科研電子檔案管理的現狀及思考

摘要：隨著互聯網、大數據、人工智能等新興技術的廣泛應用，檔案管理模式也在發生重大變革，電子檔案單套制管理模式已成為檔案管理的重要發展方向。本文梳理了科研電子檔案的主要內容，總結了科研電子檔案的特點，分析了目前科研電子檔案管理的現狀，并基于現狀提出了提升科研電子檔案管理的建議，以期為科研檔案管理工作創新提供參考建議。

關鍵詞：科研檔案；電子檔案；檔案管理

引言

黨的十八大以來，國家高度重視科學技術發展，致力把我國建設成為世界主要科學中心和創新高地。科研檔案是科研活動中形成的各種具有保存價值的記錄，不僅是重要的基礎性戰略資源，同時也是科研創新發展的重要信息支撐。新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》首次正式提出了科研檔案電子單套制歸檔的相關規定，專門新增了有關電子檔案規范管理的多項條款，隨著科技創新不斷加速，科研電子信息數據急速增長，這對科研電子檔案工作也提出了更高的要求。因此，探索提升科研電子文件檔案管理的有效措施，對于提升科研檔案管理工作的質量，以及優化科技信息的收集、存儲、傳播、利用及資源共享等過程管理，具有重要意義。

1. 科研電子檔案的主要內容

根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016），電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄[1-2]。科研電子檔案是立項論證、實施及過程管理、結題驗收、成果管理等各階段所形成的文字類、圖片類、錄音錄像類等材料，具體包括科研項目申報書、項目經費預算材料、科研任務書、開題報告、中期執行情況報告、項目結項書、驗收評審文件等等[3]。

2. 科研電子檔案的特點

科研電子檔案區別于傳統紙質檔案，主要表現為電子文件形式載體，在信息化技術設備的支持下，科研電子檔案的存儲、管理、查閱相對便捷[4]，數據檢索也比較準確快速，能夠滿足多人同時查閱，也不會損耗檔案原件信息，這是傳統紙質檔案利用無法實現的。

但是，由于科研電子檔案的文件信息和信息載體在一定程度上是分離的[5]，這也增加了電子檔案信息數據的安全風險。電子檔案具有數字信息的各種特性，在存檔的各個環節都存在被篡改的可能性，在任何一個環節出現數據不完整、不準確等問題，都會使檔案的實用價值大大降低。

此外，電子文件歸檔和電子檔案管理主要依靠計算機軟硬件、數據庫、網絡系統等信息技術的支持[6]，運行環境需要安全技術保障電子檔案不被病毒和黑客的攻擊，一旦出現文件被篡改、刪除、丟失、信息泄露等問題，將造成一些不可估量的損失，良好的網絡環境和存儲設備等外部條件對電子檔案管理尤為重要，電子檔案的管理相對于傳統紙質檔案管理也比較復雜。

3. 科研電子檔案管理的現狀

3.1檔案信息化建設規劃不清晰，科研電子檔案管理水平較低

科研單位普遍存在“重科研、輕管理”的現象，對科研檔案管理重要性認識不足，檔案信息化建設規劃、目的不清晰，也未能充分有效利用檔案管理系統、掃描儀等新系統新設備，而且科研過程性材料的收集與歸檔沒有進行足夠的細化和梳理，存在文件不齊全、文件損壞、儲存不完整、整理不規范、管理權責不清晰等問題，檔案生成和歸檔存在信息孤島問題，檔案保管也比較分散，電子檔案的管理和利用整體處于初級階段。

3.2科研電子檔案知識挖掘不夠深入，信息資源利用效率普遍較低

目前，大部分科研企事業單位電子檔案的管理方式較為簡單，對數據資源只進行了簡單的歸類和存儲，而且不少信息資源未被統一管理，甚至科研電子文件、多媒體等信息材料存儲不明確，科研電子檔案的真實性、完整性無法得到保障。科研檔案中潛在的知識價值沒有得到重視，大量信息資源尚未被開發利用，沒有利用最新的技術進行檔案知識深度挖掘，檔案信息在利用上無法提供快捷、精準、系統的檔案知識服務，科研信息資源利用效率普遍較低。

3.3科研檔案管理人員業務能力參差不齊，整體綜合素質水平亟須提升

科研企事業單位中的檔案管理工作往往處于被邊緣化狀態，由于組織機構設置和人員編制等原因，檔案管理人員大部分為兼職檔案員，而且大部分科研檔案的收集整理由項目負責部門或技術部門的兼職檔案人員負責，檔案專業知識水平有限、業務能力也相對薄弱、整體檔案隊伍不穩定。科研電子檔案管理相較于傳統的紙質檔案而言，具有一定的專業性和技術性，需要具備較強的業務知識和信息系統操作能力，這對科研電子檔案管理人員的綜合能力提出了更高要求。

