高職院校教職工人事檔案管理工作分析研究

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作要求不斷加強(qiáng)，高職院校的人事檔案專審工作也在全面發(fā)展。人事檔案是高職院校人事組織工作的核心，是關(guān)于院校人事等部分在工作中產(chǎn)生的信息記錄，對(duì)高職院校的持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。為了順應(yīng)國(guó)家對(duì)各單位人事工作提出的新要求，高職院校也要加強(qiáng)對(duì)校人事部門(mén)檔案專審工作的改革，滿足時(shí)代發(fā)展需要，創(chuàng)新管理體系，完善人事部門(mén)工作。目前，高職院校在人事檔案管理中還存在一些問(wèn)題，為了促進(jìn)高職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和保證教職工人事檔案的準(zhǔn)確全面，對(duì)高職院校教職工人事檔案管理工作進(jìn)行了研究分析。

關(guān)鍵詞：高職院校；教職工人事檔案；管理工作；分析研究

國(guó)家對(duì)高職教育的重視不斷加強(qiáng)，促使高職院校發(fā)展得到政策支持，開(kāi)始了迅速發(fā)展。高職院校吸引了全國(guó)各地的專業(yè)人才和優(yōu)秀專業(yè)教師，使院校的教職工信息變得錯(cuò)綜復(fù)雜，高職院校人事檔案管理工作面臨全新的要求和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)如今的院校人事部門(mén)管理工作還存在一定缺陷，影響了人事檔案整理工作效率，導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)不準(zhǔn)確、不全面的現(xiàn)象。完善人事部門(mén)的教職工檔案工作管理體制，加強(qiáng)教職工人事檔案管理，是促進(jìn)高職院校平穩(wěn)發(fā)展的保障和基礎(chǔ)。因此，對(duì)高職院校教職工人事檔案管理工作要快速行動(dòng)起來(lái)，推動(dòng)高職院校的管理水平和效率，使國(guó)家教育事業(yè)健康有序發(fā)展。

一、高職院校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理制度不規(guī)范

在高職院校人事檔案收集和整理歸納過(guò)程中，部分高職院校的人事部門(mén)管理制度不規(guī)范，沒(méi)有按照國(guó)家制定的相關(guān)規(guī)則進(jìn)行人事檔案整理工作，導(dǎo)致資料遺漏和錯(cuò)亂。教職工人事檔案包括個(gè)人簡(jiǎn)介、學(xué)歷、擔(dān)任職務(wù)、學(xué)習(xí)工作證明等，還包括教師在校期間的工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)和遵紀(jì)守法等許多相關(guān)資料。教職工人事檔案資料種類(lèi)復(fù)雜，分類(lèi)細(xì)致，如果學(xué)校規(guī)模較大，人事檔案的管理難度會(huì)大大加深。在校的教職工人事檔案還關(guān)系到期末教學(xué)成績(jī)的評(píng)比，是考察和選拔人才的重要根據(jù)。高職院校的人事檔案管理制度不規(guī)范，對(duì)人事檔案的鑒別工作不嚴(yán)，會(huì)出現(xiàn)教職工簡(jiǎn)歷不真實(shí)、個(gè)人材料虛造等不良現(xiàn)象。教職工個(gè)人材料真實(shí)性差、材料內(nèi)容空洞無(wú)內(nèi)涵，將無(wú)法為社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)、學(xué)校評(píng)選提供準(zhǔn)確真實(shí)的個(gè)人資料檔案。高職院校在組織教職工人事檔案填寫(xiě)時(shí)，還存在填寫(xiě)不規(guī)范、不完整的問(wèn)題。同時(shí)，人事部門(mén)在審核檔案時(shí)，沒(méi)有按照嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定范圍來(lái)進(jìn)行審核工作，導(dǎo)致審核超時(shí)、漏審錯(cuò)審等不良問(wèn)題。人事檔案管理工作是學(xué)校行政部門(mén)的重點(diǎn)工作內(nèi)容，由于記錄不完善、填寫(xiě)不規(guī)范等各種問(wèn)題的出現(xiàn)，導(dǎo)致了工作效率下降，對(duì)后續(xù)管理和查閱造成了一定影響。在當(dāng)下的工作優(yōu)化中，需要根據(jù)目前存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化改善，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，規(guī)范檔案填寫(xiě)方式，建立嚴(yán)格的深刻體系，促使檔案管理變得高效化，促進(jìn)了高校行政工作的開(kāi)展。

