新形勢下《高等學校檔案管理辦法》修訂有關(guān)問題探討

摘要：2008年實施的《高等學校檔案管理辦法》對于指導高校檔案工作規(guī)范化開展發(fā)揮了積極作用，但隨著近年來高校檔案管理工作的快速發(fā)展和國家一系列新的法規(guī)規(guī)范標準的修訂出臺，該辦法中的部分內(nèi)容已經(jīng)不能適應新時代對檔案工作的要求，修訂很有必要。本文主要分析了《高等學校檔案管理辦法》修訂的必要性和修訂原則，提出修訂完善的一些建議。

關(guān)鍵詞：管理辦法;檔案;高校;修訂

近年來，隨著國家對檔案工作的日益重視，檔案工作法治化水平大大提高，新的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）頒布實施，《“十四五“全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》出臺，是檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的重要標志。在這一新形勢、新背景下，各行各業(yè)都在探索開創(chuàng)檔案工作新局面的思路與舉措，高校也不例外。筆者對如何做好新時代高等學校檔案管理工作，特別是對《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）能否適應新形勢新任務新要求有所思考，認為有必要對其進行修訂，以便更好地規(guī)范和推動高校檔案工作。

1《高等學校檔案管理辦法》修訂的必要性

《辦法》自2008年實施以來，對進一步規(guī)范高校檔案工作，指導、推進高校檔案工作科學、健康發(fā)展發(fā)揮了重要作用。然而，十八大以來，高校檔案管理工作有了很大的發(fā)展，國家修訂出臺了一系列新的檔案法規(guī)標準，新《檔案法》也頒布實施，《辦法》中的部分內(nèi)容已經(jīng)不能適應新形勢下對高校檔案工作的新要求，對其修訂很有必要。

1.1執(zhí)行新規(guī)范新標準的需要

《辦法》中執(zhí)行的規(guī)范標準大部分已經(jīng)廢止，如《高等學校教學文件材料歸檔范圍》《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《會計檔案管理辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等。這些廢止的規(guī)范標準已經(jīng)不能用作高校開展檔案業(yè)務工作遵循的依據(jù)。近幾年國家檔案局先后出臺了一系列新的規(guī)范標準，《辦法》需要修訂，將其有關(guān)內(nèi)容納入，用于指導當下高校檔案管理業(yè)務工作的開展。

1.2執(zhí)行相關(guān)行業(yè)標準的需要

《辦法》實施至今，國家檔案局先后出臺了新的行業(yè)標準40余項，且大部分都與高校檔案工作有關(guān)。通常來講，這些行業(yè)標準為推薦性質(zhì)，是否執(zhí)行多憑自愿，但這些標準往往影響到高校檔案管理工作的水平質(zhì)量。因此，需要將這些相關(guān)行業(yè)標準的內(nèi)容進行提煉，將一些必要的內(nèi)容通過《辦法》的修訂強制要求高校按照有關(guān)標準對檔案工作進行規(guī)范化管理，從而提升高校檔案工作的整體水平。

1.3高校檔案工作開展的需要

隨著各高校檔案工作的深入開展，越來越顯現(xiàn)出《辦法》中的一些規(guī)定不適應或不能很好地指導實踐的情況。如檔案的分類問題，檔案分類是最核心、專業(yè)性最強的檔案業(yè)務問題，分類是否科學，關(guān)系到檔案管理是否規(guī)范有序，檔案查詢是否方便快捷。1993年頒布實施的《高等學校檔案實體分類法》已于2018年廢止，之后并沒有出臺新的相關(guān)業(yè)務規(guī)范，高校檔案分類所能依據(jù)的文件只有《辦法》，而《辦法》對檔案的分類并不夠全面。主要表現(xiàn)在：一是《辦法》所規(guī)定的十一個類目不能涵蓋高校的全部檔案，高校產(chǎn)生數(shù)量較多的音像檔案、實物檔案、人事檔案等檔案門類都沒有列入。二是黨群類、行政類、外事類檔案的分列現(xiàn)在并無必要。對于很多規(guī)模不大的高職專科院校而言實無區(qū)分黨群、行政、外事這三類的必要，可以“文書檔案”的提法來包含這三類內(nèi)容。三是數(shù)字校園、智慧校園環(huán)境下業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體等如何收集分類整理的問題《辦法》中都沒有涉及，需要加強相關(guān)理論研究和實踐探索，進而上升為業(yè)務規(guī)范。以上問題造成高校檔案分類編號等不統(tǒng)一、不規(guī)范的局面。因此，對《辦法》應當及時進行修訂，對檔案分類等不適應高校檔案工作開展的條款加以調(diào)整，作出既適合高校當前需要又有前瞻性的規(guī)定，從而有利于推進高校檔案工作的科學化和規(guī)范化。

