普通高中電子文件與電子檔案管理的核心問(wèn)題及研究對(duì)策

摘 要：近幾年，由于計(jì)算機(jī)等多媒體技術(shù)在普通高中的推廣與發(fā)展，大量的電子文檔檔案給普通高中的檔案管理帶來(lái)新的問(wèn)題。本文結(jié)合自己的工作實(shí)踐，結(jié)合高中教育檔案的概念、特點(diǎn)，分析其特點(diǎn)、功能與問(wèn)題，并就如何加強(qiáng)檔案的管理，提出一些具體的對(duì)策，使之能夠更加科學(xué)、合理、有序地開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：普通高中；電子文件；電子檔案；檔案管理

普通高中檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其發(fā)展、評(píng)估、各種檢查都要依靠檔案管理。然而，在普通高中的檔案管理工作中，人們對(duì)其工作的認(rèn)識(shí)和重視程度并不高。隨著高中教育的發(fā)展與改革，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前普通高中檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，是當(dāng)前普通高中檔案工作改革的一個(gè)重點(diǎn)和必然趨勢(shì)。

一、電子文件的特點(diǎn)

1.應(yīng)用發(fā)展的階段性

應(yīng)用 AIS是一個(gè)不斷發(fā)展和變化的過(guò)程。設(shè)備也越來(lái)越多，如部分單位就是由三四年前的幾十個(gè)小型局域網(wǎng)，發(fā)展到如今幾百個(gè)終端，乃至網(wǎng)際網(wǎng)路。所處理的業(yè)務(wù)也從一開(kāi)始的點(diǎn)到面，基本上涵蓋了整個(gè)辦公室的工作過(guò)程。電子文件在不同的應(yīng)用發(fā)展階段具有不同的功能，即草稿電子文件（電腦只是作為打字機(jī)）、輔助電子文件（以紙質(zhì)文件為主，電子文件為輔）、正式電子文件（電子文件為輔）、無(wú)紙電子文件（使用中完全取消紙質(zhì)形式的電子文件）。

2.設(shè)備依賴性

沒(méi)有計(jì)算機(jī)及其有關(guān)軟件，就不能產(chǎn)生、傳遞和識(shí)別電子文件。數(shù)字編碼、硬件、軟件、設(shè)備更新、加密等因素是影響設(shè)備依賴度的主要因素。只是設(shè)備的更新，就會(huì)對(duì)長(zhǎng)期保存的電子文檔造成極大的難度。普通電腦在數(shù)年內(nèi)會(huì)被更新，而像 CD這樣的電子檔案，或許還能維持?jǐn)?shù)十年乃至百年，現(xiàn)在還能夠找到讀取光盤(pán)的設(shè)備。幾年后，也許會(huì)有一張完整的 CD，但是卻找不到將其解讀的工具。

3.信息與載體的相分離性

不同的電腦或不同的載體都可以進(jìn)行復(fù)制電子文檔。因此，很難判斷出哪一份是“原件”。其特征與保證電子文檔的真實(shí)性、可靠性、完整性有著密切的關(guān)系。為保證其安全和正確，需要解決許多技術(shù)問(wèn)題。

4.多媒體集成性

文字、圖片、聲音、影像等各種媒介信息都能獨(dú)立或互相配合，形成電子文檔的內(nèi)容，因此，其構(gòu)成與結(jié)構(gòu)要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔更加復(fù)雜，而且還可能導(dǎo)致同一電子文檔中的數(shù)據(jù)存在于不同的載體中，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問(wèn)題。

5.非實(shí)體歸檔的可能

不管電子文檔在哪里，它都能實(shí)現(xiàn)邏輯存檔，而不會(huì)改變它的物理存儲(chǔ)位置。即被視為“集中”存檔的電子文檔，其實(shí)分散在電腦網(wǎng)絡(luò)的每一個(gè)角落，即使相隔十萬(wàn)八千里。問(wèn)題是，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，這些電子文檔就會(huì)永久消失。

6.對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性

背景信息是指伴隨著電子文檔的產(chǎn)生與運(yùn)行而產(chǎn)生的人員、機(jī)構(gòu)等相關(guān)的信息。對(duì)于一般的紙質(zhì)文檔，通常在原始文檔上或隨附的表格中，都會(huì)有單位交接、報(bào)批簽字等內(nèi)容，即文檔自身已經(jīng)有相關(guān)的背景資料。而在電子文檔中，由于背景信息和文檔的內(nèi)容信息往往是分開(kāi)存儲(chǔ)的，一旦丟失了，將會(huì)對(duì)其作為憑證的功能和價(jià)值產(chǎn)生直接的影響。元數(shù)據(jù)是構(gòu)成電子文件資料的全部資料，如格式資訊、資料詞典、資料庫(kù)說(shuō)明、邏輯與實(shí)體模式、系統(tǒng)平臺(tái)及軟件資料、有關(guān)制作及還原的資料。元數(shù)據(jù)本身的隱蔽性使得人們常常忽略其存在，但是元數(shù)據(jù)一旦被破壞或遺失，其原有的形式就會(huì)發(fā)生變化，甚至喪失其可讀性?？梢?jiàn)，確保背景和元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性是非常關(guān)鍵的。

