檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢

齊開林

摘 要：對于很多單位來說，檔案管理工作是一項必不可少的工作內容，能夠以日常的管理要求為主要目標，真正基于現代化的技術手段，逐步創新當前工作開展的具體內容，并不斷完成創新改革的歷史任務，進一步實現社會經濟水平的快速發展。但由于新時期檔案工作仍舊存在著諸多問題，難以發揮有效的實踐價值，需要在積極采用現代化手段的同時，切實提高檔案事業發展的綜合質量。因此，本文選擇現代化的技術手段為切入點，關注檔案事業發展的必然趨勢，以遵循陜西西安周至縣城建檔案館的建設目標為基準，用實際說話，通過提出有效策略，真正滿足新時期單位管理的基本要求。

關鍵詞：檔案管理現代化；檔案事業；發展現狀；必然趨勢

隨著我國信息技術的快速發展，越來越多的現代化技術手段逐步在市場經濟全新發展階段中被應用，滿足新形勢的基本要求，利用互聯網思維以及科學方法，逐步滿足當前階段的檔案管理要求。為了切實提高檔案管理的綜合效果，在實際的檔案管理工作當中，相關人員需要形成正確的思想觀念，以開拓創新為根本目標，積極應用多元化的管理方法，促使單位逐漸朝著現代化的方向發展，革新檔案管理技術手段，確保相關工作項目順利開展。

一、檔案管理現代化的基本內容

1.管理模式數字化

檔案管理單位應不斷提高檔案管理工作的數字化效率，切實引導相關人員在推進數字化檔案保存工作時，能夠積極以信息平臺為支撐，通過電子歸檔和線上保存的方式，彌補傳統紙質檔案的保存問題，通過檔案管理模式數字化，實現檔案信息的共享共建，真正實現數字化的保存，并通過建立數據庫的方式，對相關的檔案資源進行規范化管理。與此同時，相關人員還需要基于檔案資源的傳輸和保存，加強管理平臺和技術條件的支撐，通過開發應用多元化的管理系統和檔案網絡平臺，逐步實現信息傳輸的共享化，不斷推進檔案管理工作的創新性。

2.檔案保護數字化

開展檔案管理工作，必須以確保檔案的安全為核心。但在傳統的檔案管理工作中，一般都是采用紙質檔案管理，一旦發生火災及水災等突發事故時，紙質檔案就很難保存下來。基于新時代現代化的發展條件，可以通過采用有效的技術手段確保檔案的安全，不斷應用標準化的管理方式以及嚴密的分工，完善現有的檔案管理工作。因此，相關人員在開展檔案保護工作時，應以檔案的完整保存以及安全保護為切入點，應用計算機技術，選擇U盤和光盤等移動介質實施保護，針對不同的載體采取不同的方式，避免因環境及人為等多種因素而造成檔案損壞。

3.操作流程數字化

檔案管理工作需要多元化的技術手段為支撐，在檔案管理工作中積極采用現代化的管理方法以及先進的技術，使相關的檔案管理流程逐漸趨于數字化，以重要的理論觀點為支撐，提供數字化管理的理論指導，并通過積極運用技術手段，結合數字化的特點，完善檔案的保存以及管理流程。同時，相關單位可以借鑒其他地區的先進做法，通過完善檔案管理的流程與步驟，逐步健全現代化的理論體系，實現程序化的有效管理，能夠在檔案資源共享信息平臺中，通過嚴密的分工以及設定，不斷利用理論指導實踐，以逐步構建完善的管理標準，并通過形成有效的建設體系以及操作流程，確保數字化發展手段在新時期檔案事業中的有效應用。

4.工作模式數字化

目前，信息技術已經逐漸成為各行各業的核心技術，以創新實踐的發展方向為基準，通過應用多元化的理論方式和技術手段，不斷促使檔案管理事業朝向現代化的方向發展。當前階段的檔案管理工作能夠在應用數字化管理模式的同時，對相關的信息內容進行系統的加工和處理，由此，實現計算機網絡的有效傳輸，并在基于合理配置的同時，開發利用多元化的資源條件，以充分建設標準化的規劃方案，努力實現諸多數據資源的共享與應用。

