勞動人事爭議仲裁檔案管理提質增效的途徑

文/福建省邵武市勞動人事爭議仲裁院 廖桂梅

隨著我國經濟社會的持續發展，勞動力市場的發展需求不斷擴大，各行各業對于人員需求不斷增多，但同時也不可避免地產生了較多的勞動人事爭議。這些勞動人事爭議問題復雜、多樣、頻繁，這就要求相關人事部門加大對勞動人事爭議仲裁工作的重視力度。特別是當前我國正處于社會經濟不斷轉型與發展時期，勞動人事爭議仲裁工作處理得好壞必將影響當前經濟社會能否持續健康發展。要想正確處理好勞動人事爭議仲裁，必須充分利用好勞動人事爭議仲裁檔案這一重要材料，這也是實現“案結事了人和”仲裁工作的關鍵。為此，做好勞動人事爭議仲裁檔案管理的提質增效有著極其重要的意義。

一、當前存在的問題

（一）檔案管理人員綜合素質不高。對于仲裁檔案管理工作來說，雖然根據《勞動人事爭議處理辦法》和《勞動人事爭議仲裁委員會辦案規則》的有關規定，結合各省市縣實際，針對管理人員和管理內容制訂了《勞動人事爭議仲裁檔案管理辦法》，但在實際工作過程中，難以按照要求配備相應的檔案管理人員；而且配備的檔案管理人員素質往往不高，在檔案管理方面知識欠缺，經驗不足。對于各類型仲裁檔案的具體功能也難以明確，在工作中很難做好檔案分類整理和管理。這樣必然會影響勞動人事爭議仲裁檔案管理工作質量的提升和效率的提高。實際工作中，應要求檔案管理人員不斷提高專業性、時效性、針對性等綜合素質。

（二）信息化程度不高。新形勢下，信息化技術高速發展，在目前的勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中，要求應用信息技術，比如庭審錄制的錄音帶、錄像帶、影片等聲像檔案，必須利用信息技術做好歸檔工作。但是有些經濟落后地區，管理的方法仍然很傳統，還是沿用紙質檔案。在管理檔案過程中，出現檔案保管難度大、管理效率低等問題，難以實現現代化管理。目前的勞動人事爭議糾紛，不僅經濟發達地區突出，在偏遠落后的不同區、縣也明顯增多。在開展以傳統手工操作為主的檔案管理工作時，如果當事人想查閱相關檔案以進行勞動人事爭議仲裁，翻閱起來要花費大量的時間和精力，影響到勞動人事爭議仲裁工作的開展。為此，信息化程度不高問題已嚴重制約著勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的效率。

（三）對于檔案管理重視度不夠。在處理勞動人事爭議仲裁的過程中，辦案人員的主要精力放在調解爭議上，主要做好庭前調解、庭中審理、庭后調解和裁決爭議問題，完成當前工作內容；而對于后續的檔案管理工作重視不夠。他們沒有意識到檔案管理的作用，這實際上也是工作的重點內容。由于重視不夠，導致檔案管理制度存在不規范、不嚴密問題。比如，檔案查（借）閱不規范、不嚴格，造成檔案遺失、泄密，甚至被不法分子利用等嚴重問題。實際上，在很多案件中案卷檔案信息在勞動人事爭議仲裁中起到很關鍵的作用，對于案件能否順利解決有直接影響，檔案信息的完整性甚至會直接關系到爭議成功與否，影響到工作的開展。因此，不重視檔案管理不僅將直接影響勞動人事爭議仲裁工作的順利開展，還影響整個仲裁檔案管理的質量和效率。