二、普通高中教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.特殊且多樣性

由于大部分高中都是在秋季入學(xué)，所以每個(gè)學(xué)期都有自己的教學(xué)記錄。一方面，各個(gè)學(xué)科的教學(xué)大綱、教師的教學(xué)計(jì)劃都會(huì)有一些交叉；另一方面，如學(xué)生的成績(jī)單等則是從入校到畢業(yè)后所形成。另外，在這個(gè)過(guò)程中所形成的各類載體和形式，包括公文報(bào)告、請(qǐng)示等，以及教學(xué)檔案有文字資料、有聲像資料、有影像資料，這是它與其他類型檔案不同的地方。

2.真實(shí)且豐富性

教學(xué)檔案是真實(shí)反映和記載教學(xué)方法的載體，真實(shí)地反映出學(xué)校教學(xué)的真實(shí)狀態(tài)。教學(xué)檔案中有人文、社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)、技術(shù)等方面的文獻(xiàn)，種類繁多，涉及面廣，內(nèi)容豐富，是對(duì)教學(xué)科研、人才評(píng)價(jià)、用人單位負(fù)責(zé)，所以，教學(xué)檔案的記載要客觀、真實(shí)。

3.成套且共通性

學(xué)生是高中教育的主體，從開(kāi)學(xué)到畢業(yè)，整個(gè)學(xué)習(xí)、教育、培養(yǎng)的全部過(guò)程都有一個(gè)完整的程序，而教育的規(guī)律決定了不同年級(jí)的學(xué)生在教師授課內(nèi)容、方式方法、政策制度等方面的共通性。

三、電子文件檔案管理在普通高中檔案管理中的作用

首先，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的作用。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子文檔進(jìn)行加工，便于各學(xué)校以及各部門(mén)的使用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。其次，加快檔案查詢的速度。采用光盤(pán)、U盤(pán)、電腦作為載體的電子文檔，不但可以節(jié)省原來(lái)的紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)空間，還能方便地利用電腦進(jìn)行查詢。最后，加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，既是檔案管理的基本要求，又是對(duì)檔案本身存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的制約。

四、電子文件檔案在檔案管理中存在的問(wèn)題

1.重視程度偏低

通過(guò)實(shí)際調(diào)研發(fā)現(xiàn)，盡管許多部門(mén)都實(shí)行了自動(dòng)化辦公，存有大量的電子文檔，但由于各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子文檔管理工作的重視程度較低，并沒(méi)有制定相應(yīng)的政策，從而影響了整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。另外，在實(shí)際調(diào)研中，許多部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子文檔的管理缺乏足夠的重視，缺乏必要的資料，導(dǎo)致許多工作無(wú)法正常進(jìn)行，嚴(yán)重制約著電子文檔的管理。

2.檔案管理制度不完善

在實(shí)踐中，許多部門(mén)的電子文檔管理體系還不夠健全，嚴(yán)重制約著電子文檔的正常運(yùn)行。比如，許多學(xué)校都沒(méi)有建立電子文檔的管理責(zé)任制，對(duì)每個(gè)人的職責(zé)不明確，導(dǎo)致電子文檔的管理存在著很大的隨意性，從而嚴(yán)重影響電子檔案的管理水平。另外，一些學(xué)校雖已建立電子文檔檔案管理系統(tǒng)，但由于缺乏具體的管理機(jī)制，致使其處于一種形式化的狀態(tài)，不能真正發(fā)揮其應(yīng)有的約束作用，從而對(duì)其工作質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

在實(shí)踐中，有些學(xué)校部門(mén)的檔案工作人員素質(zhì)較差，嚴(yán)重影響檔案工作的質(zhì)量。比如，許多部門(mén)缺少專門(mén)的電子檔案管理人員，而這些人員的技術(shù)水準(zhǔn)又不足以應(yīng)付現(xiàn)代化的電子檔案管理，從而嚴(yán)重制約著電子文檔的管理工作。另外，在實(shí)際調(diào)研中，許多從事電子文檔檔案管理工作的人員存在著職業(yè)道德低下、推諉責(zé)任、馬馬虎虎等問(wèn)題，給電子文檔檔案管理工作的質(zhì)量帶來(lái)很大的影響。