2《辦法》修訂應把握的原則

2.1以上位法為遵循

作為指導我國高校檔案工作最具權(quán)威性的綱領(lǐng)性文件，《辦法》的修訂應當以新頒布實施的《檔案法》等國家的上位法律法規(guī)作為基本遵循，修訂相關(guān)條款，與國家和有關(guān)部門的最新法律法規(guī)、政策要求相適應，體現(xiàn)依法治檔要求，推進高校檔案工作在法治化軌道上有序科學發(fā)展。

2.2以問題為導向

雖然高校對檔案工作的重視程度整體上有所提高，工作質(zhì)量有所提升，但仍有部分高校存在檔案意識薄弱、體制機制不順暢、檔案人員不穩(wěn)定、經(jīng)費保障不到位、制度設(shè)施設(shè)備不健全、檔案材料收集不齊全、整理不規(guī)范、檔案信息化建設(shè)推進緩慢、檔案利用開放不夠等問題，直接制約著高校檔案工作的正常開展。《辦法》修訂應圍繞解決當前高校檔案工作中存在的主要問題開展，明確操作性較強、能夠解決高校檔案工作實際問題的具體措施。

2.3兼顧一致性和差異性

各高校檔案工作有共通性，也有差異性，《辦法》作為高校檔案工作開展的文件依據(jù)和指導性意見，應滿足各級各類高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。修訂的《辦法》內(nèi)容應同時兼顧檔案工作發(fā)展較慢、相對落后的高校和領(lǐng)先發(fā)展、起帶頭示范作用的高校，使差異性與普遍性相協(xié)調(diào)統(tǒng)一，從而促進高校檔案工作整體水平的提升。

3《辦法》修訂的幾點建議

3.1強調(diào)高校檔案和檔案工作的作用

《辦法》中沒有提及檔案的重要作用，對高校檔案工作作用的表述也只有簡單的一句“高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作”。而對檔案和檔案工作重要性和作用表述得越具體，越能引起高校領(lǐng)導對檔案工作的重視，越能增強師生員工的檔案意識，從而有利于營造檔案工作開展的良好氛圍。因此，建議在高校檔案的定義之后增加“高校檔案記錄和反映學校發(fā)展的歷史過程和面貌，是學校管理、教學評估、科研評價以及開展史志研究等的重要依據(jù)”和“高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作，對促進高校科學發(fā)展，維護學校和師生員工合法權(quán)益具有十分重要的意義”的表述。

3.2增加檔案隊伍建設(shè)的要求

檔案工作隊伍是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵和根本，所謂“事成于人，業(yè)興于才”，沒有一支有事業(yè)心責任感、有過硬業(yè)務素質(zhì)的檔案工作隊伍，要做好檔案工作是難以想象的，高校檔案專職人員的數(shù)量及穩(wěn)定性直接影響和決定高校檔案工作成效。建議將《辦法》第二章改為“機構(gòu)設(shè)置與隊伍建設(shè)”，內(nèi)容上增加明確專職檔案工作人員數(shù)量和保障隊伍穩(wěn)定的措施。《辦法》對高校檔案人員配備和編制的規(guī)定較為模糊，只說“應當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員，列入學校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務確定”，實際上如何執(zhí)行自主權(quán)完全在于學校，取決于學校領(lǐng)導的重視程度。建議明確要求高校檔案部門編制人數(shù)根據(jù)檔案部門保管的檔案數(shù)量確定，如專職檔案人員人數(shù)必須滿足“高校檔案部門每保管6000-8000（或80000-100000）件檔案配備一名專職檔案人員”的條件。高校檔案管理部門負責人事檔案管理的，人事檔案工作人員數(shù)量應按《干部人事檔案工作條例》執(zhí)行。同時，建議《辦法》增加保證檔案隊伍穩(wěn)定的措施，如規(guī)定“高校要依法保障檔案專業(yè)人員參加繼續(xù)教育的權(quán)利;應當設(shè)立專門的檔案工作人員崗位津貼，對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員予以補助;應當給予從事檔案工作滿十五年及以上人員表彰獎勵”等。

3.3建議調(diào)整高校檔案分類方法和歸檔范圍

如前所述，《辦法》關(guān)于高校檔案的分類和歸檔范圍不夠全面準確，建議在《辦法》第三章“檔案管理”中增加一條，用于規(guī)范檔案分類。高校檔案按大類可劃分為文書檔案類、科技檔案類和專門檔案類。原來的黨群類、行政類和外事類可統(tǒng)一歸并為文書檔案類。科技檔案類包含科研類、基建類、設(shè)備類，專門檔案類包含教學類、學生類、出版物類、會計類、人事類、音像類（照片、錄音、錄像）、實物類、專題類（校慶、評估、口述等）、其他類（業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體等）。“產(chǎn)品生產(chǎn)類”檔案不再單獨設(shè)類，可分別劃分到“科研類”“實物類”“音像類”中。綜上所述，建議把高校檔案類別設(shè)置為“文書類、學生類、教學類、科技類（科研、基建、設(shè)備）、出版物類、會計類、人事類、音像類（照片、錄音、錄像）、實物類、專題類、其他類（業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體）”等十一大類，并規(guī)定各高校可根據(jù)實際情況確定歸檔范圍。同時明確各門類檔案歸檔范圍的最新執(zhí)行標準，如科研類按國家檔案局、科學技術(shù)部發(fā)布的《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，會計類按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

