新形勢下做好社會養老保險業務檔案管理工作的對策探討

摘 要：為了改善生活，為人們提供養老保障，我國一直非常重視社會養老保險業務。檔案管理是開展社會養老保險業務的關鍵，影響著經辦部門的辦公效率。但是，社會養老保險業務檔案管理中存在管理人員思想落后、檔案管理信息化建設緩慢等問題，使檔案管理工作的質量大打折扣。在新形勢下，為了提高社會養老保險業務的開展質量，應樹立新的檔案管理思想、選擇合適的檔案管理方法、加強檔案管理信息化建設，通過檔案管理為社會養老保險業務的開展提供堅實基礎。

關鍵詞：社會養老保險;檔案管理;信息化建設

新形勢下的社會養老保險政策更符合群眾需求，有利于促進社會發展，因此參保人數不斷增多，社會養老保險業務中產生的數據信息也越來越多，這就要求相關人員做好檔案管理工作，利用新的思想創新檔案管理工作，因此本文將對新形勢下做好社會養老保險業務檔案管理工作的對策進行簡要分析。

一、社會養老保險分析

社會養老保險指的是由社會統籌基金支付的基礎養老金與個人賬戶養老金共同構成的，是社會保障制度的關鍵構成部分，也是社會保險中至關重要的險種。為人們提供社會養老保險的主要目的是根據相關法律法規解決勞動人員到達一定年齡或喪失勞動能力后的基本生活問題。簡單來說，養老保險可以保障老年人的基本生活需求，為老年人提供穩定的生活來源，是多數國家都大力實行的社會保障制度。世界各個國家實行的養老保險制度不同，常見的有儲金型養老保險、國家型養老保險、傳統型養老保險、福利型養老保險以及混合型養老保險等類型。不同于其他保險，社會養老保險較為特殊，具有國家立法、強制實施、企業與個人必須參加、社會影響力大等特點。實行社會養老保險具有重要意義，有利于保障勞動力的再生產、增強社會安全性并促進經濟發展。

相比于發達國家，我國經濟發展水平仍然較為落后，無法全部承擔社會養老保險，但又希望通過社會養老保險保障人們的生活，促進社會安定和諧發展，因此我國的養老保險主要是由基本養老保險、企業補充以及個人儲蓄這三部分共同構成的。首先，基本養老保險指的是根據國家相關法律法規實施的社會保險制度，企業與職工需根據法律條例繳納養老保險費用，當職工退休之后可申領基本養老保險金。其次，企業補充指的是企業根據自身情況為職工構建的輔助性養老保險，與基本養老保險之間有一定的聯系，也有一定的區別。最后，個人儲蓄主要指職工個人儲蓄，是社會養老保險的關鍵構成部分。我國的社會養老保險制度是由城鎮企業職工養老保險制度、機關事業單位養老保險制度以及農村養老保險制度共同構成的。

二、檔案管理分析

檔案管理即檔案工作，指的是檔案部門根據相關法律法規與行業規定管理檔案實體與檔案信息，并靈活應用檔案，為相關部門或人員提供檔案服務。在進行檔案管理時，檔案管理人員需要做好檔案的收集、整理、存儲、價值判斷以及利用各方面工作，充分發揮檔案在社會活動中的作用。檔案管理工作是以檔案為對象，而檔案服務是以檔案利用者為對象的。在進行檔案管理時，檔案管理人員需要合理解決檔案分散與檔案集中利用之間的矛盾。在社會養老保險制度不完善的過程中，社會養老保險業務產生的檔案信息越來越多，對檔案管理的要求不斷提高，這雖然促進了檔案管理工作的開展，但是也給檔案管理工作帶來了較大挑戰。過去，檔案信息相對較少，檔案管理還沒有形成獨立系統，隨著檔案信息的不斷增多，檔案管理已形成獨立系統，之前檔案管理系統較為封閉，人們的數據利用意識也比較差，檔案利用率相對較低，而當前檔案管理系統越來越開放，從之前的憑借經驗管理轉變為了科學管理。但是，社會養老保險業務檔案管理仍存在較多的不足，需進一步提高對檔案管理的重視程度，加大檔案管理創新力度，為社會養老保險業務的開展提供助力。

三、做好社會養老保險業務檔案管理工作的重要性

第一，社會養老保險業務檔案管理是社會養老保險業務經辦管理服務工作中的基礎工作。社會養老保險業務檔案管理是至關重要的基礎工作，在社會養老保險制度運行中扮演著重要角色，也是民生檔案中的關鍵構成部分。檔案管理貫穿了社會養老保險參保登記、保費征繳、數據統計、待遇核發以及待遇注銷等業務的全過程，詳細記錄了參保單位與個人的詳細情況，是判斷人們是否能夠享受養老保險待遇的關鍵依據。第二，在社會經濟快速發展的過程中，社會保險體系的建設是政府、群眾都十分關心的問題。在社會保險體系運行過程中，社保部門應做好社會養老保險檔案宣傳工作，通過新媒體等媒介讓人們意識到社會養老保險檔案管理工作的重要性，增強群眾的意識，同時也讓相關部門加大對社會養老保險檔案管理工作的資金支持力度、人才支持力度，解決檔案管理工作中的各種問題。總之，加大社會養老保險業務檔案管理力度可以增強經辦機構的核心競爭力，促進社會發展。

