基于移動終端下的高校檔案移動服務探究

摘 要：我國互聯網普及率和網民數持續攀升，隨著互聯網技術、移動智能終端設備的改進，高校紛紛通過建立檔案移動服務平臺，為廣大師生提供移動、互動和個性化檔案服務。本文首先分析了高校檔案移動服務的主要特點，從宏觀上講解移動終端視角下的高校檔案移動服務。進而以廣東石油化工學院為例，進一步探討了高校檔案移動服務主要模式及存在的現實問題，針對存在的問題逐一提出解決對策。

關鍵詞：檔案移動服務；移動終端；高校

引言

2023年3月，中國互聯網絡信息中心發布了《中國互聯網絡發展狀況統計報告》（第51次）。該報告數據顯示，截至2022年12月，我國網民規模達10.67億，較2021年增長了3549萬，互聯網普及率達75.6%，較2021年上升了2.6個百分點。網民使用手機上網的比例達99.8%，使用電腦上網的比例為95.5%。移動互聯網接入流量達2618億Gb，同比增長18.1%。在移動互聯網廣泛應用背景下，為滿足廣大師生對檔案服務需求，高校根據《檔案移動服務平臺建設指南》（DA/T73-2019）紛紛加快了具備移動性、互動性和個性化特點的檔案移動服務平臺建設，形成師生廣泛參與的檔案業務新模式，拓寬了高校檔案服務新渠道，提升了高校檔案信息資源的共享利用。

廣東石油化工學院于1954年創校，是廣東省人民政府與中國石油化工集團公司、中國石油天然氣集團公司、中國海洋石油集團有限公司共建的公辦普通本科高校。在校全日制學生2萬多人，畢業生校友約18萬。為了為全校師生和校友提供更加優質的高校檔案服務，在學校網上辦事大廳定制了檔案利用流程，還開設了開放檔案目錄查詢端口；在學校官微開設檔案利用預約服務。滿足用戶日益增長的求職、升學、落戶、職稱評定及出國留學等方面需求，拓寬檔案移動服務渠道，提升檔案移動服務質量。贏得了廣大師生、用人單位等社會各界的一致好評。

1 高校檔案移動服務特點

移動互聯網發展及智能手機的普及，深刻改變了高校檔案傳統服務模式，為實現檔案移動服務提供了良好契機。與傳統高校檔案服務不同，檔案移動服務突出特點表現在四個方面：

1.1 服務交流交互性[1]

傳統高校檔案服務，主要是由高校檔案館提供，檔案利用者需要在檔案館規定的時限里咨詢或享受檔案服務，受限于時空。檔案移動服務模式則打破了這一限制，高校師生廣大用戶可直接利用移動終端設備，通過高校檔案管理部門的身份審核認證，登錄檔案管理系統，自行查詢需要的檔案資料。無論是WAP服務，還是微信公眾號服務，大多設置有24h智能客服或電子郵箱、人工客服，提供在線留言和預約等功能，交流渠道更加暢通，互動沒有了時空的限制。廣大師生不僅可以享受檔案咨詢、查檔服務，還可通過相關渠道提出其對改進檔案工作的意見建議。高校檔案管理部門將平臺留言匯總，有針對性地回復或采納。

1.2 服務獲取及時性

傳統高校檔案服務模式受空間及時間限制，需要廣大師生在檔案館工作時間入館查詢、咨詢檔案業務。隨著信息網絡技術發展，以及智能移動終端的廣泛應用，通過手機、平板電腦可隨時享受檔案移動服務。高校檔案管理部門將相關的檔案服務信息公布于網站上或微信公眾號，用戶通過移動智能終端設備在無線網絡協助下隨時隨地獲取信息，不再受時間、空間及人工限制。

1.3 服務方式便捷性

檔案移動服務模式下，師生無需親臨檔案館，通過移動智能終端設備，經身份審核認證便可選擇高校檔案管理部門為其提供的各項檔案服務。例如，可通過檔案微信公眾號及時掌握最新的檔案活動動態；可下載安裝檔案館開發的APP，隨時查看高校檔案編研成果；也可通過WAP服務，登錄檔案館網站，獲取全媒體形式的檔案信息服務。

1.4 服務利用泛在化

“泛在”是指“無處不在”。移動新媒體又被形象地稱為“影子”媒體。移動終端設備攜帶方便，用戶可隨時隨地享受檔案服務。從高校檔案館視角看，其提供檔案利用服務不再被特定地域范圍及物理意義上的檔案館、檔案網站服務器限制，可利用移動通信網絡將館藏檔案傳至任何地方。從高校檔案利用者角度看，可利用碎片時間自助完成檔案利用服務。基于網絡信息技術普及，利用移動技術及智能終端設備，實現高校檔案服務利用泛在化，這也是高校檔案移動服務利用需要實現的目標，檔案不再僅僅為高校師生群體服務，其他社會機構或個人均可在其推送的檔案信息中獲取利用價值。

