數(shù)字化背景下科研單位科研檔案管理創(chuàng)新的必要性和策略分析

摘要：在現(xiàn)代數(shù)字化背景下，各行各業(yè)都為積極適應(yīng)社會(huì)需求而轉(zhuǎn)變，科研單位也需要審時(shí)度勢(shì)，必須盡快從行政化轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)化，努力提升自我的創(chuàng)新能力及工作效率。科研檔案管理作為科研單位的核心組織部分更要體現(xiàn)出與時(shí)俱進(jìn)性，改變過(guò)去傳統(tǒng)化管理模式和理念，提高信息化管理能力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景;科研單位;科研檔案;管理創(chuàng)新;策略

前言：

科研檔案管理工作是科研單位開(kāi)展各項(xiàng)科研活動(dòng)的最真實(shí)記錄，能直接反饋出一個(gè)科研單位的科研技術(shù)和成果，見(jiàn)證了一個(gè)科研單位的真正實(shí)力水平，對(duì)科研單位自身而言其意義重大【1】。尤其在現(xiàn)代數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案信息化已成科研檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、當(dāng)前科研單位科研檔案管理存在的問(wèn)題

1、檔案管理意識(shí)欠缺

在數(shù)字化背景下只有掌握了信息資源才能掌握主導(dǎo)權(quán)，然而很多科研單位還片面性認(rèn)為只要提升科研質(zhì)量、強(qiáng)化科研深度即可。因此，他們往往缺乏對(duì)檔案管理工作的重視性，將檔案管理工作視為無(wú)關(guān)緊要的事情，不注重專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的配置。在此傳統(tǒng)觀念下，現(xiàn)有的檔案管理人員也認(rèn)為自身的工作沒(méi)有前途可言，其檔案管理思想陳舊、沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)和發(fā)展觀念。

2、管理制度落實(shí)不全

當(dāng)前，有些科研單位的檔案管理機(jī)制較為滯后，缺少先進(jìn)化管理理念作為支撐。在機(jī)構(gòu)設(shè)置層面，科研檔案管理部門(mén)有的被安排在職能下屬機(jī)構(gòu)當(dāng)中，而有的并未安排專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，而是由各部門(mén)自行安排人員負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)工作;在管理制度方面，沒(méi)有制定相應(yīng)的科研檔案管理考核機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏活力，管理人員缺乏工作能動(dòng)性，檔案管理工作效率極低。

3、專(zhuān)業(yè)檔案管理人才欠缺

從目前高校人才培養(yǎng)情況來(lái)看，檔案管理人才的培養(yǎng)比例偏低，專(zhuān)業(yè)人才的輸送不足，這也在很大程度上制約了科研單位檔案管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建，導(dǎo)致管理人才結(jié)構(gòu)缺乏合理性，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性較低、管理能力薄弱。

二、創(chuàng)新科研檔案管理工作的必要性

1、保障科研管理工作的順利開(kāi)展

在數(shù)字化背景下，信息化技術(shù)讓科研檔案管理服務(wù)實(shí)現(xiàn)高效化，從而為科研單位順利開(kāi)展科研管理各項(xiàng)工作提供支持。科研檔案是科研單位開(kāi)展科學(xué)研究的產(chǎn)物，通過(guò)科研檔案的開(kāi)發(fā)利用，使其更好地服務(wù)于各個(gè)科研領(lǐng)域，為后續(xù)科研建設(shè)工作提供專(zhuān)業(yè)性、準(zhǔn)確性參考。由此可知，科研檔案在科研工作中舉足輕重，它見(jiàn)證了科研單位的發(fā)展歷程，也是未來(lái)科研工作開(kāi)展的重要依據(jù)。

2、保障科研工作質(zhì)量的有效提高

科研單位的科研檔案通常都具備一定關(guān)聯(lián)系，是圍繞一項(xiàng)科研活動(dòng)所形成的資料集合，其中詳細(xì)記錄了科研工作的立項(xiàng)思路、研究方法及研究過(guò)程。各類(lèi)信息資源依托互聯(lián)網(wǎng)而融合起來(lái)，才能促使科研項(xiàng)目信息、數(shù)據(jù)交流、成果搜查等予以快速集合，幫助科研工作人員結(jié)合檔案信息優(yōu)化工作的實(shí)施，通過(guò)回顧并收集之前的科研有關(guān)信息，提高現(xiàn)有的科研能力，實(shí)現(xiàn)科研質(zhì)量和成果的顯著提升【2】。

