民辦高校教學秘書工作現狀及發展路徑

文/武漢工程大學郵電與信息工程學院 郭雨琪

隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高等院校不斷擴招，在迎來機遇的同時也面臨著挑戰。高校在順應當下發展提高教育教學質量的同時，應該關注到和教育教學密切相關的教學管理人員的發展，尤其是基層教學管理人員的發展。近年來，許多民辦高校積極向培養應用型人才的方向轉變，在著眼轉型的同時，也應該重視和教學息息相關的教學管理工作。教學秘書作為基層教學管理工作者，在教學管理工作中發揮著重要的作用，因此一定要找準自己的定位，提升能力，以此來提升教學管理工作的水平，幫助學校更好發展。

一、民辦高校教學秘書工作特點

在民辦高校教學管理過程中，教學秘書的工作面向的群體眾多、涉及面廣、工作量大。他們是教學管理工作中各個環節的橋梁和紐帶，緊密聯系著各類群體。于是，教學秘書工作形成以下幾個特點：

（一）復雜性。對于教學秘書來說，工作的時候需要面對各類群體，比如各職能部門、教師和學生等等，還可能出現一項工作同時面對多個群體的情況，這加大了工作內容的復雜程度，決定了教學秘書工作的復雜性。

（二）時效性。教學管理工作中有很多事情是有明確的時間節點的，比如報名截止時間，各類質量工程的填報時間等等。因此，教學秘書需要對這些時間節點有強烈的敏銳度，因為一旦時間出現錯誤，就可能影響考試或者項目申報，造成比較大的失誤，這就決定了教學秘書工作的時效性特點。

（三）協調性。教學秘書的工作通常要同時面對多個群體，在這中間，教學秘書起著上傳下達、互通有無的作用，既能將準確有效的信息傳遞給教師和學生，也能將收集到的消息及時準確地上達給領導和各有關部門。這也是為什么我們一直把教學秘書的工作看作是橋梁和紐帶，因為只有他們充分協調各方，才能更好地開展工作。

（四）準確性。在多數時候，教學秘書的工作是非常精確的，因為他們是信息的傳遞者，第一手資料的來源者，如果信息和數據在源頭上出現錯誤，將會造成非常嚴重的教學事故。因此對教學秘書在工作中的準確性有著非常高的要求，在上傳下達時不能出現半點差錯。

（五）服務性。教學秘書本身是服務于老師和學生的，同時，在學院的日常運行過程當中，教學秘書還需要協助院長和教學副院長完善各類教學文件的制定，各項質量工程的申報，學院發展的規劃等等。因此也就決定了教學秘書工作的服務性特點。

二、民辦高校教學秘書工作現狀

目前，我們可以看到各類高峰論壇、專業技能比賽以及針對高校各類人員開展的培訓如雨后春筍般遍布各處，舉辦的目的也多是希望逐步提升教師和管理人員的素養和業務能力。這些做法是非常值得肯定和學習借鑒的。對于教學秘書這類基層教學管理人員，高校也在為他們的發展做出努力，但在發展的過程中仍然還有一些需要完善的地方。

（一）受重視程度不夠。首先是自身不夠重視。部分教學秘書認為其工作就是一個“傳聲筒”，把上面交代的任務布置下去，再將信息反饋回去即可。并且認為工作中多數事情較為瑣碎，重復性高，感覺不到自身工作的重要性，也無法體現出自身的價值。其次是外界不夠重視。由于教學秘書大多是輔助性、服務型的工作，工作成效更多的是“潤物細無聲”于日常的教學管理工作中，未展現出太多的顯績。

（二）業務能力欠缺。就目前來看，高校的教學秘書大多是剛入職場的“新人”，雖然有著對于工作的熱情和沖勁，但是需要時間去打磨。因此在剛上手的時候，無論是專業知識還是辦公能力都比較欠缺。并且一個二級學院通常只有一名教學秘書，較大的工作量和工作強度讓他們無暇在工作之余對業務能力進行提升。同時，參加交流和培訓的機會較少。一是因為繁重的工作無法使教學秘書離開工作崗位，因而錯失進修機會。二是專門針對教學秘書開展的培訓和進修機會較少，導致教學秘書缺少外部給予的提升業務能力的｜機會。

（三）工作量大，分工不明確。面對高校擴招等情況，教學秘書會在現有工作的基礎之上迎來更多挑戰。學院的學生人數增多意味著教學秘書工作量的加大，如果不能合理規劃和處理激增的工作量，就會對工作產生影響，甚至出現教學事故。同時，在部分高校，教學秘書既要處理教學方面的事情，還要承擔學院部分行政工作，既是教學秘書也是行政秘書，工作分工不夠明確，無形中加大了教學秘書的工作量，這其中存在如何平衡教學秘書和行政秘書工作的關系。

