新時期疾病預防控制中心人事檔案管理信息化建設探討

趙程

摘 要：在新時代背景下，疾病預防控制中心人事檔案管理具有較高的活躍度，在提高疾控中心疾病預防能力及工作效率中發(fā)揮著至關重要的作用和價值，同時，現(xiàn)階段加強人事檔案收集、整理、管理、運用工作的重要性日益凸顯，能夠確保疾病預防控制中心工作系統(tǒng)化、條理化、有序化開展。另外，通過加強人事檔案信息化管理，能夠更好地滿足現(xiàn)代疾病預防要求，更好地順應檔案管理數(shù)字化與信息化發(fā)展需求，使檔案管理的質量和效率切實提高。本文就信息化技術在疾病預防控制中心人事檔案管理中的應用意義和作用進行分析，并結合現(xiàn)階段檔案管理信息化建設現(xiàn)狀以及影響人事檔案信息化管理的諸多因素，對加強疾控中心人事檔案管理信息化建設的有效策略進行探討。

關鍵詞：疾病預防控制中心;人事檔案管理;信息化建設

在以往的人事檔案管理中，通常采用紙質載體的形式對文件資料進行管理，同時管理方法缺乏先進性，對管理效率造成影響，也對相關工作的順利開展造成制約和阻礙。隨著大數(shù)據(jù)技術、計算機技術、信息化技術等先進技術的快速發(fā)展及廣泛應用，能夠對檔案管理方式進行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，使疾病預防控制管理中心的人事檔案整體記錄水平不斷提升，并通過信息提取自動化、分類科學化的實現(xiàn)，使人事檔案管理中信息處理效率和水平切實提高。

一、疾控中心人事檔案管理加強信息化技術應用的意義和作用分析

在疾病預防控制中心管理中，檔案資源作為重要資源之一，能夠為疾病防控提供重要的研究理論支持和依據(jù)，因此檔案資源管理的重要性也受到越來越廣泛的關注和重視。隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的管理模式和手段已無法滿足檔案管理高效、有序開展的實際要求，需要對各種先進技術加強利用，促進檔案信息化管理的實現(xiàn)，對檔案資源進行深入開發(fā)和充分利用，使檔案管理成效得以充分體現(xiàn)。所以相關檔案管理人員應對檔案信息化管理的重要性提高認識，積極運用有效措施，促進檔案信息化建設，使管理工作質量和效率有效提升。

通過電子信息技術在網(wǎng)絡化管理中的有效應用，能夠使疾病預防控制中心實現(xiàn)人事信息資源共享。相關管理人員不斷優(yōu)化檔案資源網(wǎng)絡存儲系統(tǒng)，對標準化信息管理平臺加強構建，實現(xiàn)多樣化的人事檔案信息的實時分享和提取，使整個疾病預防控制中心人事檔案管理標準化程度有效提升。同時通過現(xiàn)代化檔案管理流程的健全、高效信息數(shù)據(jù)庫的建立，使管理中心的各機構、各部門之間人事管理信息共享得以實現(xiàn)，并使管理中不必要的程序有效簡化，人事管理效率大幅度提高。

加強疾控中心人事檔案信息化管理，能夠有效提升人事檔案安全性。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中主要采用紙質化檔案管理方式，對于疾控中心人事檔案管理而言，外界環(huán)境存在的諸多影響因素極容易造成檔案損壞。并且隨著時間的推移，紙質檔案保管的弊端日益凸顯，嚴重影響檔案安全性。因此通過檔案信息化管理的運用，促進紙質檔案向電子化、數(shù)字化文件及信息數(shù)據(jù)的轉化，利用計算機數(shù)據(jù)庫進行儲存，使外界環(huán)境所造成的不利影響和干擾最大限程度地減少，切實保障檔案安全性，使人事檔案管理要求得以有效滿足，對人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展進一步推動。

