網絡環境下業余體校檔案管理工作的方法及策略

高曉明

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，科學技術水平的不斷提升，信息化逐漸應用于各領域，促使網絡環境的發展得到了極大改善。網絡環境的改善，給業余體校發展的多樣化提供了更多的可能性。業余體校想要在新時代獲取更多更好的發展機會，就需要提升其自身的綜合管理能力和水平，促進業余體校實現穩定、可持續的發展。其中，檔案管理工作是業余體校眾多管理工作中基礎且十分關鍵的工作，需要業余體校管理層以及檔案管理工作人員高度重視此項工作，落實并執行好各項措施，促進業余體校檔案管理工作質量和水平的全面提升。本文結合業余體校檔案管理工作的基本要求、業余體校檔案管理工作的必要性、網絡環境下業余體校檔案管理工作的變化，以及網絡環境下業余體校檔案管理工作的方法及策略等方面進行探究，以期為業余體校檔案管理工作的創新發展提供參考。

關鍵詞：網絡環境；業余體校；檔案管理；方法及策略

前言

網絡環境的發展與改善，給業余體校檔案管理工作的創新發展提供了良好的客觀條件，有助于業余體校檔案管理工作先進性和科學性的進一步提升。業余體校是我國教育體制重要的組成部分，保障業余體校發展的穩定和長遠，對健全完善教育機制體制具有積極的推進作用。檔案管理工作對任何單位機構發展的穩定性和連續性，都有極其重要的作用和價值，業余體校也是一樣，落實并監督好檔案管理工作對業余體校實現長遠且穩定的發展具有重要的現實意義。在網絡環境下，各項工作、制度機制、流程環節、技術設備等，都有了不同程度的調整和變化，業余體校應主動積極地適應網絡環境的變化，形成對網絡環境變化的正確認知，推進校內各項工作積極順應網絡環境的調整和變化，促進業余體校綜合管理能力和水平的全面提升，從而為實現業余體校良性、穩定、長遠的發展奠定基礎。

一、檔案管理概述

檔案管理是一項基礎性事務工作，對單位機構的發展有著十分重要的作用和影響。檔案管理工作會隨著時間的加長和工作量的增多，使得工作難度會逐漸增加。檔案管理工作需要將必要的文字資料、圖片影像資料，音頻資料，進行統的、集中的保存和管理。通常，保存和管理的各類資料都具有一定的價值，不論是社會價值、經濟價值、藝術價值等，都會在后續的應用中產生一定的作用和影響，或是具有一定的指導意義。當前，隨著現代化技術手段的廣泛應用，檔案管理正在趨向于信息化、智能化、科學化的方向發展，許多檔案資料無法進行實物的保存，就可利用數字化的方式進行保存和管理。通過對現代化技術手段的應用，可極大地提升檔案管理工作的效率和質量，從而全面促進檔案管理的創新發展。

二、業余體校檔案管理工作的基本要求

業余體校務必要貫徹落實上級部門、檔案管理部門等對檔案管理工作的各項要求，嚴格遵循檔案管理工作的各項規范，科學合理地統籌規劃業余體校檔案管理工作。首先，業余體校應基于上級部門及檔案管理部門對檔案管理工作的各項要求和規范，制定適合本校自身實際情況的檔案管理工作機制，提升本校檔案管理工作的規范性與約束性，促使本校檔案管理工作有章可循、有制可依。業余體校的檔案管理工作應包括但不限于學生檔案管理、整理以往檔案資料、統計各類檔案資料，并有效、安全、可靠地管理各類檔案資料。與之前檔案管理工作不同的是，需要加強對現代化技術手段的科學合理應用，強化對現有檔案資料的收集和整理，從多個角度與維度實現檔案資源的最大化利用，提升本校各類檔案資料的使用效率。利用現代化技術手段，加快本校檔案管理信息化進程，將各類檔案資料實現信息化管理，并結合互聯網技術、計算機軟件技術等增加本校檔案資料獲取渠道，進一步提升檔案資料的利用效率。另外，學校要加強對檔案管理工作人員的專業能力提升，提高工作人員對檔案管理工作的重視程度，促進工作人員高效、科學地開展檔案管理工作，有利于檔案管理工作質量和水平的全面提升。落實業余體校檔案管理工作的各項基本要求，切實有效地開展檔案管理工作，有助于業余體校綜合管理能力的進一步提升，為業余體校實現更好的發展提供支持。

三、業余體校檔案管理工作的必要性

隨著時代的發展，網絡環境影響著各項工作的開展，對現代化技術手段的利用，可以有效提升工作質量和效率，同時，有助于各項工作的創新發展。在這樣的背景下，加強業余體校檔案管理就顯得十分必要。檔案管理工作對業余體校綜合管理能力和教學能力的提升具有重要的作用和價值。

