試論信息化時代醫院檔案管理質量提高路徑

摘要：伴隨著社會的不斷發展，醫院的運行體系得到了進一步的完善，同時也對醫院中的檔案管理提出了更加嚴格的要求。本文針對當前醫院檔案管理中存在的問題進行分析，認為涉及到的主要問題包括醫院的檔案管理機制尚未建設完善、人才能力有待提高、硬件設施相對落后以及對檔案資料的重要價值認知不明等，進一步提出行之有效的解決措施和方法，希望可以促進醫院檔案管理質量的提高，幫助醫院更好地開展檔案管理工作。

關鍵詞：醫院管理，檔案管理，檔案質量

醫院檔案是在醫院醫療衛生活動中形成的歷史資料，能夠為醫院的管理者提供大量的參考信息和依據，幫助醫院的領導制定合理的決策，也能夠促進醫院的現代化建設目標實現。近些年新醫改的推進和深入發展已經讓醫療體系產生了變化，醫院的服務模式和以往不再相同，讓醫院檔案管理過程中體現出了更加明顯的問題，根據醫院的現狀分析提高醫院檔案管理質量的有效措施和方法，成為了醫院快速穩定發展的重要前提。

一、提高醫院檔案管理質量的重要作用

醫院的檔案管理體現出復雜性以及綜合性特點，開展醫院檔案管理工作的主要職能是要為各部門的工作順利進行、醫院的改革以及日常發展提供充足的檔案信息資料，在當前社會發展的新時期，信息技術得到了廣泛應用，而醫院的檔案管理面臨著更高的挑戰，要對醫院開展日常管理就需要重視檔案管理，提高醫院檔案管理質量的重要作用體現在以下幾個方面。

（一）醫療檔案管理有助于醫院整體性發展

現如今醫療衛生體制改革工作不斷深入，讓醫院中的各大部門以及科室都處于規范化建設的重要時期，也獲得了相對應的成果，在醫院中的檔案管理工作是醫院管理體系的關鍵組成部分，影響到醫院的管理結果，而在檔案管理中通過融入信息化技術，更有助于提高檔案記錄價值，讓醫療體系發展中的規范性得到進一步提升。同時醫院的檔案資料信息具有的安全性效果也直接影響到了醫患關系、患者的合法權益。眾所周知，在醫院開展的檔案管理工作中體現出科學性和規范性效果，能讓醫院的檔案管理為醫院中的醫生和患者提供更加優質且及時的服務，也有助于醫院經營管理模式的轉變，為提高醫院服務質量和水平做出更重要的貢獻，特別是在醫院的醫療檔案管理對于醫療技術的持續發展以及現代化的整治工作具有重要影響，幫助醫院不斷進步，提高核心競爭力。

（二）醫療檔案是醫院發展歷史的真實寫照

醫院中的檔案資料會記錄下不同階段的信息內容，包括醫院在發展過程中的一些重大歷史事件、醫學教研、財務、設備、人事等多個方面的詳細資料，通過對醫院的醫療檔案進行分析，可以掌控醫院的發展歷史，了解醫院的運行狀況，也能對醫院未來的發展方向產生相應的了解，也就是說醫院中的檔案管理絕不僅僅是對于醫院檔案開展的簡單管理工作，同時也會影響到醫院歷史的保存情況。

（三）醫院檔案管理是對醫患問題進行處理的重要憑證

在醫院的建設以及發展過程中，可能會出現醫患糾紛，對醫院的持續發展造成影響，在這時醫患檔案就體現出了至關重要的作用，和其他的行業相比較體現出了差異性。尤其是在醫患關系的處理環節，通常會由于醫院方面以及患者雙方各執一詞而導致事件進一步惡化，對于醫院造成極其嚴重的影響，如果在這時醫院無法向法院提供有力的證據，通常會導致醫院承擔敗訴的責任。但是當醫院有完整的檔案時，就能為醫患關系的處理提供很好的憑證，可以提供更加完整的醫患檔案，為有關方面的查閱提供方便，這對于醫患關系的公正處理具有一定影響，同時也有助于維護患者和醫院雙方的合法權益。

（四）醫院檔案管理是醫院日常工作開展的前提

醫院組織開展日常管理工作會和檔案管理存在緊密關聯，比如說在醫院中關于儀器設備的檔案管理就會包括各種儀器設備的申報、采購、運行情況監測、維護、檢修等多個環節的任務，而這些儀器設備的使用以及維護都會直接影響到醫院運行發展的狀態，又比如針對醫院中人事檔案資料的管理，會影響到醫院的人力資源隊伍的建設以及人力資源的合理安排分配，對醫院中人力資源的績效考核和評價都會影響到醫院的實際管理狀態，如果脫離檔案管理，那么其他的日常工作都會難以順利開展，醫院也無法正常運行[1]。

