電子會計檔案管理的難點及對策分析

摘 要：隨著信息化技術的迅猛發展，電子會計檔案管理的使用范圍愈發廣泛。同時，國家對電子會計檔案管理也給予了法律規定，明確提出相應的管理辦法。在此基礎上，電子會計檔案管理仍存在一些問題，需要進一步分析，并采用相應的解決方案。對此，本文闡述了強化電子會計檔案管理，克服管理的難點，加強電子會計檔案的風險防范機制，建立安全管理制度等對策分析。

關鍵詞：電子會計檔案；管理難點；解決對策

電子會計檔案管理系統的使用實現了資料的接收、保管、整理、歸檔等全流程的電子信息化管理模式。電子會計檔案管理是保存信息、利用信息的有效載體。在讀取平臺和會計數據時，可以清晰和充分反映一個企業經濟發展階段的重要財務資料。與此同時，電子會計檔案為企業現實工作起到積極的推動作用，是國家經濟發展服務的重要管理手段，需要各方的共同關注。

一、電子會計檔案管理是時代發展的必然趨勢

隨著會計信息化建設的不斷深入，推動著會計工作向現代管理轉型。企業內部控制的財務信息系統升級，為有效的企業內控管理奠定了基礎。提升了企業的管理水平，使企業的融合程度也進一步提升。會計核算工作得到有力的保障，信息系統與業務信息加緊聯系，使新技術得到不斷應用和擴展。信息化技術的創新為電子會計檔案的發展提供了大數據、人工智能、云計算等新技術，不斷受到關注和普及。另外，企業ERP軟件的普及使得會計信息系統得到了初步融合，提升了單位服務管理的能效，也優化了會計數據的獲取方式，重構會計組織機構。通過會計檔案的管理修訂辦法，出臺相關會計新規定，消減了紙質化的辦公形式，降低了儲存成本，促進電子會計資料的深度普及和應用。在會計信息化工作得到一定成效的同時，會計檔案管理工作中尚存在一些需要改進的問題。為了滿足日益發展的市場趨勢，企業需要改變傳統的會計核算工作模式，形成一個能夠支撐和驅動會計業務發展的模型。統一規劃會計標準存檔，推動會計檔案數字化的轉型，對會計職能進行拓展，進一步滿足結構化的會計檔案管理新要求。

二、電子會計檔案的管理表現

第一，電子會計檔案的載體是磁光介質，屬于不耐久性材料，極容易受到外界因素的影響，如果有磁場變化和不適宜的溫度，會導致載體材料的內部結構發生改變。如果降低磁性材料的耐久性，載體的保存期也會縮短。以光盤載體為例，其對外界環境有要求，如果使用不當，會發生載體的損傷。在不斷的使用中，會出現變形及被腐蝕的現象，時間久了光盤信息就不能再現。針對載體的特殊性，管理中需要采用先進的創新管理機制，才能夠滿足現代電子會計檔案的管理要求。

第二，目前電子會計檔案的載體也有了多種選擇，各類載體的存儲信息原理也不盡相同。對于保存環境的要求來說，不同載體的電子會計檔案要求也不同。另外，電子會計檔案信息的收集是由計算機來輸入，格式主要有TXT、PDF、JPG等，借助相關軟件進行和保存管理。因此，電子會計檔案的數據處理流程其實更加復雜，操作技巧難度更大。

第三，電子會計檔案對信息化技術要求更高。電子會計檔案由會計核算系統生成，進行數字化處理成為電子數據。這種電子數據對軟件環境依賴性極強，針對不同電子會計檔案的載體特征、不同財務軟件、電子檔案數字化的管理模式等，都需要有效的管理措施。

第四，在規范電子會計檔案的搜集和管理中，為了方便快捷地實現檔案查閱和利用，實現企業內部之間的會計信息的高效共享性，便于企業對檔案資料的深入挖掘，通過網絡平臺進行檔案資料的查詢和分析，進而充分發揮電子會計信息化的經濟作用。

三、電子會計檔案管理存在的問題

1.電子會計檔案管理意識較弱

在日常的工作中，會計人員習慣性地認為電子會計檔案管理是需要檔案專職人員負責的工作。而在一般的企業，需要保存的檔案，如上級和本單位下發的文件，一般都是用檔案盒子按照時間順序裝訂保存。從普通部門到財務部門，大多數職員很認同這個保存檔案方法。對此，很多員工認為檔案管理工作是一件很簡單的工作，由一些工作比較輕閑的人來負責就可以了。企業中檔案管理的意識薄弱，導致對電子會計檔案管理新技術就更不受重視。盡管許多企業已經實現了會計電算化，但作為計算機系統軟件和財務軟件，并沒有開通機讀會計檔案的功能，備份數據等也無法使用，使電子會計檔案完整性無法得到保障。

