芻議信息時代高校檔案信息化建設策略

錢坤　楊菲

摘 要：進入二十一世紀后，隨著社會經濟的不斷發展，以及新型科學技術的不斷創新，計算機與信息技術得到了飛速的演化應用。新時期的高校檔案管理工作，在信息技術加持下，取得了巨大的進步和成就。尤其是檔案管理軟件的不斷應用，促使著高校檔案信息化建設，邁上了新的技術臺階。在信息化時代背景下，高校檔案信息化建設，有著極為重要的現實意義和時代價值。本文旨在對高校檔案信息化基本內涵及其必要價值進行分析，探討高校檔案信息化建設現狀、存在問題及信息化建設的策略，希望可以為其他地區高校的高校檔案信息化建設提供思路。

關鍵詞：信息時代；高校檔案管理；信息化建設；相關策略；分析研究

基金項目：楊凌職業技術學院2021年院內基金項目《智慧校園建設中的檔案信息化建設研究》研究成果（項目編號SK21-55）

近些年來，國家大力支持和發展計算機信息相關產業，促使著計算機信息技術不斷創新與發展。現代化的社會經濟發展中，計算機信息技術已經滲透到人們生產、生活、學習和工作的各個領域中。對于高校教育教學工作來講亦是如此。檔案管理是高校教育教學工作重要環節，是高校快速規模化發展及學生知識汲取的重要組成。現代化高校檔案信息化建設，已經成為新時期檔案數字化管理的重要方向。為此，強化高校檔案管理的數字化和信息化水準，加快高校檔案信息化建設步伐，是新時期和新形勢下，高校檔案管理部門工作的重要課題和主要方向。

1 高校檔案信息化基本內涵

高校檔案信息化建設，是指高校檔案管理部門借助和利用檔案信息資源，對檔案信息管理空間進行構建，形成一個由眾多檔案資源庫群組成的檔案管理中心，并將檔案資源群與檔案資源用戶進行融合，從而實現高校檔案信息化的高效化和便捷化。具有信息數字化、信息資源共享化、信息檢索便捷化、信息組織和網絡傳輸化的特點。通過將現代化計算機及信息技術進行全面化和精細化滲透，可以實現檔案管理信息化舉措的完美融合。信息化時代背景下，檔案信息化和數字化建設，已經成為各個行業發展的必然趨勢。在全國各地區高校檔案管理工作中，具有極為普遍性的應用，受到廣大高校教師、學生及相關人員的追捧，更直接促進了高校教育教學的現代化進程。

需要注意的是，檔案信息化和數據化建設，前提依然是檔案管理，這是核心和關鍵。隨著時代的進步和科技的創新，檔案信息化和數字化建設不是一成不變的，而是一項長期性和可持續發展過程。通過對新型計算機技術和信息技術進行植入和滲透，可以保證檔案管理工作不斷進行優化和改進，使得檔案管理工作滿足現代化檔案管理相關要求。

2 高校檔案信息化建設必要性

2.1 檔案信息化建設，是高校檔案管理工作時代新趨勢

近些年來，隨著時代的發展和進步，國家在高校改革方面新政策、新規定層出不窮，使得高校檔案資料管理工作愈發重要。隨著電子計算機技術、計算機信息技術的不斷創新和引進，傳統的高校檔案管理方式方法逐漸被淘汰，慢慢淡出了高校檔案管理的舞臺。而各種新概念、各種新模式、各種新技術的不斷涌現和滲透，使得檔案信息化建設逐漸被廣大師生認可。由此看來，檔案信息化建設，是高校檔案管理工作的新趨勢和新需求。

2.2 檔案信息化建設，是高校檔案管理工作新方法新方式

在傳統的高校檔案管理工作中，由于技術、設備、模式方面存在些許欠缺，導致實際的高校檔案管理工作往往存在各種問題和困難。通過將計算機技術和信息技術進行滲透和植入，可以對現階段高校檔案管理工作進行全面化和精細化改進，從而促進高校檔案管理工作的規范化和標準化。與此同時，隨著社會生產技術的不斷提升，高校檔案館藏數量也持續性攀升，現有的檔案館儲藏空間有限，無法滿足新時代檔案管理需求。通過檔案信息化和數字化建設，可以改善高校檔案管理工作新方法和新方式，使得檔案管理工作可以實現全面化收集、整理和鑒定、保存，全面促進高校電子檔案資料管理的科學化、信息化和專業化。

