人事考試檔案管理工作的經(jīng)驗和建議

文/福建省福安市人事考試中心 林俏瑾

人事考試檔案管理工作制度包含了保守檔案機密、維護人事檔案材料完整、方便檔案材料使用等，建立健全保管制度是完善人事考試檔案管理的關(guān)鍵，人事考試檔案管理作為考試管理的關(guān)鍵內(nèi)容，通過分析人事考試檔案可以明確考試當(dāng)前存在的不足，并記錄考試過程，為實施考試提供基礎(chǔ)原則，便于人才的調(diào)配。基于此，人事考試檔案管理人員要充分明確國家規(guī)定，加強對相關(guān)文件、成績資料、工作原則的重視，并優(yōu)化對資料的整理與分析，從而提升管理水平，充分滿足考試變化的要求。

一、人事考試檔案管理在考試中的作用

人事考試檔案管理是由人事考試中心及相關(guān)部門，為組織勞資等相關(guān)部門在培養(yǎng)與選拔人才的組織、勞資等部門使用人員的工作活動需要的背景下形成的。考試檔案含有個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、社會關(guān)系等多個方面內(nèi)容，真實反映出個人參與社會活動的記錄及思想、業(yè)務(wù)能力情況。人事考試檔案管理在考試中的作用主要在于為考試相關(guān)工作提供索引和初始依據(jù)，并為考試工作的開展創(chuàng)造科學(xué)便捷的條件，為總結(jié)和積累經(jīng)驗，研究人事考錄工作制造基礎(chǔ)資料，確保檔案運用管理的科學(xué)性、有效性、合理性和公正性。用人單位通過人事考試中心所提供的考試信息內(nèi)容，可以為人才提供最貼切、最符合需求的崗位，從而讓人才充分發(fā)揮自己的作用。

（一）為考試相關(guān)工作提供依據(jù)。不同的用人單位對人才有不同的要求，例如企業(yè)注重人才業(yè)務(wù)能力過硬，而事業(yè)單位側(cè)重人才的業(yè)務(wù)與思想水平兩個重點，利用考試檔案可以為單位的用人考察提供基本的資料參考。通過研究考試結(jié)果，可以保證考試的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)，在考試中通過分析近幾年考試真題，可以掌握命題規(guī)律。同時，根據(jù)考生試卷來分析真實的答題情況，能夠充分把握大部分考生的易錯點，明確考試存在的不足等，為考試相關(guān)工作提供依據(jù)。以此為基礎(chǔ)，掌握考生在學(xué)習(xí)中面臨的問題，并篩選重要題型，隨后將題型加入題庫，實現(xiàn)命題的優(yōu)化與創(chuàng)新。

（二）為研討考試發(fā)展創(chuàng)造條件。在社會不斷發(fā)展背景下，人事考試也將不斷優(yōu)化革新，使考試更加符合社會發(fā)展需求，滿足各用人單位要求，為人才創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)、自我成長條件。歷年考題內(nèi)容、考試情況最終可以作為考試發(fā)展與研討創(chuàng)新的參考，便于考試的篩選與優(yōu)化。以往考試所形成的通知、文件，以及辦法，都能作為考試決策的依據(jù)，并反映出考試決策的結(jié)論。具體包含了參與決策的領(lǐng)導(dǎo)與專家思想和意見。同時，相關(guān)材料詳細(xì)記錄了考試的變化，能夠明確反映每年考試的發(fā)展歷程，作為考試研究的關(guān)鍵依據(jù)。基于此，通過查閱相關(guān)檔案材料，可以有效分析考試的計劃與性質(zhì)，并分析劃定的分?jǐn)?shù)線，來提升命題的質(zhì)量，為考試發(fā)展研討創(chuàng)造條件。

（三）保證檔案管理的公平公正。從考試的本質(zhì)來講，為用人單位找到需要的人才，幫助人才進入期許的崗位和工作。但是結(jié)合以往檔案管理考試的工作來看，大部分工作僅憑考試結(jié)果作為評定人才的標(biāo)準(zhǔn)，而這種方式顯然已經(jīng)無法保證單位人才選拔的客觀、全面和公平，不僅降低了考試的公信力，在實際情況中也因為片面脫離客觀考試體系和方法，而出現(xiàn)各種對單位與人才不利的負(fù)面信息。基于此，為避免負(fù)面信息影響，充分提升考試公信力，就要制訂相應(yīng)的考試誠信檔案，發(fā)揮誠信檔案的約束作用。考試誠信檔案作用在于記錄考生的考試違規(guī)行為，并記錄行為處理結(jié)果。最終意義在于保障考試公平公正，滿足單位的人力需求。通過考生不良行為的記錄，將誠信信息錄入誠信檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)，為用人單位提供參考，從而維護眾多考生的自身權(quán)益，建立良好的檔案管理環(huán)境。