二、新時期檔案事業現代化發展的重要性

1.可以不斷提高管理水平

在傳統的檔案管理工作中，收集、整理和儲存相關的檔案信息，更多的是依賴人工管理的方式，需要花費大量的人力和物力，檔案管理工作效率偏低。在檔案事業現代化發展的過程當中，可以優化現有的資源配置，構建科學及合理的新模式，有利于拓寬檔案服務的范圍，優化檔案服務內容和形式，逐步實現數字化檔案管理，有效減輕人員的日常工作量，并切實保障檔案管理的安全性。

2.可以有效促進單位發展

對于各企事業單位來說，檔案管理是一項基礎工作，以分類整理檔案以及保護檔案資料為主，積極采取有效的手段，確保日常檔案管理工作順利開展。但在傳統的檔案管理工作中，主要以紙質檔案的管理方式為主，造成檔案資源流通性和利用率低等問題，阻礙了相關工作的創新發展。基于此，現代化的檔案管理手段，能夠真正幫助企事業單位節省檔案管理工作的成本，在積極運用現代化技術和管理方式的同時，構建標準化以及完善的工作模式，從而可以逐步提高檔案采集的質量，真正推動無紙化辦公，實現不同部門之間的無縫對接。與此同時，在開展檔案管理工作時，還能夠節省檔案的存儲空間，降低人力和物力成本，并方便有需要的人及時進行管理和查詢，應用科學且便捷的檢索工具，切實提高檔案的使用效率，真正服務于企事業單位的建設與發展。

3.可以適應社會經濟的發展趨勢

新時期，社會主義市場經濟的建設與發展要求以提高人們的工作和生活質量為主，通過加快現代化技術手段的應用，基于時代發展的需求，構建完善的管理方式。在當前階段，檔案管理數字化發展工作能夠真正以打破傳統的管理方式，通過提升企業現代化治理的綜合水平，建立健全檔案管理現代化的管理體系以及平臺，不斷推動社會主義市場經濟的發展，滿足新時期的要求，并積極通過精準和完善的檔案資料及數據，促使更多的檔案管理人員參與到現代化的技術學習當中，由此滿足當前社會發展的必然要求，推動檔案事業創新發展。

三、新時期檔案事業現代化發展的問題

1.檔案采集質量較低

盡管在企事業單位的檔案管理工作中已經應用了現代化的技術，但由于具體的操作要點未能得到精準的落實，很多工作人員在實際工作中缺乏有效的標準以及制度要求，使得檔案管理工作存在著較多問題，經常容易出現檔案采集交叉不清等情況，影響后期具體的檔案資料查閱。此外，沒有建立檔案管理工作的基礎保障，諸多問題影響了檔案采集的質量，影響了企事業單位的未來發展。

2.檔案保存存在風險

傳統的檔案資料保存多以紙質版為主，在發生火災及水災等突發事故時，很難完整地將其保存下來。而在現代化發展的階段當中，新時期的檔案資料能夠利用U盤、光盤及硬盤等移動媒介保護，從而針對不同的載體，采取不同的保存方式。但是，在當前階段，病毒和黑客攻擊同樣會對檔案管理工作造成一定的危害，存在相關風險，影響檔案管理工作的正常運轉。除此之外，相關的檔案管理制度以及監督機制尚未完善，難以有效規避檔案管理工作中的各種風險因素，各階段的工作內容也存在著較多不合理的問題，給檔案事業的現代化發展帶來了消極影響。

3.檔案管理模式單一

在開展檔案管理工作時，工作人員的工作能力和綜合素質是決定檔案事業現代化發展的重要依據。但由于相關的管理人員綜合素質較低，在運用信息技術處理檔案管理工作時存在較多的技術問題，無法及時解決問題，導致他們對檔案管理現代化發展中的新技術以及新理念把握不夠準確，缺乏科學的認識，使其經常在實際的管理工作中，仍舊沿用傳統的思想認知和管理模式，阻礙了檔案事業現代化的發展。管理模式單一難以滿足檔案現代化發展的基本工作要求與目標，更無法提高檔案現代化管理水平與質量。除此之外，很多地區在運用檔案管理模式時，缺乏有效的檢索方式，經常會造成重復檢索，從而影響檔案檢索與應用效率，難以在檔案信息收集過程中，形成豐富的資料基礎。久而久之，就會影響檔案的具體應用效果，難以推進檔案管理現代化發展的進程。

