新形勢下創新干部人事檔案管理模式的探討

鞏曉玲

摘?要：創新干部人事檔案管理模式是深化干部人事體制改革的重要組成，關系著干部隊伍治理體系和治理能力現代化水平的提升。該文論述了干部人事檔案與管理，探討了干部人事檔案管理效率提升的意義與作用，分析了我國傳統干部人事檔案管理的局限性，研究了干部人事檔案管理模式創新實現的保障，提出了新形勢下建立干部人事檔案管理模式的策略。

關鍵詞：干部人事檔案???創新措施???管理????新形勢

中圖分類號：G275.9??????文獻標識碼：A

Discussion?on?Innovating?the?Cadres'?Personnel?Archives?Management?Mode?Under?the?New?Situation

GONG?Xiaoling

（Personnel?Archives?Service?Center?for?Cadres?of?Zhangqiu?District，?Jinan，?Shandong?Province，Jinan，?Shandong?Province，250200?China）

Abstract：?The?innovation?of?the?cadres'?personnel?file?management?mode?is?an?important?part?of?deepening?the?reform?of?the?cadres'?personnel?system，?which?is?related?to?the?improvement?of?the?modernization?level?of?the?governance?system?and?governance?ability?of?contingents of?cadres.?This?paper?discusses?cadres'?personnel?files?and?management，?discusses?the?significance?and?role?of?improving?the?efficiency?of?cadres'?personnel?file?management，?analyzes?the?limitations?of?traditional?cadres'?personnel?file?management?in?China，?studies?the?guarantee?of?the?innovation?and?realization?of?the?cadres'?personnel?archives?management?mode，?and?puts?forward?the?strategy?to?establish?the?cadres'?personnel?archives?management?mode?under?the?new?situation.

Key?Words：Cadres'?personnel?files;?Innovative?measures;?Management;?New?situation

干部人事檔案是人力資源信息的主要載體，是對人力資源知識進行歷史性、全面性調查和認識的重要工具，也是知人善任、選賢舉能的重要依據。干部人事檔案要為人才服務，為人事工作服務。長期以來，查閱干部人事檔案一直是干部任免、考察、調整、審查等工作的一個重要程序。干部人事檔案是否能保證工作的質量和數量，主要取決于模型和機制的人事檔案管理和人事檔案的整體質量和水平。不墨守成規，學會推陳出新，采用先進的管理方法，全面提升干部人事檔案管理質量[1]。

1?干部人事檔案與管理

干部人事檔案涵蓋信息全面、功能型腔，能夠在黨的干部培養和任命過程中，記載干部個人的人生經歷、政治思想面貌、工作能力以及在工作過程中所獲獎懲等信息，經過收集、鑒別、整理、裝訂、編目形成的個人卷宗，能夠幫助國家和黨組織公開、公平、公正地考核國家干部并對干部進行合理任命，是目前國家人事檔案當中的關鍵部分[2-3]。為適應社會發展的需要，應推進干部人事檔案管理，優化干部人事檔案管理制度，要擴大目前人力資源管理和干部檔案管理工作的管理功能，使干部人事檔案管理合理化，提高維護效率，利用創新的、科學的方式對干部人事檔案管理工作進行優化。

2?干部人事檔案管理效率提升的意義與作用

干部人事檔案是國家對工作人員進行管理的關鍵部分，因此要創新干部人事檔案管理工作，提高工作效率。在日常工作中，干部人事檔案的管理部門不僅要加強干部人事檔案的管理效率，還要不斷豐富和完善個人教育、工作經驗相關信息。從干部考核的角度看，干部人事檔案管理工作在國家人事管理工作中占據著重要地位，能夠有效提高目前干部人事管理的工作效率，可以從微觀層面保證發現、任用干部和人才的科學有效性和合理性，大大提高政府的管理能力。干部人事檔案管理與組織、員工密切相關，它在以下領域發揮著重要作用。

2.1在組織內部構建良好、積極的風氣

在干部人事檔案管理的過程中，履行干部人事檔案特定階段的審核、監督和管理的職能，讓管檔人員更加重視自己的技能，及時糾正和改進自己的不足，建立起底線性自信，共謀事業發展[4]。

