黨政辦公室檔案規(guī)范化管理淺析

張慧照

摘? 要：黨政辦公室是行政及黨建綜合業(yè)務運轉的載體與關鍵，在確保各職能部門日常運營中，發(fā)揮著橋梁樞紐的功能和作用。作為綜合職能部門，黨政辦公室業(yè)務擁有高度的協(xié)調性、服務性、綜合性等基本特征。而黨政辦公室檔案管理工作是其協(xié)調性、服務性的重要表彰，需要檔案管理人員通過規(guī)范化管理[1]，更好協(xié)調、服務及促進各職能部門的穩(wěn)定運行與健康運作。但在實現(xiàn)規(guī)范化管理目標的過程中，我們需要明確檔案規(guī)范化的基本內涵及其在檔案意識、保管條件、管理人員等層面所存在的問題，探索出科學合理的規(guī)范化管理思路和策略，以期推動我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

關鍵詞：黨政辦公室;檔案;規(guī)范化管理

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：2095-9052（2022）04-00-03

黨政辦公室高職院校黨政職能運轉的關鍵樞紐，在運行管理中擁有著承上啟下的媒介作用，有利于提升高職院校的管理質量，促進組織的高質量與可持續(xù)發(fā)展。通常來講，黨政辦公室主要職能是負責各科室的綜合協(xié)調與聯(lián)系;負責行政、接待、文秘等工作;負責審核或草擬以行政、黨委名義發(fā)布的文件，制定各項制度文件。它具有服務對象層次高、基本分工與協(xié)作團結相融合、涉及面廣等特性。其中檔案管理工作是黨政辦公室一項重要的工作內容，可以在協(xié)調各方、聯(lián)系左右、承上啟下的前提下，推動各部門工作的有序開展。

一、黨政辦公室檔案規(guī)范化管理的基本內涵

黨政辦公室檔案管理的工作職責主要包括：一是貫徹落實我國有關檔案管理工作的方針政策與法規(guī)法律，規(guī)劃檔案管理工作方向;二是擬定檔案管理規(guī)章制度并進行貫徹落實;三是負責征集、保管、統(tǒng)計、整理各類文書檔案資料。檔案規(guī)范化管理通常指以檔案領域的關鍵性概念和事物為對象而修訂或制定的規(guī)范化工作形式，其作用主要包括優(yōu)選、統(tǒng)一、簡化、協(xié)調等作用，能夠通過標準的制定，提升工作程序的科學化和合理化水平，使檔案管理實效性更高、法律效力更強、內容專一性顯著，可以充分提升傳統(tǒng)檔案管理的效率和質量;其目標是檔案管理的效果目標，即每個活動、時刻及行為都處于受控狀態(tài)，能夠通過系統(tǒng)化、常態(tài)化、流程化、標準化、數據化及專業(yè)化的方式，促進黨政辦公室檔案管理方針政策與法律法規(guī)的貫穿落實，能夠優(yōu)化征集、保管、統(tǒng)計、整理等檔案資料處理流程。由于規(guī)范化管理擁有“系統(tǒng)思考”“全員參與”“體系完整”及“制度健全”的基本特征，可以幫助黨政辦公室改變傳統(tǒng)混亂管理的狀態(tài)，提升管理流程的科學性，降低檔案管理工作中所存在的摩擦和矛盾，使檔案規(guī)劃目標得到切實地落實。然而在實踐應用中，檔案規(guī)范化管理需要標準化和制度化建設，需要為黨政辦公室構造一個具備自我修復與自我免疫的機能，使黨政辦公室能夠適應外部環(huán)境的發(fā)展與變化，更好地發(fā)揮自身的綜合協(xié)調與服務的職能。

二、黨政辦公室檔案管理所存在的主要問題

（一）檔案管理意識相對薄弱

黨政辦公室在負責行政、接待、文秘等工作中，擁有綜合協(xié)調各部門工作、推動組織發(fā)展與運作的基本功能。然而在黨政辦公室各項工作得到快速而有效開展的過程中，辦公室負責人通常將工作重點放在其他事務性工作中，缺乏對檔案管理這一服務性工作的關注程度，檔案管理邊緣化現(xiàn)象較為顯著、較為明顯。部分黨政辦公室由于缺乏對檔案管理功能和作用的充分認識，未能將檔案管理擺在工作的首位，缺乏信息化、制度化、標準化的意識，致使有價值的檔案資源不斷流失。即便檔案得到及時地收集和保存，但沒有得到規(guī)范整理，仍會導致檔案資料所提供的決策依據等無法充分而系統(tǒng)地發(fā)揮作用。雖然我國部分黨政辦公室負責人能夠理清檔案管理與黨政辦公室職能發(fā)揮的基本關系，關注檔案管理的規(guī)范化、制度化、信息化、標準化建設質量，但由于檔案管理者缺乏對檔案挖掘的重視程度，因此檔案管理工作的價值彰顯依舊會受到限制，難以充分發(fā)揮其所擁有的功能和作用。

