基于BPR理論的高校會計線上報銷流程探索

摘 要：隨著大數據時代對數據采集、挖掘的不斷演進，精細化管理的不斷加強和長期的疫情防控形勢，無紙化辦公與教育發展步伐的加快，同時高等學校的資金來源和用途越來越復雜，這些都使得線下的財務報銷流程和手段難以滿足需求，迫切需要針對線下報銷流程進行優化和再造線上報銷手段。根據運營管理理論分析高校會計報銷流程的優化對策與路徑，旨在提升財務管理水平，科學防控財務風險，提高單位運轉效率，助力教育事業飛速發展。

關鍵詞：BPR理論;高校;會計報銷;流程再造

中圖分類號：G647.5? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2022）13-0120-03

一、背景

（一）大數據時代

數據已然成為非常重要的生產要素，大數據、人工智能、移動互聯、云計算、物聯網、區塊鏈等數字技術不斷迭代不斷發展，其應用在業務創新和模式創新上已經彰顯出巨大的優勢，應用場景的深化為會計工作帶來了機遇也帶來了挑戰，會計流程亟須數字經濟和新技術的賦能改革。

會計職能和目標不斷地拓展和變遷，必然導致會計流程隨之發生變革，而會計報銷的工作涉及一個主體幾乎所有的經濟活動，從原料、耗材、資產的采購，人員工資福利的發放，到資產負債的大小變動均在流程中。不僅能夠實時反映會計主體的歷史、現在和未來，更能從中得到市場動向、經濟趨勢等情報，其數據量之大、類型之多、速度之快、時效之高，完全滿足了大數據的特征。

但在以教學和科研作為第一要務的高校中，財務部門被視為“付款工具”的思維仍然存在。“十四五”規劃中明確規定，我國應當將以信息化支撐會計職能拓展為主線，以標準化為基礎，以數字化為突破口，積極推動會計數字化轉型，作為會計信息化工作的總體目標之一。因此，在會計報銷流程的信息化建設上，技術需要不斷跟進不斷融合，高校作為國家人才的生產基地，科學研究的搖籃，理應在理論和實踐中起到帶頭作用。

（二）疫情防控

我國各高校平均在校生人數超過1萬人，疊加教職工與其他常駐校內工作人員，會使得相對封閉的學校內人群高度密集。“停課不停教、不停學”是一個長期方案，在教學方面落實不停教不停學的方針時，各高校的財務也未停下預算編報、經費支出、工資福利的發放等工作，常態化的疫情防控工作離不開財務工作持續的支持。如何在少聚集、少接觸、少流動的要求下順利提供會計報銷服務，是急需思考和解決的問題。

（三）教育發展要求

高校作為公益事業單位，受到的監管和承擔的責任越來越精細化，每筆資金的來源、去向、原因、合理性、效用等，都需要高度翔實、準確的數據用以支撐決策。會計報銷流程鏈接著教學、科研、學生活動、圖書館、實訓、人事等的經濟業務的開展，使得會計報銷活動在高校發展的現代化與科學化進程舉足輕重。

技術與政策的不斷變化與進步，促使高校之間競爭方式和手段發生了根本性的變化。以往那種靠順利完成教學科研任務和擁有規模優勢的師資資源，就可以大幅度提升招生吸引力和品牌競爭力的方式，逐步演變為多層面全方位的競爭，如教學獎項、科研成果和就業的數量和質量等。越來越多的高校在國家層面的教育領域改革中展開各種形式的競爭，不斷地出現被合并、被更名或被改變辦學性質的情況，因此傳統的線下報銷模式已經無法適應高校管理的飛速發展。

（四）業務流程再造理論（BPR）

在運營管理領域，針對BPR（業務流程再造理論）的權威解釋是對企業業務流程做根本性的再思考和徹底的重設計，以達到成本、質量、服務和速度等現代關鍵業績指標的巨大優化。采取BPR手段的眾多企業都在很大程度上提高了經營效率和市場反應速度，這對其他各領域包括會計報銷業務都產生了極大的啟發并積累了重要的實踐經驗。21世紀初，西方會計學家霍蘭德就指出財會從業者幫助管理者制定業務處理規則或政策，塑造并控制業務流程是會計行業的發展機遇。

高校在教學、科研、基礎設施建設、學生活動、學生就業、資產進出、培訓會議等運行過程中，會計流程可謂無處不在。與時俱進從“為顧客創造價值”的視角來重新設計流程，以實現對外界環境的快速反應，實現不為內控而內控，不為平攤責任而冗長，推進教學科研更好更快地執行，助力教育改革的成功。