3.4建議調(diào)整高校檔案歸檔時間

《辦法》關(guān)于高校檔案材料的歸檔時間規(guī)定“（1）學校各部門應當在次學年6月底前歸檔;（2）各院系等應當在次學年寒假前歸檔”不夠科學，因為學校有年度和學年度兩種計時，學校各院系產(chǎn)生的檔案有的要按年度歸檔，有的要按學年度歸檔。所以，對于歸檔時間的表述，建議調(diào)整為“（1）學校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年6月底前歸檔;（2）學校各教學部門和能按學年度歸檔的部門，應在次學年寒假前歸檔”。

3.5建議進一步規(guī)范檔案的利用與公布

高校檔案信息資源對于高校師生、高等教育乃至國家經(jīng)濟社會發(fā)展都起著重要作用，檔案信息的開放程度直接影響檔案利用的效果和檔案價值的發(fā)揮。高校檔案利用工作應當按照“開放是常態(tài)，劃控是特殊”的原則開展。應明確高校檔案開放須按照《檔案法》的規(guī)定執(zhí)行，即“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經(jīng)濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會開放”。高校應明確形成滿25年的檔案經(jīng)學校研究決定開放后，單位和個人持有合法證明即可利用。未滿25年的檔案如果屬于校務公開范圍的，也應當對社會開放，這類檔案的利用可以參照《高等學校信息公開辦法》的規(guī)定執(zhí)行，單位和個人持有效身份證件或者證明文件，在表明查閱目的、履行相關(guān)手續(xù)后即可利用。未滿25年又不屬于校務公開范圍的檔案，應當本著尊重檔案形成部門意見的原則開展利用服務。人事類檔案的利用應參照《干部人事檔案工作條例》執(zhí)行。同時，《辦法》應強調(diào)“高校要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，加強對檔案信息資源的分析加工、深度開發(fā)，充分發(fā)掘檔案資源的歷史和現(xiàn)實價值，提供深層次高質(zhì)量檔案文化產(chǎn)品”，促進高校檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.6建議增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專章

“信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”，是《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出的檔案信息化建設(shè)的總目標。高校檔案信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然趨勢，要實現(xiàn)高校檔案工作質(zhì)的飛躍，必須加強信息化建設(shè)。建議《辦法》設(shè)立專章就檔案信息化建設(shè)提出專門要求。應要求高校加快推進“存量數(shù)字化、增量電子化”工作，盡快實現(xiàn)檔案數(shù)字化。應加強電子檔案管理研究，探索雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)化的路徑。高校應加強檔案信息資源共享平臺建設(shè)，在平臺內(nèi)公布檔案開放信息，提供方便快捷的檔案利用和信息咨詢服務。可按行政區(qū)域搭建高校檔案開放平臺，開展遠程利用，實現(xiàn)資源共享，促進高校檔案利用工作和高等教育整體水平的提高。高校應當加快推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，探索智慧檔案館（室）建設(shè)的方法、路徑。

3.7建議增加條件保障相關(guān)要求

《辦法》第五章“條件保障”內(nèi)容比較粗放，建議進行細化完善。建議增加條款規(guī)定“高校應當將檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費、檔案日常管理、征集、搶救保護、安全保密、數(shù)字化、信息化建設(shè)、提供利用、編研、陳列展覽、檔案宣傳、培訓等經(jīng)費列入學校預算，保證檔案工作所需經(jīng)費”。檔案館舍的建筑設(shè)計應符合《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求。辦公、整理、閱覽、數(shù)字化用房、檔案庫房應分別設(shè)置，檔案庫房使用面積應充足并具有發(fā)展空間，根據(jù)載體類型分別設(shè)置。應建立健全檔案安全防范體系及應急管理制度，制定應急預案。檔案館舍設(shè)施設(shè)備的配備滿足“八防”要求，檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、火災自動報警系統(tǒng)、防火防盜門窗、防電磁、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安防設(shè)施。檔案裝具等應符合行業(yè)標準要求。

總之，修訂《辦法》對新形勢下高校依法管檔、依法治檔，推進高校檔案事業(yè)科學健康發(fā)展十分必要，期待有關(guān)部門對此問題予以關(guān)注重視，提上日程，早日實現(xiàn)。

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作者簡介：王靜（1976—），碩士學位、研究生學歷，重慶市教育委員會副研究館員。