基于內控視角下的高職院校合同管理問題研究

李霞

摘要：隨著我國經濟的快速發(fā)展和教育體制的不斷完善，高職教育得到了越來越多的關注和重視，高職院校合同管理的規(guī)范化、制度化、科學化將成為高職教育管理的重要內容和方向。高職院校合同管理的主要目的是保障校方和教職員工的權益，規(guī)范雙方的行為，減少或避免學校在合同執(zhí)行過程中的糾紛，促進高職院校事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。本文結合我國目前高職院校合同管理普遍存在的問題，在規(guī)范內部控制建設，加強對合同的監(jiān)管，以及合同管理制度方面給出意見和建議，以保障高職院校的健康可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：內部控制；合同管理；高職院校

一、引言

我國市場經濟飛速發(fā)展，高職院校無論是辦學方式與規(guī)模、人才培養(yǎng)模式等方面都日漸復雜，隨之而來的合同數(shù)量和種類也越來越多，牽涉面很廣，合同金額也越來越大，潛在的風險日益加大，所以規(guī)范高職院校合同的管理越發(fā)重要。財政部早在2012年就印發(fā)《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號），其中對合同管理進行了細致的規(guī)范。高職校合同管理是高職校內部控制的重要組成部分，高職院校應重視合同管理工作，加強對合同的監(jiān)管，規(guī)范學校運營，以此來保障學生權益和提高財務管理水平，為學校的健康穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

二、高職院校加強合同管理的重要意義

合同管理是指組織或公司在簽署、執(zhí)行和終止合同期間管理合同的過程。它包括對合同的創(chuàng)建、執(zhí)行和監(jiān)督，以確保所有合同都符合法律要求、風險最小化，并實現(xiàn)合同的最大效益。合同管理主要包括合同的招投標、談判、簽訂、執(zhí)行、驗收，合同模板的提供，以及合同的歸檔等全過程。內控系統(tǒng)的目的是確保學校工作的合法性、合理性和有效性，以保障學校的長期可持續(xù)發(fā)展。而規(guī)范的合同管理能夠明確合同雙方的權利與義務，減少或避免學校在合同執(zhí)行過程中的糾紛，有效保障學校利益。所以說合同管理是學校運營的關鍵組成部分，也是學校內控體系的重要組成部分。

首先，加強合同管理可以幫助學校提高內控效率。高校簽訂的合同眾多，涉及到的內容也很復雜，合同管理研究可以幫助學校通過建立合同管理制度，規(guī)范合同管理流程，確保各個環(huán)節(jié)有序、嚴謹。通過探索合同管理的最佳實踐，從而節(jié)省時間和人力成本；還可以通過探索合同信息化管理的方式和方法，加強合同信息化建設，從而提高合同管理的效率和準確性，降低學校管理成本。

其次，合同管理研究可以幫助提高學校的經濟效益。通過規(guī)范合同管理制度，幫助學校建立供應商評估和選擇機制，從而優(yōu)化采購流程，提高采購效率，同時減少采購成本。通過對合同的規(guī)范管理和執(zhí)行，可以避免因合同違約或漏洞導致的額外費用和損失，幫助學校合理規(guī)劃資源配置，避免資源浪費和重復投入，從而確保學校、教師、學生等各方權益得到保障。合同管理還可以幫助高校與合作伙伴建立互信和良好的合作關系，增強合作伙伴對高校的信任和合作意愿。

第三，合同管理可以防止法律糾紛、規(guī)避風險。高校與合作伙伴簽訂合同是為了達成共同的目標，合同管理可以確保雙方理解和遵守合同條款，防止合同糾紛和法律訴訟的發(fā)生。高校與合作伙伴簽訂的合同涉及到高校的聲譽和利益，如招生、科研、校企合作等，合同管理可以從法律層面確保高校利益和聲譽不受到侵害。

三、高職院校合同管理存在的問題

（一）缺乏行之有效的合同管理制度

合同管理是一個全合同管理，從合同的洽談擬定，到合同的審批、簽定、執(zhí)行、完結歸檔，需要一個有據可依的流程化指導和監(jiān)控。沒有一個行之有效的合同管理制度，缺乏統(tǒng)一的流程和標準，沒有規(guī)范的審批程序，可能導致合同的簽訂過程存在漏洞、合同條款不清晰、不完整、未經過法律審查等問題，權責不明確。從而出現(xiàn)管理盲區(qū)和管理漏洞，導致學校的合同管理混亂，增加商業(yè)風險。

（二）缺乏完善的合同管理信息系統(tǒng)

由于缺乏合同管理信息系統(tǒng)，高校合同檔案管理混亂，存放不規(guī)范、資料不全面，合同執(zhí)行信息不能及時有效查詢，學校就無法及時了解合同履行可能存在的風險情況，難以有效進行風險管控和防范。數(shù)據不準確，難以保證合同管理的效率。同時也導致數(shù)據統(tǒng)計分析功能缺失，缺乏對合同數(shù)據進行統(tǒng)計分析的功能，難以評估合同管理的效果。同時由于缺乏合同管理系統(tǒng)，一旦遇到問題，學校可能需要耗費大量的人力物力去處理，導致工作效率很低。