（二）安全保管條件嚴重缺失

在新時代背景下，我國黨政辦公室檔案管理設施及辦公場所都得到了明顯地改善。然而由于我國區(qū)域發(fā)展的不均衡，部分經濟欠發(fā)達地區(qū)還存在檔案保管條件缺失、檔案室處在“一室多用”的狀態(tài)，部分黨政辦公室容易出現(xiàn)隨意擺放、堆放檔案資料的問題，致使檔案資料難以得到充分地保存。在信息化技術得到快速發(fā)展的背景下，檔案信息化建設逐漸成為檔案管理工作的基本內容和目標，而通過電子檔案歸檔，提升了檔案開發(fā)與利用的效率。然而由于檔案管理員缺乏對信息化建設的充分認識及有效理解，電子檔案長期處在“缺乏安全保障”的狀態(tài)下，即計算機信息安全管理工作不到位、預防病毒入侵和黑客攻擊的手段缺失，使檔案文獻面臨著嚴峻的信息丟失、篡改及損害的安全風險，嚴重影響到檔案管理的穩(wěn)定性、規(guī)范性及合理性。此外檔案歸檔、利用中的不規(guī)范、不標準，致使檔案安全保管的風險加大。通常來講，在不規(guī)范的檔案利用下檔案原件容易出現(xiàn)丟失、毀壞的問題，而檔案信息化管理過程中所存在的不規(guī)范利用，又容易加大檔案信息泄露的風險，致使檔案保管質量受到影響。

（三）人員素質及能力不夠高

首先，檔案管理人員素質較差，導致黨政辦公室檔案資源無法得到充分開發(fā)和利用，嚴重影響黨政辦公室協(xié)調各項工作開展的實效性和有效性。通常來講，黨政辦公室收集文書檔案所涉及的部門比較多，所產生的檔案資源較為繁多、復雜，只有充分挖掘和開發(fā)各類檔案資料，才能促進各科室的職能發(fā)揮和工作開展，提升黨政辦公室的工作實效。但由于檔案管理人員的專業(yè)素質較差，缺乏檔案資源開發(fā)意識，檔案開發(fā)程度與質量不盡如人意。其次，檔案管理人員能力較低。信息化、現(xiàn)代化、制度化、標準化建設需要檔案管理人員擁有較高的檔案分析、利用、整理、收集等能力。然而由于黨政辦公室缺乏系統(tǒng)、長期、持續(xù)的培訓機制，檔案管理人員的整體能力較低。究其原因，依舊是黨政辦公室管理者缺乏對檔案管理的重視，缺少必要的培訓機制及指導體系，致使黨政辦公室公室檔案管理水平難以得到有效增強。此外由于制度和標準的缺失，檔案管理人員缺乏檔案管理“細則”和“辦法”，致使檔案管理人員難以明確崗位職責，無法自主提升自身的檔案管理素養(yǎng)及能力。

三、黨政辦公室檔案規(guī)范化管理的基本渠道

黨政辦公室檔案規(guī)范化管理可以切實轉變傳統(tǒng)檔案管理所帶來的“混亂”狀態(tài)，可以充分整合黨政辦公室各項工作職能，使黨政辦公室所蘊含的“承上啟下、聯(lián)系左右”的作用和價值，得到更好地彰顯。然而在規(guī)范化管理的過程中，黨政辦公室應以檔案管理的基本職責為抓手，以檔案資源開發(fā)和利用為導向，注重對檔案管理工作的制度化與標準化建設，形成一套針對性較高的檔案管理辦法、渠道和舉措。

