試論高職院校教學(xué)秘書工作

摘要：教學(xué)秘書崗位是高職院校教學(xué)管理的重要組成部分，對維護(hù)高職院校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著不可或缺的重要作用，其工作能力和工作質(zhì)量將直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，甚至影響著人才培養(yǎng)水平。本文針對高職院校教學(xué)秘書具體工作能力及要求進(jìn)行分析，指出存在的問題，分析存在的原因，提出指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：高職院校; 教學(xué)秘書;工作

教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)管理中的基層執(zhí)行者和管理者，在實(shí)際工作的過程中，必須要明確自身的崗位職責(zé)，具備良好的素質(zhì)能力，才能夠真正地推動(dòng)高職院校發(fā)展，讓教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)秩序得到保障。

一、高職院校教學(xué)秘書崗位職責(zé)

（一）教學(xué)服務(wù)管理方面

教務(wù)處作為一個(gè)學(xué)校主管教學(xué)的部門，教學(xué)秘書與之聯(lián)系尤其密切。教學(xué)秘書應(yīng)協(xié)助教務(wù)實(shí)訓(xùn)處做好教學(xué)管理工作：根據(jù)教務(wù)處要求，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和各專業(yè)負(fù)責(zé)人完成人才培養(yǎng)計(jì)劃編制，根據(jù)教學(xué)計(jì)劃合理安排教學(xué)任務(wù)及編排課表;協(xié)助做好學(xué)生選課工作并處理選課遺留問題;檢查收集任課教師的授課計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、期末試卷上交教務(wù)處;協(xié)助教務(wù)做好教材征訂及發(fā)放工作;根據(jù)教務(wù)通知及時(shí)安排學(xué)生補(bǔ)考、重修學(xué)習(xí)及重修考試等工作;協(xié)助做好學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)工作、組織學(xué)院學(xué)生參加教務(wù)處學(xué)生座談會(huì);按照要求在規(guī)定時(shí)間組織好學(xué)生英語等級考試報(bào)名等工作，同時(shí)還要認(rèn)真做好和及時(shí)傳達(dá)教務(wù)通知和其他工作。

（二）教學(xué)監(jiān)督管理工作

教學(xué)秘書在協(xié)調(diào)各部、系領(lǐng)導(dǎo)開展教學(xué)工作的過程中，還要定期對教學(xué)秩序、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行檢查、監(jiān)督，保證教學(xué)計(jì)劃可以得到穩(wěn)定執(zhí)行。在監(jiān)督管理的過程中，教學(xué)秘書要將其中存在的問題匯總起來，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)給出意見，形成具體整改對策，同時(shí)跟蹤整改情況。主要的監(jiān)督方式有聽課、評課、評教、教學(xué)比賽等，通過多元化的監(jiān)督活動(dòng)，保證教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)效果。

（三）日常工作

教學(xué)秘書的工作，除了教務(wù)和督導(dǎo)的常規(guī)工作外，也要做好辦公室的日常工作。做好日常教學(xué)文件材料的整理歸檔、檢查收集教師工作手冊、教案、教研室材料等日常教學(xué)材料、為教師的正常教學(xué)工作做好服務(wù)工作。同時(shí)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的相關(guān)事宜，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些突發(fā)的教學(xué)事件等，及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)和教師相關(guān)通知，做好傳達(dá)者的工作。

二、高職院校教學(xué)秘書的能力要求

第一，思想道德素質(zhì)。教學(xué)秘書的崗位職責(zé)雖然基礎(chǔ)，但是十分重要，關(guān)系到一個(gè)院校的教學(xué)工作是否可以正常穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)。面對復(fù)雜、繁多的工作內(nèi)容，教學(xué)秘書要付出大量的精力和時(shí)間，只有由內(nèi)而外地?zé)釔圻@項(xiàng)工作，擁有較強(qiáng)的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，才能認(rèn)真仔細(xì)地對待每一個(gè)工作細(xì)節(jié)。第二，綜合知識(shí)素質(zhì)。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容較多，涉及教學(xué)管理、教學(xué)服務(wù)、專業(yè)建設(shè)等多方面領(lǐng)域，只有具備較高的學(xué)科專業(yè)知識(shí)和教學(xué)理論知識(shí)，才能對教學(xué)工作做出正確 的記錄和評價(jià)，才能保證課程設(shè)計(jì)、課時(shí)分配的科學(xué)合理。不僅如此，教學(xué)秘書還要熟悉人才培養(yǎng)、師資配備、課程設(shè)置、實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)等方面的知識(shí)，以此保證工作質(zhì)量和工作效率得到提升。第三，多元化能力素質(zhì)。作為教學(xué)秘書除了上述兩方面能力，還要具備信息處理能力、統(tǒng)籌規(guī)劃能力、溝通協(xié)調(diào)能力、語言表能力，這些能力都可以幫助教學(xué)秘書更好地完成教學(xué)管理活動(dòng)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化，保證教學(xué)任務(wù)可以清晰明確的傳導(dǎo)。