2.3 檔案信息化建設，是推動高校檔案管理的重大變革

從檔案資源的發展歷程來看，檔案資源管理工作，是伴隨著人類社會的發展和進步，由來已久的資料管理形式，見證了人類社會發展歷史記錄，是人類社會不可替代和不可或缺的信息資源形態。高校檔案管理工作，是人類社會檔案資源管理的結晶。利用計算機技術與信息技術，可以將各層次檔案資源管理與高校信息化建設相結合，可以最大程度上實現檔案資源管理的集聚，充分實現社會檔案資源的共享，大大改變傳統館藏模式下的高校檔案資源管理模式，充分發揮出高校檔案資源管理社會價值與經濟價值。由此可見，高校檔案資源信息化和數據化管理形態，是對傳統高校檔案紙質管理模式的突破變革。

3 開展高校檔案信息化建設必須認清的主要問題

3.1 高校相關領導對檔案信息化建設的重視程度不足

部分地區高校領導，對于高校檔案信息化建設重要性和必要性認知不清晰，甚至可以說目光短淺，對于高校檔案信息化管理，人力、物力、財力支持力度遠遠不夠，阻礙了高校檔案管理水平和效益。

3.2 信息化建設設備系統落后

高校檔案信息化建設的前提和基礎，是具有技術指標的信息化設備系統。部分地區高校資金缺乏，且技術指標不足，使得一些落后的信息化系統設備儀器，進入到高校檔案管理工作中，直接造成高校檔案管理信息化執行效率低。

3.3 檔案信息化建設安全性不足

信息化和網路化系統平臺下，很容易出現各種信息安全性威脅或隱患問題。比如各種信息病毒、木馬，可以直接竊取到高校信息機密。

3.4 高校檔案信息化人才隊伍缺乏

部分落后地區的高校檔案資源管理人員，依然沿用的是早期傳統的檔案管理人員，他們中很多對現代化計算機技術和信息技術掌握不是很精準，一旦遇到數字化和信息化檔案管理內容，便不知所措，在一定程度上影響到高校檔案信息化建設水準和檔案管理執行效率。

4 信息時代高校檔案信息化建設策略探討

4.1 強化高校檔案信息化人才隊伍建設

高校檔案信息化工作的順利開展，需要一支檔案信息化人才隊伍。構建一支具有計算機及信息化知識結構、高素質高水平高素養的現代化人才隊伍，是十分必要且十分重要的。首先，高校檔案館相關部門，要在提升檔案相關工作人員政治素養的同時，加大對工作人員信息專業化的培訓力度，尤其要加強檔案管理相關人員在新技術、新設備、新方法、新模式方面的培訓，使得他們可以與時俱進積極掌握信息技術知識，提高他們在運用計算機技術與信息技術方面的技能。其次，各地區高校檔案管理部門，要緊密結合本校檔案管理需求及實際，積極吸納高素質現代化管理人才，直接進入到檔案管理體系當中，對現有傳統管理模式進行革新。或者采取“不求所有但求所用”的柔性流動方式，保證高素質、高學歷、高能力的檔案資源管理人才可以“取其所長”和“物盡其用”，全面提升高校檔案信息化建設水準和效率。

4.2 積極加快高校數字化校園網絡建設

為了積極適應新時代下的互聯網和信息化建設，絕大多數高校都建立了自己的校園網，學校情況、教學情況、資源情況、業績情況在網上公開。在新時代信息化背景下，高校要提高數字化校園網絡建設水準，適應數字化檔案資源管理需求，滿足高校檔案信息化建設要求。第一，各地區高校要在數字化校園網絡基礎上，加大基本信息和網絡設施投入，要全面推進信息管理系統化。第二，要積極運用先進的計算機和信息技術，建立起以檔案資源管理為核心的多媒體全文數據庫，同時開展檔案搜索、檔案傳遞、檔案公開功能，實現高校檔案信息資源網絡咨詢目標。第三，要加大對高校數字化校園網絡安全投入力度，尤其在檔案資源信息化安全管控方面，要從技術角度、設備角度、人員角度等全面入手，確保高校檔案信息資源可以始終保持在保密和安全的標準基礎上。

4.3 積極構建高校檔案信息資源數據庫

提升高校檔案信息化建設水準，積極構建高校檔案信息資源數據庫，是必要的途徑和措施。

4.3.1積極組建檔案目錄。要將檔案館資源信息目錄直接錄入到計算機存儲器當中，實現數據庫管理系統和數據庫系統的有效鏈接。數據庫主要是用來存儲結構化的信息知識，而數據管理系統則是在操作系統管控下，對數據信息用戶訪問控制，從而確保數據信息系統的完整性和安全性。無論是圖像信息、視頻信息還是文字信息，都可以直接錄入到檔案信息資源數據庫中。