本文借鑒BPR的管理理念和方法，對會計報銷流程進行重新梳理，根據管理目標和職能，結合現代信息技術，探索搭載其他財務業務的高效率線上報銷流程。

二、線下流程的問題

（一）跟不上管理需要

高校相較于大部分企業的不同之處在于辦公地點分散，如學生管理部門通常設置在學生宿舍附近，院系部門通常設置在各院系自己的教學活動區域，而財務部門通常設置在主要的辦公區或者學生活動中心，特別是對存在多個校區的高校來說，各部門負責報銷的教職工常常為了完成一筆業務，需要多次跑遍校園的各個區域，遇到問題還要從頭再來。業務活動多種多樣，簽批人員多，高校各層級的負責人往往要承擔會議主持、參會、出席內外部的各種活動、發表演講、外出調研學習等工作，報銷簽字時經常遇到無功而返的情況，蹲守等待耗時長。但會計報銷業務往往涉及學生的助學金、補助款、教室和實驗室的添置維修、宿舍的安全和基本生活保障等，上述事務的拖延和等待會造成嚴重影響。

高校作為公益事業單位，所用經費均是通過納稅人間接獲得的，在經費使用上必須嚴格遵守國家的內控要求，簽批手續不可因為不便而不落實甚至廢止。因此，急需尋找可以滿足內控管理需要且高效服務學校各項事業發展的途徑。

（二）數據難以有效為管理決策做好服務

在經濟活動的經辦人員不足、流動性大、條件不夠的情況下，很難形成搜集和整理數據的習慣，經辦部門或者使用經費的部門往往沒有搜集基礎數據作為編制預算、合理安排經費開支的決策依據，遇到困難就找財務查詢，長此以往形成一項常規性工作，給本就忙碌不堪的財務人員帶來了不必要的負擔，查詢的效率和結果也得不到有效保證。281C1894-11D8-4464-A7BE-27C7D0572966

（三）容易違背預算管理的原則和精神

線下報銷流程中給邊執行邊預算，先執行后補預算等行為留下很大的操作可行性，這違背了預算法律法規和企事業單位對規范化、標準化的要求;實務中常常出現由于事情緊急等原因，線下報銷時可能會對來不及或者短時間內無法簽批和完善資料的材料進行先付款，致使資料不規范，管理不嚴格，風險控制存在極大隱患。

三、會計報銷流程再造

（一）作用

1.貼近用戶。由于業務流程再造是面向“為顧客創造價值"而展開的，高校財務要讓業務流程再造達到預期效果，則需要主動了解“顧客”，并對“顧客”的反應做出相應的改變。對高校的財務來說，“顧客”是學生，是教師，是管理層，是監管部門，是社會需求，是法律，是責任和使命，在流程再造的同時應以學校使命為導向，發掘新的更有效的流程為所有“顧客”創造價值。

2.減少成本。業務流程再造將全面的內控管理貫穿整個資金流動過程，從獲得資金階段開始就注意成本的投入，在改造流程的過程中剔除無效作業必然能夠節省不必要的投入。如項目庫的集中建立和平臺管理嵌入到流程中，節省臨時決定采購導致額外產生的咨詢費、手續費等，減少學生獲取助學金的重復審核流程，高效能地發放資助資金不僅能夠在最大程度上給學生們帶來榮譽感、幸福感，更能帶動周邊經濟和鄉村振興事業的發展等。

（二）實施中的關鍵成功因素

BPR理論認為實施業務流程再造的關鍵成功因素在于核心管理層的優先關注、戰略引導、可量度的目標、可實施的方法、取得持續的資金支持等條件。本文通過現實考察部分已試水業財融合信息化的單位，發現多數仍處在起步或局部應用階段，出現運行不暢或者信息化夭折的會計主體往往存在前述關鍵成功因素缺失的情況。相較之下，獲取關注和資金支持通常在事前就能獲得，但在事中可實施的方法往往成為改革成效大小的關鍵。

（三）再造的方法

1.合并相關工作或工作組。業務流程是勞動分工觀念下的產物，按照勞動分工的原理，組織將業務活動分解為若干相互獨立的、專門化的職務活動。職務人員乃至職務管理人員根據相應的職務專業知識、職務工作經驗，開展職務活動，行使職務權力，所以很多業務流程本質上是相對獨立的職務活動組合起來的。但有些業務流程本來應該是一個完整的業務流程，卻被職務活動、職務部門分解得支離破碎;有些業務流程隨意性太大，無規范性可言，這種流程必然會為教學科研服務的目標上造成障礙，其結果是效率低下，貽誤時機，也造成人力、財力資源的浪費。如同烹飪，若加入調料、翻炒、調整火力、復炸等環節分別由不同的人負責，則最終出盤的質量不過關或者無法提供成果時，難以找到具體為此負責的環節，更難以規避同樣的漏洞發生。因此，再造時應將不可分割的工作進行整合，彌合流程的縫隙，提高處理效率和質量，提升從業人員成就感，更好地鼓舞士氣。