4.存儲(chǔ)格式不明確

電子文件的儲(chǔ)存在電子文件的歸檔和管理中占有很大的比重。在電子文件的存儲(chǔ)中，文件的存儲(chǔ)方式是至關(guān)重要的，只有選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)方式，才能保證電子文件的長(zhǎng)久使用。但實(shí)際上，許多學(xué)校對(duì)其存儲(chǔ)格式的要求并不嚴(yán)格，常常造成不能完全保存的情況，造成文件丟失或損壞，從而造成電子文件不能重置。

5.缺乏文檔檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)

在電子文件的存儲(chǔ)與管理中，必須對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的檢驗(yàn)，達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以提高其應(yīng)用價(jià)值。然而，目前我國(guó)許多學(xué)校尚無(wú)相關(guān)的檢驗(yàn)規(guī)范，導(dǎo)致對(duì)電子文件的管理不到位，不能確保電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，從而嚴(yán)重影響了電子文件的再次利用。

6.網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)的軟、硬件是否能正常工作、操作人員是否能規(guī)范操作、是否設(shè)置防火墻以確保不被黑客侵入，這些都會(huì)影響到電子文檔的信息內(nèi)容安全。在網(wǎng)絡(luò)安全中，電子文檔的真實(shí)性和可靠性是不能得到保障的。

五、有效提高普通高中電子文件檔案管理的措施

1.制定科學(xué)的制度

建立健全電子文件管理體系，是實(shí)現(xiàn)電子文件、電子文件系統(tǒng)的重要保障。學(xué)校要根據(jù)目前存在的問(wèn)題，制定出一套適合于學(xué)校各個(gè)部門(mén)的電子文件管理體系，并完善相關(guān)的操作和檢查，對(duì)文件的存儲(chǔ)格式和接口進(jìn)行規(guī)范。只有這樣，才能建立起一套科學(xué)、規(guī)范的電子文件存檔與電子文件管理體系，使電子文件的存檔與管理工作得到規(guī)范化，并提高學(xué)校的電子文件使用效率。

2.明確存儲(chǔ)格式

電子文件的儲(chǔ)存在學(xué)校的電子文件歸檔和管理中起著舉足輕重的作用，所以要明確各種文件的存儲(chǔ)形式，確保其安全、完整、合理。根據(jù)學(xué)校的具體情況，開(kāi)發(fā)出適合自己的文件存儲(chǔ)格式，采用統(tǒng)一的文件存儲(chǔ)方式，以便于學(xué)校資源的再次利用。在文檔存檔時(shí)，要將其文件格式轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式。

3.制定元數(shù)據(jù)管理方案

元數(shù)據(jù)在電子文件的管理中起著舉足輕重的作用，學(xué)校要結(jié)合自己的具體情況，制訂出適合自己的元數(shù)據(jù)管理計(jì)劃。元數(shù)據(jù)是指用于描述文本的各種信息，利用元數(shù)據(jù)可以更好地實(shí)現(xiàn)文件的歸檔、分類、存儲(chǔ)、查詢和利用，從而提高文件的管理效率。學(xué)校在制定項(xiàng)目時(shí)，要確保項(xiàng)目的科學(xué)性、正確性、元數(shù)據(jù)所涉及的內(nèi)容、獲得方法等。

4.歸檔范圍

學(xué)校應(yīng)清楚了解電子文件的存檔范圍，并確定其合理的存檔范圍。電子文件的歸檔應(yīng)當(dāng)盡量包括學(xué)校內(nèi)部的重要文件，這些文件包括各個(gè)部門(mén)的電子文件，并將這些重要的可重復(fù)使用的數(shù)據(jù)存檔，所以學(xué)校必須建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，幫助教師正確判斷這些文件的價(jià)值，以便更好地完成電子文件的歸檔。

5.文檔檢測(cè)

在電子文件的存檔和管理中，必須對(duì)其進(jìn)行一系列的檢查，以便于對(duì)其進(jìn)行再利用。在進(jìn)行文檔檢查時(shí)，應(yīng)確保文檔的安全性、完整性、可用性、真實(shí)性。只有在電子文檔的安全、完整、可用和真實(shí)的情況下，電子文檔的存檔和管理工作才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，從而使相關(guān)的文檔得到重用。

