基于大數據的城建檔案管理實踐探討

文/郝文斌（濱州市城市建設服務中心）

城建檔案對我國城建項目的開展有著較大的影響，可以對有關城建項目的信息數據進行收集、整理和利用，幫助管理人員做好城建項目的建設管理，保證城建項目的建設任務得以順利完成，且能夠進一步提高項目建設的效益。目前城建檔案管理存在一些問題，比如城建檔案管理發展缺乏科學規劃、檔案管理內容及方式需要改進、信息安全意識及技術屏障存在不足，這些都影響到城建檔案管理的工作質量。因此，有必要深入分析大數據背景下城建檔案管理存在的問題，探究大數據背景下城建檔案管理的創新策略，以便提出一些可靠的參考依據，使城建檔案管理朝著更好的方向不斷發展。

一、大數據背景下加強城建檔案管理的意義分析

（一）提高城建檔案管理工作效率及質量

通過對城建檔案管理進行分析可知，其主要目的就是將城建工程項目的施工竣工、招投標、規劃設計等檔案信息收集起來，之后根據項目建設的需要對其進行利用，促進城建項目的順利開展。在大數據背景下開展城建檔案管理工作，可以利用信息技術手段完成城建檔案的錄入、備份、更新、查詢和利用等工作，為用戶提供優質的檔案服務，使用戶能夠及時獲取自身需要的信息，提高城建檔案的利用率。與傳統的檔案管理方式相比，大數據對提高城建檔案管理效率及質量有著較好的積極作用，可以突破傳統檔案管理的局限性[1]。

（二）降低城建檔案管理的資金及人力成本

在大數據背景下，城建檔案管理的方式出現較大變化，以數字化、網絡化的檔案管理模式取代傳統的紙質化檔案管理模式，使得城建檔案管理的效率得以有效提升，且能夠進一步降低城建檔案管理的成本投入。在城建檔案管理中，可以選擇租用服務器、租用計算機機房的方式，利用設備對紙質檔案進行掃描，之后將其轉化為電子檔案，方便將其上傳到計算機系統，為城建檔案的使用提供有利基礎。同時，通過這一方式能夠以最短的時間對檔案信息進行管理，且能夠借助系統軟件對城建檔案存儲及傳輸中的安全性進行提升，促進城建檔案管理的良性發展。

（三）實現城建檔案的異地云備份及資源共享

在以往城建檔案管理中，各個地區的檔案館都是獨立進行檔案管理，由檔案管理人員對紙質化的檔案材料進行整理，將其存放在專門的檔案室，以便對其進行查詢和利用。但是傳統的紙質檔案很容易受到破壞，尤其在地震、洪水等自然災害的情況下，難以保證城建檔案的安全性，進而造成檔案丟失等情況[2]。為解決這一問題，必須加強數字化檔案管理系統的建設，利用該系統對城建檔案進行保存，還可以建立異地備份數據庫，對各個科室的檔案進行實時歸檔，將檔案信息上傳到系統，滿足各個群眾對城建檔案的需要，使城建檔案的共享率及利用率得以提升。

二、大數據背景下城建檔案管理存在的問題分析

（一）城鄉檔案管理發展缺乏科學規劃

在大數據背景下，城建檔案管理面臨著更多挑戰和機遇，需要認識到城建檔案管理的復雜性，制定短期計劃與長期計劃，使其能夠朝著科學的方向不斷發展。但是就實際情況來看，在以往城建檔案管理中，檔案館僅制定了短期的發展規劃，在完成基礎設施建設后，對后續的建設規劃缺乏重視性，使得城建檔案管理的發展比較緩慢[3]。同時，信息化對城建檔案管理產生了較大影響，檔案管理人員缺乏信息化意識，無法采取有效的應對策略，使得城建檔案管理的信息化發展受到影響。除了城建檔案管理發展規劃方面的問題，檔案管理人員缺乏主動服務意識，其檔案工作的模式比較被動，不能主動提供檔案服務，嚴重影響到城建檔案管理的長久發展。