四、社會養老保險業務檔案管理中的問題

1.管理思想落后

近年來，我國經濟發展水平不斷提升，社會養老保險制度越來越健全，對檔案管理的要求也有所提升。檔案管理是社會養老保險管理工作的基礎，具有較強的系統性、服務性等特點，其不會直接產生物質利益，但是可以間接促進社會養老保險工作的開展，為社會養老保險業務提供支持。

但是，多數社會保險經辦機構都更重視參保、征收保費等業務，忽視了檔案管理的基礎性作用，沒有完善檔案管理工作流程，也沒有制訂檔案管理規范，導致部分檔案管理人員敷衍了事，只是開展表面工作，無法充分利用檔案信息的價值。同時，部分檔案管理人員缺乏檔案利用意識與工作危機意識，只是被動做好檔案的存檔工作，沒有科學鑒定檔案的價值，也沒有積極開發和利用檔案中的數據信息，導致檔案管理缺乏實效性，無法為社會養老保險業務的開展提供有效幫助。

2.管理制度不健全

社會養老保險業務貫穿了社會養老保險參保登記、保費征繳、數據統計、待遇核發以及待遇注銷等業務的全過程，詳細記錄了參保單位與個人的詳細情況，是判斷人們是否能夠享受養老保險待遇的關鍵依據。總之，社會養老保險業務的檔案涉及了諸多方面的內容，具有重要價值，在進行檔案管理時需要堅持嚴謹、規范、細致的原則，避免檔案管理出現錯誤。這一過程需要檔案管理制度的指導，也需要相關規范的約束。但是，社會保險經辦機構并沒有針對檔案管理現狀以及檔案管理中存在的問題制訂完善的管理制度，相關規定不夠完善，也沒有緊隨社會發展創新檔案管理制度，導致檔案管理制度流于形式，缺乏約束力。

3.軟硬件設施投入力度小

首先，現代化的檔案管理工作對信息化建設有較高的要求，只有加大資金投入力度、完善軟硬件設施才能夠促進檔案管理改革與創新。但是，社會保險經辦機構在檔案管理創新中的資金投入力度相對較小，并沒有完善所有軟硬件設施，導致檔案管理人員無法有效開展檔案管理工作。其次，部分社會保險經辦機構沒有設置獨立的檔案室，且現有設備十分簡陋，不具備防潮、防盜、防蛀等功能，導致檔案管理存在較大的安全隱患，更無法實現檔案管理的信息化與現代化發展。此外，部分社會保險經辦機構沒有完全利用電子檔案取代紙質檔案，降低了檔案查閱的效率。社會養老保險業務不斷增多，產生的檔案數量也不斷增多，傳統的檔案管理方式已無法滿足相關部門與參保人員的檔案利用需求，這不僅影響到了社會保險經辦機構的業務開展，也影響到其形象。

4.管理人員專業素養有待提升

在大數據與信息化時代中，政府與群眾的信息意識和數據意識不斷增強，對社會養老保險業務檔案管理工作提出了更高的要求。從某個角度來看，這對檔案管理人員提出了更高的要求。在社會養老保險業務不斷增多，數據信息量不斷增加的過程中，社會養老保險業務檔案管理人員應堅持與時俱進、終身學習的意識，在掌握現有知識與技能的基礎上不斷研究新的知識與技能，利用新的思想武裝頭腦、指導工作，在提高檔案管理工作質量的同時實現自我發展。但是，當前社會養老保險業務檔案管理隊伍存在諸多問題。第一，管理隊伍年齡結構不合理。社會保險經辦機構屬于國家單位，人員聘用有嚴格的要求和完善的考試制度，且會根據實際用人需求進行人員聘用，若人員充足便不會招聘，導致檔案管理部門的人員年齡相對偏大，年輕人較少，雖然具備豐富管理經驗與扎實的專業基礎，但是管理思想較為落后，對先進技術的認同感較低，學習能力也相對較差;第二，現有的檔案管理人員不滿足復合型人才的要求。例如，在信息化管理中，如何保障數字檔案的安全是重點研究內容，但是很多檔案管理人員并沒有掌握這方面的知識與能力。同時，部分檔案管理人員的職業素養較差，存在消極怠工的問題，在檔案管理中存在疏忽，降低了管理質量。

