成信息安全漏洞，影響信息安全防護效果。此外，考慮到醫院的檔案信息化管理系統與其他工作系統之間的關系比較復雜，可以直接從供應商處購買安全防護方案定制服務，以實現信息安全防護的專業化建設，加快推動檔案管理規范化發展。

6.優化檔案管護設施

（1）優化檔案庫房設施

現階段，雖然電子檔案已經得到了較為廣泛的普及，但紙質檔案依然在檔案資料中占據主要位置。因此，應注重檔案管護設施建設，積極改善檔案庫房設施，增強紙質檔案保存效果，確保規范化的管理流程可以正常實施。在此過程中應嚴格按照行業標準建設紙質檔案庫房，而且還要為該庫房配置溫濕度調節裝置、防火設施等，并科學設置消防安全出口以及消防報警系統，最大限度地消除紙質檔案管護過程中的安全隱患，延長紙質檔案壽命。此外，根據行業標準要求，紙質檔案在管護期間需要工作人員定期進行消殺，以免檔案出現霉變、腐蝕等問題。因此，必須為檔案庫房配置足夠的消殺設施，保證紙質檔案管護效果，促進規范化管理流程順利運行。

（2）優化檔案備份設施

當所需查閱的檔案日期比較久遠，或出現意外情況時，檔案的調取、查閱等規范化的管理程序就需要依托于檔案備份開展。因此，在檔案管理規范化建設中需重視檔案備份設施的優化和改善，確保備份信息能夠順利發揮效用。在檔案備份設施建設中，醫院應根據具體情況選擇容量大、性能穩定、耐存放的硬盤設施作為檔案備份存儲設施，而且還要強化軟件設施建設，實現檔案的自動備份存儲。

此外，還要選好備份存放地點，并構建相應的存放空間設施系統，確保備份的安全。在此過程中，考慮到對于紙質檔案通常需要采用電子化處理方式予以備案，因此需做好攝像機、掃描儀等電子化設施的購置以及維修，保持其良好的性能狀態，提高檔案備份效果，為規范化管理流程的穩定實施奠定扎實基礎。

三、結論

綜上所述，提高檔案規范管理效果，有助于黨建決策工作準確性的提升。在醫院黨建工作中，借助合理的檔案規范化管理措施可以為管理工作提供確切依據、夯實規范管理人才基礎、加強意識形態塑造、提升管理技術水平、改善規范化建設的推進效率、保證管理流程的穩定實施，從而為黨建工作的高質量開展提供優越條件。

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（作者單位：1.乳山市中醫院;2.乳山市人民醫院）