3、保障科研管理工作的順利達(dá)成

科研單位的科研檔案不僅包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)施行的整個(gè)過(guò)程，還有科研經(jīng)費(fèi)使用情況、所有賬務(wù)項(xiàng)目等，所有與科研工作相關(guān)的信息資料都是其工作開(kāi)展的重要憑證。在實(shí)施科研管理工作時(shí)，需要對(duì)科研活動(dòng)在前期、中期以及后期的材料有效整合，從而確定相關(guān)的科研工作方案，以保證科研管理工作的順利開(kāi)展。

三、數(shù)字化背景下科研檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1、主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，提高管理創(chuàng)新意識(shí)

作為科研單位的領(lǐng)導(dǎo)者要主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視才能更好地促動(dòng)檔案管理人員提高管理意識(shí)，創(chuàng)新科研檔案管理工作。首先管理人員必須要樹(shù)立以人為本的檔案管理工作理念，將檔案管理服務(wù)及推動(dòng)科研工作發(fā)展作為首要任務(wù);其次，要積極轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，要將科研檔案管理原來(lái)固有的被動(dòng)化服務(wù)、保密管理意識(shí)扭轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理“安全開(kāi)放、合理利用”的新型管理思路。

2、優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式

優(yōu)化檔案管理體系和模式是推動(dòng)科研檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的前提。科研單位要主動(dòng)引入先進(jìn)的信息化技術(shù)、軟件技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化管理體系，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，完善資源信息化系統(tǒng)，促進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式逐漸朝著智能化方向發(fā)展，切實(shí)提高檔案管理工作的準(zhǔn)確化和高效性。

3、完善檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理制度

科研單位在管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上要盡量科學(xué)合理化，要設(shè)置單獨(dú)的檔案管理部門(mén)及服務(wù)于科研單位其他部門(mén)的機(jī)構(gòu)，同時(shí)科研單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)直接管理，要強(qiáng)化資金支持、優(yōu)化人員配置，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作能動(dòng)性。目前，科研單位在日常科研檔案管理工作中過(guò)于強(qiáng)調(diào)科研項(xiàng)目過(guò)程的記錄及存檔，而針對(duì)科研應(yīng)用轉(zhuǎn)化方面的信息記錄較為缺乏，因此在制定科研檔案管理制度時(shí)，必須與考評(píng)制度相結(jié)合，更好地激發(fā)檔案管理人員的主觀意識(shí)，提高科研檔案建設(shè)的全面性。

4、強(qiáng)化人才培養(yǎng)力度，創(chuàng)新檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

科研單位要構(gòu)建一套完整的專(zhuān)業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)體系，開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，促使管理人員具備創(chuàng)新的工作理念、提高信息化意識(shí)及檔案開(kāi)發(fā)能力，從而能為科研工作提供更多有益的信息資料。此外，科研單位還應(yīng)在薪資待遇方面加以完善，構(gòu)建科學(xué)的激勵(lì)制度、薪酬制度、考核制度、評(píng)職制度等，以此全方位調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極工作意識(shí)，主動(dòng)提高自身的檔案管理水平。最后，科研單位要主動(dòng)引入一批優(yōu)秀的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，充實(shí)管理團(tuán)隊(duì)并優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。

總結(jié)：

科研檔案管理工作應(yīng)是一個(gè)不斷進(jìn)步發(fā)展的過(guò)程，其創(chuàng)新能力將影響著科研單位的科研及管理水平。因此，作為科研單位管理者及相關(guān)的檔案管理者，都必須要認(rèn)清數(shù)字化發(fā)展形勢(shì)，積極優(yōu)化并主動(dòng)創(chuàng)新科研檔案管理理念、模式、機(jī)制以及方法，不斷提高科研檔案管理工作能力，從而為科研單位提供更為全面、周到、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 王倩，劉曉華. 新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 現(xiàn)代國(guó)企研究，2019（10）.

[2] 宋曉明. 科研檔案管理的重要性與創(chuàng)新探究[J]. 城建檔案，2018（12）：84-85.

作者簡(jiǎn)介：段瓔桐，出生年月：1992.02，性別：女，民族：漢語(yǔ)，籍貫：河北深縣，職稱(chēng)：助理館員，研究方向：圖書(shū)檔案，學(xué)歷：全日制本科。