新時(shí)代高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀與策略

陳穎　李晶

摘 要：為提高檔案信息數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，本文對(duì)新時(shí)代高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀與策略的研究，從提升高校檔案館工作效率、提高檔案館資源信息共享能力，闡述檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的意義，提出現(xiàn)階段高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)存在檔案信息化資源較為分散、信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與輔助技術(shù)尚未完善、檔案信息數(shù)字化管理安全隱患較多等問題。為實(shí)現(xiàn)高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)遵循 “搶救優(yōu)先，利用優(yōu)先，逐步擴(kuò)展”的工作原則，完善高校檔案館檔案信息數(shù)字化歸檔工作，建立檔案新信息數(shù)據(jù)庫與規(guī)范檔案數(shù)字化管理目錄，利用校內(nèi)OA系統(tǒng)，建立起與檔案館的通信連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫逐步與學(xué)校檔案館數(shù)字化建設(shè)工作的對(duì)接，健全檔案信息數(shù)字化保障機(jī)制，科學(xué)配置數(shù)字化終端網(wǎng)絡(luò)硬件，增設(shè)防火墻等防病毒軟件，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的安全防護(hù)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；數(shù)字化建設(shè)；檔案信息；高校檔案館

檔案是承載高校建設(shè)與發(fā)展信息的主要載體，檔案信息數(shù)字化建設(shè)主要是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為核心，通過掃描檔案文件、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息、多媒體存儲(chǔ)，形成的一種全新檔案資料管理形式。在此過程中，各類紙質(zhì)版文件資料將通過多媒體技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字資料，輔助信息化終端，對(duì)檔案加以存儲(chǔ)、管理，可以高效、便捷地利用檔案資源，并在一定區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享。隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，人才引進(jìn)工作逐步落實(shí)，校內(nèi)電子文件數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的信息化建設(shè)工作已無法滿足新時(shí)期高校檔案管理需求。在此背景下，數(shù)字檔案館的建設(shè)必須與時(shí)俱進(jìn)，保持前沿水平。為落實(shí)并推進(jìn)高校檔案管理工作，本文將以某試點(diǎn)高校為例，結(jié)合新時(shí)代檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作現(xiàn)狀，提出對(duì)應(yīng)的整改優(yōu)化措施，以期更好地發(fā)揮高校檔案信息的價(jià)值。

一、檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的意義

1.提升高校檔案館工作效率

相比數(shù)字化文件，紙質(zhì)文件的保存期限較短，在查閱和翻找時(shí)容易導(dǎo)致原始憑證損壞或遺失。為減少紙張文件的損壞、遺失，必須制定嚴(yán)格的檔案信息管理程序和執(zhí)行方案。新時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已無法適應(yīng)高校檔案工作的需要，高校檔案建設(shè)工作需要進(jìn)一步深化。而檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，是指將檔案通過計(jì)算機(jī)掃描，規(guī)整為電子文件，在整理電子文件時(shí)，需要將其與實(shí)物文件建立空間位置聯(lián)系，即將文件的數(shù)據(jù)與實(shí)物文件的存儲(chǔ)地點(diǎn)一一對(duì)應(yīng)，在需要查閱的時(shí)候，管理員只需要在文件管理計(jì)算機(jī)中查找相關(guān)的關(guān)鍵詞，或輸入對(duì)應(yīng)的行、列信息，便可以掌握文件在終端中存儲(chǔ)的具體路徑等信息。利用數(shù)字化技術(shù)建設(shè)高校檔案，可以顯著提高檔案信息的查詢、歸檔效率，減少檔案存檔管理費(fèi)用，節(jié)約管理人工成本。

2.提高檔案館資源信息共享能力

在建設(shè)高校數(shù)字化檔案館時(shí)，紙質(zhì)版文件發(fā)生了存儲(chǔ)形態(tài)、文本結(jié)構(gòu)與樣式的轉(zhuǎn)變，為滿足對(duì)加工后文件的規(guī)范化存儲(chǔ)與管理，各大高校在檔案館中建立了電子文件的管理體系。以高校校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息與高校教務(wù)部門、人力資源管理與人事部門、教研部門、 OA部門等之間的文件信息交互。用戶在登錄終端時(shí)，數(shù)據(jù)庫利用數(shù)字身份驗(yàn)證技術(shù)和安全防護(hù)策略，對(duì)大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和控制，能夠在保障檔案資源安全性的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢、借閱等各項(xiàng)工作的網(wǎng)絡(luò)化。