2.電子會計檔案管理設施設備較為落后

由于，企業對檔案管理的認識有限，使管理會計檔案的設備投入較少。在財務部門也只有一至兩臺電腦是用來負責存儲電子資料和檔案，經費少點的企業甚至沒有獨立的檔案電腦，檔案資料存在辦公室的檔案盒子里。長此以往，這樣的管理模式很容易造成檔案資料的遺失，導致時間較長的檔案就會無從尋找。另外，長期不進行檔案歸納、整理，后期就需要付出大量的時間和精力去彌補和完善，而當前各個企業不同程度的電子檔案管理質量低下，無法檢索出檔案名稱，使很多檔案資源難以多次利用，讓一些資料失去了使用價值，只能再次使用紙質檔案去模糊翻閱，使電子會計檔案管理效率低下。

3.檔案基礎工作標準化不夠

長期處于會計檔案資料整理不標準化，加上對檔案的投入資金有限，導致一些檔案沒有得到妥善收集和保存，想查閱資料時又是難上加難，漸漸會計檔案資料便不受重視。企業會計檔案資料復雜多樣，其中包括原始會計憑證、固定資產卡片、會計檔案移交清冊等，這些具有保存價值的會計資料如何存入電子檔案，在沒有弄清楚電子會計檔案的歸納范圍時，企業只重視打印和保存功能，并沒有進行系統性的歸納和保存，很容易造成電子會計檔案收集不齊全的問題。由于多數企業針對電子會計檔案的管理了解不足，沒有制定出切實的電子會計檔案管理制度以及檔案基礎工作標準規范，在工作中存檔隨意，導致出現存檔的錯誤等各種管理不善的問題，影響到電子會計檔案的有效應用。

4.電子會計檔案管理的安全性差

電子會計檔案在保存檔案時離不開互聯網和計算機存儲系統，而互聯網和計算機就存在一定的安全隱患。用于存儲電子會計檔案的計算機如果發生受潮、高溫、消磁等硬件問題，會嚴重影響電子會計檔案存儲的可靠性，會造成大量數據的丟失和受損。同時，如果會計信息的安全保護措施不到位，電子會計檔案的信息容易被篡改和泄露。不少會計檔案管理工作人員的安全意識較差，網絡管理水平低，缺乏電子會計檔案管理的保密性意識。

四、解決電子會計檔案管理難點的有效措施

1.建立健全電子會計檔案管理制度

據統計，全國48%以上的企業已經開始有計劃實施財務共享服務，隨著我國企業信息化水平的提升，逐漸實現精細化管理模式。隨著會計檔案存儲數量激增，使得檔案管理成本升高，安全性降低。對此，在財務共享的建設服務中，實現電子會計檔案管理是關鍵環節。企業合同、財務對賬單、稅務發票等檔案集中電子歸檔，勢在必行。企業建立健全電子會計檔案管理制度，是加快企業電子檔案管理，從而起到電子會計檔案的保障作用。

同時，財政部頒發的相關管理辦法中指出，將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。利用信息化技術，將大量的會計檔案材料軌跡，利通流程體系，建立完整的檔案體系。另外，取消紙質化對電子檔案的索引關系，簡化查閱，靈活對接企業前端的業務系統，實現財務檔案與業務的緊密聯系。將電子會計檔案管理的范圍覆蓋到各個業務，使檔案種類全面化，將檔案的種類分類成憑證類、發票類、合同類、回單類、報告類、收據類等，相應的原始憑證都能歸集到應用的類別中。制定完善的電子會計檔案管理制度，也是對電子會計材料實施統一和規范化的管理。管理制度主要包括檔案的收集、保管、調檔、統計、銷毀等重要環節，并且明確權責歸屬，落實到具體的崗位上，嚴格遵守電子簽名審簽制度。為了加強各個部門與財務部門之間的溝通和交流，確保電子會計檔案的安全性和完整性，制定電子會計檔案管理的相關規定，將檔案載體分門別類有效保管。為了避免過于依賴軟件設備，對電子會計檔案編碼，制定存儲格式的標準、著錄標準等，確保檔案信息的完整性。

2.提升企業電子會計檔案的管理意識

從企業管理者的角度看，必須要提高電子會計檔案的管理意識，才能督促財務部門制定健全的電子會計檔案管理制度，只有重視會計電子檔案的管理工作，才能有效推進相關工作的開展。在整個電子會計檔案的收集中，制定保密制度，設立專人監督電子會計檔案保管的工作，使電子會計檔案在整個網絡傳輸中，能夠通過多人的存儲和監督，保持數據的一致性，并且可以進行相關數據的比對，建立網絡共享機制。避免電子會計檔案的數據被修改或被刪除，可以制定管理人員和應用人員的相互分析制，保證每個工作人員都無法單獨操作。將管理軟件以及信息化系統都相互融合，并且建立加密機制，建立重復歸檔檢測，防止內容重復錄入。