（三）缺乏合同管理的專業(yè)人才

專業(yè)的合同管理人員對合同從擬定到簽章到執(zhí)行，一方面能夠提供設計合理的合同范本，另一方面專業(yè)的合同管理人員都能具備足夠的風險意識和處理能力。在合同履行過程中能夠及時發(fā)現(xiàn)合同中存在的風險隱患，并及時采取相應的措施進行風險防范。但是現(xiàn)在很多學校并不具備專業(yè)專職的合同管理人員。

1.合同管理不規(guī)范

合同管理人員在合同管理的過程中，可能會出現(xiàn)合同文件管理不規(guī)范的情況，例如不按照規(guī)定進行合同備案、登記和歸檔，或者合同文本沒有按照規(guī)范的格式、標準進行編寫和管理。

2.合同條款不嚴謹

合同管理人員在編寫合同條款時，可能會出現(xiàn)條款不夠嚴謹?shù)那闆r，例如存在一些模糊、含糊的用語，或者某些條款的內容不夠明確、具體，從而給后續(xù)的合同履行帶來一定的風險。

3.對合同履行風險的監(jiān)控不到位

在合同履行的過程中，可能會出現(xiàn)一些違約、失信的情況，例如不能按照合同約定的時間、質量、數(shù)量等要求進行履行，或者未能履行約定的保密、保證等義務，合同管理人員不能及時監(jiān)控、反饋相關問題，沒有及時發(fā)現(xiàn)合同中存在的風險隱患，或者沒有采取相應的措施進行風險防范和控制，錯失解決問題的良機，從而導致后續(xù)的風險事故發(fā)生。

4.合同糾紛處理不當

合同管理人員在合同糾紛處理的過程中，不具備足夠的法律知識和風險意識，可能會出現(xiàn)處理不當?shù)那闆r，或者處理不公、不合理，從而導致合同糾紛無法得到妥善解決，甚至出現(xiàn)訴訟等法律糾紛。

（四）缺乏明確的合同審核流程

合同審核的流程包括從合同的提交到初審、審核人員的組成，到終審，一直到合同的簽訂，具體流程可能因各個單位情況差異而有所不同，但是合同審核的基本流程可以幫助確保合同審核的有效性和準確性。目前很多學校合同審核流程具有一定的模糊性，導致合同的審核從審核人員不具備獨立性、審核記錄不完備、審核結果不及時，有可能會遺漏某些必要的步驟，從而導致合同錯誤或遺漏關鍵條款，從而影響學校的正常運營和業(yè)務發(fā)展。

（五）缺乏合同執(zhí)行跟蹤機制

缺乏合同跟蹤機制可能會導致組織在執(zhí)行合同方面出現(xiàn)問題。合同跟蹤機制是指組織內部采取的一系列措施，以確保合同得到有效的執(zhí)行和監(jiān)督。合同執(zhí)行跟蹤機制不完善，合同簽訂完畢，沒有專人對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤，對合同履約的關鍵指標，比如時間進度、質量要求、完工日期等不能做到實時把控。一旦出現(xiàn)問題，很有可能錯過解決問題的最佳時機，導致一些不利的后果。合同跟蹤機制沒有納入績效考核體系，不能對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督和評估，也會導致合同管理效率低下。

四、高職院校提升合同管理水平的建議

要想提高高職院校合同管理工作的水平，需要通過建立完善的合同管理制度、強化合同管理人員專業(yè)素養(yǎng)、提高合同管理信息系統(tǒng)的效率等措施來解決。

（一）強化合同管理制度建設

高職院校需要認識合同管理的重要性，建立健全合同管理制度，提高合同管理的水平和效率，規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行過程，其中包括合同簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督等方面的流程和規(guī)定，以及重大合同審核制度。

第一，制定合同管理制度的目標和原則。制度建設需要明確合同管理的目標和原則，例如合同管理的公平性、合法性、規(guī)范性等。第二，建立合同管理制度的組織結構和工作流程。確定合同管理的組織結構和工作流程，明確各級管理人員和工作人員的職責和權限。第三，制定合同管理制度的具體規(guī)定。對合同管理中的具體事項進行規(guī)定，如合同簽訂的程序、合同條款的規(guī)范、履行義務的要求、違約責任的處理等。第四，加強合同管理制度的宣傳和培訓。加強合同管理制度的宣傳和培訓，使全體員工了解和遵守合同管理制度。第五，建立合同管理制度的監(jiān)督和評估機制。建立合同管理制度的監(jiān)督和評估機制，及時發(fā)現(xiàn)和糾正制度中的不足和問題。