（四）仲裁檔案利用率不夠。當前，由于各地區間經濟業務的聯系日趨頻繁，跨地區的勞動人事爭議糾紛也越發增多，對仲裁檔案的共享列入必須解決的日程。在案件審理過程中，勞動人事爭議仲裁檔案的存在感很低，很難實現現代化信息管理，要改變傳統的人工記錄檔案，否則會影響勞動仲裁工作的開展。首先，紙質文書檔案根據制定的《勞動人事爭議仲裁檔案管理辦法》中有關查（借）閱的相關規定，除上級、同級或上級黨委、人大、政府、人民法院、當事人和代理人外，其他單位原則上不得查（借）閱，這樣的內部管理原則導致許多仲裁檔案未得到充分利用。其次，一些工作人員責任意識不強，在處理案件時沒有完全利用好檔案，造成仲裁工作開展效率不高。再次，由于仲裁檔案沒有實現電子信息化，直接影響了仲裁檔案的利用率。由于仲裁檔案利用率低直接影響了勞動人事爭議仲裁檔案管理工作服務功能，未能實現檔案管理工作的高效發展。

二、檔案管理提質增效的途徑

（一）配備專業化人員。目前，從事勞動人事爭議仲裁檔案管理的人員專業性不強，提高檔案管理人員素養已是必然趨勢。因此勞動人事爭議仲裁組織在招聘檔案管理人員時，要提高標準，以加強隊伍建設。當前，引起勞動人事爭議仲裁的案件種類很多，這就要求檔案管理人員具備專業知識，要按照仲裁檔案管理工作流程和保管要求，在整理檔案時分期限、分類別完成文書、物證、電子和聲像等各種載體檔案立卷和歸檔工作，從而有效提高勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的質量和效率。通過科學的檔案管理，能提供相對應的資料，為勞動人事爭議仲裁服務。對于上級、當事人、代理人和法院來說，在查（借）閱檔案時更加便捷，縮短查（借）閱檔案時間。通過規范檔案管理流程，使管理效率以及工作效率同步得到提升。

（二）促進檔案信息化管理。隨著科技的發展，我國各行各業都應用到信息技術。為順應新形勢發展需要，勞動人事爭議仲裁組織要將先進的信息技術在檔案管理中進行應用。信息化技術改變了文件記錄的模式，同時計算機及音頻設備在審理案件中已得到廣泛應用，很多信息被記錄成音、視頻的形式。因此，勞動人事爭議仲裁組織要引進先進的設備，對檔案進行信息化管理，實現數字化，從而有效提升檔案記錄的效率和水平。通過現代化設備分類處理各類信息，提高存儲的安全性，也使得檔案更加完整，為上級、當事人、代理人和法院查（借）閱勞動人事仲裁檔案提供便利。通過引進信息化技術，改變了傳統的檔案管理手段，減少了人工工作量，從而解放更多人力投入其他工作中。同時，管理人員要與時俱進，學習信息化平臺的使用，通過與互聯網有效結合，全面提高管理效率。

（三）健全檔案管理體系。由于勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中相應的管理制度缺乏，因此要結合實際使用情況，對于各類檔案在管理流程中，從立卷、裝訂、歸檔、保管、利用、銷毀等方面制訂詳細的規章制度和文件。在進行立卷時，要注意收集、保管辦案過程中形成的與案件相關的材料，做好篩選、檢查、修補工作，確保材料的完整和規范。在裝訂時，文書材料統一使用A4型紙，按排列順序裝訂成冊。在歸檔時，按歸檔流程，案卷應在結案送達后一個月內歸檔，對于歸檔整理好的材料按年度建立《歸檔案件簡明情況表》，將案件的基本信息輸入計算機，并鏈接裁決書、調解書、決定書等結案文書的電子文檔，從而完成所有檔案的歸集。在保管中，按照相關要求，應配備專用檔案庫房，定期加強安全檢查，對勞動人事爭議仲裁檔案按仲裁類型，保管期限分為10年和5年，對錄音帶、錄像帶、影片等聲像檔案，按形成順序并根據案件保管期限定期復制，單獨存放保管，防止磁化。利用時，在保證檔案完整與安全的前提下，開展檔案查（借）閱等利用工作，并建立檔案利用臺賬。通過檔案管理信息系統來查找案卷，查詢材料的正確性，以及是否有利用價值。要規范查（借）閱制度，在查（借）閱時前，先填好案卷申請表，再提交領導審批同意，方可查（借）閱。案卷歸還時，檔案管理員要對材料的正確性和完整性進行對比，無誤后再歸檔。通過文書檔案和信息系統二者的相互驗證，使檔案管理工作更加規范，檔案信息更加安全。在銷毀時，縣級以上勞動人事爭議仲裁機構應成立勞動人事爭議仲裁檔案鑒定小組，由熟悉相關業務的人員組成，對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，不宜銷毀的應重新劃定保管期限，已過保管期限且確無保存價值的案卷檔案，經勞動人事爭議仲裁機構負責人批準后2人以上監銷，并編制銷毀清冊，歸檔備查。