（一）營造氛圍、強化宣傳，提高檔案管理重視程度

首先，采取多種舉措，加大《中華人民共和國檔案法》等檔案管理辦法及檔案法規(guī)法律及細則、辦法的宣傳力度，尤其要加強黨政辦公室負責人的法制觀念和檔案意識，引導其自覺遵守檔案管理法律，將檔案管理工作引向法制化建設的層面上[1]。其次，采取多種方法，深化黨政辦公室負責人及檔案管理人員，對檔案管理工作與黨政辦公室職能關系的認識，明確檔案管理在黨政辦公室各項工作中的支持和服務價值，使黨政辦公室負責人自覺地將檔案管理工作放到各項工作的首位，使檔案規(guī)范化管理體系及機制建設，能夠以“促進黨政辦公室價值彰顯和功能發(fā)揮”為抓手，增強檔案管理實效。最后，加強監(jiān)督管理，構建健全完善的檔案管理機制，提升各項檔案管理要求、思想及理念的落實質量，使檔案管理工作呈現(xiàn)出規(guī)范化、法制化的特性。第四，營造服務氛圍，黨政辦公室負責人應通過營造協(xié)同合作、全面服務的檔案管理氛圍，鼓勵檔案管理者積極參與到各項工作的開展和建設中，通過檔案管理職能潛移默化地提高檔案管理人員對檔案管理開發(fā)工作的重視程度、關注力度及認識深度，為檔案規(guī)范化管理提供必要的依托。

（二）齊抓共管，部門聯(lián)動，提高檔案保存的安全性

首先，檔案局應與高職院校的黨政辦公室構建協(xié)同聯(lián)動機制，將檔案管理規(guī)范化納入統(tǒng)一部署的戰(zhàn)略內容中，督促和指引各單位的檔案管理工作。在此過程中也可以通過行政規(guī)范、政策指引的方式，使黨政辦公室檔案管理者深入認識檔案信息化建設所面臨的網絡信息安全風險，自覺構建網絡安全管理機制、防護體系，提高檔案信息化建設的整體水平。其次，檔案行政部門應加強對檔案管理工作的督導和檢查，形成協(xié)同聯(lián)動、齊抓共管的工作氛圍，使檔案管理規(guī)范化得到有效地落實，并且，黨政辦公室負責人需要落實獎懲機制、責任機制，將檔案管理規(guī)范化程度及檔案保存質量納入黨政辦公室年度考核中，從根本上提升檔案規(guī)范化管理的質量和效率。最后，促進檔案管理的標準化與制度化建設，完善工作標準，提高檔案利用、開發(fā)的有效性，降低檔案管理不規(guī)范行為的出現(xiàn)概率[2]。譬如構建健全的檔案保管、材料歸檔、檔案開發(fā)的管理制度、制定符合黨政辦公室工作實際的建設規(guī)范。然而在檔案標準制定和制度完善的層面上，必須契合上述齊抓共管、部門聯(lián)動的基本要求，使檔案保存的質量和效率得到提升和優(yōu)化。

（三）注重創(chuàng)新、加強實踐，推助檔案信息化管理

黨政辦公室在檔案規(guī)范化管理實踐中，應重視檔案管理的創(chuàng)新，加強檔案管理創(chuàng)新實踐，推助檔案信息化管理工作實踐。檔案信息化管理作為黨政辦公室檔案管理工作的重要內容，為檔案管理創(chuàng)新指明方向，也是新時代背景下黨政辦公室檔案規(guī)范化管理的一大趨勢。基于此，在黨政辦公室檔案規(guī)范化管理進行中，應樹立創(chuàng)新思維理念[3]，推助檔案管理向信息化進程，促進新的管理思維及方法運用到其中，構建檔案信息化管理體系，從而達到黨政辦公室檔案管理實踐的有效性模式。

