高校財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)優(yōu)化研究

王雪

摘 要：隨著各高校投遞式報(bào)銷的全面推行，高校會(huì)計(jì)核算自動(dòng)化水平不斷提高。但從財(cái)務(wù)服務(wù)對(duì)象的視角審視，財(cái)務(wù)報(bào)銷仍存在流程繁瑣、耗時(shí)較長(zhǎng)、信息獲取不便等問(wèn)題。文章結(jié)合高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的現(xiàn)狀及問(wèn)題，以T高校為例，提出優(yōu)化提升財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)的建議。

關(guān)鍵詞：智慧財(cái)務(wù) 高校 財(cái)務(wù)服務(wù)

中圖分類號(hào)：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2023）07-083-02

近年來(lái)，科研工作愈發(fā)受到黨中央和政府的重視。T高校2012年推出投遞式報(bào)銷并不斷完善，這種報(bào)銷模式為報(bào)銷人節(jié)約了許多時(shí)間，提升了財(cái)務(wù)核算的效率。但同時(shí)，面對(duì)黨中央和政府對(duì)服務(wù)科研工作要求的不斷提升，在財(cái)務(wù)服務(wù)水平方面仍需要財(cái)務(wù)人員不斷探索優(yōu)化路徑。

一、T高校財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的問(wèn)題

1.報(bào)銷人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)錄入信息耗時(shí)長(zhǎng)、易出錯(cuò)。報(bào)銷人需根據(jù)手中原始票據(jù)在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)填寫(xiě)相關(guān)信息，內(nèi)容包括所用經(jīng)費(fèi)、報(bào)銷內(nèi)容（如辦公用品、實(shí)驗(yàn)材料等）、各報(bào)銷內(nèi)容匯總金額、款項(xiàng)支付方式及信息。這一過(guò)程中，若原始票據(jù)較多，則需報(bào)銷人將票據(jù)先按照辦公用品、實(shí)驗(yàn)材料、交通費(fèi)等內(nèi)容分類后，將每一類別的金額進(jìn)行匯總后在系統(tǒng)填報(bào)，此外如需公對(duì)公支付款項(xiàng)，則需報(bào)銷人在系統(tǒng)中準(zhǔn)確填寫(xiě)收款單位名稱、開(kāi)戶行名稱、銀行賬號(hào)信息。以上信息需要報(bào)銷人進(jìn)行手工錄入，耗時(shí)較長(zhǎng)且容易出錯(cuò)，易產(chǎn)生網(wǎng)報(bào)信息不夠準(zhǔn)確需由財(cái)務(wù)核算人員后續(xù)審核修改的問(wèn)題，既占用了報(bào)銷人的寶貴時(shí)間，又影響了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作效率。

2.審批程序繁瑣，審批周期較長(zhǎng)，存在潛在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中，審批環(huán)節(jié)關(guān)系著資金的使用安全。不同的報(bào)銷業(yè)務(wù)審批程序和要求不同，日常報(bào)銷要求至少由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和另一人共同簽字后方可報(bào)銷；差旅費(fèi)報(bào)銷項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本人出差需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，其他人員出差由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字審批；預(yù)借款項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本人借款需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，其他人員借支款項(xiàng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字審批。在實(shí)際工作中，報(bào)銷人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷所需信息并生成報(bào)銷單后，需要找到相關(guān)人員進(jìn)行簽字審批，1份報(bào)銷單往往需要2～3人簽字審批后方可報(bào)銷，如遇二級(jí)單位有自身內(nèi)控要求時(shí)，簽字審批的人數(shù)會(huì)更多，如遇項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等審批人員出差或公務(wù)繁忙無(wú)法簽字時(shí)，只能等待，導(dǎo)致報(bào)銷單的審批周期延長(zhǎng)。由于各類報(bào)銷單據(jù)均需審批人員簽字進(jìn)行審批，而實(shí)際報(bào)銷過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員無(wú)法通過(guò)筆跡辨認(rèn)是否為審批人本人簽字，易產(chǎn)生代簽字、漏簽字、錯(cuò)簽字等現(xiàn)象，存在一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.人工審核負(fù)擔(dān)重，易遺漏出。T高校的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作在審核單據(jù)環(huán)節(jié)由審核制單人員人工審核，每一張?jiān)计睋?jù)均需要按照相關(guān)報(bào)銷規(guī)定審核票據(jù)報(bào)銷是否在規(guī)定時(shí)限內(nèi)、發(fā)票付款單位是否正確、發(fā)票開(kāi)具是否規(guī)范等，此類工作判斷邏輯簡(jiǎn)單、標(biāo)準(zhǔn)單一且重復(fù)性強(qiáng)，就T高校而言，每月財(cái)務(wù)核算工作需審核約37000張?jiān)紤{證，工作任務(wù)繁重；人工審核大量原始票據(jù)容易遺漏要點(diǎn)，無(wú)法做到完全準(zhǔn)確。