通過人事檔案管理的信息化建設，能夠有效整合疾病預防控制中心人力資源，使檔案管理的精準化不斷提升，防止因人工失誤造成的資料信息丟失的情況出現(xiàn)，有效保障人事檔案的有效性、完整性。另外通過信息化管理，相關管理人員能夠對人事檔案信息進行深入挖掘，并且實現(xiàn)自動化存儲、分析，使檔案管理工作質量和效率有效提升。

人事檔案管理加強信息化建設，能夠促進相關管理人員對疾病預防控制中心工作人員的知識水平、年齡構成、專業(yè)技能、學歷狀況、綜合素質等全面了解和掌握，有利于人員調(diào)度科學性的提升，對管理決策進行優(yōu)化，使人力資源配置更加科學。另外通過檔案信息數(shù)據(jù)分析，針對人才結構中存在的弊端和不足及時進行調(diào)整和優(yōu)化，使人力資源調(diào)度決策更具針對性、更有效。

二、疾控中心人事檔案管理信息化建設滯后成因分析

1.資金投入力度不足

在不少疾病預防控制中心，因人事檔案管理信息化建設需要投入大量資金，并且后續(xù)運行和維護仍需要不斷投入，將增加資金壓力，導致信息化建設和管理中資金投入力度不足，無法對系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行加強維護，從而使檔案信息化建設無法滿足預期要求，也對人事檔案信息化建設造成阻礙和制約。

2.管理體制封閉

一些疾病預防控制中心對人事檔案信息化建設的重視度不斷提高，但因管理體制封閉、思想觀念落后等問題，不少管理人員仍沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和制度，對檔案管理部門的工作效率和質量造成一定影響，并使人事檔案的作用和價值不斷弱化，無法體現(xiàn)檔案知情權，使人事檔案的開發(fā)利用率降低。

3.信息化觀念落后

在人事檔案信息化建設中，需要提高管理方法的科學性，但現(xiàn)階段不少疾控中心因信息化管理觀念不足，對先進技術缺乏有效利用，導致人事檔案管理作用和價值弱化，使檔案服務水平不高，工作較為被動，同時進一步對信息化管理方式創(chuàng)新造成影響。另外因一些管理人員管理觀念落后，檔案信息化建設力度不足，人事檔案數(shù)據(jù)共享難以實現(xiàn)，從而對檔案數(shù)據(jù)利用率提高以及相關工作順利開展造成不利影響。

三、現(xiàn)階段疾病預防控制中心信息化建設現(xiàn)狀分析

1.管理模式單一

現(xiàn)階段部分疾病控制中心檔案管理中加強了信息化建設，但在人事檔案分類及儲存等方面仍存在不少問題和不足，管理模式單一，與信息化管理之間缺乏合理的銜接，對目前疾病控制中心的人力資源現(xiàn)狀缺乏有效掌控，對促進疾病預防工作的順利開展造成阻礙和制約。

2.信息化建設缺乏重視

在部分疾病預防控制中心，未對專門的人事檔案管理科室進行設立，同時因投入經(jīng)費不足，往往由行政辦公室對檔案進行管理，并缺乏相應的信息化建設軟硬件配合，甚至采用普通管理軟件對人事檔案進行管理，導致檔案信息化管理水平低下，對人事檔案信息的有效利用造成不利影響。

3.軟件存在一定的安全隱患

在疾病預防控制人事檔案管理中，其中包括了人力資源的重要資料和信息，對于疾病預防政策制定及防治有著至關重要的作用和價值。但在不少疾病預防控制中心，由于對人事檔案管理信息化建設缺乏足夠重視，對相應的控制軟件的安全性未充分考慮，導致人事檔案信息缺乏有效加密處理，極容易因外界影響而受到破壞、篡改、刪除等，從而使檔案資源的完整性、有效性受到不利影響，嚴重威脅檔案安全，并給疾病預防控制中心可持續(xù)發(fā)展造成制約和阻礙。

