國有企業檔案系統與業務系統相對接的創新實踐

周平 陳笑天

摘? 要：企業集團數字檔案館（室）以條線方式建設，是在企業數字檔案館（室）點建設方式基礎上的擴展和延伸。本文首先探討了數字經濟對企業集團檔案管理的影響，然后運用案例研究法和經驗總結法，以河南投資集團有限公司企業集團數字檔案館（室）試點建設為例，總結建設經驗和不足，分析建設難點，提出企業集團數字檔案館（室）建設路徑，并探討檔案系統與業務系統相對接的檔案管理模式。

關鍵詞：檔案管理；檔案數字化；數字檔案館；數字經濟；企業集團；協作組；業務聯動

Abstract： The construction of enterprise group digital archives （ room ） in line mode is the expansion and extension of the former construction in point mode. This article first explores the impact of the digital economy on the archives management of enterprise group， then with the method of case study and experience summary， it takes Henan Investment Group Co.， Ltd. as an example， summarizes its experience and limitation， analyzes the difficulties， proposes the path of enterprise group digital archives （offices） construction and discusses the archive management mode that connects the archive system with the business system.

Keywords： Archives management; Archives digitization; Digital archives; Digital economy; Enterprise group; Collaborative group; Business linkage

1 引言

在數字經濟時代，打造數字檔案館（室）、智慧檔案館（室），提供更快捷、更準確、更全面的檔案信息，是推進檔案工作實現數字化轉型，加速賦能數字經濟發展的必然途徑。數字化管理可以更好地滿足數字經濟時代快速發展對信息管理的需求，實現對信息資源的精準管理和全面利用。從實踐層面上看，數字化管理還可以提高企業集團的信息化水平、管理效率、決策能力，增強競爭力和創新能力。

2021年1月，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）頒布施行，新增信息化建設相關內容。“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。”“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。”[1]2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確要大力推進檔案信息化，加速推進數字檔案館（室）建設。[2]為進一步落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》信息化建設要求，2022年5月，國家檔案局印發《企業集團數字檔案館（室）建設第一批試點單位名單》，確定了61家企業集團為試點單位，河南投資集團有限公司（以下簡稱“投資集團”）是首批試點單位之一。[3]

本文運用案例研究法和經驗總結法，以河南投資集團有限公司企業集團數字檔案館（室）試點建設為例，總結建設經驗和不足，分析建設難點，提出企業集團數字檔案館（室）建設路徑，為相關研究和實踐提供參考。

2 數字經濟對企業集團檔案管理的影響

數字經濟的快速發展和日益普及，對企業集團檔案管理提出了新的挑戰、機遇和更高要求。數字經濟是以信息技術為基礎的新型經濟形態，它以數字化為特征，依靠互聯網等信息技術，整合社會資源，創造新的商業模式和價值，推動經濟發展。數字經濟改變了傳統環境下信息采集、組織和分析的方式，同時各種業務系統的廣泛使用均使電子文件數量劇增、種類多樣、內容豐富，對原有的檔案收集、管理的方式提出了挑戰，要求電子檔案做到“來源可靠、程序規范、要素合規”，迫使集團企業檔案管理工作必須轉型升級。企業集團是按照資產關系組成的不同層級的企業個體集合，具有多層級、跨行業、跨區域等特點，檔案信息資源分布具有分層級、分散式的分布特點，無法滿足企業集團各類業務對信息共享、資源共享的需求，檔案服務模式和理念急需結合數字經濟進行改變。檔案工作作為企業集團數字化轉型的重要一環，應充分發揮檔案工作基礎性、支撐性功能，發揮檔案信息資源服務企業集團各項大局功能。因此，企業集團檔案工作升級轉型不僅是提質增效的必然要求，也是檔案工作高質量、跨越式、數字化管理的必然選擇，是數字中國戰略背景下和企業集團數字化轉型的必然趨勢。

2.1 企業集團數字檔案政策梳理。2018年4月，全國網絡安全和信息化工作會議上，習近平指出，加快數字經濟發展，是推進供給側結構性改革、實現高質量發展的必由之路，要以數字經濟為引領，加快信息基礎設施和數字產業化發展，推動數字技術與實體經濟深度融合。這一指示為企業集團數字檔案室試點的推行提供了更加明確的戰略指導和政策支持。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確提出了要加速數字檔案館（室）的建設，應用大數據、人工智能等新一代信息技術建設高水平的數字檔案館（室），加強電子檔案長期保存技術和管理研究，創建科學的可信存儲與驗證體系，保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性等相關要求。為進一步落實新《檔案法》及《“十四五”全國檔案事業發展規劃》信息化建設要求，2021年12月，國家檔案局印發了《關于開展企業集團數字檔案館（室）建設試點工作的通知》，2022年5月23日，印發《企業集團數字檔案館（室）建設第一批試點單位名單》，確定了61家企業集團為試點單位，標志著企業集團數字檔案館（室）建設正式拉開帷幕。河南投資集團有限公司是試點單位之一，這些政策文件的出臺，為數字經濟背景下的企業集團檔案管理轉型和升級提供了政策支持和指導。