五、新形勢下社會養老保險業務檔案管理工作對策

1.樹立新的管理理念

在新形勢下，創新社會養老保險業務檔案管理工作是信息時代發展的要求，也是提高社會保險經辦機構現代化管理水平的要求。首先，社會經濟發展水平不斷提升，社會保險體系深化改革，養老保險制度不斷完善。人們的養老保障意識越來越強，參保人數越來越多，只有創新社會養老保險業務檔案管理工作才能夠滿足社會養老保險的基本需求，為人們提供可靠的養老保障服務。傳統的社會養老保險業務檔案管理工作存在無法及時更新參保人員的信息，檔案利用效率也比較低，無法滿足實際的工作需求。通過有效措施創新、完善和優化社會養老保險業務檔案管理工作可以提升檔案管理的信息化水平，完善檔案內容，提高檔案數據信息的利用率。其次，從當前發展情況來看，大多數社會保險經辦機構都逐漸開始進行信息化建設，開始利用信息技術進行管理。而檔案管理工作是基礎性工作，實現檔案管理工作的信息化建設可以為其他各項工作的開展奠定基礎。加強檔案管理創新可以充分發揮計算機、網絡等先進技術在檔案管理中的作用，加強數字化管理。因此，應提高對社會養老保險業務檔案管理工作的重視程度，并樹立新的管理理念。

第一，應堅持以人為本的檔案管理理念。社會養老保險業務所產生的檔案都是記錄參保情況的，即記錄參保人員的各方面信息，所以人文價值觀念是檔案管理的核心，檔案管理人員應堅持以人為本的檔案管理理念。在檔案管理過程中，管理人員需要明確檔案利用者的實際需求，加強檔案利用，實施人本服務，并加強以人為本的檔案文化建設。

第二，應堅持信息化的檔案管理理念。在新形勢下，人們對信息以及數據的重視和利用程度不斷提高，而社會養老保險業務檔案中涉及大量的數據信息，具有重要價值。在進行檔案管理時，檔案管理人員不僅需要做好檔案的收集和整理工作，也需要積極鑒定檔案內容的價值，挖掘出檔案中有價值的數據信息。

2.健全檔案管理制度

首先，我國十分重視檔案管理工作以及社會保險業務的檔案管理，并根據實際情況制定了相關的法律法規，例如《中華人民共和國檔案法》及《社會保險業務檔案管理規定（試行）》等法規。社會保險經辦機構需要根據法律法規制訂完善的檔案管理制度。例如，《社會保險業務檔案管理規定（試行）》要求社會保險業務檔案管理維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，社會保險經辦機構可以這一要求為準則制訂檔案管理制度。其次，社會保險經辦機構應深入研究相關的法律法規，明確其具體規定，健全檔案保管制度、檔案利用制度以及電子檔案管理與保護制度，做好檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等工作，避免出現檔案毀損、遺失甚至泄密等情況。其中，檔案保管制度包括檔案歸檔制度、檢查核對制度、檔案統計制度以及檔案保密制度。

3.加強信息化建設

第一，社會保險經辦機構應完善資金投入機制，為檔案管理信息化建設提供充足的資金支持。財務部門需根據檔案管理信息化建設的實際需求進行預算編制，為檔案管理信息化建設提供專項資金支持，使檔案管理部門具有購買計算機、攝影機、掃描儀等硬件設施以及升級軟件系統的能力。第二，檔案管理部門應利用大數據、云計算、數據庫等先進技術構建檔案管理信息化系統，創新檔案檢索方式，充分發揮電子檔案的作用，做好檔案信息數字化處理、存儲與利用工作。

4.提高管理人員素養

在新形勢下，無論是檔案管理理念、方法還是手段都發生了改變，對檔案管理人員的要求也與之前不同。為了做好檔案管理工作，提高檔案管理質量，社會保險經辦機構應加大檔案管理人員的培訓力度，優化檔案管理隊伍素養，為檔案管理工作的開展奠定人才基礎。首先，社會保險經辦機構應優化檔案管理隊伍的結構，多聘用一些既具備檔案管理專業知識與技能又具備信息技術應用能力的年輕人，使整個管理隊伍更加年輕化，更有活力。其次，社會保險經辦機構應做好現有檔案管理人員的培訓工作，積極開設講座、短期培訓，或外派一些管理人員進修，讓檔案管理人員學習更多新的管理理念與方法，打造復合型檔案管理隊伍。此外，社會保險經辦機構應加強檔案管理人員職業素養教育，提升檔案管理人員的職業道德素養，促進檔案管理人員的未來發展。

六、結語

新形勢下做好社會養老保險業務的檔案管理工作具有重要意義，可以詳細記錄參保人群的個人信息及其養老保險賬戶的變動情況，有利于保障社會養老保險業務的開展。為了進一步解決檔案管理中的問題，提高檔案管理質量，應加大對相關法律法規的研究力度，健全檔案管理制度，創新檔案管理方法，充分發揮信息技術在檔案管理工作中的作用。

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（作者單位：臨沂市蘭山區社會保險事業中心）

作者簡介：孫靜（1968—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：社會保障、社會保險檔案管理。