四、疾控中心加強人事檔案信息化管理的有效策略

1.對檔案信息化建設加強重視

由于不少疾病預防控制中心領導在檔案管理工作中，通常更關注和重視相關疾病預防工作，對人事檔案信息化建設予以忽視，極容易導致中心所購置的先進設備及軟件利用力度不足。同時管理人員的專業(yè)能力缺乏，整個檔案管理專業(yè)性、科學性及先進性受到影響，無法滿足檔案管理信息化建設要求。所以疾控中心首先應對人事檔案信息化建設提高認識，在管理過程中對信息技術、大數(shù)據(jù)技術等先進技術應用加強重視。其次需要對專業(yè)信息化檔案管理隊伍加強建設，對專業(yè)人才進行積極引進，并與信息技術專業(yè)院校加強合作，對具備專業(yè)化處理能力的人才加大培養(yǎng)力度，從而使檔案信息管理質量和水平有效提升。

對現(xiàn)階段檔案管理人員通過交流學習、專題討論會、定期培訓等方式，使其專業(yè)技能不斷提升，工作人員信息化管理意識及信息化處理技能不斷增強。另外通過自上而下信息化管理體系的有效構建，同時提高相關領導人員的管理意識，促進全體工作人員自身信息化相關認識水平的提升，為檔案信息化管理奠定堅實的基礎。最后需要對相關人員加強電子表格處理技術、計算機操作技能、軟件操作技能以及數(shù)據(jù)庫技術等內(nèi)容的培訓，使檔案管理信息化建設得以有效推進，使人事檔案管理工作順利開展。

2.對綜合性的檔案信息化管理平臺加強構建

針對現(xiàn)階段不少疾病預防控制中心檔案管理過程中，專業(yè)管理隊伍建設力度不足，以及專業(yè)管理平臺缺乏的現(xiàn)狀，需要中心領導及相關管理人員積極轉變管理理念，提高對人事檔案信息化管理的重視程度。不少管理人員是由其他崗位轉崗進行人事檔案管理工作，在實際人事檔案信息收集、錄入和處理過程中，專業(yè)分析能力及專業(yè)操作技能不足，造成人事檔案數(shù)據(jù)分析及控制流于表面，在人力資源管理優(yōu)化中無法提供有力的數(shù)據(jù)支持，人事檔案資源的利用價值無法充分體現(xiàn)。因此在加強工作人員培訓的同時，還需要對綜合性、一體化的信息管理平臺加強構建，使人事檔案管理信息化建設整體水平有效提升。

疾病預防控制中心可與相關軟件開發(fā)公司加強合作，利用專項資金申請、聯(lián)合開發(fā)等方式，根據(jù)中心具體疾病管理人員檔案，對專門的人事檔案管理軟件進行開發(fā)和應用。檔案管理中心應對現(xiàn)階段人事檔案管理重點進行梳理，對信息化管理平臺進行科學構建，利用平臺能夠實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)獲取、分析、挖掘、存儲以及可視化等功能。另外需要對信息資料進行充分利用和展示，通過聯(lián)動的移動式管理辦公平臺的構建，有利于管理人員突破時間和空間的限制，對人事檔案數(shù)據(jù)信息進行實時處理和利用。

3.軟件數(shù)據(jù)處理能力提高

在現(xiàn)階段在疾病預防控制中心檔案管理工作中，不少工作人員在實際人事檔案信息處理中缺乏有力的技術支持，為了有效提高檔案數(shù)據(jù)信息處理能力，首先，可以與專業(yè)軟件開發(fā)企業(yè)或軟件開發(fā)工作室加強合，還可以對專業(yè)計算機人才加強引進，同時需要加強相關數(shù)據(jù)調(diào)研，積極了解和聽取人事檔案信息化管理中存在的問題、意見反饋及建議，對軟件開發(fā)進行優(yōu)化。其次，需要使人事檔案管理工作頁面所涉及的信息不斷豐富，充分利用工作員習慣使用的圖表、綜合報告模板等，使人事檔案信息處理不斷優(yōu)化。最后，對檔案信息操作界面進行不斷簡化，確保原有檔案數(shù)據(jù)信息能夠實現(xiàn)統(tǒng)一打包，與新數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)順利銜接，并使工作人員的工作量大幅度減少。