2 高校檔案移動服務模式

《檔案移動服務平臺建設指南》中將“檔案移動服務”定義為“檔案部門通過檔案移動應用系統提供的檔案信息服務”。移動互聯網為高校檔案服務提供了全新方式，越來越多的高校檔案管理部門依托移動互聯網技術，積極建設微信公眾號、APP、WAP服務等。下面，以廣東石油化工學院為例，其提供的移動服務模式主要有：

2.1 WAP服務

WAP（Wireless Application Protocol）是一種無線應用協議，是一項全球性網絡通信協議。WAP使移動網絡有了通行標準，將網絡豐富信息及先進業務引入到移動手機等無線終端之中。WAP定義可通用特定平臺，將網絡上的HTML語言信息轉換成WML（Wireless Markup Language）描述信息，顯示在移動手機顯示屏。WAP服務需要移動手機、WAP代理服務器，沒有改動現有移動通信網絡協議[2]。廣東石油化工學院檔案館在學校網上辦事大廳定制檔案利用審批流程，其設置清晰、簡潔、明了，內容貼合師生用戶的移動終端利用習慣，可通過電腦端和手機端操作。自2021年上線以來，共計300多人次使用該流程完成了檔案利用審批流程，實現了教職員工查檔只跑一次的效果。

2.2 微信公眾平臺服務

微信公眾平臺，簡稱公眾號。利用微信公眾賬號平臺進行一對多的媒體行為活動，能夠給不特定對象提供業務服務。這已經形成了一種主流的線上線下微信互動服務方式。截至2022年，已經有超過1000萬個公眾號注冊并上線，涵蓋教育、醫療、交通等各行各業。微信公眾號通過微信公眾平臺申請獲得相應賬戶，賬號所有者利用該公眾號向外界發布信息，并可設置導航欄進行功能性服務[3]，也可在線智能回復。廣東石油化工學院檔案館在學校官微開設了檔案利用預約服務，為全國各地的校友提供了便捷的查檔咨詢和預約平臺。此外，還有APP（應用程序）服務，利用智能手機的第三方應用程序，通過掃描二維碼或進入“應用市場”下載安裝。目前比較常見的檔案類APP有：建筑檔案APP、檔管家APP、族記（家族檔案記錄）APP、浦東檔案APP、浙江檔案APP，等等。但高校開通專門檔案APP的則較少。

3 高校檔案移動服務問題分析

本研究通過分析高校檔案移動服務模式現狀，并與其他行業檔案移動服務，以及先進國家或地區的檔案移動服務進行對比，發現目前高校檔案移動服務還存在著一些亟待改進的問題。

3.1 WAP服務開發深度還需加強

目前，廣東石油化工學院圖書館（檔案館）WAP網站提供的檔案查詢服務，主要有：通過“館藏布局”了解官渡校區、西城校區館藏分布樓層、服務內容及聯系方式；通過“圖書館（檔案館）機構設置”了解部門設置及其崗位職責、聯系方式；通過“讀者圖文”提供“座位預約”；通過“電子資源”提供“超星匯雅電子書”“CNKI中國優秀碩士學位論文”等，合計16項。并沒有完全實現全文信息預覽，也沒有提供線上查檔服務、查檔詳細流程介紹，檔號、目錄號查詢也未開通。廣東石油化工學院豐富的編研成果展覽內容有限，深度不夠。

3.2 微信公眾平臺服務不夠全面

高校微信公眾平臺沒有提供實時互動交流服務，智能在線服務或人工在線服務均未開通。目前師生主要通過郵件留言或在線留言進行信息交流，存在服務滯后性。廣東石油化工學院圖書館（檔案館）微信公眾平臺提供的主要是圖書服務，檔案服務仍未開通，檔案利用、在線查詢、在線預約、互動咨詢、檔案展廳等功能缺失。

除此以外，高校檔案移動服務還普遍存在著APP開發力度不夠的問題，大多數高校均沒有開通屬于自己的檔案APP。檔案資訊更新不及時，提供的檔案移動服務內容不夠豐富，用戶的獲得感、體驗感不強。

4 高校檔案移動服務對策建議

高校提供檔案移動服務是新時代移動互聯技術發展，以及智能終端設備廣泛應用背景下的形勢發展需要。要按照《檔案法》《保密法》《檔案移動服務平臺建設指南》等法律法規、標準規范，結合高校實際，有序推進檔案移動服務，為高校教育教學和日常管理提供優質、高效服務。

4.1 建設智能服務平臺

高校提供檔案移動服務，首先需要搭建一個具有高校特色，功能完備、智能化的服務平臺[4]。按照《檔案移動服務平臺建設指南》的規定，移動服務平臺中應有檔案查詢、檔案展廳、檔案資訊和我要參與等基本功能布局。既要滿足高校師生查檔需要，還要使其能通過展廳瀏覽豐富的館藏資源，通過檔案資訊了解高校檔案領域的新聞動態。并通過我要參與渠道，廣泛收集用戶的意見建議，不斷更新和完善平臺及檔案移動服務內容及渠道等。

