新時期做好國有企業行政管理工作的探討

趙文笑

摘要：改革開放促進了國有企業的迅速發展。為了增加在經濟市場中的競爭力，國有企業內部的行政管理工作也需進行改革創新，使其更科學、高效地進行管理，以提高國有企業管理工作的效率。行政管理是保證企業正常運行的必要環節，承擔著“樞紐”的責任。以此為背景，文章主要針對國有企業行政管理現狀，提出其中不足，探討關于做好國有企業行政管理工作的對策，以期能夠為保護國有企業的健康和可持續發展作出一點貢獻。

關鍵詞：國有企業;行政管理;策略

一、新時期下國有企業行政管理工作現狀

（一）行政人員素質有待提升

因為行政管理工作是一項所涉內容繁多的工作，需要與多個部門、人員進行持續的溝通協調，所以便需國有企業行政管理人員時刻秉持認真的態度，具備過硬的專業技術素質與較佳的服務意識，在不斷學習打牢理論知識、專業知識的基礎上，優化自身的綜合素養，提高自身的服務能力水平。但是就實際來講，部分國有企業行政管理人員的工作態度較差，且責任心較低，對待領導交代的相應工作不能按時、高質量的完成，進行服務過程中也導致被服務人員出現很多不滿，給企業內部發展帶來負面影響，也不利于企業外部良好形象的樹立。

首先，國有企業人才選拔機制不靈活。在人才選用標準上明顯忽略了經營與管理人才的主要客觀性和內在標準，仍然按照之前黨政領導班子的規定和條件來選拔經營與管理人員。選舉制度上，基本上沿襲黨政領導班子和干部選舉程序，采取的是由上而下的領導組織任命委任方式。沿用此模式對人才進行篩選，導致被選出者的眼界和視野狹隘，真正精良的企業經營和管理人才很難從中甄別出來。因為員工在工作方面感覺不到緊迫感，所以在層次感方面的感受也較弱，由此在進行評比工作時采用的大多是“輪流坐莊”模式，此類模式看似公平但實則屬于平均主義，無法很好地起到激勵效果，也造成了行政部門人員在工作方面的懶惰。因此，國有企業必須正確認知，根據實際培養發展責任心強且敢擔當的人才。

其次，國有企業的工作具有很強的穩定性，和民企進行比較能夠發現其工作中大多是不存在緊迫感的，這樣便使得諸多員工的工作積極性下降，特別是對于部分行政管理崗位的人員來講，很多人均有“混日子”的心理，此種態度對于行政工作效率的提升來講十分不利，同時也會一定程度上影響其它部門的效率，長遠來看也是企業發展道路上的重要阻礙。

（二）檔案工作存在問題

對于國有企業的行政管理工作來講，檔案工作是十分重要的內容，其中所涉各類任務大多會通過檔案或是文檔的方式進行下發。不過從實際方面來看，檔案工作當中也存有很多問題。第一，檔案方面的收集、整理工作規范度不夠。一些人員出于自身能力的限制、對工作的不了解等，最終造成了整體工作效率的低下，同時，還有很多人員針對檔案的核查、歸檔工作不及時，也因此產生了很多問題。第二，檔案整理各個環節中人員并未進行有效化的溝通，所以針對具有較高專業性的檔案內容，相關人員無法進行精準識別，也造成了整體處理效率的低下。除此之外，進行整理時一些工作人員的素養偏低，也無較強的保密意識，部分狀況下還會出現信息泄露的問題。第三，即便中國當下的文件查詢制度發展成效是較佳的，不過諸多人員還是選擇使用計算機進行文件查詢，這樣的方式也會一定程度上造成工作效率偏低。很多的工作內容與文檔最后會通過紙質文檔形式下發以及存儲。由此可見，當下中國在行政管理當中信息化水平整體偏低，無法匹配現有的各項信息化要求，這是導致行政管理工作效率低下的主要原因。

（三）行政人員的工作量過大

一般來講，國有企業方面的行政管理工作主要涉及兩點內容，分別是協調、服務。對于大型國有企業來講，其內部的人員構成、工作內容分配狀況是十分復雜的，尤其是涉及協調的工作內容比重很大，無論是企業的會議安排、工作統計、文件傳送、各部門情況匯總、接待貴賓等承上啟下的工作內容，均是行政工作人員進行協調。除此之外，行政管理人員方面還需負責會議的組織、紀要的撰寫等工作，若此種狀況下工作人員數量較少的話，便可能會發生工作積壓的狀況。行政工作負擔加重了，其實際職能發生混亂，不僅充當上級助理，而且承擔中層或下級溝通的多種角色，使得工作人員難以達到高標準的辦事效率。

二、新時期做好國有企業行政管理工作的舉措

（一）健全相關管理制度

構建并完善部門規章制度，為整個辦公室工作的正常開展奠定制度基礎。同時，也需從制度方面入手分析其具體的有效性情況，確保實際、制度之間的匹配。保障制度的資金來源于實際，通過嚴格遵守制度提高了工作質量。此外，工作履行能力也是需重要關注的內容，由此便需針對工作人員進行關于規章制度方面的優化培訓。建立有效的約束機制、監督和激勵機制，根據實際定期就機制進行監督、完善，針對工作完成狀況較佳的個人、科室，可適當對其進行獎勵，針對執行能力較差且培訓后仍舊沒法匹配工作崗位的人員，也可進行適當的處罰。這樣在逐步優化各大部門管理機制的基礎上便能很好的優化管控制度，確保整個辦公室各項工作任務的正常開展。