（五）醫院檔案管理有助于積累經驗

醫院的檔案管理會涉及到醫院發展的全過程和各個細節，也是醫院中的關鍵員工積累經驗、傳播經驗的重要組成部分，比如說針對醫院中某些特殊的病例要怎樣進行處理、對于醫院中的患者辦理出院時要掌握哪些手續、注意哪些問題、在醫療體系中要怎樣處理緊急狀況。這些病例資料的存在是醫療科研體系中的重要組成部分，也是關鍵的資料來源，同時也能夠為后續醫院發展過程中遇到相同病情的患者提供借鑒的資料和參考的經驗，也可以為一些新的治療方法的推廣和普及奠定堅實的基礎[2]。

二、醫院檔案管理中存在的問題

（一）醫院的檔案管理機制尚未健全

現如今社會的不斷發展已經讓檔案管理的工作形式更加豐富多樣，檔案管理的范圍也越來越全面，但是實際中仍然有一部分醫院的管理模式相對比較單一，管理體系并不健全，導致醫院檔案管理的現代化進程受到了阻礙，有一些醫院中開展檔案管理工作時涉及到的材料太過于分散，對于管理工作也缺乏相應的制度體系作為支撐，管理的結果沒有辦法得到嚴格的考核，因此也無法得到精確的評價，管理體制不夠健全，或者是缺乏監督，導致實際的管理效果達不到理想的狀態，管理制約體系形同虛設，同樣影響到了檔案管理的成效，用于檔案管理方面的人力資源和物資被浪費，嚴重影響到了醫院檔案管理現代化建設腳步。除此之外，先進的網絡信息技術已經得到了快速的發展，并且在各大行業得到了滲透，由于醫院的管理機制不夠健全，導致信息技術在醫院檔案管理體系中的作用無法得到充分的發揮，檔案管理的技術水平相對較低[3]。

（二）醫院檔案管理的硬件設施配備不足

隨著新醫改的政策全面落實和實施，醫療保障制度的建設效果逐漸提高，醫療水平也持續上升，讓醫院中的就醫效果越來越好，采集的各類檔案信息數量也越來越豐富，但是當前的醫院對于檔案管理設備的投入卻并沒有重視，有很多的醫院檔案管理設備相對比較老舊，在檔案管理過程中的庫房空間壓抑，這就會導致醫院檔案管理工作的開展受到阻礙。伴隨著社會的進步，信息化水平持續提高，計算機技術在檔案管理中得到了普及和應用，對于檔案的信息化要求也在持續提升，舊的計算機設備導致醫院中開展檔案管理時仍然會采取手工搜集、整理數據等方式，導致工作效率不高。另外，在醫院檔案管理時，可能會由于一些紙質資料的存放時間較長、設施條件落后以及檔案存放庫房破舊等因素導致出現檔案破損和丟失的現象，嚴重影響檔案管理質量和效果[4]。

（三）對于醫院檔案資源的重要價值認知不足

醫院中的檔案資料對各方面工作的有序開展具有積極的引導作用，通過對檔案資源的科學利用，能協助醫院中的各項工作取得重大的突破，使之獲得更明顯的社會效益和經濟效益。近些年來有關方面對檔案資料應用所產生的社會效益和經濟效益進行了進一步宣傳，但是群眾對于檔案資料的利用價值了解還是不夠深入，長期以來醫院在發展的過程中會更加關注醫療體系的完善，而忽視檔案管理方面的工作，導致檔案管理太過于隨意自由，使檔案資料的價值無法充分體現。還有一些醫院的領導干部，其檔案管理的意識相對比較淡薄，又容易受到人力資源、設施以及經費等多重因素的影響，導致檔案管理中出現了問題。也正是由于對檔案工作的重視度缺乏，讓檔案信息資源的關鍵價值并未得到充分的發揮，影響到了檔案資源的利用效果[5]。

（四）專業醫院檔案管理工作人才數量不足

對于醫院檔案管理的工作結果造成影響的因素豐富多樣，其中檔案管理專業人才的缺乏是重要的一個原因。隨著當前社會的不斷發展，科學技術水平持續提高，對于檔案管理專業的研究也在越來越深入，在這個過程中也涌現出了一批專業性人才，他們從事檔案研究工作，并逐漸研究和探索出了有助于檔案管理目標實現的關鍵措施和方法，促使各大高校的檔案學專業逐漸壯大，學生人才的數量越來越多。但是調查研究的過程中仍然發現很多檔案管理專業人才，他們從事的職業可能會更加偏向于專業研究機構的館員或者是圖書館館員等專業型的崗位，而醫院的檔案管理工作則會有其他的專業人員來負責，這就會導致醫院檔案管理的實際成效不明顯，影響到醫院檔案管理效果的提升。由于負責檔案管理工作的人員專業及知識匱乏，導致在開展檔案管理的過程中太過于混亂，讓醫院中不同的檔案資料分類不明，標識不清，查找時極度困難，難以為其他工作的開展提供支持[6]。