試點建設明確了建設企業集團數字檔案館（室）的目標，探索構建以企業總部為中心、所屬單位為節點的企業集團數字檔案館（室）體系的步驟方法；探索數字經濟條件下加快數字檔案館（室）建設的路徑方法，業務系統電子文件歸檔新技術及加快企業檔案資源數字轉型新路徑；驗證有關標準規范的適用性，為完善檔案信息化標準規范提供保障；形成可推廣可復制的經驗做法。除此之外試點工作還對工作的組織管理、資金保障、評估考核等提出具體要求，進一步保障了企業集團數字檔案館（室）建設的可行性和科學實施。

2.2 企業集團檔案管理轉型升級。在信息化高速發展的今天，數字經濟呈現井噴式增長，企業集團在數字化轉型過程中需要更好地管理信息資產。企業集團檔案管理的現狀包括傳統紙質檔案和部分數字化檔案的混合管理。同時企業集團業務系統不斷豐富，電子檔案管理系統孤島式的狀態給電子文件的歸檔與利用造成巨大負擔，檔案資源呈現碎片化管理。因此，對檔案管理工作提出了更高的要求，急需對檔案管理體制機制進行轉型升級以滿足企業發展需求。2021年10月，國務院發布《2030年前碳達峰行動方案》，提出要推進各領域數字化智能化綠色化融合發展。企業集團檔案數字化管理可以減少紙質檔案的使用和管理成本，提升管理效率和質量，符合低碳經濟的理念，有效降低碳排放。因此，持續實施“存量數字化、增量電子化戰略”不僅是企業集團檔案管理的必要趨勢，也是實現雙碳目標的重要舉措之一。

（1）存量檔案數字化。隨著數字化和智能化的不斷發展，企業集團的檔案數量和管理復雜性也在不斷增加。傳統的紙質檔案管理方式已經無法滿足企業集團檔案管理的需求，因此需要進行轉型升級，以適應數字化時代的需求。

存量檔案數字化是指將傳統載體檔案轉換為數字形式，這一過程可以通過數字掃描、圖像處理、OCR文字識別等技術手段實現。傳統載體檔案存儲不僅需要大量的空間和人力成本，而且容易受到自然災害、人為破壞等因素的影響，導致檔案的丟失或損壞。進行數字化可以提高檔案的安全性和可持續性，也可以節約管理成本和空間資源。同時，數字化成果便于傳輸、共享和利用，對于破除企業集團“數據”孤島，具有重要意義。

（2）增量檔案電子化。增量檔案電子化是指在保證紙質檔案原始性和可信度的前提下，將新的檔案以電子形式進行管理，提高檔案的管理效率和安全性，并且方便用戶的查詢和利用。新增的電子文件主要來源是各業務系統產生的原生電子文件，多以數據形式產生、傳輸和利用。新《檔案法》“第三十七條 電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”確立了電子文件的法律證據作用。

在增量電子文件管理中應進行單套制管理，單套制管理應遵循整體系統原則、來源可靠原則、程序規范原則、要素合規原則和安全管理原則。單套制管理是業務部門、前端業務系統與檔案部門、電子檔案管理系統共同配合的過程。電子檔案單套制管理應滿足電子文件形成、歸檔和電子檔案管理均通過安全可信的系統或電子設備實現；具備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎設施和必要的管理制度與規范；經費和人員配備能夠滿足電子檔案單套制管理需要；檔案、業務、信息化、安全保密等部門建立工作協調機制，滿足電子檔案單套制管理工作等條件。

規范各業務系統的電子文件歸檔，建立統一的數據標準，各業務系統按照統一的標準對數據進行描述和歸類；建立完善安全保障機制，包括數據加密、訪問控制、防火墻等，保障數據在傳輸和存儲中的安全性；建立數據互通的監控和管理機制，及時發現和解決數據互通中出現的問題，確保數據互通的順暢和穩定，從而實現多業務系統之間的數據互聯互通與共享。