1.提升綜合管理能力。業余體校開展檔案管理工作，能夠有效促進學校綜合管理能力的提升和發展，并且能為學校各項工作的改革與發展提供必要的支持。檔案管理工作是一項長期工作，具有極強的連續性，同時具備一定的應用性。連續性是指檔案管理工作從建校開始就一直存在著，并隨著時代的變化，進行必要的工作模式和方法的調整，促使檔案管理工作的連續性不被破壞。因此，業余體校應重視檔案管理工作，切實提升檔案管理工作的質量和效果，為之后的學校管理奠定堅實基礎。

2.提升學校教學能力。高質量的檔案管理工作能夠對學校的教學能力提升起到一定的促進作用，促進教學質量和水平的提升，促使學校教學環境的進一步優化和改善，同時能夠為學校教育教學工作高質量、高效率的開展提供必要支持和保障。學校的檔案管理工作人員應根據學校發展的實際情況，有針對性地開展檔案管理工作，為后續檔案管理工作探索更多的可能性和工作方式方法，促進學校檔案管理工作可持續發展。檔案管理對學校教學質量的提升有間接的影響和促進作用。學校可定期開展教學工作質量的考核與評估，結合檔案管理工作資料分析教學質量的現狀、存在的不足，并了解學校各時期學生的動向，如：每屆學生的畢業率、畢業生的就業率情況等，這對學校教學能力的提升有著直接的影響。這種情況下，檔案管理工作的必要性就尤為凸顯，只有落實好檔案管理工作，才能及時提供相關的檔案資料，提高學校各項工作的針對性、真實性和有效性，從而為切實提升學校教學能力發揮應有的作用和價值。

四、網絡環境下業余體校檔案管理工作的變化

網絡環境下，諸多工作受現代化技術手段的影響和推動，產生了不同程度的變化。在業余體校的檔案管理工作中，科學合理地利用現代化技術手段，可有效提升工作的便捷性、系統性、連續性，使得學校檔案管理工作的質量和效果得到進一步提升，同時，對學校檔案管理工作人員的專業能力提高也有一定的推動作用。

1.工作便捷性的提升。檔案管理工作便捷性的提升較為明顯，對學校人力資源成本、固定資產成本等方面的管理和支出有積極作用。業余體校檔案管理工作中，選擇并應用科學合理的現代化技術手段，可有效提升工作的便捷性，極大地提升工作效率，釋放更多的人力資源。利用現代化技術手段的優勢，彌補以往檔案管理工作的劣勢和不足，促進檔案管理工作的創新發展。以往的檔案管理需要耗費一定的人力、物力以及檔案儲存空間，并且檔案數量越多所需要耗費的資源就越多，不利于業余體校進行成本支出的管理。利用現代化技術手段的優勢，比如：云儲存技術的海量存儲優勢、云計算技術的高速運算優勢以及大數據技術的快速檢索優勢等，可極大地減少檔案資料的儲存空間，并且可實現高效的檔案資源利用，檢索檔案再也不用逐一地翻來翻去，大大提高了檔案管理工作的效率，同時，減少了業余體校在人力資源、固定資產等方面的支出，有助于提高業余體校成本管理的有效性。便捷性的提升，使得檔案管理工作效率進一步提升，工作人員的積極性和熱情也得到了很好的激發，對業余體校檔案管理工作的高質量開展具有重要的現實意義。

2.工作系統性的提升。檔案管理工作具有一定的系統性和專業性，需要工作人員具備相應的專業能力，從而保障檔案管理工作有效開展。利用現代化技術手段后，檔案管理工作的系統性和專業性被進一步提高，給業余體校檔案管理工作人員開展工作帶來了一些困難，但同時也激發了工作人員更多的積極性和熱情，來提升自身的專業能力，補充自身不足的專業知識，從而有效地保障了檔案管理工作的高效化開展。

3.工作連續性的提升。檔案管理工作的連續性是其工作的基本屬性，確保檔案管理工作的連續性，在一定程度上能夠提升檔案管理的能力和水平，促進檔案管理工作更加全面化發展。檔案數量增長的客觀管理需求，促使業余體校利用現代化技術手段進行檔案管理。隨著業余體校辦校時間的增長，各類檔案資料的數量在持續上漲，如：每學年進校的新生檔案、各類行政檔案與人事檔案等，檔案管理難度隨著檔案數量的上漲也在不斷的上升，傳統的檔案管理工作模式和辦法，已經難以滿足實際的檔案管理工作需求，因此，科學合理的利用現代化技術手段進行檔案管理，可以有效降低檔案管理工作難度。另外，在以往的檔案管理工作中，更多的是保存和管理一些具有社會價值、經濟價值、藝術價值或是具有一定指導意義的重要檔案資料，受制于人力、儲存空間等方面因素的影響，通常是選擇不予以保存和管理，這就極有可能造成檔案資料連續性的不足，部分檔案資料不能全面地連接起來，影響后續的利用。運用現代化技術手段后，不再受制于人力資源和儲存空間的不足，能夠最大化地實現應保存，同時不會有管理難度上的問題，極大地提升了檔案管理工作的連續性。