4.票據(jù)真?zhèn)尾轵?yàn)過(guò)程復(fù)雜耗時(shí)。以T高校為例，為保證原始票據(jù)的真實(shí)性和合法性，要求所報(bào)銷的發(fā)票（包括紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票）超過(guò)一定金額需要提供發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證結(jié)果，查詢發(fā)票真?zhèn)涡枰诙悇?wù)局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)輸入發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼、票據(jù)驗(yàn)證碼、系統(tǒng)動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼等諸多信息，過(guò)程較為繁瑣費(fèi)時(shí)，如需查驗(yàn)票據(jù)較多則需逐張查驗(yàn)導(dǎo)致用時(shí)倍增。

5.電子檔案形成速度較慢，檔案查詢不便。以T高校為例，報(bào)銷單據(jù)需要在審核完成并編制記賬憑證后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)檔案管理人員，檔案管理人員將記賬憑證及原始憑證重新進(jìn)行整理或粘貼，使其達(dá)到可進(jìn)行影像化掃描的要求后，掃描形成電子會(huì)計(jì)檔案。在此過(guò)程中等待記賬憑證齊全并交接的環(huán)節(jié)以及財(cái)務(wù)檔案管理人員逐筆紙質(zhì)單據(jù)整理粘貼掃描的環(huán)節(jié)均耗時(shí)較長(zhǎng)，導(dǎo)致報(bào)銷單據(jù)從投遞至財(cái)務(wù)處—審核報(bào)銷完成—形成電子會(huì)計(jì)檔案的周期往往長(zhǎng)于1個(gè)月的時(shí)間。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)在結(jié)題審計(jì)、日常對(duì)賬管理過(guò)程中均有可能產(chǎn)生查詢會(huì)計(jì)檔案的需求，電子會(huì)計(jì)檔案形成周期過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案查詢不便。

二、以提升服務(wù)水平為目的，提出優(yōu)化建議

1.線上流轉(zhuǎn)審批。為了縮短審批周期，提高效率，可以依托OA辦公系統(tǒng)采用線上流轉(zhuǎn)的審批形式，將單位全部人員信息導(dǎo)入系統(tǒng)，按照各類業(yè)務(wù)審批規(guī)則為不同角色人員賦予權(quán)限，按照審批流程先后順序制定審批層級(jí)，以實(shí)現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)審批。其具體審批流程為：報(bào)銷人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷信息并上傳報(bào)銷附件—觸發(fā)OA辦公系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)審批—各審批人逐級(jí)審批—審批完成。審批程序線上流轉(zhuǎn)完成可以保證審批結(jié)果為審批人本人操作，避免發(fā)生代簽字、錯(cuò)簽字、漏簽字等現(xiàn)象。