（四）向單位提供考生情況參考。人事考試包含了公務(wù)員錄用、事業(yè)單位招聘、職業(yè)資格及專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格考試等內(nèi)容，為用人單位錄用提供參考條件。而考試的功能在于診斷與反饋、評定、鑒別與選拔等。考試如同一根“指揮棒”，考試的要求內(nèi)容關(guān)系著人才的教育和思想，很多人認(rèn)為考試決定著自身的未來發(fā)展，所以在思想與能力方面積極向考試靠攏。這期間，備考人員的思想與行為、觀念等都受到考試內(nèi)容的影響，逐漸潛移默化地形成了良好的思維意識，最終在用人單位進行考試情況分析時，可以全面了解人才的思想水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)等內(nèi)容。人事考試檔案最終由人事考試中心管理，可以依據(jù)考生的考籍檔案為用人單位提供基本信息，幫助用人單位掌握考生情況，并讓用人單位依據(jù)考生的個人檔案相關(guān)信息來安排符合考生情況、滿足考生要求的崗位，為單位的人才選拔提供重要支撐。

二、人事考試檔案管理的工作原則與要求

（一）便利性原則。人事考試檔案可以為優(yōu)化考試工作及命題方式提供基礎(chǔ)依據(jù)，也可以為考試的進步優(yōu)化提供參考的資料與文件。由此，人事考試中心要提高對考試資料的收集、整理與歸檔重視，以便利性為原則優(yōu)化人事檔案管理工作內(nèi)容，在需要查找人事考試答案時，提升可查詢的條件。

（二）統(tǒng)一性原則。考試檔案內(nèi)容關(guān)系著人才的選拔效果，為用人單位充分提供人才選拔的依據(jù)。所以，考試檔案應(yīng)當(dāng)由人事考試中心進行統(tǒng)一管理負(fù)責(zé)，并實施統(tǒng)籌安排。在人事考試檔案管理過程中，符合專人專管要求，人員在進行考試資料的相關(guān)活動中，要保持一致性與統(tǒng)一性，例如統(tǒng)一進行收集整理、管理調(diào)用等，在考試檔案使用完畢后，要及時進行歸檔，加強檔案管理的保存性，充分發(fā)揮檔案資料的使用價值。

（三）完整性原則。考試檔案的收集一定要完整，不能有遺漏，也不能隨意堆放，要嚴(yán)格按照考試的專業(yè)、性質(zhì)、時間等對檔案進行分類，并加注標(biāo)簽。同時要求檔案管理員學(xué)會科學(xué)開展考試檔案工作，隨時發(fā)現(xiàn)、整理、編入檔案袋。要定期對檔案進行檢查，補齊不完整的檔案，對于遺漏的檔案要查明原因，向單位領(lǐng)導(dǎo)及時匯報。

（四）保密性原則。人事考試安全與公正是人事部門的重要“雷區(qū)”之一。考試的公正性與安全性涉及考生的切身利益，且社會關(guān)注度極高。一旦考試出現(xiàn)問題，就會對負(fù)責(zé)人進行處分，導(dǎo)致部門公信力下降，嚴(yán)重影響政府形象。所以，作為組織者，在工作中要充分參照考試檔案管理的保密性原則，提高檔案管理的安全與公正。

結(jié)合國家有關(guān)部門的考試保密管理工作“規(guī)定”來看，國家統(tǒng)一考試的保密管理工作，要充分符合“誰管理誰負(fù)責(zé)”的工作思想，由組織考試的主管部門負(fù)責(zé)，并由主管領(lǐng)導(dǎo)任組長的考試保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組進行考試試卷命題、印制與保管等保密管理工作環(huán)節(jié)。同時，委托組織考試的省、自治區(qū)主管部門，應(yīng)當(dāng)有效建立同級保密工作部門參加的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)試卷的印刷保管等工作環(huán)節(jié)。國家保密局會同國家統(tǒng)一考試主管部門，統(tǒng)一進行考試保密管理工作，并結(jié)合具體工作詳情進行指導(dǎo)與監(jiān)督檢查，從而保證不同區(qū)域的國家統(tǒng)一考試保密管理工作合理開展組織實施。人事考試是非常嚴(yán)肅的事情，所有與試題有關(guān)的信息都不得泄露，在試卷的命題、印刷及發(fā)放期間要加強保密監(jiān)管，并提高對保密問題的重視。結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定來看，檔案保管人員要充分符合規(guī)定要求，不得向任何人或機構(gòu)組織透露有關(guān)試卷的信息，從而保證考試的公正性與安全性。