同時，在存儲檔案之外，建立會計共享服務，建立相應的管理系統，保證相關信息不會盜取或者修改。各級管理人員在領導的督促和培訓之下，得到各方的資金保障和支持，才能使得電子會計檔案管理更加科學化和合理化。

3.加強電子會計檔案的安全可靠性

在使用和查閱電子會計檔案時，主要面臨的風險就是電子會計檔案的安全隱患。電子會計檔案涉及財務信息比較多，更要注重電子存儲介質和網絡環境的管理和維護。

一方面，從計算機硬件方面考慮。企業要購置更高配置的計算機設備，作為檔案管理穩定運行的有利條件，避免因為硬件設備而出現檔案數據的缺失或者存儲失敗的情況發生。另外，還要多設置幾臺計算機設備，進行檔案的備份和保管，防止“信息孤島”的問題再現。建立健全備份制度，采取多個設備共同保存的方式，將數據硬盤存儲在安全的地方。

另一方面，在網絡安全上考慮，要設定訪問權限，按時查看病毒，防止病毒侵犯，保證電子會計檔案信息的安全。最好是設置高級的防火墻，將相關的信息綁定在計算機的硬件上，防止被惡意的盜取和損壞。

采用加密的方式訪問網絡，可以有效防范病毒，保證網絡的安全可靠性，強化使用人員的安全意識必須保證檔案的安全。針對電子會計檔案管理制度中，要加強計算機技術、安全技術等要求，讓工作人員定期對電子會計檔案進行安全風險評估，在明確安全的前提下，利用安全風險評估出檔案的潛在問題，并且需要選用更為合適的檔案載體，要質量更好、可靠性更高的材質。嚴格控制保護檔案的環境，利用異地備份制度，實現多級備份，從而構建出一個完善、安全性極高的電子會計檔案管理系統。

此外，在安全系統的設置中還要具備完善的風險評估機制，電子會計檔案的風險可以存在于數據的生成、存儲、流轉等各個環節中，在深入理解安全防護目標的基礎上，還要以電子會計檔案的價值與防護成本角度進行深入考慮，通過安全放心評估實現潛在問題的挖掘，明確電子會計檔案的風險等級，并確定受保護目標所需的安全等級，有效規避電子會計檔案潛在風險，對各類風險進行嚴密監控。

4.加強電子會計檔案管理人員的技術培訓

企業在增加電子會計檔案管理意識的同時，也要加強管理人員的技術培訓。實現定期或不定期的繼續教育培訓，通過講座或者網絡平臺進行學習，加強管理人員的相關技能水平。

同時，在專業的電子會計檔案管理人員中，加強計算機、軟件技術等綜合知識的運用，可以使電子會計檔案的管理工作更為可靠。擁有這樣的管理人才，不僅可以掌握檔案管理、財務管理、信息化技術等知識，還可以根據不同的介質建立不同的管理機制，定期進行電子會計檔案的備份和保管工作等。與此同時，電子會計檔案管理還要設定相應的激勵制度，對管理人員實行相應的業績考核，明確崗位職責，確保管理人員的工作效率。

另外，在電子檔案的管理、接收、交接等方面遵守相應的國家法律法規，對需要永久保存的檔案不得采取電子存檔方式保存，確保電子會計檔案的準確性和安全性。

5.提高電子會計檔案前端控制

企業電子會計檔案一般包括主機硬盤存儲的會計數據、脫機存儲類型的會計信息、會計軟件程序以及其他電子檔案。為了保障企業電子會計檔案完整性，應有效提升做好前端控制，把控好檔案信息的來源，在進行電子檔案管理過程中，必須將前端控制延伸到軟件開發設計階段，以電子會計檔案管理要求和原則來設置軟件系統的功能。深入落實崗位產生的電子會計檔案信息，對電子會計的存儲、利用整個過程進行監督和記錄，采集“元數據”等信息，確保電子會計數據在生命周期實現有效監管。

五、結語

綜上所述，電子會計檔案管理不同于傳統的會計檔案管理，是一種創新性的改革，也是企業發展的趨勢。運用現代化管理手段，對會計檔案實行數字化收集和保管，極大提高了財務工作的效率，也給會計檔案管理工作帶來便利條件，使電子會計檔案更加具有科學性和規范性，對企業經濟發展也有現實意義。

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（作者單位：延長石油延安石油化工廠）

作者簡介：李娟娟（1981—），女，漢族，陜西延安人，大專，助理館員，研究方向：檔案管理。