鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理中存在問題及對策

敖音畢力格

摘要：基層黨組織以及基層政府的正常運(yùn)轉(zhuǎn)會進(jìn)一步強(qiáng)化黨的領(lǐng)導(dǎo)能力以及提高政府的行政效率。加強(qiáng)檔案文書管理工作無疑可以提高相關(guān)的管理效率。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位缺乏專業(yè)化運(yùn)作模式以及人員，信息化水平有待提高。需要根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理所存在的具體問題進(jìn)行實(shí)踐探究，才能提出一系列應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);文書檔案管理問題;有效策略

鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理與工作是衡量相關(guān)工作是否高效的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理活動(dòng)的水平將直接會對檔案資料的質(zhì)量和完整性產(chǎn)生影響。文書檔案管理工作只有向著規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的方向進(jìn)行發(fā)展，才能進(jìn)一步提高相關(guān)資料的運(yùn)用效率，為單位正常的工作以及發(fā)展提供保障作用。同時(shí)還要進(jìn)一步提高本單位的文書檔案管理信息化水平，針對具體的問題以及策略進(jìn)行實(shí)踐探究是現(xiàn)階段檔案管理工作者的主要任務(wù)之一。

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作中存在的具體問題

1.1文書工作和檔案工作存在銜接問題

文書工作和檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，在檔案的管理過程中要提高文書質(zhì)量，提高文書工作和檔案工作的協(xié)調(diào)力度，形成科學(xué)的分體式管理模式。一般而言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作者會對二者進(jìn)行分別管理，使得二者的銜接存在著問題，將二者盲目的割裂開來使得職責(zé)權(quán)限不明晰、任務(wù)不明確。

1.2缺乏專業(yè)化管理人才

現(xiàn)階段部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文書檔案管理者缺乏專業(yè)的知識和技能，并且檔案管理意識不足，沒有經(jīng)過專業(yè)化的訓(xùn)練，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的崗前培訓(xùn)，基層單位從事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)相對差強(qiáng)人意，大多并不是檔案管理專業(yè)出身，對于檔案的分類立卷等專業(yè)知識難以進(jìn)行積極的實(shí)踐運(yùn)用。部分工作者的知識結(jié)構(gòu)較為陳舊，仍然在用舊有的方式來開展文書檔案管理工作。

1.3文書檔案管理信息化水平較低

信息技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異，相關(guān)技術(shù)設(shè)備的推廣正在如火如荼的開展，政府部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更多的無紙化辦公活動(dòng)和信息化探索活動(dòng)，這樣才能提高管理效率。但是部分單位的文書檔案管理工作的信息化水平較低，技術(shù)人員對于新技術(shù)、新設(shè)備的掌握情況相對較差、了解的不夠透徹，知識和技能沒有進(jìn)行及時(shí)的更新，沒有基于互聯(lián)網(wǎng)來開展檔案管理工作。

2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作存在問題的應(yīng)對策略

2.1加強(qiáng)文書工作和檔案工作銜接研究，規(guī)范相關(guān)的操作活動(dòng)

文書工作是檔案工作的前提和保證。文件的質(zhì)量能否得到提高往往取決于文書工作人員的實(shí)際水平和具體的心態(tài)，文書工作者要提高文件處理的規(guī)范性和有效性，進(jìn)一步的提高文字的編輯質(zhì)量。在日常工作中要具備良好的檔案管理的意識，做好整理工作使得文件的錄入可以更加的合理，為后期的檔案管理工作提供方便。要加強(qiáng)文書工作與檔案工作銜接研究的力度，對于文件的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，包括內(nèi)容的文體格式、紙張大小以及材質(zhì)提交時(shí)期。對于文件的材料必須要做到規(guī)范統(tǒng)一，對于用筆的方式要進(jìn)行明確規(guī)定。在正常工作的過程中，不要使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆和復(fù)寫紙等材料來對文件進(jìn)行批閱和整理，同時(shí)要有一定的時(shí)效性，不能夠拖延和耽誤。要及時(shí)的做好文件的登記管理工作，如果發(fā)現(xiàn)文件遺失，則應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行查找，對于一些賬外材料則應(yīng)保證詳細(xì)的收集和整理納入到相應(yīng)的檔案中去，主要包括本單位領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容、外出開會時(shí)所用到的材料、上級領(lǐng)導(dǎo)所傳達(dá)的精神文件。總之只有加強(qiáng)文書工作和檔案管理的銜接力度，才能進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)的檔案管理活動(dòng)，提高整體的管理效率。