四、新時期檔案事業現代化發展的有效策略

1.建立數字管理體系

首先，相關單位在推進檔案管理現代化發展時，應當建立健全檔案管理的機構設定，能夠以完善且精準的組織管理為目標，確保各人員的職責要求，真正體現有分工、有職責及有保障的管理機構；其次，單位還應當積極建設數字化的管理平臺，逐一完成檔案信息的采集、錄入以及管理等各方面的環節要求，提供便捷的服務，并真正在一體化的流程之中利用諸多技術，為后期檔案管理工作內容提供保障支撐。總的來說，單位開展檔案管理數字化發展需要充分落實規范性及科學性的要求，通過強化各部門之間的相互聯系，利用電子檔案的管理流程，發揮電子檔案在單位日常運行與發展中的作用以及價值。

2.構建檔案安全管理體系

在檔案事業創新發展過程中，安全問題應當是各單位重點關注的問題之一。基于現代化的管理體系，通過提供完善可行的管理制度，強化檔案工作的監控管理，實現專人和制度的協同監督，進一步確保檔案信息的安全性，防止各類風險問題的發生。除此之外，相關人員還要切實關注計算機病毒和黑客攻擊，通過防火墻技術，避免在檔案信息的傳送過程中發生病毒入侵。檔案管理人員必須具有安全防護意識和專業的知識，在發現計算機或檔案資料有任何問題的時候，能夠及時檢修，確保計算機正常運行，在突發情況時做出有效的處理，以此實現檔案管理的規范化建設，通過構建檔案安全管理體系以及先進防護技術的開發應用，確保檔案資料的安全性和完整性。

3.提高檔案管理人員的綜合素質

眾所周知，檔案管理人員是確保檔案管理現代化創新發展的基礎保障，相關單位在開創檔案管理工作新模式時，應當切實注重提高檔案管理人員的綜合素質，并對其檔案管理現代化思想認識以及業務能力水平展開評估和分析，充分了解其現有的綜合水平，在分析工作問題以及不足的同時，積極組織相關的培訓工作。通過開展多元化的培訓活動，幫助檔案管理人員形成正確而先進的管理理念，充分調動其工作積極性，使其積極參與到檔案管理現代化工作中。除此之外，檔案管理人員還應掌握檔案工作的方針政策以及制度規范，系統掌握專業的理論知識，在組織實踐活動中繼續提高個人的理論知識以及實際操作能力，提高自身的綜合素質。通過形成全員合力的方式，邀請更多專業的人員參與到檔案管理現代化發展中，進一步完善后期檔案事業的創新發展。

4.制定相關管理制度

建立健全檔案管理制度，根據不同的崗位性質，對不同人員設置相應的權限，重點確保檔案管理工作的安全性。其中，針對單位檔案收集、歸檔、保管以及利用等環節，制定相關的管理制度，根據相關的制度要求和規范標準指引檔案管理人員應用和管理檔案資料。建立完善可行的管理制度，能夠促進檔案事業科學發展，有效解決管理問題，滿足檔案管理事業的基本要求。同時，為了進一步維護管理制度的有效性，使其真正起到重要的保障作用，檔案管理人員需要與領導定期針對檔案管理的具體情況進行討論分析，提出完善的指導規劃和制度規劃，積極發揮管理制度在日常工作中的約束和促進作用。

五、結語

綜上所述，檔案管理現代化發展是新時期檔案事業的必然趨勢，應遵循當前階段的社會發展形勢，通過有效的技術手段，深化檔案管理工作在檔案事業現代化發展中的價值作用，有利于解決傳統檔案管理模式的局限性，提高現有的管理質量，為單位的發展提供更多支撐和幫助。單位應結合自身實際情況創新檔案管理模式，注重發揮數字技術的優勢，積極完善現代管理方法，創新管理思路，構建完善可行的政策機制和規章制度，逐步實現檔案事業現代化蓬勃發展。

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（作者單位：陜西省西安市周至縣住建局城建檔案館）