ERP環境下制造企業內部控制的優化探討

董舟燕

摘 要：伴隨著市場經濟的高速發展，我國越來越多的企業都開始在這一大環境下得到了巨大的發展機遇，而制造企業更不例外。為了在激烈的競爭中站穩腳跟，不斷提升企業的綜合發展實力，則更是需要注重內部控制的優化和完善。借助先進的信息技術打造一種動態化、城市化的內部控制機制具有現實意義。鑒于此，本文將著重分析ERP環境下制造企業內部控制的優化情況，了解內部控制中存在的問題和成因，并提出具體優化策略，旨在更好地提高ERP環境下制造企業內部控制水平。

關鍵詞：ERP;制造企業;內部控制

區別于傳統的管理模式，ERP對于企業內部控制的影響更大，特別是在新形勢下，ERP環境下能夠轉變傳統內部控制的方法及結構，提高內部控制的高效性和靈活性。特別是對于制造企業而言，制造企業在我國的市場經濟發展中占據了十分重要的組成部分，因此更是需要在ERP的環境下，推動內部控制又好又快的發展，來實現企業預期的利潤目標。

一、相關概念界定

（一）ERP概述

ERP作為當前最為先進的現代理念管理模式，是運用先進信息技術并配置資源，特別是對于許多制造企業而言，這種管理模式至關重要。在ERP管理中，關鍵點作為計劃，而ERP系統的財務管理模塊及銷售管理模塊等等，也會貫穿于企業整個業務流程的始終。目前ERP在我國興起時間相對較晚，但是發展至今所取得的成果仍然值得矚目。也紛紛幫助了許多制造企業在管理各類信息系統軟件，逃脫了傳統企業管理的邊界。ERP對于制造企業而言仍然是一份十分特殊的存在。在向制造企業提供豐富的物質資源、經濟資源的同時，也能夠實現資源的合理配置，將一系列的資源形成一體化，作為企業內的輔助管理工具。也正是因為如此，ERP逐漸受到了越來越多制造企業的青睞，而這種浪潮也開始從國外紛紛轉向于國內，甚至有許多中小型企業也開始引入ERP的軟件來作為管理輔助的手段。但不可否認的是，當前ERP系統在我國制造企業中的成功率仍然不足3%，除上線失敗以外，效果不理想也是造成失敗的主要原因。

（二）內部控制概述

內部控制是指企業為了達到具體的經營管理目標，確保內部資產安全完整，以及會計信息的真實可靠，更能夠保證日常活動的經濟效率，以及對于法律的遵循等等，都能夠在企業預計的范圍內實現對于日常一系列活動的約束、管制、規劃的一份成熟完善的管理系統。換言之，內部控制對于公司長期發展而言至關重要，也需要遵循以下幾點原則。首先是重要性原則。企業管理者務必要將內部控制放在企業發展中一份十分重要的地位，確保企業開展了一系列業務和決策的執行，都能夠充分發揮內部控制的作用。還要注重風險控制和企業業務發展并重，不能顧此失彼。第二點是制衡性原則。內部控制需要分別在治理結構、權責分配、機構設置等一系列方面形成一種權責分明、相互牽制的良好狀態。第三點是適應性原則。內部控制設計的手段及方法，務必要貼合企業的實際情況，與企業當前的客觀發展環境相結合，這樣才能夠確保內部控制更加具有一定的操作性。

（三）ERP環境下的內部控制

通過上述分析得知，而ERP作為十分現今的資源管理系統，會涵蓋于企業內的所有事物的全過程，因此，ERP和內部控制彼此之間不論理論和手段上都會存在著交叉滲透的狀態。但受到市場經濟發展的影響，ERP的環境往往會給企業內部控制帶來一定的新問題。雖然IT技術為企業的發展及決策的制定提供大多的便利，但是對于IT技術的過度依賴，往往也會對內部控制造成一定的挑戰。但ERP和內部控制有著共同的目標，十分依賴信息和流程。對于第一方面，雖然二者的理論、方法及實施的流程往往會存在很大的差異，但是ERP系統與內部控制運行目標而言，在幫助企業生產經營管理重要工具及應用手段，兩者都是為了提高企業的經營效率和效益。對于第二方面，由于ERP是更多應用與信息技術、無數據分析等形成的一種管理軟件，能夠全方位的搜集企業各個流程的信息，并且進行整合，在有序溝通以后，會向系統進行正常的反饋。而ERP對于制造企業最大效用的產供銷優化，更多也是來源于信息分析和處理以后得出的一系列生產計劃的數據。對于第三者而言，由于ERP運行的有效性更多是依賴與業務流程分解和聯系，會基于企業生產經營狀況和業務的特點。企業管理信息的全面收集和系統的分析也能夠確定出更加適合企業自身實際情況的流程程序，而只有確定流程以后，才能更為有效地進行內部控制。