2.工作流程的各個步驟按自然順序進行。按照工作本身的自然順序，可以同時進行或交叉進行的，則盡可能在技術上實現。在會計工作中，收款與支出可以同時進行，學生活動、差旅培訓等業務也可以同時進行，因此在再造后的線上報銷信息系統中，項目庫建設、填報報銷單、收款備案表、單據傳遞、零現金、零等候、互動查詢等功能應該有機結合在一起，同時運行，會計人員可穿插并行處理業務，提高資金和人員的運行效率。

3.根據同一業務在不同工作中的地位設置不同工作方式。工業時代以來長期對同類業務都是按同一種工作方式處理，為同類業務設計出滿足最復雜最困難的情況下也能適用的工作方式，達到在任何時候方式都有效的效果。如此，該工作方式和流程隨著生命周期的變化逐步演變得冗長煩瑣。再造時可以根據不同的工作狀況設置出對這一業務的若干處理方式，這樣就可以有效提高效率，也使工作變得簡潔。在線上報銷信息系統搭建中，可以將日常的、簡單的業務流程與復雜的、需要一定職業判斷能力方可處理的業務流程區分開，做到相互不影響，日常工作順利開展，重大事項配備新的流程和審核風險點加以控制。

4.線上報銷流程的任務識別。將報銷流程用線上的方式進行再造，變化的不僅是形式，更重要的是解決現有的問題和缺陷，在確定好需要達到的目標和遵循的原則上識別流程中要處理的任務和框架設計。高校與企業的資金流動軌跡都是流入和流出，不同之處在于資金流入的原因、來源、程序、流出的原因和程序等。報銷的內容不應僅為持原始資料來辦理付款，為了達到全面預算管理和便民的需要，還應當包含借款、預算項目或方案申報、經費預算下達、收費收款等各類款項事前事中事后的工作。在搭建線上報銷系統的框架時，需要將上述任務根據簽批程序、單據格式、資料類型等分類設計單據和流程。比如借款不同于費用報銷，必須全部有審批權限的人員簽署后方可借出，就要在線上分別制作流程和單據及生成分錄的操作。

5.框架設計。第一，會計報銷信息化流程應當系統思考和分析，強調以整個流程為對象，考慮達到預定目標所需要的整體價值，要求的是整體最優，而不是各個局部各自最優。流程設計的起點就是明確“顧客”的需求內容和需求模式，如立項資金是否便捷、收費技術是否穩定又方便、報銷流程是否繁雜耗時等。第二，分步驟進行。一是選擇所需設計的業務流程，包含預算、收費、融資、投資、報銷、決算等;二是收集和分析有關信息，包括國家和財政部、財政廳、財政局及教育行業主管部門的相關法律法規，財務部門自身的資源，其他高校競爭狀況等;三是確定業務流程設計的目的，重點關注資金流轉時間、流程成本、流程質量、流程的靈活性;四是定義業務流程系統邊界;五是評估與審批業務流程。六是規范流程管理。

再造后的報銷流程應當以事件為驅動，實時采集支撐內外部決策支持的信息，嚴格規范流程順序，杜絕說情、偽造簽字、過多依賴主觀判斷的情況，財務人員則可逐步向制度落實和創新管理方式上轉型。

結語

深化會計報銷流程再造的重要意義非比尋常，須將思想認識和行動統一到總體的決策部署上來，高校財務部門應積極謀劃，精心組織，將流程再造強化到制度建設中，爭取人力資源，用信息化手段支撐財務規范化管理，統一數據標準，推動數據共享，將政府采購有關的規定和數據嵌入系統中，積極響應國務院關于建立政府采購需求標準體系的要求，實現資金從預算安排源頭到使用末端的全過程，來源清晰、流向明確、賬目可查、賬實相符，以流程再造大力推進改革，以高校財會工作的成果加固作為國之大計的教育事業。

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收稿日期：2022-01-04

作者簡介：向璐璐（1991-），女，貴州甕安人，教師，會計師，碩士研究生，從事財務管理研究。281C1894-11D8-4464-A7BE-27C7D0572966