2.2引領促進干部人才建設

人才的成長是不斷進行的，數據是多樣的，需要詳細和準確的數據統計和跟蹤。干部人事檔案不不僅體現了每個崗位的精神形態和作風，同時也是對干部人員進行公正的考核和評價的關鍵，在此基礎上決定干部人員的任命問題。要積極推動干部人事檔案的“建設”、“管理”、“利用”，充分發揮干部人事檔案在高技能人才構成中的重要作用，才能使真正優秀的人才去到真正合適的崗位，服務發展，從而建立人才儲備系統。

2.3?是人事決策的有力依據，為個人權益提供保障

干部人事檔案是人力資源工作的重要信息來源，除了傳統的人事安排外，還需要通過對人事檔案和歷史資料的綜合分析和統計，充分發揮和調動人事人員的積極性和主動性。干部人事檔案記錄了人才的工作經歷和政治、經濟、文化活動，真實、詳細地反映了他們的行為和思想。在當前中國經濟形勢下，干部人事檔案是一個真實的形勢警示，客觀、全面地反映了人類的歷史政治形象和工作能力。包括歷史水平、薪酬水平、激勵和制裁等因素，為組織人員的管理提供了可靠的依據，為個人利益提供了充分的保護。

3我國傳統干部人事檔案管理的局限性

3.1檔案管理意識不強，檔案材料收集不及時

在許多領域，干部人事檔案管理問題都忽視了基礎設施建設、制度完善和檔案模式的更新。片面認為人事檔案工作只是收收管管、查查看看，思想上不夠重視。同時在日常工作中，檔案材料不能及時轉交、材料手續不完整。有些檔案材料雖然收集上來了，但明顯存在涂改、內容與實際不符、格式不規范等問題，給材料歸檔造成一定問題[5]。

3.2?檔案管理人員素質和業務水平不能滿足現實的需要

干部人事檔案管理要求管理人員具有一定的專業性和專業性，具備收集、識別、處理、提供和使用文件、保護和儲存文件的知識和技能。一卷干部人事檔案，涉及方方面面的內容，履歷、學歷、入黨、干部身份、參加工作時間及工齡等等，都需要準確而過硬的專業知識。但干部人事檔案管理人員大多是從其它單位和部門抽調而來，并非專業出身，所經歷的專業培訓也有限，業務上往往是師傅帶徒弟，難以發展和創新，這就容易導致管理人員“知識面廣但不精深”，不能適應新形勢下干部人事檔案管理的需要。

4干部人事檔案管理模式創新實現的保障

4.1管理理念保障

管理者和所有參與干部檔案管理的人員首先要改變舊觀念。各級人事服務部門要密切監控人事文件管理的變化和要求，積極更新管理理念。干部人事檔案的數字化變得越來越迫切。要引入新的干部人事檔案管理，有效培訓檔案審核員，了解技術操作，了解高級管理知識，了解檔案管理創新。同時，檔案工作者要更新管理理念，積極參與數字化檔案信息系統建設，利用自身專業知識儲備和工作經驗促進人事檔案管理工作模式創新。

4.2統一平臺保障

單一平臺的安全性意味著機構完善了程序，實現了干部人事檔案管理模式。要保持統一的服務平臺，增加完整的數字化管理流程，建立干部人事檔案管理新模式，推動建立單一的人事檔案管理，堅持綜合平臺自動化管理系統來管理人事檔案，并共同推動干部人事檔案管理辦法的進一步發展。積極開發軟件管理所有人事檔案流程，全面落實審批流程，提高檔案效率[6]。

4.3業務流程保障

要想科學地對人事資源進行管理，就需要對干部人事檔案進行系統地分類整理。干部人事檔案管理的科學化改革旨在使人事檔案的原則、制度和管理方法適應人事檔案的發展和適應。隨著人事改革的深入，數字化技術在人力信息管理工作中的作用越來越高，要利用數字化技術推動企業改革進程，轉變干部人事檔案管理模式。因此，在保障干部人事檔案管理工作順利進行并有效發揮其作用的基礎上，推動人事檔案管理工作模式的現代化發展。特別是文件的規范化、制度化、科學化。在統一標準體系的指導下，充分整合干部人事檔案和信息資源，充分發揮資源的統一作用，確保干部人事檔案管理的信息化。因此，干部人事檔案管理要提高業務流程的安全性，充分整合歸檔信息資源，充分利用標準體系的單一資源管理效果，加強人事與信息管理的一體化，建立網絡化檔案，方便查閱檔案，完善人事檔案的使用。