在此基礎(chǔ)上，輔助使用圖像掃描儀處理檔案文件，可以把電子圖像及相關(guān)的索引信息錄入電子文件管理終端中，從而開發(fā)和定制終端特定業(yè)務(wù)功能。利用大學(xué)校園網(wǎng)平臺(tái)，引進(jìn)云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等前沿技術(shù)，可以為校內(nèi)師生提供網(wǎng)上存檔專項(xiàng)服務(wù)，優(yōu)化并改進(jìn)當(dāng)前檔案管理與檢索方式，從而極大地提高檔案資料共享程度與交互性。

二、新時(shí)代高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

盡管當(dāng)前高校檔案館檔案信息已經(jīng)進(jìn)行了信息化建設(shè)，但由于種種原因?qū)е聶n案信息數(shù)字化建設(shè)效果受到制約，通過對(duì)某地高校的實(shí)際調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)存在以下問題：

1.檔案信息化資源較為分散

當(dāng)前在現(xiàn)代化技術(shù)的支撐下，各大高校紛紛開展了內(nèi)部的信息化建設(shè)，與此同時(shí)，高校信息化建設(shè)工作已逐步落實(shí)，對(duì)應(yīng)的校務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)開通并正式投入使用，大量電子文檔資料快速生成。為滿足高校的運(yùn)營管理需求，應(yīng)保證終端電子文檔具有更新及時(shí)、傳遞準(zhǔn)確、傳輸高效等優(yōu)勢(shì)。但顯而易見的是，大部分高校的檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)與校園自動(dòng)化系統(tǒng)的融合，此現(xiàn)象直接造成檔案數(shù)據(jù)的分散，檔案數(shù)據(jù)無法進(jìn)行快速檢索利用，無疑加大了檔案信息收集、整理的工作量與任務(wù)量，不利于檔案資料的快速調(diào)用，使檔案資料的真正價(jià)值無法得到有效發(fā)揮。

2.信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與輔助技術(shù)尚未完善

在高校檔案館的建設(shè)工作中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理、制定并完善數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是其中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。目前，我國許多大學(xué)檔案館的檔案管理體系與技術(shù)使用標(biāo)準(zhǔn)尚未健全，甚至部分高校的檔案館未達(dá)到國家要求標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案館在投入使用后，造成功能單一、規(guī)范化程度低、資料匱乏等問題，難以滿足校內(nèi)外檔案資料的共享需求。為了新時(shí)代檔案館的順利建設(shè)，高校必須從實(shí)際角度出發(fā)，加大對(duì)數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)力度，解決檔案館建設(shè)中的技術(shù)問題。

3.檔案信息數(shù)字化管理安全隱患較多

現(xiàn)階段，各大高校將檔案館內(nèi)檔案信息管理工作的側(cè)重點(diǎn)置于產(chǎn)權(quán)方面，即信息資源主管部門越來越重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)的維護(hù)與保障，如何協(xié)調(diào)所獲取檔案資料與維護(hù)檔案隸屬對(duì)象合法權(quán)利之間的矛盾，仍然是一大難題。大部分高校檔案館中的檔案資料涉及國家、商業(yè)、工作、個(gè)人資料，其中部分資料屬于機(jī)密資料，在檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，由于操作不當(dāng)或執(zhí)行行為不規(guī)范，有可能出現(xiàn)機(jī)密資料或隱私信息泄密情況。同時(shí)，電子版檔案信息具有易復(fù)制、易篡改等特點(diǎn)，為解決檔案信息的安全問題，部分高校仍在依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)材料記錄高校檔案數(shù)據(jù)，盡管我國已經(jīng)頒布了《電子文件簽名法》，用于電子版檔案的安全保障，但是在實(shí)踐中檔案信息的安全性仍存在較多隱患。此外，由于部分電子文檔本身具有不可直接讀取、信息與載體分離等特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案信息的丟失問題日益突出。

三、新時(shí)代高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)策略

針對(duì)當(dāng)前高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，本文提出部分針對(duì)性的改進(jìn)策略，以期為提升新時(shí)代高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)效果提供一定幫助，具體策略如下：

1.完善高校檔案館檔案信息數(shù)字化歸檔工作

為實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)在開展相關(guān)工作前，完善高校檔案館檔案信息數(shù)字化歸檔工作，整理高?，F(xiàn)有的檔案信息，在將所有檔案信息統(tǒng)一格式后，按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)將其轉(zhuǎn)換成電子版格式，通過此種方式，實(shí)現(xiàn)高校檔案、文獻(xiàn)、資料的數(shù)字化歸檔。

