企業內部控制體系下如何做好企業合同管理

張靜

[摘 要]在企業內部管理控制體系中，合同管理是極為重要的組成部分，在企業的運營發展中占據著舉足輕重的地位。因此，企業在內部管控中，需要重視合同管理工作的有效、規范開展，全面的掌握企業合同管理中所隱藏的合同管理風險，并依據風險問題實際，采取針對性的合同管理優化措施，以降低企業合同管理的風險性，促進企業經濟利益的最大化實現，保障企業的持續、穩定發展。基于此，文章針對企業內部控制體系下如何做好企業合同管理工作展開詳細探究，以期為企業合同管理提供有價值的借鑒。

[關鍵詞]企業;合同管理;內部控制;風險防范

中圖分類號：F272? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2022）01-0050-03

當前我國經濟市場發展正步入一個全新的發展階段，這給我國企業的經營發展既帶來了發展機遇，也給企業帶來了巨大的經營發展挑戰，這就需要企業重視自身內部經營管控，提高自身的管理水平，提升企業競爭力，為企業立足經濟市場持續發展提供保障基礎。而企業合同管理是企業內部管控中重要的組成部分，在企業的經營運行中，合同貫穿整個經營活動的始末，通過合同的法律約束，促使企業經濟行為更加規范，還能夠預防經濟糾紛，是促進企業經營活動有序開展的保障基礎[1]，因此，需要企業重視合同風險內控管理工作的有效開展，提高企業的內部控制水平，增強企業經濟行為的穩定性，減少合同管理不當帶來的風險，使企業管理科學化、規范化[2]。

一、企業合同管理的目標與流程分析

（一）主要目標

其一，運營目標。在企業的運營管理過程中，通過采取簽訂合同的形式，為企業業務的開展以及企業整體發展經營目標的順利實現提供保障基礎。其中，在合同內容的擬定上，必須要與企業經營業務要求相符，合同中約定的各項事項必須要建立在不違反技術要求、時間規定的基礎上，從而保障所擬定合同內容的科學性、合理性、可靠性。合同的簽訂具備了法律效應，有著較高的執行力度，是促進企業運營經營目標實現的有效利器[3]。

其二，財務目標。通過簽訂合同的形式，以合同約定條款作為保障，可以在預算范圍內實現對企業經營成本的合理化控制，為企業的資金合理、安全應用提供了保障基礎，起到了降低財務運營風險的目的[4]。

其三，合規目標。企業在進行合同的制定和簽訂過程中，需嚴格遵循國家相關法律法規以及企業的規章制度，標準、規范地進行合同的制定和簽訂，嚴格依照合同簽訂的相關審批流程開展合同的審批工作，以確保合同簽訂的合規性，實現合同法律效益的有效發揮[5]。

（二）主要流程

主要從兩個方面開展合同管理流程的開展。其一，合同簽訂流程。在企業合同的簽訂流程管理工作中涉及多個管理環節，主要包含：合同擬定前的談判準備環節，該環節主要是企業與合作方需要圍繞合作項目展開有效的洽談，確定雙方合作的利益關系，洽談好項目合作期間所涉及利益、責任等相關的細節問題，并給予明確的執行方案[6]。合同文本擬定環節，在該環節中，需要對先前雙方洽談好的內容細節，以文字表達的形式一一對應地書寫在合同中，確保合同文本制定的全面性、規定內容的細致性，合同內容規范的合理、合法性。合同的最終審核，合同文本內容擬定完成后，待企業與合作方雙方確認無誤后，對合同內容進行最終的審核環節，確保所擬定合同合規、合規、合理，完全符合法律法規保護規定，保障合同具備有效的法律效力。此外，在合同簽訂環節中，需要由專門的責任部門對該環節實時跟蹤，做好有效控制，由合同經辦部門對簽訂合同的各環節步驟開展進行全面負責，由相關審核部門全權負責對合同財務技術要求、法律風險控制、相關主體資格等方面內容進行審查、審核，把好合同審核關[7]。其二，合同履行流程。合作雙方完成合同簽訂的流程環節后就到了合同的履行流程。該流程環節主要是需要企業相關負責部門對合同工的執行情況進行實時跟蹤和全面了解，確保合同的執行情況與合同的約定時間相符，保障所簽訂的合同處于正常履行狀態，直至合同項目履行完成為止[8]。