2.票據(jù)智能識(shí)別與智能初審。要想提升票據(jù)審核的準(zhǔn)確性、減輕財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，可以利用現(xiàn)有的技術(shù)如發(fā)票智能識(shí)別：即利用手機(jī)拍照采集發(fā)票的圖像進(jìn)行圖像處理，利用OCR識(shí)別技術(shù)識(shí)別出發(fā)票圖像上的發(fā)票日期、付款單位名稱等相關(guān)信息，而后生成文本文檔等格式的文件，完成發(fā)票的信息采集。利用智能識(shí)別技術(shù)采集的發(fā)票信息快速準(zhǔn)確，在此基礎(chǔ)上，可以利用自動(dòng)識(shí)別出的票據(jù)報(bào)銷內(nèi)容信息和金額進(jìn)行報(bào)銷類別和金額自動(dòng)分類匯總計(jì)算，也可以進(jìn)行針對(duì)發(fā)票審核的智能初審，將發(fā)票審核要點(diǎn)轉(zhuǎn)換為簡(jiǎn)單的邏輯判斷，讓系統(tǒng)自動(dòng)審核發(fā)票日期是否在報(bào)銷時(shí)限內(nèi)、發(fā)票付款單位是否開(kāi)具正確、發(fā)票開(kāi)具是否規(guī)范等，對(duì)審核無(wú)誤的票據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)通過(guò)，審核有誤的退回。在目前的報(bào)銷模式中，報(bào)銷人需將紙質(zhì)報(bào)銷單及原始憑證投遞到財(cái)務(wù)處后，財(cái)務(wù)核算人員才能對(duì)其報(bào)銷票據(jù)進(jìn)行初審。而在采用票據(jù)智能識(shí)別、智能初審技術(shù)后，報(bào)銷人將改變以往的報(bào)銷流程，首先在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)申報(bào)時(shí)使用手機(jī)端或PC端將所有票據(jù)拍照上傳，然后由系統(tǒng)進(jìn)行智能初審，符合財(cái)務(wù)報(bào)銷要求的票據(jù)審核通過(guò)，不符合的系統(tǒng)不予通過(guò)，報(bào)銷人也無(wú)需將不符合要求的票據(jù)投遞至財(cái)務(wù)處。通過(guò)智能初審的所有票據(jù)將由系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票內(nèi)容（辦公用品、材料費(fèi)、交通費(fèi)等）進(jìn)行分類，并將每一類的票據(jù)金額進(jìn)行匯總，代替以往報(bào)銷人人工分類計(jì)算并填寫(xiě)的過(guò)程，準(zhǔn)確快速地生成報(bào)銷單后即可進(jìn)行下一步線上流轉(zhuǎn)審批手續(xù)，審批人在線上審批過(guò)程中可以看到所有報(bào)銷人上傳的原始票據(jù)。

3.發(fā)票真?zhèn)沃悄茯?yàn)證。為節(jié)省報(bào)銷人逐筆查驗(yàn)票據(jù)真?zhèn)尾⒔貓D打印的時(shí)間，可以采用發(fā)票真?zhèn)沃悄茯?yàn)證功能，該功能可以在報(bào)銷人上傳報(bào)銷附件時(shí)，通過(guò)圖像智能處理技術(shù)采集票據(jù)相關(guān)信息，然后與稅務(wù)局發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，報(bào)銷人僅需在上傳票據(jù)后選擇一鍵查驗(yàn)就能通過(guò)交互信息將該票據(jù)信息與國(guó)家稅務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行比對(duì)，從而得到發(fā)票查驗(yàn)結(jié)果，節(jié)省報(bào)銷人的寶貴時(shí)間。

4.快速形成電子檔案。為了提高電子會(huì)計(jì)檔案的形成速度、滿足會(huì)計(jì)檔案查詢需要，可以在票據(jù)智能識(shí)別的基礎(chǔ)上，利用報(bào)銷人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)申報(bào)時(shí)上傳的已通過(guò)智能初審的原始票據(jù)圖片進(jìn)行直接利用，無(wú)其他問(wèn)題的情況下，原始票據(jù)就不再需要人工逐張掃描，對(duì)于一些特殊情況再進(jìn)行人工掃描，財(cái)務(wù)檔案管理人員僅需要將紙質(zhì)憑證整理并裝訂成冊(cè)歸檔即可，這樣一來(lái)電子會(huì)計(jì)檔案的形成速度將大大提升，報(bào)銷人很快就能在線上查詢到自己報(bào)銷的單據(jù)，同時(shí)也減輕了財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

綜上所述，以上建議可以縮短報(bào)銷單審批周期，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，便于報(bào)銷人操作，快速形成財(cái)務(wù)檔案，從而提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平。

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（作者單位：天津大學(xué) 天津 300000）

（責(zé)編：呂尚）