（四）規范檔案的保密性。在仲裁檔案管理中，安全工作要足夠重視，在大數據時代，安全工作不容忽視，要做好安全保障工作，還要全面做好網絡平臺的安全工作。目前常見的勞動人事爭議檔案有兩種：一種是保密性，一種是非保密性。特別是涉及國家秘密和軍隊秘密的勞動人事爭議仲裁檔案，按照國家和軍隊有關保密規定執行，涉及商業秘密和個人隱私的勞動人事爭議仲裁檔案，不得查閱。確需查閱的，應經勞動人事爭議仲裁機構負責人批準。因此保密性檔案管理要求很嚴，保密性也很強，一般只應用在機構內部。非保密性檔案要與外界網絡交流，二者在管理形式上存在明顯差異，但也要嚴格進行管理。這就要求檔案管理人員嚴格執行好檔案管理規范，從而提高檔案管理的安全性。同時，要制訂標準化管理制度，做好相應管理人員的培訓工作，做到統一保管、專人負責，確保源頭的可靠性。

（五）加強基礎設施的投入。通過檔案管理工作，使仲裁檔案更加完整和準確，從而使勞動人事爭議仲裁工作順利開展。為此，我們要加大基礎設施投入，提高勞動仲裁檔案管理水平。基礎設施主要指刻錄機、掃描儀和計算機，這些在檔案管理中都能用到，以提高檔案管理的信息化程度，使勞動人事爭議仲裁管理水平得到提升，實現信息共享，同時使檔案管理流程更加簡化，提高檔案管理效率和質量。

（六）細化檔案管理措施。首先，檔案的歸檔范圍要進行細化，在勞動人事爭議仲裁時，要對檔案歸檔范圍進行完善，范圍要求明確、細致，要跟上時代發展要求，持續性進行改進。在制訂范圍時，要保證歸檔材料的完整性，確保滿足內控體系建設，要有可驗證性。符合法律監管要求，體現勞動人事爭議活動的要求。其次，要深入文書檔案歸檔的各個環節，及時構建檔案歸檔工作體系，要及時制訂好歸檔計劃，對于歸檔的關鍵問題要重點標注。在歸檔的重要時間點，比如歲末年初，要落實好集中全面的文書檔案管理工作，確保歸檔工作的全面性，以及工作的細致性。在調整組織架構以及配置時，要注重做好各類檔案交接工作，按交接規范要求做好交接記錄，進行留痕留責，確保檔案資料都記錄在案。

三、結語

綜上所述，勞動人事爭議仲裁檔案是勞動人事爭議仲裁活動的真實記錄，是做好勞動人事爭議仲裁工作的必要條件，檔案管理工作要引起高度重視。當前的勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中還存在檔案管理人員綜合素質不高、信息化管理不全面、管理體系不完善等問題，新形勢下，要不斷提高勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的服務質量。只有不斷提高檔案管理人員水平，強化勞動人事爭議仲裁檔案管理意識，及時解決檔案管理中存在的問題，才能提高勞動人事仲裁效率。當前科技在不斷發展，信息化技術也不斷更新和完善。進入大數據時代，必將對各行各業產生重要的影響，對勞動人事爭議仲裁檔案管理工作提出更高的要求，要不斷優化勞動人事爭議仲裁檔案管理的模式，不斷提升檔案管理水平，增強服務機能。