二、企業內部管控合同管理中存在的主要風險

（一）合同條款約定不明晰

在進行企業合同的簽訂中，部分企業常出現擬定的合同條款存在約定不明晰的情況，主要包含：付款方式不明晰，產品質量具體型號、質量要求不明晰等合同內容，從而促使企業合同在履行過程中常常因為約定不明晰的原因而造成的法律糾紛事件頻發。如，合同中沒有進行開具發票的約定，造成生產方可能不能對付費方提供增值稅發票。通常情況下，在企業合同約定中未清晰標明向付費方開具發票主要有以下幾點因素：其一，付費方在合同外口頭向賣家承諾不需要發票，在商品價格上給予一定的優惠;其二，部分業務人員素質低下，通過和采購方串通不開取發票的不入賬方式，進行私自賺取差額;其三，部分企業所經營的項目和出售的商品內容不符和經營范圍，不能進行發票的規范化開具。由于在企業合同中對于開具發票規定內容的不明晰，在后期合作中，造成企業增值稅進項稅抵扣無法實現，在一定程度上增加了企業采購成本，從而引發后期雙方的合同糾紛。如果在企業合同價款項目中，明確約定并明晰地標明含稅價或者不含稅價內容，在合同合作的后續執行中，合同企業雙方就可以完全避免因由哪一方負責承擔稅費而產生的合同糾紛，實現企業與企業之間的良好合作關系的形成，促進企業的良好發展。

（二）合同跟蹤監督不到位

合同簽訂完成后，企業必須做好合同執行情況的持續追蹤和監督，針對在合同執行監控過程中發現的異常情況，如對方沒有按時交貨，所交付貨品的型號、質量不合規，貨品運輸中受損等違約行為或者存在合同違約的可能性情況，需要及時匯報給相關部門負責人，然后由相關負責人嚴格依照合同約定，及時采取針對性措施并加以糾正。如果企業在進行合同執過程中，未認真履行合同的跟蹤、監督責任，那么一旦出現合同風險，將會導致合同履行受到限制，不利于企業雙方合作的良好開展，甚至引發法律糾紛。

（三）合同歸檔部門不明

針對企業所簽訂的合同，應該由企業設置專門的部門和合同管理人員進行歸檔管理。然而，部分企業的合同管理中并沒有設置專門的合同歸檔管理部門，對簽訂完成的合同未進行登記、歸檔，且沒有限制合同等級，任何一個企業員工都可以接觸到企業合同，很容易發生企業合同商業機密泄漏問題，增大了企業合同風險，不利于企業的經營發展。此外，企業如果沒有做好對合同資料的及時登記和有效管理，尤其是針對簽訂合同數量多的企業而言，會很容易出現合同被遺漏或者丟失等情況。而合同作為解決法律訴訟的重要證據，合同的丟失或遺漏會對企業造成直接性的經濟損失。

三、企業內部控制管理中做好合同管理的策略

（一）明確合同條款約定，做好合同的審批管理

企業之間在進行合同的擬定與簽訂過程中，必須要做好對合同的管理和控制，主要從以下幾方面進行。

（1）保障合同主要條款齊備、內容合法可行

在合同的擬定中，必須要對合同權利、合同義務、違約責任以及爭議解決條款進行明確，并確保合同主要條款齊備、內容合法可行、合同條款符合企業經濟利益。

（2）以書面形式明確雙方的權利和義務

在進行合同的簽訂時，需對合同雙方的權利和義務進行明確，以清晰的文字表達形式，對企業雙方的相關責任進行明確，杜絕口頭約定、合同以外私下交涉等違反合同法的不良合同簽訂行為，從根源上杜絕企業合同在履行過程中因合同約定不明晰因素而造成的法律糾紛事件產生。

（3）重視對合同的審批管理工作

企業在進行合同的簽訂中，需要對合同中的條款內容、合同雙方當事人的合同履約能力、所簽訂合同的企業經營狀況等內容進行全面、嚴格的審查、審核，做好認真細致的分析和研究，分類、分級別設計相應的審批流程，尤其是法律、財務等專業審核環節應盡可能做到百分之百全覆蓋;謹慎對待的同時，還需合同管理部門做好準確的記錄，如果合同中出現不合理的合同內容，需要及時與合同簽訂方進行交涉，并就相應的合同條款作出修改，確保合同內容的合法性和可行性，合同歸口管理部門在完成合同審批手續的校驗并確認無誤后，才可以進行合同的進一步簽訂工作。