2.人事檔案管理體制較落后

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了新階段，全新的檔案信息管理系統(tǒng)建立成了主流，信息化建設(shè)的推進(jìn)能夠幫助工作人員解決日常工作問(wèn)題，提高工作開(kāi)展的質(zhì)量和效率。但是，從目前的工作開(kāi)展現(xiàn)狀了解，發(fā)現(xiàn)高職院校人事檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)文檔管理方法，沒(méi)有跟進(jìn)社會(huì)發(fā)展需要，缺乏先進(jìn)的人事檔案數(shù)字化管理設(shè)備。大多數(shù)高職院校沒(méi)有專門(mén)存放人事檔案的檔案室，一般都是把教室和辦公室進(jìn)行改造處理，管理設(shè)施設(shè)備也不完善，沒(méi)有專門(mén)的儲(chǔ)存設(shè)備，使檔案資料無(wú)法合理有效分組，人事檔案會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)分、漏分等問(wèn)題。教職工人事檔案都是以紙質(zhì)進(jìn)行存檔，檔案室應(yīng)設(shè)立通風(fēng)除濕裝置，但改造的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不完善，影響人事檔案的安全儲(chǔ)存，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，在人事檔案管理中信息化管理程度低。在檔案收集、整理、存檔、儲(chǔ)存、查詢過(guò)程中，大部分仍然采用人工方法，沒(méi)有順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要。面對(duì)高職院校龐大的信息資料，僅僅采用人工方式進(jìn)行整理，造成諸多問(wèn)題。一是效率性低、費(fèi)時(shí)長(zhǎng)，需要大量人工和時(shí)間；二是信息整理得不夠細(xì)致全面，可能出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)亂的情況；三是不能及時(shí)收取信息的更新情況，及時(shí)性差。人事檔案管理體制的落后，導(dǎo)致人事檔案管理工作無(wú)法高效、全面、準(zhǔn)確地開(kāi)展，對(duì)于外部信息更新接受的能力也要落后許多。管理體制信息化程度低，沒(méi)有合理配置先進(jìn)的資源設(shè)備，使教職工人事檔案管理工作無(wú)法滿足國(guó)家規(guī)定，沒(méi)能順應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展。

信息化建設(shè)是人事檔案管理工作開(kāi)展的重點(diǎn)，當(dāng)下已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，系統(tǒng)完善能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行信息傳輸和更新，這樣可以使得工作人員了解到更加全面的檔案信息，為后續(xù)工作開(kāi)展提供較大幫助。在當(dāng)下發(fā)展過(guò)程中，需要關(guān)注于管理體制的完善，跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐，建立專門(mén)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)電子檔案的存儲(chǔ)和管理，提高人事檔案管理的安全性，這樣可以避免信息泄露、遺失等問(wèn)題的出現(xiàn)，全面提高工作的質(zhì)量和安全。