4.4信息技術保障

在信息技術廣泛應用的時代，利用新技術對干部人事檔案進行有效、快速、方便的管理，幫助干部人事檔案管理向現代化、數字化的方向發展。保證干部人事檔案管理工作模式的信息化和數字化是工作順利進行的基礎，要利用想現代化的技術和手段幫助人事檔案能夠被合理利用，延長干部人事檔案的使用壽命。利用RFID技術和安全管理系統實現自動存取、智能統計、安全監控等功能，有效提高工作效率和干部人事檔案管理質量；對接短信平臺，管理、實現、歸檔兼職工作，收發短信；利用現代信息技術，與其他部門之間建立有效、安全的聯系。使用現代信息技術能夠對人事檔案進行科學化地管理，對其進行全面系統地分類規劃，使干部檔案體系具有結構合理、功能齊全、可擴展性強、靈活性強的特點。需要建立一個大型的本地計算機網絡平臺，為公共網絡與互聯網安全的融合提供大量的支持[7]。

4.5人才隊伍保障

人才隊伍保障就是從檔案管理現代化的角度來審視干部人事檔案管理。人才是人力資源管理創新的重要保障。一是加強對干部人事檔案管理人員的培訓，特別是要培養新時代檔案數字化管理的方法和技能，使干部人事檔案管理人員掌握數字化、信息化、網絡化所需的知識和技能。二是引進高素質的綜合性檔案管理人才，提高其職業道德、專業素質和技術水平，采用檔案管理信息系統和各種現代計算機、電子手段，以及對數據管理的完善，將更加注重對檔案數據分析、預測和管理領域的培訓，包括檔案資料的使用。三是制定考核和激勵方式，通過對檔案工作的評價，結合檔案工作人員向服務單位提供服務的細節和效率，以及檔案工作人員的滿意度，激勵檔案工作人員不斷提高服務水平和質量。

5新形勢下建立干部人事檔案管理模式的策略

5.1加強對干部人事檔案管理的重視

人事檔案信息包括干部的個人人生經歷，因此要加強對其檔案的管理。加強對日常管理工作的監督領導，提高對干部人事檔案管理重要性的認識。提高對干部人事檔案管理部門的了解，提高對檔案管理規章制度的認識，明確檔案管理的相應職責，將干部人事檔案管理納入日常事務，提高檔案權威性[8]。

5.2增強檔案管理系統之間的融合

要實現干部人事檔案管理的現代化，必須建立各級檔案管理制度，積極消除檔案材料收集過程中的不銜接、信息不暢通問題。干部人事檔案管理是站在檔案視角為政府機構及事業單位提供建設發展服務的綜合性、政治性工作。為積極克服收集和實際使用干部人事檔案的障礙，每個流程都要與數據利用部門緊密相連，形成完整的干部人事檔案管理體系，將干部人事檔案管理體系的功能有機結合。因此，有必要建立干部人事檔案管理部門和有歸檔需求的其它部門之間的聯系和信息交流，確保內部干部人事檔案管理系統的一體化。干部人事檔案的收集需要各級相關部門的理解和支持，需要各部門與其他相關組織之間的協調和聯系。

5.3注重對干部人事檔案管理人員的培訓

建立新形勢下干部人事檔案管理的新模式，提高干部人事數據管理的效率，首先要嚴把入口關，考察干部人事管理人員的政治面貌、日常工作作風、對待社會和集體的責任感以及專業能力等方面，判斷新入員工是否能夠完成干部人事檔案管理工作。其次必須用科學的方法對管理人員進行培訓，用最科學、最準確的干部人事檔案管理方法對檔案進行科學分類，增強對檔案材料的甄別力，提高入檔材料的質量。最后要保持檔案管理人員的相對穩定。