搭建高校檔案移動服務平臺是一項基礎性且十分重要的工作，建設過程中要注重檔案資源共享，打通館際資源共享通道，縮小“檔案數字鴻溝”[5]。此外，還要制定檔案移動服務相關規章制度，加強日常維護和管理。積極宣傳檔案移動服務平臺，增進用戶對平臺的了解，發揮平臺的應有價值和功能。

4.2 提供多元服務方式

高校檔案服務要將傳統的檔案辦事服務窗口向移動終端轉移，根據各個時期的檔案服務需求，提供多元服務方式，為用戶提供更加便捷的服務，讓用戶享受不同于傳統的檔案服務體驗[6]。如，用校園網與在校師生身份綁定，提升服務效率；校外人員可通過注冊，審核通過后享受相應的檔案服務。積極拓展泛在性的無針對性的服務模式，根據不同用戶需求，進行用戶種類的劃分，打造個性化的服務模式[7]。如，針對在校師生、全國各地的校友、社會群眾等不同的群體提供相應的檔案移動服務。積極培育檔案移動服務用戶社群，根據用戶種類進行劃分，并在此基礎上建立認同度相對高的交流空間，將利用目的相同或相似的用戶聚集在一個認同度較高的虛擬空間，提升用戶認同感，為檔案移動服務構建共性認知基礎。

4.3 提供優質服務體驗

2021和2022年廣東石油化工學院綜合檔案室接待現場、來電、委托他人辦理等各種形式查檔約1300多人次，郵寄檔案約1500余份，檔案服務需求較大。在互聯網時代，高校檔案部門通過優化自身的館藏，要始終以需求為導向，加快檔案信息化建設，對數字資源進行深層次開發和整合。利用移動終端設備提供高校檔案查詢、檢索、推送、咨詢、展覽及編研等服務，不斷提升檔案移動服務內容的多樣化、服務模式的多元化，提高用戶的服務體驗。

4.4 注重保障服務安全

檔案信息安全一直是移動檔案服務重點需要關注的問題之一[8]。《檔案移動服務平臺建設指南》也明確將“安全引領”作為其平臺建設的一項基本原則。針對檔案移動服務載體及信息安全現狀，一是要積極利用“HTTP+SSL”協議，通過SSL證書驗證服務器身份，并在瀏覽器與服務器間進行通信加密。二是要加強日常維護。借助高校信息技術專員，提供數據安全、系統安全和軟件、平臺管理安全專業服務，及時更新系統，做好數據備份，制訂應急預案并做好日常演練。三是要做好定期培訓。組織檔案人員定期開展安全知識培訓，及時掌握問題動向以及一定的檔案信息安全管理常識，始終為高校檔案移動服務提供安全運營環境。

4.5 打造過硬服務隊伍

高校檔案為教師職稱評定、工資調整、業績考核、選拔任用提供參考依據，也收錄了學生學籍、入黨、獎懲等資料，為學生深造、就業等提供參考依據。在搭建高校檔案移動服務平臺基礎上，需要廣大檔案工作者提供優質高效的檔案服務。一方面，檔案工作者要具有過硬的政治素質，加強職業道德教育，嚴守檔案保密規定，增強服務的主動性，做到干一行愛一行精一行。另一方面，要加強業務知識學習，熟練運用檔案移動服務中的新技術，滿足廣大師生個性化檔案服務需求。

結語

檔案移動服務是一個新生事物，國內外眾多學者專家在理論和技術方面開展了相關研究。在高校實務界也有積極探索和實踐，取得了良好效果。檔案移動服務具有鮮明的個性化特征，下一步還需要改變研究思路，更多探討用戶關注的核心業務，為檔案利用者定制個性化服務打好基礎。

參考文獻

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[4]張寧，張文欣，劉煥成.我國地級市檔案移動服務建設現狀及創新舉措——基于全國293個地級市的調查[J].檔案與建設，2022（10）：31-34.

[5]陳勇，危曉磊.廣西檔案移動服務現狀調查與發展思考[J].中國檔案，2022（3）：54-55.

[6]王協舟，王露露.檔案移動服務研究述評及啟示[J].檔案學通訊，2016（3）：58-64.

[7]于莎莎.高校檔案館移動服務趨勢及策略研究[J].檔案天地，2017（2）：36-38.

[8]徐辛酉，范子琦，許晶晶.我國省級檔案館移動服務現狀及策略優化[J].山西檔案，2022（1）：14-20，13.

作者簡介：李巧蘭（1975— ），大學學歷，廣東石油化工學院圖書館（檔案館）館員，主要從事檔案管理工作和研究。