3. 提升科研電子檔案管理的建議

3.1 建立健全制度體系，優化科研電子檔案管理

樹立科研電子檔案管理全過程規范化意識，建立健全科研電子檔案管理機制，明確科研電子檔案在收集、審核、歸檔、利用、存儲等各個環節的管理標準，確定相關環節每個崗位的職責，加強電子檔案管理人員培訓，提升檔案管理人員專業技能和業務素養，規范化科研電子文件收集、歸檔、存儲等。

3.1.1 健全科研電子檔案管理體系

提升現代化檔案管理理念，對科研電子檔案進行集中、統一管理，制定科研電子檔案管理制度體系，明確電子檔案收集對象、時限、存儲方式、存儲周期及相關工作職責等，確保科研電子檔案采集的全面性和及時性、整理的規范化和精細化、存儲的完整性和可靠性，形成分類清晰、編號準確、歸檔規范、存儲完整的精細化、規范化科研電子檔案管理體系。

3.1.2 加強對科研電子檔案管理培訓

科研電子檔案具有一定的專業性和機密性，這不僅要求管理人員具備一定的專業知識，掌握系統使用方法和技巧，同時還要了解信息安全和保密的相關規定，因此，需要有針對性地提升檔案管理人員業務技能，通過建立檔案管理人員的培訓機制，定期進行基礎知識和專業技能的培訓，加強崗位間知識和技術交流，注重優化管理和創新管理，提高綜合業務服務能力。

3.2持續推進信息化建設，強化信息設備技術水平

持續加大對科研電子檔案信息系統的投入力度，完善信息系統的運行和使用環境，加強科研電子檔案在收集、存儲、傳輸等過程的安全性和穩定性，深度挖掘科研電子檔案信息資源，應用新技術積極開發和利用科研檔案的應用價值。

3.2.1 夯實科研電子檔案基礎設施

加大電子檔案信息化建設設備和技術投入，通過集成化實現不同部門之間的協同管理，提高科研電子檔案信息提取效率，持續優化完善電子檔案信息采集、存儲、利用的軟硬件技術，避免電子信息被損毀或丟失，降低電子檔案存儲設備和存儲空間的成本，確保電子資源數據持續有效與可讀。

3.2.2 加強科研電子檔案信息安全

科研電子檔案信息的采集、存儲、利用等各個環節都需要軟硬件設備支持，在電子檔案單套制管理的趨勢下，電子檔案的管理對運行環境提出了更高要求。在科研電子檔案管理過程中，運用安全防護技術加強信息安全防護、數據存儲安全，采取權限設置、數字加密、電子簽名、安全認證等技術手段，做好日常信息管理和維護工作，確保科研電子檔案信息安全和可溯。

3.2.3 注重科研電子檔案開發與利用

運用“互聯網+”、大數據等新興技術和方法，通過智能化的數據分析和信息整合，深度挖掘和整合科研檔案信息資源，提升科研檔案的歸納、分析、篩選以及研究等工作效率，加強檔案利用的廣度、深度，充分發揮科研檔案的作用，為科研工作提供更精準、更高效、更全面的信息服務。

結語

信息化、數字化為檔案管理工作創新帶來了新契機，科研檔案工作創新也被新時代賦予了重要使命，有效對接“互聯網+”、數字經濟、智慧發展新理念、新技術，建立健全科研檔案和信息化制度體系，強化信息設備技術，持續推進信息化建設，優化科研檔案管理，深度挖掘利用科研檔案信息資源，為科研創新提供更好的服務和有價值信息。

參考文獻：

[1]楊天驕，王海迅，錢冬梅.科研院所做好新時代科研檔案管理工作芻議[J].機電兵船檔案， 2022，（2）：46-48.

[2]何思源，張靜.科研電子文件歸檔與電子檔案管理探索性研究[J].中國檔案，2023， （1）：62-63.

[3]楊輝.高校科研電子檔案的管理方法探究[J].現代商貿工業，2019，40（17）：57.

[4]郉麗芹.科研單位電子檔案管理與檔案數字化建設研究[J].辦公室業務，2018， （7）：102.

[5]龔水英.單套制電子檔案管理風險及安全措施探究[J].蘭臺內外，2023，（12）： 32-34.

[6]章文.電子檔案在智慧醫院建設中存在的問題和對策研究[J].檔案記憶，2023，（4）：58-60.

作者簡介：梁志霞，博士研究生，研究方向：檔案管理、企業管理、區域經濟。