4.提高建設的系統(tǒng)性

疾控中心檔案管理人員首先應對人事檔案管理加強重視，對各項信息化建設的開展提供有力支持，并使檔案信息化建設的系統(tǒng)化得以實現(xiàn)。其次，需要對人事檔案信息化建設加強規(guī)劃，結合人事檔案管理實際情況，以及相應的信息化建設任務、建設目標及時間等，對網(wǎng)絡檔案管理平臺進行有效構建，使管理完整性及一體性得以實現(xiàn)，促進人事檔案數(shù)據(jù)共享的實現(xiàn)。再次，疾控中心應對專項資金管理及分配加強重視，對傳統(tǒng)的經(jīng)費分級管理模式進行積極轉變和改革，統(tǒng)一規(guī)劃及管理所有建設資金，并加強預算，從而確保人事檔案管理系統(tǒng)及平臺后期維護資金充足。

5.加強數(shù)字化建設

檔案管理未來發(fā)展趨勢和潮流主要為檔案資料的信息化和數(shù)字化，為了使檔案數(shù)字化作用和效果充分發(fā)揮，首先，需要對人事檔案管理的云數(shù)據(jù)庫加強建立和完善，確保人事檔案信息化建設能夠獲得預期效益、實現(xiàn)預期要求。其次，需要針對檔案管理信息化中信息安全問題從技術層面入手，使管理人員自身管理理念不斷更新，使人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化及信息化建設，同時，需要在管理系統(tǒng)建設過程中對技術防護加強重視。再次，在疾控中心檔案管理工作中，對相關管理制度進行健全和完善，對原有的人事檔案進行信息化及數(shù)字化處理，促進人事檔案管理工作實現(xiàn)全面信息化及數(shù)字化發(fā)展。

6.加強自動化管理

在疾病預防控制中心人事檔案管理中，通過信息化建設，能夠使工作人員工作壓力和工作量有效減輕，不必要的人為失誤減少，并能夠為其他相關工作的順利開展奠定堅實的基礎，有效提升檔案管理及中心工作質量和工作效率。在人事檔案管理中，首先，需要對信息化建設流程進行科學規(guī)劃。相關部門對人事檔案信息化管理所需要配置的軟硬件設備進行合理設計，并根據(jù)檔案管理實際要求對軟件系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化，從而實現(xiàn)人事數(shù)據(jù)和信息的及時更新。管理人員能夠根據(jù)人事信息數(shù)據(jù)，對相關人員的晉升、考評、存檔等審批工作的有效開展提供有力支持。其次，相關管理人員需要對現(xiàn)有人事檔案管理體制不斷完善，對數(shù)據(jù)信息加強處理和認證，使信息化管理實現(xiàn)自動化授權、認證、數(shù)據(jù)分析等功能，進一步提高人事檔案管理的高效化和自動化，對疾控中心檔案管理工作的高效開展起到有效促進作用。

五、結語

在新時期發(fā)展背景下，疾病預防控制中心人事檔案管理的重要性日益凸顯，需要對人事檔案信息化建設加強重視，使中心人事檔案管理能夠從傳統(tǒng)的紙質化、手工化向數(shù)字化、信息化轉變，使檔案價值和作用得以充分發(fā)揮，使檔案管理效率有效提升、檔案管理成本節(jié)約，同時，需要對檔案管理模式進行不斷優(yōu)化，促進檔案管理規(guī)范性、統(tǒng)一性實現(xiàn)。另外需要對云數(shù)據(jù)庫及智能管理系統(tǒng)進行構建和完善，并對終端應用系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化，使人事檔案信息化管理高效性、安全性有效提升。

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（作者單位：德州市疾病預防控制中心）