3.人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

在高職院校中，人事檔案管理工作量大，且工作枯燥乏味，從事檔案管理工作的人員稀缺，許多院校的人事檔案管理人員大部分都是非專業(yè)人員，多數(shù)是教師兼職人事檔案管理，人事部門(mén)出現(xiàn)一人兼職多個(gè)管理工作或者工作崗位的缺少管理人員現(xiàn)象。隨著國(guó)家對(duì)高職院校的政策支持，高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)不斷增多，高職院校人事檔案管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。由于人事檔案管理人員專業(yè)不對(duì)口、專業(yè)知識(shí)素質(zhì)不強(qiáng)、檔案管理水平低等現(xiàn)象，教職工人事檔案在管理工作中也會(huì)存在許多嚴(yán)峻的問(wèn)題。人事部門(mén)檔案管理待遇較低，導(dǎo)致檔案管理工作人員流動(dòng)性高，新入職的工作人員需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重新了解，大大降低了管理工作的效率。人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，對(duì)檔案整理存檔的專業(yè)性不高，檔案管理工作無(wú)法有效有序地開(kāi)展，其綜合素質(zhì)無(wú)法滿足人事檔案管理工作的需要，大大削減了工作的有序性和有效性。同時(shí)，缺乏專業(yè)檔案管理人員也會(huì)大大影響高職院校人事檔案工作的改革，沒(méi)有專業(yè)人才的支持，管理工作會(huì)受到限制，不利于高職院校教職工人事檔案的合理規(guī)范儲(chǔ)存和審批，影響高職院校的發(fā)展。人事部門(mén)檔案管理工作人員專業(yè)性對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)工作的開(kāi)展起到了非常關(guān)鍵的作用，在實(shí)際工作過(guò)程中，若人員的專業(yè)性并未達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，在處理各項(xiàng)問(wèn)題時(shí)缺乏經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)素質(zhì)，會(huì)導(dǎo)致工作開(kāi)展的質(zhì)量下降。在當(dāng)下的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)更加注重人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，結(jié)合人事檔案管理工作的基本需求進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高人員的專業(yè)水平，這樣可以保障各項(xiàng)工作開(kāi)展達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，提高工作的規(guī)范性和質(zhì)量。

4.教職工人事檔案管理工作沒(méi)有受到充分重視

第一，大部分高職院校和教師之間，都存在對(duì)人事檔案工作不重視的情況，教師沒(méi)有意識(shí)到人事檔案資料是其職稱評(píng)選和干部選拔的重要參考資料。第二，高職院校對(duì)人事檔案管理工作也不重視，沒(méi)有建立和創(chuàng)新合理的檔案管理體系，保障檔案管理有序高效地開(kāi)展。第三，在人事檔案管理工作中投入資金不足，沒(méi)有建立專門(mén)的檔案室和購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，沒(méi)有為院校人事檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和工作環(huán)境，使檔案管理工作的信息化程度低，檔案管理的設(shè)施設(shè)備落后。第四，高職院校也沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家規(guī)定的人事檔案管理?xiàng)l例，對(duì)人事部分工作沒(méi)有做到有效監(jiān)管，人事檔案工作沒(méi)有引起高職院校的意識(shí)和重視。第五，教職工在填寫(xiě)個(gè)人檔案資料時(shí)，沒(méi)有充分意識(shí)到人事檔案資料的重要性，在填寫(xiě)過(guò)程中出現(xiàn)填寫(xiě)形式不規(guī)范、填寫(xiě)的內(nèi)容不完整、不真實(shí)等問(wèn)題，導(dǎo)致教職工的個(gè)人檔案信息不準(zhǔn)確。

二、高職院校教職工人事檔案管理的構(gòu)建策略

1.加強(qiáng)教職工人事檔案管理意識(shí)