在這個制度系統(tǒng)中，需要明確各類合同的簽訂的責任部門、歸口管理部門和協(xié)作部門，根據合同金額所屬等級而確認的審批權限，在合同簽訂過程中涉及到的相關部門和責任人的職責等等，需要有明確的規(guī)定和細則。制度建設不是一蹴而就的，需要有一個不斷完善的過程，才能提高合同管理的效率和質量；同時建議設立專業(yè)的法規(guī)部門和專業(yè)法律顧問對合同的法律條款進行把控。通過以上步驟，建立健全合同管理制度，提高高職院校合同管理的規(guī)范化程度，確保合同管理的公平性和合法性，促進高職院校的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）提高合同管理的信息化水平

信息化可以提高合同管理的效率，減少人工操作的時間和成本，使合同管理更加快速和精準。提升高職院校合同管理的信息化水平，還可以實現(xiàn)合同管理與其他業(yè)務的無縫連接。

第一，建立合同管理信息化體系。高職院校可以建立合同管理信息化體系，包括合同管理軟件、管理流程、數(shù)據存儲、安全措施等，以實現(xiàn)合同信息化、流程化、規(guī)范化。第二，加強管理流程的優(yōu)化。高職院校可以通過合同管理流程的優(yōu)化，減少人工干預和管理環(huán)節(jié)，提高合同管理的效率和準確性。同時增加流程監(jiān)管和追溯，強化合同管理的規(guī)范性和安全性。第三，提高信息技術應用水平。高職院校可以提高師生的信息技術應用水平，包括辦公軟件的使用、數(shù)據分析和處理技能的提升等，以便更好地應用信息技術來管理合同。第四，建立合作機制。高職院校可以與相關企業(yè)、機構建立合作機制，共享信息技術和管理經驗，促進高職院校合同管理信息化水平的提升。當然，學校還需要注意網絡安全等方面的措施，以應對潛在的信息安全風險。

（三）設立專職的合同管理部門或人員

高職院校應該開展合同管理人員的專業(yè)培訓和教育，以提高他們的素質。合同管理部門需要提供標準的合同模板，明確合同的具體條款、條件和要求，以確保相關簽約員工對合同條款有正確的理解。同時，合同管理部門協(xié)助簽約人員設定衡量合同履約的關鍵指標，如時間表、質量要求、交付日期等，實施一套有效的監(jiān)督和控制機制，以確保合同履約過程中的問題得到及時解決。再者，合同管理人員需要定期更新履約指標的完成情況，并對偏差進行跟蹤和分析，向有關人員報告合同履約的進展情況，確保相關責任人都能夠及時了解履約情況。如果出現(xiàn)問題，及時匯報以便采取措施，解決糾紛，避免延誤給學校帶來其他不利影響。合同管理人員要對合同進行動態(tài)監(jiān)管，保持階段性針對性檢查，注意合同的履約情況，保持溝通，排除隱患，如有重大風險隱患，及時向上層領導匯報并進行高層集體決策研究對策，排除風險。

（四）完善合同跟蹤和監(jiān)督機制

高職院校應該建立有效的合同管理監(jiān)督機制，通過實施合同執(zhí)行跟蹤機制，可以有效地監(jiān)督和管理合同履約過程，確保各方按照合同約定的條件和要求履行義務，避免履約風險和爭議。

第一，確定合同跟蹤和監(jiān)督責任人。建立合同跟蹤和監(jiān)督責任人的制度，明確每個責任人的職責和權限，確保每份合同都有相應的責任人進行跟蹤和監(jiān)督。第二，建立合同跟蹤和監(jiān)督流程。制定明確的合同跟蹤和監(jiān)督流程，包括合同的存檔、查閱、更新、審核等環(huán)節(jié)，確保合同管理的全過程可控、可監(jiān)督。第三，在信息系統(tǒng)建設中設立合同跟蹤和監(jiān)督模塊，建立合同跟蹤和監(jiān)督的信息系統(tǒng)，通過信息化手段實現(xiàn)合同管理的全流程可視化和可追溯化，方便對合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和跟蹤。第四，定期開展合同執(zhí)行情況的檢查。定期對合同執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保合同的執(zhí)行符合相關法律法規(guī)和合同約定。第五，引入績效考核機制。將合同執(zhí)行情況作為重要的考核指標，引入相應的績效考核機制，鼓勵責任人積極跟蹤和監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，確保合同的有效執(zhí)行。

五、結束語

總的來說，中國高職院校合同管理已經取得了顯著的進展，但仍有待進一步完善。學校應該繼續(xù)加強合同管理制度建設，并不斷提高合同管理水平。如果企業(yè)沒有科學的合同管理機制，那么合同簽訂后，學校就可能承擔一些風險，甚至導致一些嚴重的后果，致使學校遭受不必要的風險和損失。高校合同管理的重要性體現(xiàn)在維護法律合規(guī)、保護高校利益和聲譽、提高管理效率、改善合作伙伴關系等方面。高校建立完善的合同管理機制，加強合同管理和監(jiān)督，強化合同全生命周期管理工作，真正做到未雨綢繆，防患于未然。

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