5.4在堅持保密機制的基礎上實現合理的開放

在現行法律法規允許的前提下，一定程度上需要實現干部人事檔案管理"開放"模式，充分挖掘和利用干部人事檔案。要正確處理干部人事檔案中“開”與“合”的辯證關系。一方面，各級組織部門要定期檢查干部人事檔案的使用情況，嚴格規范檔案管理人員權限范圍，如有不符合規定的行為，要及時制止、規范，確保干部人事檔案的保密性和安全性；另一方面，要充分利用、挖掘干部人事檔案的潛在價值，適當開放干部人事檔案相關信息條目，加強檔案在干部管理中的利用率[9]。

5.5優化干部人事檔案信息化管理運行環境

全面有效的人事檔案管理，需要改善原有的干部人事管理工作環境，創新管理工作模式。在干部人事檔案管理工作中包括人事檔案管理和收集工作，工作系統中廣泛、全面的信息來自有大量文書材料，干部人事檔案管理人員不僅要做好本職工作，還要創新，提供更有效的管理方法。因此，需要工作環境及配套功能獨立完整，即需要一定面積的管理空間、完善的辦公配套設備、兼顧內外的管理軟件和辦公軟件支撐。

5.6加強管理，確保檔案的安全性

干部人事檔案是干部的私人信息，記錄了所有干部的人生經歷。只有在明確的權利要求下才能夠查看，其其情況要對其檔案信息嚴格保密。要求要建立嚴格的檔案管理制度，確保其內容不被泄露、不被更改。為了保證干部人事檔案的安全，干部人事檔案管理人員必須采用現代化的控制設備，正確記錄檔案的動態，確保所有檔案的安全。在這個階段，提高對檔案安全的認識是檔案管理的重要組成部分，只有保證檔案的安全，檔案管理才能真正有效。

5.7努力實現檔案管理信息化

傳統的檔案信息管理方式下，檔案很容易在傳遞過程中丟失，因此將信息技術運用在檔案管理工作中的重要性日漸明確。隨著科學技術的飛速發展，社會開始接受信息技術。計算機已進入千家萬戶，極大地改善了人們的生活、工作和學習。干部人事檔案管理信息化需要大量的人力資源，相關部門應積極配合各部門促進干部人事檔案管理信息化發展。

5.8落實制度監督

干部人事管理工作的制度制定是指導管理工作的重要標準和方向，工作人員必須及時適應新環境和新要求，完善日常管理制度。同時，隨著人事檔案的廣泛應用，檔案信息的安全性變得越來越重要，除了使用特殊的網絡和安全的存儲設備外，還需要完善使用系統、軟硬件和測量系統，及時創建相關數據，并嚴格按照人員管理權限分配用戶權限，防止不可逆損失，如信息泄露、數據丟失、數字文件超出允許范圍等。

5.9對檔案進行定期整理和檢查

檔案的順序決定了檔案的準確性，檔案必須分類歸檔、規范，保持清潔統一。確保正確環節，及時糾正錯誤，確保錯誤不被隱藏在檔案中。如發現錯誤要及時聯系相關部門，不斷改進數據以滿足實際情況。

5.10拓寬檔案資料的收集渠道

在人事檔案管理創新的時代，首先要拓展信息收集的領域，了解和掌握檔案數據收集的一些特點，定期總結，提高數據處理的速度，間接提高對檔案分類的認識。面對信息爆炸的時代，檔案管理人員必須學會瀏覽信息，從大量的信息中選擇自己需要的，除了通過互聯網向干部所在單位和其它相關業務部門，如教育、戶籍等部門收集數據外，還可以進行公民調查和互聯網普查，例如核實學歷信息的真實性和報考資格的審核。另外，在信息爆炸的時代，各色各樣的信息充滿著不確定性、風險性，要提高信息篩選與風險識別能力。

6結語

一般來說，每個人的檔案都是學習、工作和生活的記錄，個人檔案的存放保管非常重要。因此，為了保證信息的準確性，所有的檔案都必須仔細檢查，以適應新時代的特點。干部人事檔案管理部門和從業人員要認真對待每一卷檔案、每一份材料，既要讓干部人事檔案為人才工作服務，為黨和人民選用好干部服務，保證干部人事資源管理工作中所有歸納的材料必須是完整且真實的，保障后續的干部選拔與任命工作能夠更加公開透明，真正發揮干部人事檔案管理工作的作用，在人力資源部門的早期管理中體現創新，為實現各方面的發展做好充分準備。

參考文獻

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