高職院校要加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，拓寬教師人事檔案意識(shí)的渠道。院?？梢栽谛?nèi)報(bào)刊刊登關(guān)于《人事檔案條例》的有關(guān)知識(shí)，加大檔案管理的知識(shí)宣傳。還可以通過(guò)微信、微博、QQ等發(fā)布關(guān)于人事檔案知識(shí)的問(wèn)卷調(diào)查，通過(guò)對(duì)教職工的認(rèn)識(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的知識(shí)宣傳活動(dòng)。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，加大對(duì)人事檔案知識(shí)的傳播學(xué)習(xí)，提高教職工在人事檔案填寫(xiě)時(shí)的規(guī)范性和真實(shí)性。信息傳播的及時(shí)性和全面性對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作的開(kāi)展起到了重要的作用，高校人事檔案管理部門(mén)，需要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的認(rèn)知，引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，包括大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，構(gòu)建高效化的管理系統(tǒng)，這樣可以使得工作人員在日常工作中通過(guò)系統(tǒng)完成人事檔案的管理，提高了信息查詢、信息處理的工作效率。同時(shí)，還可以舉辦關(guān)于個(gè)人檔案知識(shí)的座談會(huì)和人事檔案填寫(xiě)的培訓(xùn)會(huì)，在提高教職工檔案意識(shí)的同時(shí)也能提高教職工填寫(xiě)個(gè)人檔案時(shí)的水平，有利于教職工提升對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。除此之外，校領(lǐng)導(dǎo)也要充分了解人事檔案的權(quán)威性，加強(qiáng)檔案意識(shí)，將人事檔案管理列入開(kāi)會(huì)討論的重要事例之一。高職院校要發(fā)揮引導(dǎo)作用，加強(qiáng)全校師生人事檔案管理意識(shí)，明白人事檔案管理的重要性。教職工應(yīng)順應(yīng)國(guó)家人事檔案規(guī)定，認(rèn)真學(xué)習(xí)個(gè)人檔案相關(guān)知識(shí)，熟悉個(gè)人檔案填寫(xiě)要求，加強(qiáng)人事檔案管理工作監(jiān)督，提高高職院校全體教職工的檔案意識(shí)，推動(dòng)高職院校人事檔案工作順利開(kāi)展。

2.完善教職工人事檔案管理制度

構(gòu)建先進(jìn)的人事檔案管理制度是高職院校人事檔案管理工作順利進(jìn)行的保障。為了解決出現(xiàn)檔案造假、檔案填寫(xiě)不完整、檔案審批遺漏等問(wèn)題，加強(qiáng)完善人事檔案管理制度，大力開(kāi)展人事檔案審批檢查工作，對(duì)不合格、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的檔案進(jìn)行及時(shí)處理，保證人事檔案管理的順利高效進(jìn)行。首先，要完善人事檔案材料收集歸檔工作制度。在人事檔案收集之前，要對(duì)檔案進(jìn)行全面清查和核實(shí)，避免出現(xiàn)漏交、漏收的情況。還要完善人事檔案的審核工作制度，工作人員按照規(guī)定對(duì)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格審查核實(shí)，對(duì)不合格的檔案及時(shí)打回重寫(xiě)。完善人事檔案的整理工作制度也是很重要。對(duì)人事檔案進(jìn)行細(xì)致分區(qū)整理，保證檔案儲(chǔ)存的規(guī)律性和有序性。完善創(chuàng)新教職工人事檔案管理機(jī)制，構(gòu)建高效的專審全覆蓋“2+1”工作機(jī)制，明確人事部門(mén)的工作職責(zé)，構(gòu)建人事檔案工作規(guī)劃，為提高人事檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃、有目標(biāo)的發(fā)展。

3.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平體現(xiàn)了人事檔案管理工作的質(zhì)量水平，是高職院校人事管理工作構(gòu)建的重點(diǎn)內(nèi)容。提高人事檔案人員的專業(yè)素質(zhì)水平，就必須對(duì)工作人員進(jìn)行定時(shí)定點(diǎn)的培訓(xùn)。要破除傳統(tǒng)“老帶新”的老舊培訓(xùn)模式，要采用系統(tǒng)科學(xué)的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高工作人員的人事檔案管理水平。院校可安排統(tǒng)一時(shí)間，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)。開(kāi)展理論知識(shí)課堂，學(xué)習(xí)和了解人事檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，還要開(kāi)設(shè)實(shí)踐操作課堂，將所學(xué)知識(shí)理論應(yīng)用到實(shí)際操作過(guò)程中，對(duì)檔案的收集、審核、整理、保存等過(guò)程都要進(jìn)行相應(yīng)的實(shí)際操作，保證在實(shí)際的檔案管理工作中準(zhǔn)確無(wú)誤。還可以舉辦專題研究研討會(huì)，人事部門(mén)相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行研究探討，讓管理人員在課題討論中提升自身的專業(yè)理論知識(shí)和檔案管理工作水平，為檔案管理工作提高理論支持。隨著檔案管理信息化程度的加深，還要對(duì)管理人員繼續(xù)信息技術(shù)培訓(xùn)。引進(jìn)信息技術(shù)扎實(shí)的專業(yè)人員，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，彌補(bǔ)檔案管理信息化人員稀缺的現(xiàn)象，潛移默化地影響人事部門(mén)的進(jìn)步發(fā)展。除此之外，還要設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)人事檔案管理人員形成激勵(lì)作用，促進(jìn)其工作的積極性。在加強(qiáng)人事檔案監(jiān)管和要求的同時(shí)，也要對(duì)專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員進(jìn)行提拔獎(jiǎng)勵(lì)，提高人事檔案管理部門(mén)的積極性和活力。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高人事檔案工作的專業(yè)水平，保證了工作的質(zhì)量效果。