五、網絡環境下業余體校檔案管理工作的方法及策略

1.突出業余體校檔案管理工作目標。檔案管理工作在某種程度上可以反映出一個單位或機構的發展水平和綜合管理能力，因此，業余體校應重視檔案管理工作的建設與發展，促使檔案管理工作對學校的發展起到積極地促進作用。首先，要加強檔案管理工作的協調性。檔案管理工作是學校重要的組成部分，與具體的行政工作、教學工作等都有著十分密切的聯系，互相不可分割，并且具有一定的一致性。因此，業余體校的管理層應將檔案管理工作放在與其他工作統一的位置上，確保各項工作能夠互相支撐、共同發展、共同進步，更好地為學校發展貢獻力量；其次，要保證檔案管理工作的真實性和有效性。檔案管理工作的真實性和有效性是這項工作最為重要的兩個特性，工作人員在開展檔案資料的整理和歸集工作時，會受一定程度的主觀因素影響，導致檔案管理工作缺乏真實性和有效性，這就要求工作人員要具有極強的職業道德，能夠客觀地進行檔案資料的整理和歸集；最后，要突出檔案管理工作的連續性。檔案管理工作并不是一時的，需要一直延續下去，因此，工作人員要充分了解被保存和管理的檔案資料，使得檔案資料的連續性能夠得到保證。

2.健全業余體校檔案管理工作制度。健全檔案管理工作制度，進一步規范檔案管理工作，使得檔案管理工作人員在開展工作時，不會有較強的隨意性，也不會使檔案資料的管理缺失真實性和有效性，同時，能夠保證檔案管理工作質量和效率，促進業余體校檔案管理工作穩定、可持續發展。同時，對檔案管理工作人員的工作規范和要求也要做進一步明確，要包含各類檔案資料保存和管理的工作規范及要求，制定盤點與清查工作制度，加強對檔案資料的把關，避免出現部分檔案資料丟失的情況，保證檔案資料的安全和可靠。另外，可將檔案管理工作制度與績效考核工作制度進行結合，進一步提高檔案管理工作人員對工作的重視程度，保障業余體校檔案管理工作能夠得到有效的落實和執行。

3.加強業余體校檔案管理工作人才的培養。結合業余體校檔案管理工作實際，培養一批具備專業知識和能力的檔案管理人才，提升學校檔案管理工作的專業化能力，將職業化、專業化當做是工作重點來落實與執行。一方面，加強對現有工作人員專業知識和能力的培訓，利用線上線下的方式，加強工作人員對專業知識和能力的了解與掌握，并能夠真正地轉化成為實際的工作能力。如與檔案管理工作開展較好的單位機構進行交流學習，互相取長補短或是利用線上的方式，選擇一些專業性較強的專家學者講座或論壇等，積極主動地學習先進的檔案管理知識及相關能力；另一方面，應加強對專業人才、高素質人才的引進和招聘，主要引進和招聘檔案專業、計算機專業的人才，以及相關方面的復合型人才。利用專業人才的補充，進一步完善業余體校檔案管理工作中不足，強化檔案管理工作中的細節。新引進或招聘進來的專業人才，在實踐經驗方面可能有所欠缺，需要學校檔案管理工作人員予以支持和幫助，用以老帶新的方式開展工作，專業人才又能夠幫助學校檔案管理工作人員補充專業知識和能力上的不足，逐漸形成雙方共同進步互相，支持的良好工作局面。

4.提升業余體校檔案管理工作信息化水平。在網絡環境下，業余體校檔案管理工作應加強信息化建設與健全，促進檔案管理工作信息化水平的提升，同時，有助于推進業余體校整體辦公信息化的提升。利用現代化技術手段，建設信息化的檔案管理平臺，全面提升學校檔案管理工作水平和能力。如利用大數據技術，將檔案資料的條碼全部輸入信息化平臺，運行大數據技術，對全部的資料信息進行分類管理，并利用云儲存技術存儲到云端，實現數字化儲存，極大地壓縮了檔案資料的儲存空間，還可以利用移動互聯網技術和計算機軟件技術，實現在移動端就可以檢索到想要瀏覽的檔案資料，極大地提升了檢索檔案資料的便捷性，同時，也不會造成檔案資料的丟失和損壞，在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作量，節省一部分人力資源。利用現代化技術手段，對于業余體校檔案管理工作具有劃時代的意義。

六、結束語

綜上所述，業余體校的檔案管理工作是學校重要的基礎性工作，需要學校管理層和檔案管理工作人員高度重視，確保檔案管理工作正常、順利地開展。業余體校應加強對檔案管理工作目標的明確，突出工作重點，切實發揮工作應有的作用和價值。加強檔案管理工作制度的健全和完善，保證工作的開展可以做到有章可循，有制可依，并且保證對檔案管理工作人員能夠進行必要的約束和監督，保證工作的真實性和有效性。加強檔案管理人才的培養、引進和招聘，增強業余體校檔案管理工作的專業化和職業化。加強檔案管理工作信息化水平的提升，在網絡環境下，科學合理地利用現代化技術手段，促進檔案管理工作朝著信息化、智能化、科學化的方向發展。

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（作者單位：吉林省四平市鐵西區業余體校）