4.3.2積極構建檔案信息檢索。對于建立好的檔案資源信息庫，要積極搭建檔案信息檢索功能，要將數量龐大的數字化檔案信息，直接管理得井井有條，發揮出計算機技術和信息技術，在資源信息檢索中的快捷和精準化功能。在進行檔案信息檢索功能構建時，相關人員要正確區分不同的檔案信息種類，要實現對信息資源的數字化處理，保證檢索查詢系統可以全面、系統、精準提供檔案信息。此外，要建立檔案著錄標引和檔案機讀目錄，對檔案資料的主題內容、載體物質、參考價值、管理情況進行標注，為檔案目錄數據管理提供必要的技術支持。

4.4 全面提高高校檔案信息化建設安全化性能

計算機網絡信息技術的應用，確實大大提升了高校檔案管理品質和效率，但依然存在著某些安全漏洞和問題，尤其是共享信息和數據，使得高校檔案管理工作中，系統信息被篡改的危險性較高。為此，在互聯網技術背景下，提高信息化檔案管理的安全性，顯得至關性重要。第一，高校檔案管理人員要從網絡共享需求出發，在系統設置上增加訪問權限，積極做好身份識別，強化對高校檔案管理的管控力度。第二，高校檔案管理人員還要定期進行網絡安全維護，必要時可以設置防火墻，進行安全軟件更新和升級。第三，高校檔案管理人員，要定期做好網絡設備管理和革新工作，要定期對網絡設備進行清潔，對于發現的網絡設備軟硬件問題，要做好安全性與保護性預防工作。第四，高校檔案管理相關部門，要積極研發和制定出檔案電子信息管理制度，實現檔案信息公開、檔案信息安全、檔案信息管理機制建設精細化，形成系統化和精準化檔案信息化建設激勵和約束機制，最大程度上防止檔案信息資源泄密和失密。第五，高校檔案管理相關部門，要居安思危，對于關鍵性和重點性的檔案資料，可以根據需要進行電子檔案提前或者異地備份，積極開辟數據安全和備份空間，對于關鍵性和重點性電子檔案和音像檔案資料進行專庫化管理。

4.5 加快檔案信息化標準制定，重視檔案管理軟件開發

在進行高校檔案信息化建設過程中，檔案管理部門要加強檔案信息化標準設計。可以從信息資源、使用標準、制度建設、資源輸出、執行標的等方面入手，全面進行檔案信息化標準制定。如若本校在進行檔案信息化標準制定中，確實缺乏經驗缺少依據，可以積極借鑒其他地區高校經驗教訓，參考其他高校檔案數字化治理技術和標準，通過制度化設定、資源化輸出、執行標的完善，對高校檔案信息化建設進行全面規范。高校檔案管理還要重視檔案管理軟件開發，將最新研究成果直接運用到檔案信息化管理工作中。在檔案管理軟件開發中，要嚴格按照國家規范和標準進行研發。同時，研發對象和主體要緊密結合本校檔案管理實際需要，避免出現無用功現象。可以采取與軟件公司、相鄰高校、科研生產單位進行合作，研發出具有自主知識產權的檔案管理軟件，全面提高高校檔案信息化技術水準，進而實現自主知識產權檔案管理軟件在全國高校中的全面性推廣和執行。

總結：

綜上所述，數字化和信息化檔案管理和建設，是新時期高校教育教學工作的重要組成。各地區高校檔案管理部門，要充分認識到數字化檔案管理，對于高校各個領域的影響和滲透。要積極發揮檔案管理的重要價值與作用，為現代化高校發展以及現代化高校教育落實，提供必要的信息服務。雖然現階段我國各地區高校在檔案信息化建設中取得了一定進展，但是整體來看依然有較大進步空間。現代化的高校檔案數字化和信息化管理工作，既要汲取國外經驗教訓，也要依靠政府相關政策支持，既要發揮傳統檔案管理優點和價值，更要“取其精華”“推陳出新”，從而可持續性推動各地區高校檔案管理數字和信息化建設進程。

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作者簡介：錢坤，碩士學位，楊凌職業技術學院館員，研究方向：檔案管理。

楊菲，西安科技大學。