2.2加強(qiáng)部門協(xié)作，規(guī)范檔案管理制度和程序

在解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)為主的管理問題的過程中，要加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)能力、規(guī)范檔案管理的操作，形成具體可行的程序和制度，使得檔案管理者的活動(dòng)可以更加的規(guī)范，避免出現(xiàn)人為疏忽，最大限度的降低產(chǎn)生的損失。同時(shí)要提高細(xì)則操作的規(guī)范性，不能過于繁瑣和復(fù)。雜文件的收發(fā)要遵循各項(xiàng)規(guī)定，防止文件出現(xiàn)核發(fā)混亂、文件過多過濫等問題。在公文行、文之前要做到檢核簽發(fā)手續(xù)是否完備、內(nèi)容是否遺漏、格式是否規(guī)范，在正式印發(fā)以前要進(jìn)行核查。對于材料管理活動(dòng)要執(zhí)行機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)，對于不合格的公文材料內(nèi)容和格式要進(jìn)行糾偏，進(jìn)一步提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理的有效性。基層領(lǐng)導(dǎo)可以定期對于本單位的文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作的規(guī)范性和科學(xué)性。同時(shí)檔案管理人員要多進(jìn)行部門間的溝通工作，做到勤聯(lián)系勤走動(dòng)，爭取其他部門的協(xié)調(diào)和配合，最大限度提高檔案的質(zhì)量，對于出現(xiàn)的新問題、新動(dòng)向要進(jìn)行及時(shí)的探索，確保相關(guān)資料可以得到準(zhǔn)確的收集，要保證相關(guān)渠道的暢通，對于可能出現(xiàn)的檔案信息死角要進(jìn)行及時(shí)的疏通。相信在各部門共同協(xié)調(diào)下，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下文書檔案管理工作會更加高效，具體的問題會更好的解決。

2.3開展信息化管理工作，提高文書檔案管理的效率

針對現(xiàn)階段部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理信息化建設(shè)水平較低等問題應(yīng)進(jìn)行有針對性的解決。基層部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)為本單位的文書檔案管理人員提供深層的機(jī)會，鼓勵(lì)他們到科研院校以及大學(xué)進(jìn)行深造，掌握更多的專業(yè)的理論知識和操作技能，重點(diǎn)提高信息化管理水平，讓大數(shù)據(jù)技術(shù)云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到實(shí)踐運(yùn)用，提高基層文書檔案管理的效率。可以將本單位的資料進(jìn)行信息化錄入，上傳到內(nèi)部網(wǎng)站或者云平臺上，也可以專門構(gòu)建本單位的文書檔案管理平臺。為了進(jìn)一步提高相關(guān)管理的規(guī)范性，文書檔案管理者可以和技術(shù)人員進(jìn)行合作，可以考慮在本單位的電子信息系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)訪問權(quán)限體系，確保每一次訪問都留下相應(yīng)的記錄。一方面可以規(guī)范文書檔案管理工作，另一方面也可以規(guī)范使用工作。文書檔案管理工作成本要及時(shí)的參加各種各樣的信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高自身的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)水平，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作向著規(guī)范化、高效化的方向發(fā)展。

結(jié)束語

總而言之，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理活動(dòng)所存在的問題正在逐步的得到解決，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的重要性正在得到提高，工作者不斷的提高文書工作和檔案工作的銜接度和規(guī)范性，加強(qiáng)了部門之間的協(xié)作，使得文書檔案的收集工作、整理工作、管理工作更加高效。同時(shí)工作流程也更加的嚴(yán)謹(jǐn)和合理，信息化探索工作也在有條不紊的進(jìn)行，這都進(jìn)一步提高了本單位文數(shù)達(dá)管理的效率以及利用率。需要依托本單位建設(shè)和發(fā)展的基本需求來提高文書檔案管理信息化水平。

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