檔案信息化管理現狀和對策探究

崔艷平

摘 要：隨著科技的進步和信息技術的發展普及，傳統以紙質為主的檔案管理模式已不能適應社會的發展需要。因此，檔案的信息化管理也應運而生。但由于受到社會環境、人才技術、資金投入等因素影響，檔案信息化管理中仍存在許多問題。本文采用定性定量和綜合分析的方法對檔案信息化管理中存在問題進行研究，并提出解決問題的針對性措施，希望能對檔案信息化管理建設提供有益幫助。

關鍵詞：檔案;信息化;現狀和對策

從1979年起，中央檔案館、國家檔案局等機構就裝備了計算機，對檔案信息化管理課題進行了研究和實驗，這是我國檔案信息化的起步階段。在檔案信息化管理過程中，學者們對其信息化管理中存在的問題進行不斷探索和研究，看法主要集中在缺乏專業人才、投資力度不夠、重視程度不足、技術不達標等方面。本人將在前人研究的基礎上，對檔案信息化管理進行系統分析、研究，以另一種角度探討存在的問題，并提出相應對策。這種研究不是籠統、寬泛地對檔案信息化管理中存在問題進行分析，而是結合實際問題有針對性地進行梳理，加以解決，對檔案信息化管理建設將有一定的意義。

一、檔案信息化管理的定義和發展歷程

1.定義

檔案信息化管理，即利用計算機技術、網絡技術和信息技術對檔案信息的生成、管理和開發利用的過程。檔案信息化管理是以檔案信息的有效整合為核心，以計算機技術應用為手段，以達到檔案信息的高效開發利用為目的，加快推進檔案管理信息化、標準化、現代化進程，促進檔案事業健康、合理、科學的發展，為社會各領域的建設提供更好的服務。

2.發展歷程

從時間脈絡、推進方式、建設層次和標準，檔案管理模式變革等方面看，我國檔案信息化管理大致可以分為起步、成長、提升三個階段，對其發展階段進行劃分，有助于認清各階段的發展特點，總結經驗教訓。

（1）起步階段（1979—1992年）

從1979 年起，隨著計算機的推廣應用，中央檔案館、國家檔案局檔案科學技術研究所等個別機構相應配置設備，對計算機在檔案管理中的應用進行探索和可行性研究，一些相關技術人員初步對檔案信息化管理應用系統進行了實驗性開發，我國檔案管理信息化的序幕至此拉開。這階段的主要特點：一是推進方式多為自發式。國家缺乏整體規劃和指導，各單位都是根據自身需要進行推進;二是檔案管理以單機系統為主，通用管理軟件為輔。檔案管理信息技術裝備主要是單機系統，應用軟件主要也是單機版，因此當時這種信息化被稱作 “檔案計算機管理”。后來，隨著檔案輔助管理系統的發展需求，通用性軟件也開始出現;三是建設的空間相對封閉、規模較小。這時裝備電腦的單位微乎其微，即使有數量也不足，都在一個狹小的空間里。

（2）成長階段（1993-1999年）

1993年，隨著信息技術的進步，網絡應用的高速發展，國家適時啟用了經濟信息化戰略，大量電子文件隨之問世，導致傳統的檔案管理方法難以適應檔案具有的原始性、安全性等方面的要求，甚至基本的識讀都很困難，為此，1996年國家檔案局成立了“電子歸檔研究領導小組”，探索新的檔案管理方法。1999年，國家技術監督局發布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等相關標準，進一步推動檔案信息化管理的標準化建設。這一階段的特點：（1）檔案信息化逐步由自發性向自覺性轉變;（2）檔案管理信息系統逐步從單機版發展到網絡運行局域網內共享的應用階段;（3）電子檔案原始資料的整理收集、保管和開發利用等方面進展依然緩慢。

（3）發展提升階段（2000年至今）

進入21世紀，各領域信息化建設進入深層應用階段，尤其是我國電子政務的實質運行，推動檔案信息化工作步入快速發展階段。2000年，王剛同志提出全國檔案信息化建設任務的要求，隨后國家檔案局提出了全面推進檔案信息化建設戰略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。2002年，國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》，全國檔案信息化建設進入全面推進階段。2003年，中央辦公廳明確提出要“建設檔案數據庫”，作為信息資源體系建設的重要任務之一。2005年，審議通過的《檔案事業發展“十一五”規劃》，將檔案信息化作為新時期檔案事業發展的一項重要工作。2006年，國務院信息化工作辦公室和國家檔案局聯合進行“檔案信息資源開發利用試點工作”，檔案數字化作為重要內容之一被列入試點范圍。2010年，國家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系，檔案信息化成為安全保密體系建設的重要內容，檔案信息化作為一項檔案基礎業務的地位得到確立。這一階段的主要特點：信息化建設以檔案資源的開發利用為目的，開始探索AMIS的智能客戶端運行B/S模式，信息化加工環節不斷細化、標準不斷提高、生產日趨社會化。