三、高職院校教學(xué)秘書工作存在的問題

（一）綜合素質(zhì)較差

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分教學(xué)秘書的學(xué)歷較低、職稱較低、教學(xué)能力較弱、科研能力較差，這是因?yàn)楹芏喔呗氃盒]有對這一崗位形成正確的認(rèn)識(shí)，在這樣的情況下，工作人員自身也缺少積極的工作態(tài)度，最終導(dǎo)致教學(xué)秘書的作用無法完全發(fā)揮。

（二）缺少職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展

教學(xué)秘書在維護(hù)教學(xué)秩序穩(wěn)定方面承擔(dān)著至關(guān)重要的作用，隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，教學(xué)秘書工作也在不斷的發(fā)展，但是很多工作人員缺少明確的職業(yè)規(guī)劃，對繼續(xù)教育、培訓(xùn)工作存在抵觸心理，從而導(dǎo)致管理能力無法實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。

（三）缺少創(chuàng)新意識(shí)

根據(jù)教學(xué) 秘書工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)上看，教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度較大，工作任務(wù)較重，這樣的情況下，教學(xué)秘書真正可以利用的時(shí)間較少，創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)也會(huì)受到一定的影響。但是隨著高職院校不斷發(fā)展，教學(xué)秘書必須要進(jìn)行創(chuàng)新，以此滿足院校發(fā)展的實(shí)際需求，提高教學(xué)管理工作的質(zhì)量和檔次。

四、高職院校教學(xué)秘書工作改進(jìn)策略

（一）高職院校教學(xué)秘書必須加強(qiáng)自我提升

隨著高等職業(yè)教育的快速發(fā)展，當(dāng)前高職教學(xué)改革工作不斷深入，學(xué)校的每一個(gè)教學(xué)崗位都不斷的發(fā)展，吸收全新的教學(xué)理念，教學(xué)秘書崗位也不例外。教學(xué)秘書本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性，想要高效率、高質(zhì)量地完成工作，就必須要形成良好的學(xué)習(xí)意識(shí)，積極投入到繼續(xù)教育中，不斷提升自身學(xué)習(xí)能力。比如針對教學(xué)秘書這一崗位制定專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，通過培訓(xùn)制度、考核制度、績效激勵(lì)制度，鼓勵(lì)崗位員工主動(dòng)投入到培訓(xùn)活動(dòng)中，學(xué)習(xí)和教學(xué)管理有關(guān)系的知識(shí)內(nèi)容，同時(shí)收集、了解最新的教師評定、畢業(yè)生就業(yè)政策等方面信息，為全校師生帶來良好且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）高職院校教學(xué)秘書必須重視工作創(chuàng)新

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容較為特殊，在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書可以接收到來自教師、學(xué)生等多方面反饋回來的信息，這些信息對教學(xué)服務(wù)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展有著積極的推動(dòng)作用。教學(xué)秘書必須要正確看待這些信息，有針對性對教學(xué)管理服務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新改革發(fā)展，同時(shí)聯(lián)合院、系各部門，對改革對策的可行性進(jìn)行分析，保證改革對策得到真正的落實(shí)，為教師、學(xué)生創(chuàng)造出良好的教學(xué)環(huán)境。教學(xué)秘書要定期對工作進(jìn)行總結(jié)反饋，并且將總結(jié)情況上報(bào)給上級管理部門，讓高層管理人員對院系各方面的發(fā)展?fàn)顩r形成全面的了解，同時(shí)還要給高層管理人員提供一定的創(chuàng)意建議，輔助院系管理人員對教學(xué)工作作出正確創(chuàng)新決策。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳光雙，石昭仲.人本管理在高職院校教學(xué)秘書激勵(lì)機(jī)制的建立與完善中的應(yīng)用[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2014，（12）.

[2]李鴛.對于高職教學(xué)秘書工作的思考[J].法制與經(jīng)濟(jì)，2016（6） .

作者簡介：宋玲（1983.11—）女，民族：漢，陜西漢中人，重慶交通職業(yè)學(xué)院副教授，碩士，研究方向：當(dāng)代大學(xué)生思想品德教育研究