6.科學(xué)設(shè)定歸檔接口

歸檔接口的設(shè)定是進(jìn)行檔案管理工作的關(guān)鍵之一，學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際，合理設(shè)置存檔界面，制定出相應(yīng)的界面設(shè)計(jì)方案，并不斷改進(jìn)自己的功能。在存檔界面上進(jìn)行電子文件的檢測(cè)，能更好地管理電子文件，防止電子文件的管理出現(xiàn)混亂。

7.加強(qiáng)電子文件檔案管理的重視

在當(dāng)前電子文檔日益普及的形勢(shì)下，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更加重視。要使各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)電子文檔的管理意義加強(qiáng)重視，制定相應(yīng)的政策，從而使其更好地管理。而作為一個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，要為其提供必要的資源支持，以保證其正常運(yùn)行。

8.加強(qiáng)電子文件檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)是提升檔案管理工作的關(guān)鍵，以提高檔案管理的質(zhì)量。（1）通過(guò)校園招聘、社會(huì)招聘等形式招聘電子文件管理人員，加強(qiáng)招聘復(fù)合型電子文檔管理人員，以使電子文檔管理人才隊(duì)伍達(dá)到現(xiàn)代化電子文件檔案管理的要求，進(jìn)而能夠有效提高電子文件檔案管理水平。（2）要建立健全檔案管理制度，定期、不定期開(kāi)展檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)其職業(yè)道德，樹(shù)立正確的工作態(tài)度，重視檔案管理工作，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

9.加強(qiáng)電子文件檔案管理安全化

由于電子文檔存在著易篡改、易毀的安全隱患，因此為保證文檔的完整性和安全性，需要采用科學(xué)的技術(shù)手段，如訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)、網(wǎng)絡(luò)防病毒、身份驗(yàn)證、加密備份等技術(shù)?；谶@一點(diǎn)，我們建議采用加密的電子文檔，采用身份認(rèn)證等方式來(lái)控制文件，只有經(jīng)過(guò)認(rèn)證的人才能進(jìn)行操作。此外，還可以利用防火墻技術(shù)來(lái)阻止病毒、黑客等對(duì)電子文檔造成威脅的不確定性，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的安全儲(chǔ)存。

10.認(rèn)真進(jìn)行總體規(guī)劃

要切實(shí)推動(dòng)檔案信息化，必須從兩個(gè)方面著手。第一，學(xué)校要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的、短期的、學(xué)校的、部門(mén)的信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，保證信息化的順利進(jìn)行。第二，就是要制定一個(gè)“標(biāo)準(zhǔn)”，對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源的共享，保證各個(gè)部門(mén)、各單位的文件都能快速、便捷地得到。

11.明確歸檔范圍

依據(jù)電子文檔的產(chǎn)生來(lái)源、載體形式，決定其歸檔范圍。由 DOC、 XLS、 PPT等辦公軟件所生成的電子文檔，依據(jù)載體的不同，對(duì)于具有相應(yīng)紙質(zhì)載體的電子文檔，應(yīng)當(dāng)按《學(xué)校歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》進(jìn)行歸檔；沒(méi)有相應(yīng)的紙質(zhì)載體的電子文檔（如視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)等），由檔案局和各業(yè)務(wù)單位共同決定。

12.解決好立體化方向發(fā)展問(wèn)題

在過(guò)去的數(shù)千年里，檔案管理一直是一條直線發(fā)展的路徑，而隨著人們對(duì)檔案使用的關(guān)注，把它和其他基礎(chǔ)工作有機(jī)地融合在一起，構(gòu)成一個(gè)只能反映出紙質(zhì)文檔實(shí)際狀況的平面結(jié)構(gòu)。由于電子文件和文件種類的迅速增加，其基本工作和使用工作也呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，因此，在原有的平面結(jié)構(gòu)之上，加入一種新的文件資料載體，使其成為一個(gè)立體的空間，并形成一個(gè)立體的管理架構(gòu)。檔案管理結(jié)構(gòu)的內(nèi)容、特點(diǎn)、持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新，尚需進(jìn)一步的研究與探索。

六、結(jié)論

在當(dāng)前電子文檔日益普及的形勢(shì)下，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視和支持顯得尤為重要。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和員工應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文檔的管理意識(shí)，正確理解其重要性，同時(shí)還要制定各類電子文檔的管理制度，以達(dá)到有效提升電子文檔的管理水平，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，要為其提供必要的資源支持，以保證其正常運(yùn)行。

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（作者單位：賀州第二高級(jí)中學(xué)）

基金項(xiàng)目：中學(xué)檔案有效管理研究及實(shí)踐，項(xiàng)目編號(hào)：KTLX2021C213。

作者簡(jiǎn)介：陳小微（1973—），女，漢族、廣西賀州昭平人，本科，中級(jí)（館員），研究方向：檔案管理。