高校應(yīng)嚴(yán)格遵循“搶救優(yōu)先，利用優(yōu)先，逐步擴(kuò)展”的工作原則，在數(shù)字化建設(shè)過程中，著重解決因特定時(shí)期、特定行為導(dǎo)致的紙質(zhì)版檔案損壞、丟失等問題。對(duì)于紙質(zhì)較差檔案文件，應(yīng)采取措施對(duì)其優(yōu)先處理，以避免核心檔案文件無法修復(fù)。當(dāng)前，我國高校檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)投資相對(duì)較少，要從根本上解決這一問題，應(yīng)做好對(duì)檔案信息的“利用優(yōu)先”工作，即根據(jù)高校檔案信息中內(nèi)容的類別，將與學(xué)生個(gè)人信息相關(guān)的檔案內(nèi)容規(guī)范化處理，并以此為依據(jù)，發(fā)揮檔案信息在人才招生、學(xué)生管理中的更高效能與價(jià)值。相關(guān)檔案信息包括學(xué)生個(gè)人學(xué)籍卡、人才招生與錄取冊(cè)、階段性成績單、學(xué)生個(gè)人信息注冊(cè)編碼、學(xué)生一寸/二寸照片（底片）等。

高校檔案館的檔案資料是學(xué)校、科研單位、合作單位在日常工作中形成的公文、文件。在智慧校園建設(shè)工作的支撐下，校園內(nèi)所有的郵件、資源都可以通過智慧終端完成，高?？梢耘c技術(shù)公司合作，開發(fā)適合本校工作開展的智慧終端。從檔案文件的草擬到電子化檔案的生成與歸檔，可以全部通過智慧校園平臺(tái)與數(shù)字化檔案管理終端對(duì)接，通過此種方式，達(dá)到“一鍵歸檔”的目的。在歸檔過程中，為保證檔案信息的安全性，避免檔案信息的丟失、錯(cuò)誤等情況的出現(xiàn)，必須進(jìn)行權(quán)限登記，并且在智慧終端后臺(tái)保留查詢記錄。管理員需要通過身份驗(yàn)證登錄終端，完成一次登錄后，可在其個(gè)人所屬權(quán)限內(nèi)，查詢多個(gè)方向的檔案信息，無須在不同的部門及網(wǎng)站間反復(fù)檢索查詢，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化管理，提升高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)程。

2.建立檔案新信息數(shù)據(jù)庫與規(guī)范檔案數(shù)字化管理目錄

完成上述設(shè)計(jì)后，還應(yīng)建立檔案新信息數(shù)據(jù)庫與規(guī)范檔案數(shù)字化管理目錄的建設(shè)措施，檔案館的基本架構(gòu)是由輸入、輸出、存儲(chǔ)、服務(wù)等模塊組成的。因此，高校應(yīng)根據(jù)其社會(huì)發(fā)展的需求，加大對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的合理化投資。目前，我國高校的各個(gè)職能部門均已建立起各自的數(shù)字化管理體系，但由于各自的管理功能不同導(dǎo)致數(shù)據(jù)間的隔離，出現(xiàn)大量分散、異構(gòu)數(shù)據(jù)。為解決此方面的問題，應(yīng)做好對(duì)高校檔案信息資源的整合，遵循“檔案資源集約化、管理規(guī)范化”等原則，采用建立數(shù)據(jù)庫的方式，優(yōu)化檔案管理。可在有必要的條件下，采取制定相關(guān)規(guī)章制度的方式，約束并規(guī)范建庫過程，完善各自的責(zé)任歸屬，提升建設(shè)效果。同時(shí)，利用校內(nèi)OA系統(tǒng)建立起與檔案館的通信連接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子文件的實(shí)時(shí)存檔，詳細(xì)規(guī)劃各職能部門開通資料庫的訪問權(quán)限，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫逐步與學(xué)校檔案館數(shù)字化建設(shè)工作的對(duì)接。此外，建立可以容納海量信息的檔案館檔案信息資料存儲(chǔ)中心，實(shí)現(xiàn)各單位電子檔案的實(shí)時(shí)存檔與隨存隨取。在此過程中，還應(yīng)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行及時(shí)備份，安全傳輸至備份空間，以避免存儲(chǔ)系統(tǒng)紊亂或者硬件損壞，導(dǎo)致信息丟失后無法找回的情況出現(xiàn)。