三、提高醫院檔案管理質量的措施

（一）健全醫院檔案管理的制度體系

醫院開展檔案管理工作首先要獲得領導的重視，由領導帶頭在檔案管理方面投入更多的支持和關注，為檔案管理工作開展創造更加便捷的條件，將檔案管理歸結到醫院管理的重要議程中。還需要重視醫院檔案管理隊伍的建設和醫院中的業務共同開展同步實施，使醫院能真正認識到檔案管理具有的重要影響，在檔案管理中有責任感，開拓思想，更新觀念。醫院還需要結合有關方面的法律法規，結合自身的發展情況，以及對檔案管理提出的要求，制定出和本單位的情況更加匹配的檔案管理制度體系，使其中的細節明確，流程清晰，強化醫院檔案管理的監管責任，完善監管制度，確保醫院檔案管理過程中的每一個細節都能有參考的依據，實現醫院檔案管理的要求[7]。

（二）重視醫院檔案管理硬件設施的投入

現如今信息化技術在醫院檔案管理過程中發揮著重要作用，計算機的使用在檔案管理方面提出了更高的要求，也產生了良好的優勢。通過引進現代先進的技術和設備，有助于實現醫院檔案管理的目標和要求，對此，首先是需要提高醫院中檔案存放設備以及技術的現代化設備，包括檔案資料存放的庫房、檔案柜以及庫房的空調等硬件設施。另外是計算機在檔案管理過程中的應用價值更加明顯，因此必須要在計算機管理環節加大重視，要保障計算機運行的穩定性，對計算機的存儲檔案信息情況進行檢查，防止出現資源浪費[8]。

（三）增強醫院管理人員的檔案意識

領導人員對于檔案管理工作重視，是醫院檔案管理工作有序開展的基礎和前提，要將檔案管理歸結到醫院中重要的議事日程，使之作為醫院長期建設以及發展過程中的關鍵內容，和醫院中的其他業務同步規劃以及有序開展。要針對醫院中的檔案管理工作進行全方位的宣傳，確保醫院中的領導人員、管理人員以及其他的醫院職工都能夠充分認識到檔案資料所具有的重要意義，也能明確檔案資料和自己日常生活、工作之間產生的緊密關聯，大力支持檔案管理工作，配合相關的任務。同時針對醫院檔案管理工作的質量，應將其歸結到醫院各大科室的責任目標中，讓檔案管理的結果和負責人的績效考核相互匹配，從制度上來加強檔案管理工作的有序執行，讓檔案管理的時效性得到提升[9]。

（四）提高醫院檔案管理工作人員的綜合素質

醫院開展檔案管理工作的成敗離不開人員的支持，因此在醫院中建設一支專業的、有能力的檔案管理人才隊伍則是達到現代化檔案管理目標的重要前提。只有將檔案管理人員的培養歸結到醫院的人才培養計劃中，才能在提高檔案管理人員的素質方面作出重要的貢獻，提供相應的保障。要加強對于醫院檔案管理人員的知識培訓，使之定期參與檔案局等專業管理部門組織的培訓過程中，讓其接受知識更新理念，不斷的進修，提高自身的和水平，才能更好的在醫院檔案管理中發揮重要作用。與此同時，由于醫院的檔案管理工作本身比較特殊，就需要組織安排檔案管理工作人員深入到臨床一線去參加調查和學習，使醫院中檔案管理信息的新需求得到進一步的更新，也能總結探索出一條更適宜醫院檔案管理的新道路和方法，促進檔案管理目標的實現[10]。

（五）完善醫院檔案信息化管理系統

醫院的檔案信息化建設管理工作必須要根據醫院自身的發展情況以及當地的情況引進先進的計算機軟件系統，使用相對來說更符合醫院發展情況的信息技術，絕不能在信息化管理系統的建設過程中盲目追求速度，而是要統籌協調安排信息化系統的軟件和功能，對各部門的情況產生了解，并實施檔案綜合管理工作。在檔案信息化系統的建設過程中，必須要嚴格遵循規范性以及標準性的原則，制定出信息化管理系統使用的流程和方式，對不同部門以及人員的檔案資料查閱權限進行清晰的制定和分配，讓檔案信息的完整性、安全性和有效性得到同步的提升和最大化的保障。在開展醫院檔案信息化管理時，需要根據醫院的實際情況投資，使之為醫院的現代化建設目標實現助力[11]。

結語

總而言之，醫院開展檔案管理工作的最終目的是要將檔案的價值充分發揮，在開展檔案管理工作時，就需要根據當前醫院的發展特點，圍繞醫院管理需求的不同方面進行深入的探索和研究，尋找行之有效的、最科學合理的檔案管理辦法，讓檔案資料的利用率得到提高，也能充分發揮檔案管理在醫院決策環節所具有的重要優勢和作用，達到醫院的檔案管理現代化建設目標，促進醫院不斷進步。

參考文獻：

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[10]林海.“五位一體”協同機制提高醫院檔案管理質量[J].辦公室業務，2020，09：110+112.

[11]孔憲波.醫院檔案管理創新與改革研究[J].中國衛生產業，2020，1715：51-53.

（作者簡介：李品，職務：檔案管理中級館員；學歷：本科；研究方向：醫院檔案管理）

（責任編輯：李雪威）