二、當前檔案信息化管理中存在問題

1.投入資金使用效益有待提高

檔案信息化過程中需要大量的資金投入，作為“清水衙門”的檔案部門信息化建設資金主要依靠財政預算，政府投入不足是個普遍問題，不僅對檔案部門，其他部門也不同程度存在。隨著信息化發展的需要和各級政府對檔案信息化的重視，財政資金逐漸加大對檔案信息方面的投入，2003年經國家檔案局書面調查顯示：在檔案信息化建設方面全國省級以上檔案館經費投入達5000多萬元，近兩年的投入更大。2016年，國家檔案局局長李明華在北京召開的全國檔案局長館長會議上介紹，中西部縣級檔案館信息化建設2016年全年下撥資金7億元。這樣的投資規模對檔案信息化建設雖仍是杯水車薪，但一味強調政府投資不足，不考慮實際投資效益，也只會適得其反，要想獲得更大的財政支持，必須讓政府看到先期投資產生的社會效益，才能意識到投資的必要性。在檔案信息化過程中還存在著重硬件、輕軟件，重建設、輕使用的“假大空、攀比”的形象、政績工程，昂貴的硬件投入而忽視相應的軟件開發，使建設的硬件成為擺設，不切實際、全盤檔案資料的信息化，造成一些利用率低、隨著技術進步很快被淘汰的“信息垃圾”。

2.過分強調技術因素

不可否認，技術在檔案信息化建設中扮演著重要角色，是檔案管理革命的龍頭和先導，但技術只是這場革命的“手段”，最終目的仍然是檔案管理服務經濟社會發展。過分強調技術，未免有本末倒置之嫌，而且會造成很多問題。例如，在檔案從傳統管理方式向信息化管理轉變的過程中，原本一些有經驗的決策者和管理者，由于不懂信息技術，對這種轉變感到茫然不知所措，他們把這歸結到技術缺失上，造成他們對信息技術從“無知”進而發展到“膜拜”，不計成本、不結合實際地去尋求技術上的一步到位，迎合了外包公司技術人員追求技術完美的口味，滿足了檔案信息化承包公司的利益，將爭取到的有限資金不恰當地全部用到購置最高端的軟硬件上，不能不說是一種很大的浪費。另外，自身過分強調技術，而又不懂技術，在整個信息化過程中，只是提出功能需求，而不懂外包具體設計技術方案的行為，最終會造成業務設計和技術設計割裂開來，檔案信息化服務社會目標上的跑偏，是十分危險的。

3.專業人才總量不足，外流較大

人才是檔案信息化建設的決定因素，中國信息化水平評估報告顯示：我國信息化總指數為38.46，在各要素中信息化人才資源指數最低，僅有13.43，可見信息化人才資源十分匱乏，檔案領域更甚。以我國江蘇省為例，有數據顯示，2010年江蘇省從事檔案信息化工作的專職人員數應達到3300余人，檔案信息化專業人才的絕對數應達到2000人，其中技術型人員應超過1500人。而當時的實際情況是，江蘇省11個地級市的檔案局、館具有信息技術學歷背景的專業技術人才僅僅18人。目前，我國開設檔案專業的高校只有35所，每年畢業生不到2000人，具有檔案和信息技術的復合型人才就更少，相比較全國對檔案信息化管理需求的專職人員和兼職人員分別達到十幾萬和近200萬，培養的這些人才遠遠不夠。另外，即使在這樣總量嚴重不足的情況下，專業人才還面臨著大量外流，由于檔案部門在人才引進、政策激勵、經濟待遇等方面，跟外資企業、有實權的政府部門、有實力的國企等相比，吸引力仍然十分有限，導致一些專業人才心存離念、另謀高就。

4.檔案信息化存在安全隱患

人為因素是檔案信息安全的決定因素，從業者技術原因導致的操作失誤，可能使檔案系統數據信息遭到破壞或丟失，影響系統無法正常安全運行。另外，一些居心不良的管理者修改或破壞檔案信息，造成檔案信息的失真或丟失，嚴重影響檔案信息管理的質量。隨著信息技術的高速發展，互聯網在各個行業得到普及，網絡病毒也相伴而生，電腦黑客攻擊網絡信息的案例屢見不鮮，非法竊取網絡信息資料，給檔案信息維護造成巨大挑戰，網絡安全不容忽視。目前，我國檔案信息化立法方面比較滯后，沒有相應的法律法規可直接利用，相關法律的缺失導致解決信息化管理過程中的問題困難重重。另外，在物理安全方面，網絡系統弱電工程極易受火災、洪水、地震等自然因素的影響，工作設備電磁干擾、線路截取和冗余設計，都直接影響系統的安全運行，造成檔案信息丟失或損壞。