二、ERP環境下制造企業內部控制存在的問題

（一）會計核算方面問題

主要是因為許多制造企業內部ERP系統的憑證及賬目管理的功能相對薄弱。再加上系統的報告缺乏校驗提醒的功能。由于很多制造企業內部的ERP系統實際上對于復核程序、內容及時間點并沒有明確的規定，導致一系列憑證即便是錄入系統以后，也會與實際情況存在較大的差距。再加上許多ERP系統對于相關的費用記錄進行時間點的控制不夠理想。只是對于相關部門提供內容及數字方面的錄入，但是并沒有結合實際的財務分析模塊對于錄入的數據展開合理性、可行性的管理，再加上很少對于應收賬款的回收時間進行監控和提醒，導致一系列即將到期卻還未收到應收款項。而ERP系統對于財務報告缺乏校驗提醒功能時會很難對于資產減值進行確定，也很難對于總賬及各個明細賬之間進行核對。從而造成資金管理的混亂。只要隔幾周才能夠盤點票據及銀行的存款，再加上這些盤點并沒有任何的記錄，無法證實其存在性。

（二）采購管理方面問題

主要是因為ERP系統中不論是立項、招標或者簽訂，都缺乏應有的關鍵控制點。再加上采購訂單管理的制定不夠成熟完善，缺乏相應的驗收功能，主要是，因為物資供應部在ERP采購系統接受相關采購的申請以后，對采購的具體數額進行確定之后，要由物資供應部的工作人員對其供應企業進行篩選。但實際許多企業內部ERP設定中并沒有對于領導審核城市與展開相應的設置，再加上整個采購過程中，只有物資供應部門一個部門參與，采購部門與其他部門之間處于一種相互脫節的情況，導致整個采購活動并沒有得到其他部門的監督與審核，而在采購出具訂單以后。對于鴨皮系統中并沒有相應的集中管理功能，也很難及時查看訂單狀態分類以及已完成訂單歸檔等情況。

（三）生產管理的功能問題

許多制造業內部ERP系統中各個模塊仍然處于信息孤島的情況，不僅相對獨立且關聯性不大，十分脫節。因此，在生產的過程中，企業許多生產信息和銷售的環節相互脫節，例如生產和銷售部門很難，及時了解對方部門的情況，ERP系統也很難對于信息進行實時的更改和分析調整，而各個部門很難了解到市場的情況，包括開發情況、客戶采購以及產品庫存等等，更是無形中降低了制造企業的生產加工效率。再加上對于生產計劃方面的變質，更多都是需要從月初由銷售部門給出訂單，結合系統中的原材料及生產成本等信息，但若是庫存信息不完整時，也無形中加大了生產計劃的編制難度。

（四）庫存管理方面問題

有許多制造業內部ERP庫存系統僅僅啟用了關于收貨、發貨電子賬目的功能，但是整體的功能系統很難進行系統化的庫存管理工作，例如，還有很多系統中，對于庫存管理方面的信息，讓人處于手動錄入的階段，錄入過程中往往會因為失誤而造成精確性不夠理想。再加上一些生產車間因為時效性不足，會像庫存管理員寫一張借條來借用材料，并沒有及時上傳到ERP系統中，也會出現系統中的領料單數額，時間和實際情況無法對應。通過上述分析得知，由于很多制造企業內部ERP系統各個模塊處于相互獨立的情況，信息孤島問題未能解決，庫存管理員只有在每個季度末將庫存信息從電子賬目中導出，并且交付于財務部門，使得各個部門得到的信息與預計存在較大的滯后性。

（五）銷售管理方面問題

目前，一些制造企業內部ERP系統中銷售模塊不論使合同起草、審批、簽訂的一系列流程缺少成熟完善的統一規范模式。具體來講，當銷售人員起草合同以后，正常來講需要經過上級部門各個領導的批準，統一以后才能夠確認簽字。但實際情況若是合同起草流程并沒有強制經過法律采購部門批準，而僅僅是交由上級領導審批后，會存在很大的風險。再加上由于ERP系統各個模塊相互獨立，因此很容易會導致合同簽訂以后，市場營銷部將一系列合同訂單，通過辦公系統直接下發到生產部。但是在這過程中，很難對于生產訂單進行再次的檢驗和復核，很難保證訂單的真實性和準確性，也無形中加大了訂單生產的風險。再加上該系統中對于采購商方面的信息管理相對薄弱，并不利于公司對于采購商的信用評價。

（六）預算管理方面問題

主要是因為現有的ERP系統很難，對于企業內部財務進行精確的預算，而導致預算編制的功能缺少，主要是因為很多制造企業內部ERP系統的財務功能上線時間不長，再加上管理人員對于預算的結果并非是通過系統分析中所得出的，仍然會停留在以往的方法，或者結合上一年度的固定預算法進行匯總和分析。而ERP系統中也尚未將各個功能模塊有效的串聯在一起，導致信息共享能力較為薄弱，財務部門所接收到的各個部門之間的預算很難進行及時有效的核實，導致財務部所做出的預算結果并不利于公司的長遠發展及合理的規劃。預算執行無法得到應有的控制，要有具體預算工作又好又快的開展。

