高校教學檔案的有效管理探析

摘要：高校教學檔案管理是高校教學工作中重要的組成部分，是確保教育教學活動正常開展的基礎工作，同時高校教學檔案是反映一個學校教學工作成績的重要依據，對未來高校進行教學改革、教學管理有著重大的推動作用。本文闡述了高校教學檔案管理現狀及有效管理措施，希望可以為高校檔案管理工作提供一些參考，推動高校教學管理工作的高效管理。

關鍵詞：高校教學;檔案管理;探析

引言：高校教學檔案作為高校教學活動的歷史資料，聯系著過去、現在和未來，是未來進行教研活動和教學改革的重要依據，更是未來進行研究、處理教學問題的原始資料。只有將這些資料保存并管理起來，才能在未來的教育教學活動中發揮指導作用，避免浪費時間去找尋其他資料。因此，做好高校教學檔案管理工作是一項艱巨且重要的任務，高校管理人員需要根據目前檔案管理存在的問題進行改善，制定完善的檔案管理制度以有效管理高校教學檔案。

一、高校教學檔案管理現狀探析

（一）高校教學檔案管理意識不夠，導致檔案管理制度不健全

目前高校檔案管理人員在進行檔案管理時，并不能意識到檔案的重要性，通常是將紙質版檔案堆放在檔案管理室，更甚有些高校會將檔案放在倉庫，而當真正要使用檔案的時候，才會去到處找檔案，顯然這樣的管理方式是不負責任的，是導致檔案丟失的重要原因。也正因為如此，高校并未建立健全的檔案管理制度，“無規矩不成方圓”沒有制度管理的檔案人員也不會自發的將檔案分類規整，這樣檔案管理也不能受到良好的監督，可想而知，這樣下去高校的教學檔案會變成什么樣子。沒有健全的管理制度作為保障，大多數高校的教學檔案就不能充分發揮其權威性，久而久之，也就不能在教育教學活動和教學改革中發揮積極作用了。

（二）高校教學檔案管理設備不完善，未充分利用現代科技

高校教學檔案的管理離不開基礎設備的支持，在高校教學活動不斷創新發展的情況下，高校教學檔案也相應的會增加更多需要管理的檔案，這對檔案管理的場所、設施設備有了更高的要求。但目前很多高校的都不能滿足現如今的檔案管理要求，檔案管理場所不夠大、設施設備缺少、甚至很多學校的檔案管理室都沒有配備防火、防潮、防盜等的設備，這無疑對檔案管理是非常不利的。除此之外，在科技信息發達的現代社會，一些高校還未利用科技網絡進行線上線下檔案一體化管理，主要還是依靠人力進行管理，這就會出現檔案管理效率低下且錯誤易出的情況，對于檔案的管理是不利的。

（三）高校教學檔案使用效率不高

俗話說：“檔案貴在活，而重在于用。”目前，我們的高校教學檔案使用效率不是很高，很多時候我們的檔案只有在評估、招生時表現得比較明顯，會在上級部門來進行檢查時作為基本材料。而真正的教學檔案是應該在教學管理、教學研究及教學改革等維度發揮重大作用。除此之外，高校各分院的教學檔案管理是各自獨立的，不能去互相借鑒交流。這就導致高校教學檔案未充分發揮作用，不能為教學研究和教學改革更好的服務。

二、高校教學檔案有效管理策略

（一）提高檔案管理意識，建立完整檔案管理制度

提高檔案管理意識是現目前最為迫切的一項工作，這也會在高校教學檔案管理工作中起到重大推動作用，如果一個高校的檔案管理人員沒有檔案管理意識，那貴校的檔案完整程度可想而知必然一塌糊涂。為了更好更真實地保存教學檔案，一定要提高高校教學檔案管理意識，并且落實到每一位教師，定期有計劃地培養責任意識，塑造正確的檔案管理理念。當然在檔案管理意識提高以后，建立完整的檔案管理制度是必須的，要明確檔案管理的重要性和意義、各檔案管理人員的職責、檔案管理的要求等內容，通過制度的完善讓檔案管理人員責任心更強，更好地調動其工作積極性。同時也需要建立一定的監督考核機制，定期考核相關高校教學檔案管理人員，督促管理人員更好地根據規章制度認真負責的落實相關檔案管理工作。最終通過相關制度的建立和執行，將高校的教學檔案管理工作制度化、規范化。

（二）建設檔案管理設備，充分采用現代科技

高校教學檔案的增多對于基礎場所、設施提出了更高的要求，這就需要學校立足當下的實際發展需求和未來的發展前景，對檔案管理工作做出長遠規劃，加大基礎設施設備的建設，在此過程中，也必須安裝相關防火、防潮、防盜等設備，確保紙質檔案的安全管理。除此之外，隨著社會發展的進步，網絡的普及，高校需要建立教學檔案的線上線下一體化，方便學生和教師可以隨時隨地查閱相關資料，也可以實現信息的共享。因此，高校在擴大、優化檔案管理場所的同時，需要建立并完善線上檔案系統，使得大家可以通過網絡查詢到所需檔案資料的紙質版位置，并能在線上直接查閱一些資料，這無疑是簡化了檔案管理工作、優化了檔案查找操作、節約了檔案管理時間和查詢檔案時間，同時也實現了信息資源的共享。由此可見，擴大優化檔案管理場所和檔案線上線下一體化對高校教學檔案管理的效率有非常重大的意義。

（三）建立多功能綜合檔案館，充分發揮高校教學檔案的作用

隨著科技的發展，構建多元化檔案管理框架，將檔案館全民化會是未來綜合檔案館的發展趨勢。多功能綜合檔案館是傳統檔案館的優化，是跟隨現代社會發展的產物。然而，目前在很多高校教學檔案管理中，有許多檔案難以及時接收和歸檔。如果檔案不能及時歸檔，信息能力就不強，檔案的作用就會大大削弱。建立綜合檔案館是加強現有綜合檔案館的更有效途徑，加強綜合檔案將使強化功能，統一管理，避免重復，符合建設節能型社會的理念。構建綜合檔案館不僅可以將高校教學檔案作為重點進行歸檔，還可以對其他檔案進行歸檔，檔案一體化管理可以在檔案之間形成一個系統，提高高校教學檔案的管理水平和效率。因此，高校各級檔案管理部門應加強管理方法和制度的創新，建立以信息為主體，紙質檔案為輔的新型檔案管理模式。

結束語：

總之，教學檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深化和計算機網絡的發展，對院系級教學檔案工作提出了更高的要求，教學管理者應適應時代的需要，加強教學檔案管理工作，建立完善檔案管理制度、添置檔案管理設施設備、實現線上線下一體化、建立多功能綜合檔案館，為高校教學檔案管理塑造一個良好的環境，做好高校教務工作，充分發揮高校教學檔案的重要作用。

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作者簡介：蘇家莉（1989.7—），女，漢族，籍貫：廣東廣州，廣州工商學院，助理研究員，碩士學位，專業：教育技術，研究方向：高教研究。9A95A079-D53B-4EB5-B0A8-A15253804D1C