（二）加強人員管理培訓

新員工未上崗之前，需由經驗豐富的員工為其開展培訓，這樣才能夠讓新員工在最短的時間內了解、熟悉、上手工作。以此在慢慢的鍛煉后便會形成較高的責任意識，也能夠在遵守各項規則的基礎上最大程度上提升工作效率。

此外，還需提升在職人員方面的培訓水平。對此可設置相應的時段，由工作人員就該階段內發生的事情、出現的問題予以集中探討，在相互學習、一同反思的基礎上優化責任意識。也可設置專門的網上交流平臺，在綜合內外部行業信息的基礎上進行先進理念的學習，以此優化自身素養。因為國有企業自身性質相對特殊，所以行政管理人員也需具備很強的責任心，而這便需首先針對相關人員予以培養。不過行政管理工作也有很強的彈性，由此便造成上級管理人員無法很好的了解、確定出行政管理人員的工作量與工作效果。其中若無正確方法可以依據的話，便可能發生效率低下、質量欠佳的狀況。因此，開展具體的管理工作時，應首先提升工作人員的管理培訓水平，在加強相關人員素養的基礎上增強責任感，優化工作效率。

（三）加強行政信息管理

在社會主義經濟進一步發展的基礎上，各個國有企業間的整體競爭激烈度也有了大幅提升。同時，國有企業在信息技術方面的整體重視程度也有了相應的提升，并開始把信息技術直接應用至行政部門信息化的管理工作中。此種背景下，國有企業辦公室當中的各類性質管理工作也需與其它工作進行區別，不能再繼續沿襲傳統紙質辦公的形式，應充分借助信息化手段，使企業的決策者和管理人員能夠從各方面掌握企業的相關資料，按照當前的市場需求，進行靈活處理。

（四）提升檔案管理效率

1.信息化。以更好地服務企業發展為目的，行政管理機關便需創新優化目前的思路，通過信息化技術等方式來優化行政管理質量水平。關于檔案方面的具體管理方式，可創設相應的電子數據庫，將辦公人員各項工作資料進行綜合儲存，以便于查閱和收集文獻，提高檔案管理效率，減少辦公人員在工作方面需擔負的壓力。但是在這當中最主要的是把控好檔案各項內容，按照客觀標準、專業水準確保檔案管理效率的最大化。

2.專業化。辦公室開展檔案管理工作時，針對檔案與文件方面的管理，二者屬于不同的內容，但都同樣十分重要且具有很強的關聯。因此，檔案管理工作當中需綜合把文件工作與檔案管理工作進行關聯起來，不能直接獨立化的處理其中某個工作任務。對于各個地方政府來講，也需逐步優化企事業單位方面的檔案管理制度與具體的操作流程，以此才能夠在提高工作人員工作效率的基礎上提高工作整體的質量水平，構建并完善與檔案文件歸檔程序相關的各個環節，確保工作人員按不同的檔案管理流程來進行各種類型檔案的管理。

3.基礎化。辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作也需要做好，檔案收集是辦公室檔案工作中十分關鍵的步驟，所以如果想優化檔案管理工作水平，便需首先優化辦公室檔案的收集、管理工作。第一，需針對檔案內容與范文進行嚴格規范，確保資料的正確歸類、編排，之后按照不同的類目予以梳理、保存;第二，確保檔案文書方面的操作規范性，當完成資料類目劃分后，便需針對檔案設計文字編號、正文提要，從檔案當中提出相應的主題單詞，之后處理附件，為日后的查詢管理奠定基礎;第三，完成第二個環節后，還需設置目錄編號，這樣才能方便日后的檢索查找。

（五）強化行政團隊建設

第一，辦公室應當將上級部門和下屬組織機構的布置與自身企業當中不同部門領導的觀念關聯起來，這樣才能確保各項工作任務的正常開展，也需按照各項需求來確保任務的進行，強化其對企業的監督管理，確保實際工作的質量。第二，辦公室是管理者輔助企業管理工作的重要一環，要緊緊圍繞公司核心事情，及時準確地向員工提供全部領導需掌握的知識和信息。第三，國有企業的事務處于經營管理和生產運營的工作中，必須負責承擔相應的市場經濟調控和保持其所在地區的經濟發展環境，及時向本地區政府部門或者地方各級政府機關和直系領導進行匯報，確保不同部門之間關系的正常運轉。確保好信息的上下傳達工作，這也是上下級、領導與同事、同事與同事之間進行溝通的重要依據。同時，工作氛圍同樣是不可忽視的內容，良好氛圍的營造能夠最大程度上提升員工的凝聚力與合作精神，進而更高效的完成相關任務。第四，辦公室工作的服務性質很強，所以樹立服務觀念也是所有辦公室人員需關注的內容，這也直接與責任心掛鉤。關于服務，主要涉及到上級領導任務的履行、不同部門間的協調、基層單位的溝通等。

三、結語

新時期下，在現代化國有企業的發展中，辦公室行政事務工作同樣屬于國有企業經營管理的重要內容。目前，行政工作在國有企業中也占據了十分重要的地位，越來越被廣大民眾認識和重視。辦公室的管理者在充滿機遇和挑戰的新階段，也應該持續地更新觀念，在不斷學習政治科學、專業知識理論的基礎上，優化自身的素養、道德水平，提高自身的綜合技術能力，通過一種全新的工作思路、模式與戰略，以及持續改進和完善提高國有企業辦公室在行政管理領域各個方面水平的基礎上，提升行政部門管理的效率，為企業產業的可持續發展保駕護航。

參考文獻：

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（作者單位：云南省投資集團有限公司）

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