三、ERP環境下制造企業內部控制優化策略

（一）關于會計核算方面的優化

對于獨立與會計憑證編制的審核人員，需要原始的憑證或是復印件作為明確的思路依據，對于經濟事項真實性、合法性等一系列內容進行準確的復核。復核以后要通過ERP系統以后形成特殊的標記，交由主管部門簽字蓋章，并且當月都需要為會計憑證，經批準以后的一系列經濟事項范圍內去結賬。所有ERP系統中手工創建的會計憑證進行復核和審批。相關財務部門的工作人員在業務部門提交的具體費用計算表以及去證明費用發生的各項原始憑證，也需要做到逐一核對，并且進行合理的錄入，確保無誤以后提交生成計提或是沖銷的賬務處理。對于賬戶報告而言，為了確保ERP系統中，各個子模塊以及總模塊之間處于一種良好的關聯性，需要系統的去查驗科目余額合理性以及借貸方余額合計是否合理。系統在財務報告生成以后，也要自動傳輸到財務主管部門進行審閱，特別是對于一些發生重大會計科目進行查詢無誤后，才能夠在系統中生產復合標記。

（二）采購管理方面的內部控制優化

采購需求部門需要提前對于年度預算進行了解，再提供一系列采購需求的項目立項中加以申請。申請經過批準以后，要通過ERP系統郊游的供應部的主管進行審批，再經過審批合格并且得到相關的簽署以后，才能夠進行后續的采購工作。采購時也要明確雙方的權利、責任、違約責任以及價款、稅款等一系列的內容。在信息上核對的同時，公司審計部門也需要做到采購的現場監督、書面監督等一系列形式。除此之外，要簽訂采購的訂單。確保采購信息與采購的合同保持一致性。而采購的設備及物資到貨以后，物資供應部門需要獨立于采購執行的訂單創建，對于收到的物資和服務進行再次的負荷和確認。對于驗收不合格的物資要及時出具驗收結論，并且錄入到ERP的系統中。

（三）生產管理內部控制優化

在生產部通過ERP系統中上傳的關于生產訂單的信息，結合銷售合同以及市場預測和存貨需求等等，來分析生產產品的數量和品種。生產部門也要及時安排有關人員定期對生產車間的產品進行抽樣和檢驗，對于不符合產品要求的要立即返工，來確保產品的合格率，而生產車間也要將產出的產品及時送出倉庫，并且由倉庫管理人員對于產品質量進行再次的審核。

（四）庫存管理方面的優化

當貨物抵達倉庫并且驗收無誤以后，需要再送貨清單上簽字確認，確認無誤以后收貨入庫或是暫時入庫。對于存貨出庫而言，領用部門的物資申請需要在ERP系統中即時創建，訂單在經過管理層審批以后再由上級部門再次確認。格外注意的是，當存貨要退庫時，存貨的圓領部門也要在該系統中提前填寫申退單，以及領用部門經過審批以后才能夠辦理退庫。

（五）銷售管理方面的內部控制優化

在銷售經過同意以后，市場營銷部門需要根據實際的銷售方式、銷售價格等等來擬定合同的初稿，并且明確合同的條款，明確雙方的責任、權利和義務，還要建立生產訂單合同，鑒定以后，只有將經全市場營銷部門才能夠在ERP系統中建立，并且更改和調整訂單。確保申請單的相關信息和銷售合同保持一致性，經過生產訂單進行批準以后，才能夠啟用訂單的可用狀態。當訂單變更或者終止合同以后，也要及時將相關說明列入到ERP系統，修改和取消生產訂單等一系列的操作中。對于采購商管理而言，也要建立與之相匹配的采購商管理系統，只有經過授權的采購商管理信息人員才能夠在ERP系統中，對于一些合格的采購商品名稱進行創建和更改。而采購商信息維護人員檢查管理層的授權審批證據以后，也需要在ERP系統中錄入或是更改相關的供應商信息，并且及時保留修改記錄。

（六）預算管理的內部控制優化

制造企業務必要做到由財政部門牽頭，共同組織歸口部門，結合預算單位所提供的一系列基礎數據來結合公司未來發展戰略目標，制定切實可行的發展戰略。在此基礎上，進行責任的逐一分解和目標的逐一分解，完善預算編制。在預算編制制定以后，要加強預算執行的力度，財政部門要牽頭組織各相關部門對預算執行情況進行動態的監督，若是發現與實際情況不符的，要進行適當的調整和完善，確保預算管理的動態性和可執行性。特別是項目負責人在執行過程中也要根據實際情況去反復的審核現有的預算模式是否能夠促使制造企業又好又快的發展。若是需要調整時，也要及時提交預算申請，并且經過相關部門的審批。

四、結論

總而言之，使用ERP系統可以有效地優化企業內部的業務流程管理，提高經營管理效率。對于現代企業而言，最大的益處也是充分應用先進的信息技術來實現企業內部的資源和信息的共享和協同，有效融合了日常生產經營活動中所涉及到的一系列資源的要素，促使各個環節之間的聯系變得更加緊密和優化。因此，制造企業內創設良好的ERP環境，有助于內部控制又好又快的發展，更能夠提高內部控制的效果，實現企業經濟效益和社會效益的雙贏。

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