三、加強人事考試檔案管理工作的建議

（一）建設(shè)完善考試管理體系，提升檔案管理的科學(xué)性。考試檔案管理的工作目的在于將各專業(yè)資料進行有效保存與劃分，從而提升檔案的使用效率。所以，在建設(shè)管理體系過程中，要充分意識到職能與分工，檔案管理人員要嚴(yán)格按照相應(yīng)程序與規(guī)范進行檔案資料歸檔整理等工作。同時，要制訂相關(guān)安全保密級別，保證優(yōu)先管理重要文件，并清楚標(biāo)注各項分類，通過建設(shè)完善考試管理體系，來提升檔案管理的科學(xué)性。

（二）增強管理人員素質(zhì)管理，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前，人事考試中心的檔案管理人員多由兼職人員組成，雖然能夠明確本科室的工作業(yè)務(wù)，但是缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識與觀念。所以，加強檔案管理人員的素質(zhì)非常重要。在實際工作中，要定期對檔案管理人員進行教育培訓(xùn)，糾正人員態(tài)度，加強人員認(rèn)識，提高人員意識。同時，檔案管理人員要規(guī)范開展立卷與編訂工作，并逐漸從傳統(tǒng)人力工作逐步過渡到信息化工作，提升數(shù)字化工作效果，利用電子文檔來創(chuàng)造便利的文件檢查條件，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

（三）保證人事檔案現(xiàn)場管理，做好檔案保護措施。首先，要求考試檔案科學(xué)分類管理，依據(jù)檔案的來源和專業(yè)，合理列出目錄，提高分類的科學(xué)性。其次，要求加強檔案的聯(lián)系，做好檔案文件編號，在電腦系統(tǒng)中錄入考生與專業(yè)的名字，便于人員操作快速查找。再次，為避免檔案出現(xiàn)破損，要采用黑色墨水鋼筆進行檔案書寫，并做好案卷立卷裝訂，還要設(shè)立密封性強的專用保管柜，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損壞或丟失，同時加強電子信息人事檔案的建立，做好考試檔案管理的保護措施。

（四）加強人事考試檔案的分類，保證檔案公正安全。1.加強人事考試工作者警示教育。具體工作中，由人事考試部門對近期出現(xiàn)的考試安全事故典型事件進行整理匯編，以《人事考試安全警示》免費發(fā)放到相關(guān)人員或單位，組織人員學(xué)習(xí)，從而增強人事考務(wù)工作人員的政治意識、責(zé)任與紀(jì)律思想。2.做好參考考生誠信教育。通過定期開展“誠信考試宣傳教育年”等活動，在全社會中營造守紀(jì)、誠信考試氛圍。相關(guān)單位要從維護單位聲譽，以及提升部門形象的層面出發(fā)，統(tǒng)一開展誠信教育，并組織參考人員整體統(tǒng)一簽訂誠信考試承諾書，加強考試誠信效果。3.開展社會公眾正面引導(dǎo)。加強人事考試公開制度執(zhí)行力度，聯(lián)合地方媒體、管理部門、組織部門全面明確人事考試政策法規(guī)，了解報考規(guī)則、資格審查、資格規(guī)定等。同時，要及時公開考務(wù)相關(guān)的工作，例如錄用計劃、招生條件、復(fù)習(xí)大綱及教材等內(nèi)容。同時，組織考試部門及時公開考試成績與合格的分?jǐn)?shù)線，公開人員錄用名單。通過及時公開相關(guān)內(nèi)容，讓社會公眾快速掌握了解人事考試的權(quán)威信息，避免出現(xiàn)假消息，建設(shè)良好的考試檔案管理環(huán)境。

四、結(jié)語

綜上，人事檔案管理是通過人事管理活動，對人才個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)的記錄。結(jié)合人事考試檔案管理工作的經(jīng)驗看，人事考試檔案管理具有一定特殊性，更是人事檔案的重要組成部分，人事考試檔案屬于黨與國家的高度機密，任何人或組織不得泄露人事考試檔案材料。檔案在考試中能夠提供相關(guān)工作依據(jù)，并為考試工作的發(fā)展創(chuàng)造條件，向單位提供考生情況，作為用人單位的重要參考。當(dāng)前人事考試檔案管理主要分為文書檔案類、考試的案例兩種，在開展工作中需要充分符合便利性與統(tǒng)一性等原則，建設(shè)完善的考試管理體系，并加強人事檔案考試分類，保證人事檔案現(xiàn)場管理，應(yīng)用現(xiàn)代科技手段，引入信息技術(shù)設(shè)備，從而滿足人事考試檔案的科學(xué)性、安全性與公正性。