首先，檔案信息化管理依托于現(xiàn)代化技術，在多技術的支撐下，將傳統(tǒng)的線下檔案信息管理模式，移動到互聯(lián)網平臺中實施，使紙質檔案信息管理模式轉變?yōu)殡娮印底值臋n案信息管理模式，便于檔案管理人員獲取，操作、整合、分析、運用檔案信息資源。基于此，黨政辦公室可依托于互聯(lián)網平臺，構建黨政辦公室工作平臺，推助多部門工作在平臺中實施，樹立信息化工作思維，促進黨政辦公室整體工作的變革。其次，在先進技術的支撐下，檔案信息存儲、運用模式向數字化、電子化、智能化進程，減少人力對檔案信息的記錄、分析、查找、獲取的體力、精力支出值的同時，也能夠提升檔案信息查閱、獲取、分析、整合、運用的針對性、快速性，從而提升檔案管理效率，為黨政辦公室檔案規(guī)范化管理進行助力。因此，黨政辦公室在互聯(lián)網工作平臺中，根據檔案規(guī)范化管理的特性，在平臺中構建檔案信息化管理板塊，促進檔案管理部門與其他部門工作的聯(lián)動[3]，提升檔案部門服務管理能力，為其他部門檔案信息需要提供針對性的服務，包含檔案共享、檔案分析、檔案傳播等服務，可增強檔案資源運用效率，提升檔案部門工作實踐成果。例如，黨政辦公室要重視大數據、人工智能等技術的運用，構建檔案數據庫，以此數據庫加強檔案信息的記錄、分析、存儲、運用、歸檔等工作的開展。大數據的數據信息龐大，可為黨政辦公室檔案信息存儲提供廣泛的空間。最后，雖然檔案信息化管理在具體的實踐中具有較多的優(yōu)勢，但與此同時，網絡安全問題的存在影響檔案信息的有效性存儲。基于此，黨政辦公室應重視檔案信息存儲的安全性，關注檔案信息安全管理，安裝相關的檔案存儲安全技術與設備，諸如加密技術、防火墻等，增強檔案信息存儲的安全性，從而彰顯黨政辦公室檔案信息化管理實踐的價值。

（四）立足實際、完善制度、構建檔案規(guī)范化管理機制

在黨政辦公室檔案規(guī)范化管理中，立足于檔案管理實際模式，完善檔案管理制度體系是關鍵。通過制度體系在檔案管理中實施，可增強檔案規(guī)范化管理成果。一方面，結合檔案規(guī)范化、信息化管理工作的實踐，完善檔案管理制度體系，使規(guī)范化與信息化在檔案制度體系中體系;另一方面，加強對檔案規(guī)范化管理制度體系的實踐，增強檔案規(guī)范化管理制度體系的可操作性[1]，進而能夠推助檔案管理工作良好的實踐。同時，在檔案規(guī)范化管理制度體系中，融入激勵機制，激發(fā)檔案管理工作積極性及潛能，可使檔案管理人員更好地為黨政辦公室檔案規(guī)范化管理工作貢獻力量。

（五）加強培訓、注重指導，提高人員的素質和能力

第一，“以訓代促”“以會代訓”“邊學邊干”。針對黨政辦公室檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較差、檔案開發(fā)意識薄弱等問題，黨政辦公室負責人需要在加大宣傳教育力度的前提下，通過“實地指導、分散培訓、集中培訓、以會代訓”等方式，開展檔案業(yè)務及檔案開發(fā)意識培訓工作，以此提升檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)及思想理念，使其在豐富自身知識結構的前提下，更自覺地統(tǒng)籌黨政辦公室的基本職能，做好檔案資源開發(fā)及規(guī)范化管理工作。在此過程中，黨政辦公室應注重檔案管理人員的工作實際、工作強度及工作壓力，通過優(yōu)化培訓機制，使檔案管理人員形成“邊學邊干”的培訓模態(tài)[4]。

第二，深化指導。各級檔案部門及組織負責人應在做好技術培訓工作的前提下，深化檔案指導工作，有針對性、有計劃地組織人員外出學習，或者將檔案管理監(jiān)督與技術指導融合起來，讓業(yè)務指導更契合黨政辦公室的工作實際，使檔案管理人員的管理能力與水平得到充分地提升。

第三，制定有利于檔案管理者能力與素養(yǎng)提升的標準和制度，幫助檔案管理人員更好地明確自身的崗位職責，積極提升自身的管理能力。

四、結語

充分發(fā)揮檔案管理職能，有利于黨政辦公室的價值彰顯與功能發(fā)揮，可以使黨政辦公室借助檔案管理工作所提供的經驗、知識及技術，提高自身協(xié)調溝通、協(xié)作合作的質量。因此在規(guī)范化管理的過程中，黨政辦公室必須將檔案管理協(xié)同、推動及服務各項工作的職能，作為檔案工作導向，注重對管理意識、保存條件及人員能力素質等問題的解決，提高檔案管理工作的實效性，使黨政辦公室可以更好、更有效、更循序漸進地促進組織機構的健康發(fā)展。

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（責任編輯：董維）