（二）檔案管理內容及方式需要改進

在以往城建檔案管理中，其檔案管理的內容及方式已經無法滿足要求，需要對其進行改進，促進城建檔案管理的順利開展。

傳統的檔案類型包括了音像檔案、圖片檔案、紙質檔案等，必須主動適應時代發展，將其轉化為數字化檔案，以便采用信息化的管理方式開展城建檔案管理。目前城建檔案的數量不斷增多，若是在檔案數字化轉換方面存在不足，將直接影響到檔案的開發與利用。同時，在信息化管理模式下，城建檔案工作的標準性及規范性有待提升，尤其是基礎性的檔案工作逐漸暴露出不足，缺乏統一的管理流程及管理程序，對城建檔案管理的發展產生不利影響[4]。

（三）信息安全意識及技術屏障存在不足

在大數據背景下，城建檔案管理工作的內容及方式出現一定變化，可以利用大數據完成檔案管理工作，對城建檔案進行開發和利用，使城建檔案的使用效率得以提升。但是在城建檔案管理中應用大數據的時候，勢必會出現各種各樣的安全隱患，容易造成檔案泄漏、檔案被篡改、檔案丟失等問題，使得檔案館面臨著較大的損失[5]。根據以往大數據技術在城建檔案管理中的應用情況來看，許多檔案館在大數據技術應用方面積累了一定的經驗，但是對信息安全方面的問題缺乏重視性，未能同時建立信息安全意識及技術屏障，給城建檔案管理的發展帶來較大挑戰。

（四）城建檔案管理人員素質有待提升

隨著城建檔案管理的持續發展，城建檔案的內容不斷增多，要求檔案管理人員采用現代化技術手段對檔案資料進行處理，提高檔案處理的效率，避免因人為因素造成城建檔案管理失誤及其他問題。

雖然大部分的城建檔案管理人員都具備一定的工作經驗，掌握了有關城建檔案管理的基礎知識，但是在現代信息技術及理念的學習方面存在不足，未能根據工作需要對自身的工作方式進行改變，使得城建檔案管理的效率及質量無法得到保障。同時，有些城建檔案管理人員是從其他崗位調用的，對城建檔案管理的了解不足，且掌握的檔案管理知識較少，難以正確處理城建檔案管理中的問題，嚴重影響到城建檔案管理的長久發展[6]。

三、大數據背景下城建檔案管理實踐的創新策略分析

（一）制定發展規劃，樹立服務意識

城建檔案管理工作是一個長期且復雜的過程，想要充分發揮城建檔案管理的價值，則必須嚴格做好城建檔案管理的長期發展規劃，將信息化建設納入檔案館的長期發展規劃中，明確各個人員的責任，合理劃分城建檔案管理信息化建設的任務，使其能夠順利完成，提高城建檔案管理的信息化水平[7]。其次，應樹立良好的主動服務意識，使城建檔案管理人員能夠及時報送城建檔案，提高城建檔案管理的工作效率。需要對城建檔案管理的相關法律法規進行宣傳，提高所有人員對城建檔案管理的重視性，及時完成城建檔案的收集與歸檔工作。比如在工程建設過程中，要求城建檔案管理部門對項目的進度進行跟蹤，將工程檔案資料收集起來，及時處理檔案資料不全、檔案整理不規范等問題，從而保證城建檔案得到及時歸檔，為城建檔案管理的開展打下良好基礎。