（四）相關制度不夠完善。對于民辦高校的教學秘書來說，在與之相關的制度方面還存在不夠完善的地方：一是高校教學秘書的工作量大，教學事故的偶發會加大他們的工作壓力，而大多數教學秘書的薪資待遇較低，與其工作量和工作強度不夠對等，久而久之會造成他們心理上的不平衡，以及對工作的懈怠；二是晉升空間不夠清晰，沒有一個清晰的上升路徑，導致他們轉崗或跳槽的可能性增大，造成教學秘書崗位的人員流動變大；三是在教學秘書的評價機制中，由于工作性質的原因，很難有明顯的工作業績，但是一旦出現差錯又會形成較為嚴重的教學事故，使得教學秘書在考評工作中容易處于劣勢，不利于其之后的發展。

三、民辦高校教學秘書發展路徑

根據民辦高校教學秘書工作特點和其現狀，從以下幾個方面來尋找適合教學秘書發展的路徑：

（一）建立健全管理考核體系。在評價考核體系中需要抓住教學秘書工作特點進行細致劃分，既要看結果也應重視過程。當學校對教學秘書的重視度通過完善和健全管理制度、評價考核體系等體現出來，自然能讓更多人理解教學秘書的工作，了解其重要性。也能讓教學秘書自身感受到被理解和重視，對本職工作更加充滿熱情。我校在年底的考核中，就曾專門針對教學管理人員的工作進行過相應的考核，這本身就是對教學秘書以及教學管理崗位人員的一種重視，同時在考核中對工作出色的人員進行表彰以資鼓勵，這樣也更能激發他們對自身本職工作的熱情。同時，也可以在薪資待遇和晉升路徑上進行改進。學校應制定出符合教學秘書發展的路徑，這種不斷晉升的過程既是他們成長的過程，更是對學校做出更大貢獻的過程。相應調整教學秘書的薪資待遇，讓他們感受到自身工作的價值，在一定程度上可以激發他們對工作的熱情和積極性。

（二）合理分工明確崗位職責。由于部分高校教學秘書既是教學秘書也是行政秘書，分身乏術，很難專心在教學管理工作方面下功夫，這其實是不利于教學管理工作發展的。當然，出現這種情況并不是學校和教學秘書本身愿意看到的，這也是今后值得探討的一個話題。但自身應明確要做的事情，多項任務同時來臨時，要明白孰輕孰重，不能給后續工作埋下隱患。因此，在條件允許的情況下，學校能夠區分教學秘書和行政秘書，教學秘書也應該在接到任務時明確自己的職責所在，做到心中有數，遇事不慌亂，這樣才能有條不紊地開展工作。

（三）多管齊下提升業務能力。對于教學秘書來說，首先自身要有提高業務能力的意識，例如在實操過程中可以逐步提升自己運用辦公軟件和公文寫作的能力。針對目前線上線下教學的結合，主動學習和操作線上教學平臺。熟練運用各類網絡資源，強化自身信息化辦公的能力。對于學校來說，應主動為基層教學管理人員尋找短期培訓或者講座的機會，針對他們在工作中必備的技能，進行強化和培訓，特別是線上教學的新模式。還可以開啟各類交流平臺，例如各二級學院教學秘書之間的經驗交流，教學秘書和教務處人員的信息互換，各兄弟院校教學管理人員之間的成果分享等等。

（四）科學調節保持健康心態。教學秘書的工作溝通很重要，而在溝通中，難免會出現不愉快的時候，稍有不慎可能會出現誤會，影響工作情緒。還可能存在他人對自身工作的不理解和不認可，這也會增加教學秘書的心理負擔。加上近年來愈來愈繁重的工作壓力，更容易使教學秘書產生煩悶的心理。這些負面情緒會不自覺帶入工作中，小則影響同事關系，大則影響工作開展。因此，在工作中，教學秘書自身要學會保持一個良好的心態，正確看待教學秘書這份工作。學習有關心理方面的知識，科學調整可能出現的不良情緒。學會溝通，無論是對待學生還是老師，都能夠有一個良好的溝通狀態，在無形中給自己創造一個和諧的工作環境。

四、結語

教學秘書雖然只是基層教學管理工作者當中的一員，但其工作涵蓋了二級學院教學管理的方方面面，影響范圍廣。在新形勢下，教學秘書的發展不僅要從自身下功夫，調整心態提高自身的重視程度，提升業務能力。在學校層面更需要有適合教學管理人員發展的管理機制，各方共同努力，多管齊下，才能使得教學秘書更好發展，也能使得高校的教育事業更加具有朝氣和活力。