（二）企業需要做好合同的履行管理和跟蹤監督

（1）企業做好對合同的跟蹤監督管理工作

在合同簽訂執行階段中，需要合同相關管理人員重視對合同執行情況的實時跟蹤與監督工作，在跟蹤監管過程中，如果發現合同執行過程中，偏離了合同約定的執行規定，出現不按照合同規定開展交易、合同執行期間的違約或者疑似違約行為，就需要合同監管人員及時向企業相關部門負責人進行匯報，由企業負責人及時采取對應的措施，促使合同繼續依據原規定計劃實施，從而將違約對于企業造成的負面影響降到最低。

（2）企業做好對合同的變更管理工作

企業雙方在簽約制定好合同約定后，在進行合同內容的履行和實施中，可能因為一些不可預測因素造成原合同計劃不能正常實施，此時需要合同經辦人及時提出有效的解決方案，企業雙方再次進行合同的重新約定，補充簽訂變更合同，然后，在合同的后續執行中，可以嚴格依照新合同內容進行合同的執行。針對因為特殊無法改變情況下發生的合同變更或者合同解除，需要合同承辦部門及時對合同具體實施情況進行風險評估，并向相關主管部門進行申報，經批準后，方可進行合同的變更或者解除。針對經過國家公證機關公證的合同，在對合同進行解除和或合同內容變更時，需要重新由公證機關進行公證，才能完成對合同的解除和變更，并具有法律保護效力。

（3）企業做好對合同糾紛處理工作

合同在執行實施過程中，如果產生了合同糾紛，首先，需要合同管理部門相關負責人員先進行糾紛的處理干預，如果合同糾紛不能得到解決，那就需要企業聘請法律顧問，采取協商、調解、仲裁以及訴訟等方式，進行合同糾紛的有效處理。其次，企業做好對合同結算管理工作。通常情況下，合同的結算環節是合同執行的最終環節，需要由合同承辦部門嚴格依照企業財務結算流程進行各類手續的辦理工作。在合同的結算環節中，需要財務部門在支付相應的合同價款時，重視對合同條款內容的審查工作，嚴格依照合同條款規定，進行合同結算手續的規范化辦理。

（三）設置合同管理專項部門，建立完善合同管理制度和管理流程

（1）設置合同管理專項部門

企業需要設置負責合同管理的專門部門和專業合同管理人員來開展合同的歸檔管理工作，使企業員工完成合同簽訂后，及時向企業設立的合同管理專屬部門進行合同的登記、報備與歸檔工作。

（2）建立完善的合同管理制度和管理流程

企業需要建立完善的合同管理制度和完善的合同管理流程，促使企業合同管理部門以及相關管理人員嚴格依據合同管理制度以及合同管理流程進行企業簽訂合同的有效管理。并在合同管理中，定期開展合同統計和分類工作，做好對合同的分類管理，實現對企業所簽訂合同的全過程管理，確保備案臺賬能夠實現對合同簽訂、合同履行以及合同變更情況的詳細記錄，在各個環節設置相應的責任人，并要求從合同的談判、簽訂到履行封閉各個環節的過程資料（包含書面、短信、郵件等）隨合同文本一同歸檔保管，保證管理目標能夠有效落實，以此保障合同管理的全面性、完整性，精準性。

（3）做好合同保管的保密工作

為有效降低機密合同被泄露漏或者普通合同丟失等情況的發生，在合同管理過程中，需要做好合同管理的保密工作，依據所簽訂合同機密性登記劃分，在合同登記歸檔中時，需要設置合理的查看權限，并設置相應的借閱查看流程;針對企業中一些高密級的合同文件，應縮小查看范圍，禁止任何員工超權限查看或借閱相關資料，從而降低合同泄密概率。

四、結語

總而言之，在企業內部管控中，合同管理的重要性不可言喻。作為企業所有經濟活動的載體，其貫穿于企業經濟的全過程。在當前的企業發展中，合同的簽訂數量日益增多，且合同的復雜程度也日益增加，因此，企業必須要重視對企業內部控制管理，尤其是合同管理，要依據企業經營發展的實際需求，對企業合同實施全面、動態、全過程的管理，降低因合同風險對企業造成的不良影響，切實保障企業的合法權益，促進企業的健康發展。

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