（二）加強信息化建設，優化檔案管理方式

為充分發揮信息化在城建檔案管理中的作用，需要對城建檔案管理信息化建設進行強化，并優化檔案管理方式，促進城建檔案管理水平的提升。通過信息化的檔案管理方式開展城建檔案管理工作，可以有效提高工作效率，實現對城建檔案的充分利用[8]。同時，通過大數據能夠使得檔案信息錄入、檔案信息瀏覽等工作高效進行，進一步降低城建檔案管理消耗的時間。在實際工作中，應建立完整的檔案管理網站，重視內部局域網的建設，安排專門的人員對檔案管理網站進行維護，保證網站的正常運轉。可以利用網站對城建檔案管理的相關意見進行收集，對檔案管理網站進行針對性的改進，保證各個板塊的設置合理。同時，需要對紙質檔案進行轉化，使其成為可存儲于計算機系統的電子檔案，之后通過網站將城建檔案共享出來，方便群眾對城建檔案進行查詢，提高城建檔案的利用效率。為保證城建檔案的質量，必須對系統的運行安全進行管控，杜絕出現外部人員修改檔案的情況，及時對城建檔案進行更新補充，提升城建檔案的使用價值。

（三）建立多重安全屏障，規避潛在風險

在城建檔案管理中應用大數據技術，首先，必須充分認識到城建檔案管理面臨著更多新的安全風險，對城建檔案管理人員的信息安全意識進行培養，并加強信息安全管理，對信息安全管理制度進行完善，制定合理的責任制度，以便對城建檔案管理中的安全風險進行有效管控。其次，需要對信息安全技術防范進行強化，結合城建檔案管理的情況對信息安全軟件進行選擇，其中包括了信息加密技術、數字水印技術、數字證書、數字簽名、超級防火墻等，可以利用這些技術對城建檔案的安全性進行有效提升。最后，應充分認識到人為因素對城建檔案安全管理的影響，提高城建檔案管理人員對信息化技術及安全防護技術的掌握程度，規范檔案管理人員自身的操作行為，使城建檔案管理更具有規范性及安全性[9]。

（四）整合多方資源，促進管理標準化

在城建檔案管理過程中，首先，應組建專業的檔案管理信息化小組，使其能夠有效處理城建檔案管理中的問題，提高城建檔案管理的工作水平。具體來講，可以對檔案管理部門、當地政府、城建企業之間的溝通合作進行強化，使其能夠選出適合的人員共同組建檔案信息化專題小組，對城建檔案管理信息化建設中的問題進行分析，并提出可靠的處理措施，制定相應的標準體系，促進城建檔案管理的數字化及標準化發展。其次，在城建檔案管理的信息化發展中，需要將企業質量管理理論融入其中。采用問卷調查的方式對群眾、事業單位、區域內的企業進行定期調查，將有關城建檔案管理的意見及建議收集起來，之后對城建檔案管理系統進行完善，有效提高城建檔案管理信息化建設的質量，使城建檔案管理的水平得以提升。

（五）加強檔案管理隊伍建設，提高人員素質

作為城建檔案管理的主要參與者，檔案管理人員的能力及素質直接影響著城建檔案管理的工作效率及工作質量，需要提高對這一方面的重視性，不斷提高城建檔案管理人員的素質，使其能夠更好地完成工作[10]。首先，需要對在職的城建檔案管理人員進行培訓，把握好城建檔案管理工作的要求，將新知識、新技術傳授給檔案管理人員，促使檔案管理人員能夠對自身的工作內容及工作方法進行轉變，有效提高城建檔案管理效果。同時，應重視培養城建檔案管理的職業素養及自主學習意識，使其能夠根據城建檔案管理的工作情況進行自我提升，將自身的經驗與先進理論結合起來，正確處理城建檔案管理中的問題，促進城建檔案管理的不斷發展。其次，需要建立明確的責任制度，將責任落實到每一個人員的身上，并制定科學的激勵機制，調動檔案管理人員的積極性及主動性，從而促進城建檔案管理的高效進行。

四、結語

綜上所述，為促進城建檔案管理的順利開展，使其能夠適應大數據時代產生的變化，需要提高對城建檔案管理的認識，深入了解城建檔案管理的發展現狀及相關問題，做到制定發展規劃、樹立服務意識，加強信息化建設、優化檔案管理方式，建立多重安全屏障、規避潛在風險，整合多方資源、促進管理標準化，加強檔案管理隊伍建設、提升人員素質，從而提高城建檔案管理的工作水平，使其能夠更好地服務于城市發展。