三、對策和建議

1.強化資金使用效益

首先，政府層面集中力量搞好“頂層設計”，統一規劃、統一標準，避免分散力量、各自為政的“小生產式”發展模式，導致低水平重復建設，浪費財政資源。檔案部門在信息化建設之初應做好總體方案的設計論證，總體方案控制著信息化管理的目標和方向，是檔案信息化工程的靈魂，一旦出現偏差，后果將會南轅北轍，造成巨大資源浪費;其次，要有強烈的“融入”意識，積極參與到政府電子政務建設之中，加強與他們的溝通協調，爭取領導重視，獲得財政上的支持，找準電子政務和檔案信息化結合的方式，形成一體化管理模式，借助電子政務內網以及建設部門網，發布檔案資料和政務信息，提供便民服務;最后，還可以爭取社會資源強化檔案信息化建設，如獲得電信部門的網絡資源優惠，聯合IT企業，取得技術資金支持等。

2.建設高素質的檔案信息化人才隊伍

“十年樹木、百年樹人”，任何一個行業人才的培養都不是一蹴而就的，是一個從無到有再到精的漸進過程，檔案信息化人才隊伍建設也是遵循這一規律。針對目前的情況，重點做好以下方面：第一，做好現有從業人員的全員培養?，F有人員必須一個不落參加檔案信息化知識培訓，重點培訓敬業精神、保密和安全操作規程、信息化技術管理等方面，形成常態化、制度化，培訓情況與單位績效掛鉤，培訓目的就是要充實現有從業隊伍的信息化知識，提升信息化素養;第二，加大檔案信息化專業人才培養力度。借助我國高等教育的力量，檔案行政管理部門要積極與高校溝通，在高校檔案信息化專業設置、教育規模的確定、任務目標達到的層次、教學計劃的調整等方面適度參與，提出合理化建議，使高校真正成為培養檔案信息化管理復合型人才的搖籃，解決專業人才的總量不足問題;第三，實施與檔案信息化相適應的人才激勵政策。由于檔案部門并不能創出明顯的經濟效益，檔案信息化人才很容易被忽視，要對他們有足夠的重視，改善從業的軟、硬件環境，合理提高待遇，從職稱晉升、薪酬分配、績效考核等方面為他們營造良好的發展空間，這樣才能留住現有檔案信息化管理人才。

3.建立健全檔案信息化安全管理制度

隨著檔案信息化管理在各行各業的普及，為加強檔案信息安全管理，規范電子文件的歸檔管理，保障電子檔案信息的安全保管和有效利用，應重點健全以下制度：電子文件歸檔與管理制度、安全保密制度、數字檔案查詢利用制度、檔案數據管理維護制度、數字檔案鑒定銷毀制度、檔案數據網絡和信息設備使用維護制度、檔案庫房管理制度。

一方面，通過健全的管理制度管人管事，推動管理走向規范化、制度化。

另一方面，要提高從業人員對這些制度的操作流程和熟悉程度。與此同時，尤其要重視網絡安全問題，隨著網絡技術發展而出現的黑客技術、網絡攻擊行為，對信息化檔案的安全防范提出更高要求，因此在檔案信息化建設過程中各單位要對檔案信息安全問題引起足夠重視，從技術方面要高標準配置規范安全防護軟件，確保檔案信息文件的安全性和完整性，杜絕泄密事件的發生。

4.完善檔案信息化管理方面的法律法規建設

《中華人民共和國檔案法》是適應紙質化檔案管理而制定的一部權威的檔案方面的法律法規，其檔案管理流程：收集、整理、保管、檢索、提供和利用。但隨著電子檔案的發展，傳統的管理流程很難跟上檔案信息化發展的步伐，這部法律的完善也迫在眉睫。根據現有的法律和規章制度，加快研究和制定電子文件歸檔、查閱和借閱、檔案庫房管理、網絡安全與管理方面的行政法規，形成完善的法律來解決檔案信息化建設中存在問題，推動相關工作的有序開展。

四、結語

檔案信息化管理是社會發展的必然趨勢，是檔案事業發展的重要課題。檔案管理服務水平的全方位提升，信息化是其重要方向，當然，這一建設過程必定充滿曲折，存在諸多問題，但只要我們采取針對性措施，克服困難、迎頭趕上，才能適應社會發展的需要，提供更好的服務。

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（作者單位：魚臺縣醫保局）