數(shù)字文件與電子文件均應(yīng)采用統(tǒng)一的目錄集中管理方法，為規(guī)范檔案管理，應(yīng)在此基礎(chǔ)上，編制檔案信息數(shù)字化管理目標(biāo)，檔案目錄是檔案館（辦公室）所編寫的，其中包括大量文獻(xiàn)資料需要按照一定的順序排列。管理員可以通過檢索檔案信息摘要，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速調(diào)取與整合分類。建立檔案目錄應(yīng)遵循以下幾個(gè)基本原則：（1）依據(jù)檔案的組織結(jié)構(gòu)及不同類別文件的差異性，建立檔案樹結(jié)構(gòu)；（2）除按全宗、年度、類別等傳統(tǒng)整理方式之外，還應(yīng)根據(jù)來源、建立檔案文件的需求、事由等，制定檔案專題目錄，以此確保建立的數(shù)字化檔案可以滿足高校實(shí)時(shí)調(diào)用與安全存儲(chǔ)需求。

3.健全檔案信息數(shù)字化保障機(jī)制

在上述提出措施的基礎(chǔ)上，為確保檔案館中數(shù)字化檔案信息的安全性與保密性，還應(yīng)健全數(shù)字化信息的保障機(jī)制，以避免核心數(shù)據(jù)、隱私信息在網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)丟失等風(fēng)險(xiǎn)，提高電子版檔案信息在終端存儲(chǔ)的完整性、安全性、保密性、穩(wěn)定性與可靠性。為落實(shí)此項(xiàng)工作，高校應(yīng)投入適當(dāng)?shù)馁Y金，開發(fā)用于電子檔案長期存儲(chǔ)的安全載體。同時(shí)參照《國家信息安全法》等相關(guān)文件，出臺(tái)校內(nèi)檔案館檔案信息安全保障制度，確保信息安全。所有錄入終端的檔案信息與資料要滿足真實(shí)性需求，著重健全校內(nèi)保密系統(tǒng)、備份系統(tǒng)建設(shè)，并設(shè)定賬號(hào)及使用權(quán)限，避免不規(guī)范操作造成隱私信息出現(xiàn)安全隱患。

正確處理檔案中檔案信息的“開放性”與“安全性”關(guān)系，既要保障檔案資源的安全，又要合理規(guī)劃和管理檔案資源，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。在此過程中，劃分檔案權(quán)限控制等級(jí)，確保檔案資料的保密性、真實(shí)性、完整性，嚴(yán)厲杜絕未經(jīng)授權(quán)的檔案信息拷貝行為。同時(shí)，科學(xué)配置數(shù)字化終端網(wǎng)絡(luò)硬件，增設(shè)防火墻等防病毒軟件，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的安全防護(hù)，防止外界黑客、病毒等對(duì)系統(tǒng)的攻擊，導(dǎo)致信息丟失。此外，正確應(yīng)用IDS技術(shù)，建立積極的病毒防范機(jī)制，采用容錯(cuò)與備份技術(shù)來保證校園內(nèi)的數(shù)據(jù)安全與完整性。

四、結(jié)束語

在信息飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)工作已成為必然趨勢(shì)，這使得檔案數(shù)字化成為我國高校檔案館運(yùn)營工作面臨的一個(gè)重要問題。當(dāng)前，各大高校已投入了較多的人力與物力執(zhí)行此項(xiàng)工作，但該工作還存在一些不足，制約著高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)成果。為解決當(dāng)前高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，提高信息數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，確保信息的安全性和可利用性，因此，本文對(duì)新時(shí)代高校檔案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀與策略進(jìn)行探究。通過完善檔案歸檔工作、建立檔案新信息數(shù)據(jù)庫與規(guī)范檔案數(shù)字化管理目錄、健全檔案信息數(shù)字化保障機(jī)制對(duì)當(dāng)前不足進(jìn)行改進(jìn)，旨在通過此次研究，助力高校檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)等工作順利開展。

但影響高校檔案信息化建設(shè)的原因眾多，本文研究并未針對(duì)其他原因加以分析，在接下來的研究過程中還應(yīng)進(jìn)行深入分析，以進(jìn)一步提升高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)效果。

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（作者單位：大連醫(yī)科大學(xué)）

基金項(xiàng)目：2021年度圖書情報(bào)研究項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：LNTQL-2020-065）。

作者簡介：陳穎（1979—），女，漢族，遼寧大連人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案數(shù)字化。