4.利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行信息化建設(shè)

高職院校的人事檔案管理要順應(yīng)技術(shù)發(fā)展的要求，提高人事檔案管理的信息化水平。高職院校要根據(jù)實(shí)際情況，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和數(shù)字化計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高人事檔案管理的工作水平。人事部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況制定出人事檔案信息化建設(shè)的工作方案，明確檔案管理信息化各個(gè)步驟和任務(wù)，確立實(shí)現(xiàn)信息化管理的方法手段，使人事檔案從收集到審批再到整理保存的每個(gè)過(guò)程有序進(jìn)行，并有明確的要求和規(guī)定可以依照，使教職工人事檔案管理信息化工作有序開(kāi)展。同時(shí)，為檔案管理信息化提高硬件設(shè)備支持。院校應(yīng)加大資金投入，為人事檔案管理部門(mén)購(gòu)入電腦、打印機(jī)、智能檔案存儲(chǔ)柜、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，設(shè)立專門(mén)的云端“檔案資料庫(kù)”，工作人員可以分級(jí)操作查看，方便對(duì)教職工檔案資料進(jìn)行及時(shí)查詢和更新，也可以保證檔案的保密性。還可以進(jìn)行目錄查詢、數(shù)據(jù)備份、資料掃描等技術(shù)支持，促使人事檔案管理信息化開(kāi)展，提高工作效率，使紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，也可以解決紙質(zhì)檔案丟失、損壞對(duì)信息資料丟失產(chǎn)生的影響。加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理也是很重要，可以將教職工個(gè)人檔案資料進(jìn)行信息化和數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，及時(shí)上傳發(fā)生變動(dòng)的信息資料，讓檔案管理人員及時(shí)處理和更新，保證教職工檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高了工作人員的辦事效率。高職院校人事檔案管理工作向著信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展，使工作的效率得到了提升。

三、總論

高職院校加強(qiáng)對(duì)教職工人事檔案管理工作的研究，順應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需要，也促進(jìn)了人事部門(mén)的工作改革。創(chuàng)新構(gòu)建新的管理機(jī)制，彌補(bǔ)了之前人事部門(mén)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，使高職院校人事管理工作健康有序發(fā)展。人事檔案管理不僅滿足了高職院校教職工信息掌握和管理的要求，也滿足了社會(huì)教育保障的需要，對(duì)教職工人事信息掌握更全面、更準(zhǔn)確。推動(dòng)高職院校教職工人事檔案管理工作的任務(wù)刻不容緩，高職院校要加強(qiáng)對(duì)人事部門(mén)工作機(jī)制的創(chuàng)新，提高教職工檔案管理工作的效率和質(zhì)量，在國(guó)家政策的不斷支持下，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)教育事業(yè)向高質(zhì)量和制度化發(fā)展。

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（作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

基金項(xiàng)目：2022年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目立項(xiàng)課題“溯源視域下高職院校人事檔案專審全覆蓋工作機(jī)制研究”（課題編號(hào)：2022ky1117）

作者簡(jiǎn)介：黃春蓓（1985—），女，壯族，廣西寧明人，本科，館員，研究方向：檔案管理。