總之，通過存量數字化和增量電子化兩個方面的工作，可以有效地提高檔案信息的互聯互通，提升利用效率，進一步促進企業的發展和創新。

2.3 企業集團檔案管理數字化預期效益。隨著數字經濟的快速發展，檔案數字化管理對于企業集團的重要性日益凸顯。檔案數字化管理是指將企業的紙質檔案轉化為數字化形式，并通過信息技術手段進行管理、存儲和共享。檔案數字化管理不僅可以大幅提高檔案管理效率和數據質量，降低管理成本和風險，還可以促進信息共享和流通，推動企業創新和可持續發展，為企業帶來豐富的社會效益和經濟效益。

在社會效益方面，檔案數字化管理可以促進信息共享和流通，加強企業間的合作和協同，提高行業整體的信息化水平和競爭力。隨著信息技術的不斷發展，企業集團檔案利用云計算、物聯網等技術手段進行管理和共享。可加快企業內部信息的流通和共享，促進企業內部部門間的合作和協同，從而提高企業的工作效率和生產效率。同時，還可以促進企業與外部合作伙伴的信息交流和共享，加強企業與行業間的協作和競爭，推動行業的數字化轉型和升級。

在經濟效益方面，檔案數字化管理可以大幅降低檔案管理成本和風險，增強原件保護性，提高檔案管理效率和數據質量，及時有效提供檔案數據信息及決策依據，從而為企業帶來可觀的經濟收益。傳統的紙質檔案管理需要大量的人力、物力和空間資源，管理成本高昂，同時也容易出現文件丟失、損毀等情況，風險難以控制。檔案數字化管理則可以將紙質檔案轉化為數字化形式，不僅可以降低檔案管理成本，而且可以提高檔案管理效率和數據質量。檔案數字化管理還可以通過利用信息資源和知識產權，創造更多的商業價值和創新機會，推動企業的可持續發展。

3 河南投資集團數字檔案館建設實踐

河南投資集團成立于1992年，注冊資本120億元，是省屬重要骨干企業，系河南省政府重要的投融資平臺，業務涵蓋金融、綜合能源、漿紙物流、科技投資、環保產業、健康生活、信息產業、燃氣等領域。2017年，集團成為河南省首家國有資本運營公司試點單位，2018年被國務院國資委認定為全國“雙百企業”綜合改革試點單位。至2022年12月底，總資產達到2925.4億元，凈資產1062.11億元，參控股上市公司69家，作為第一大股東管理資產超20000億元，擁有國內AAA，國際A-高信用評級。[4]

投資集團成立30年來，一直高度重視檔案管理工作，持續開展檔案規范化建設，不斷加快檔案信息化轉型，檔案實體安全與信息安全保障能力逐步提高，檔案管理工作邁出堅實步伐，先后接待30余家省內黨政機關、企事業單位參觀學習。已建設檔案管理及相關制度263個，現有專職檔案管理員91人，兼職檔案管理員1620人；入選河南省檔案專家兩名、工匠型人才兩名、青年檔案業務骨干一名；綜合檔案室面積近萬平方米，管理全宗409個，指導、管理控股企業科技檔案20萬卷，200萬件，平均數字化率達到92.2%。為適應企業數字化轉型，進一步規范企業集團檔案工作，在對集團系統檔案管理情況全面摸底的情況下，2021年申報國家檔案局企業集團數字檔案館試點，2022年通過國家檔案局第一批“企業集團數字檔案館”試點申報評審，計劃今年通過國家檔案局組織的驗收。通過以點帶面、以上率下的建設方式，研究適用于投資類集團型企業數字檔案館（室）建設方案，嘗試分期、逐級建設完成貫通各級所屬單位的數字檔案館（室），并驗證業務系統電子文件歸檔新技術，加快企業檔案資源數字轉型。[5]

3.1 建設優勢。（1）經費保障。為做好本次試點建設工作，在前期集團檔案系統建設經費投入的基礎上，計劃新增預算約1810萬元作為本次建設專項經費，新增預算已通過集團決策審批。主要用于：檔案系統升級、咨詢服務、業務系統歸檔功能開發、系統接口開發、傳統載體檔案數字化以及其他管理成本等。

（2）人員保障。集團數字檔案館（室）試點項目建設是一項系統性工程，涉及范圍廣、復雜度高，需要多部門、各所屬單位協同推進。為此，投資集團成立了項目建設工作領導小組，成員由集團主要領導、分管領導、檔案管理部門負責人、技術管理部門負責人、各專業部室領導、各控股企業領導及相關人員共同組成，負責項目決策、管理與實施。

項目建設工作領導小組下設專項工作小組，負責組織專項項目調研、定期召開項目進度溝通會，溝通項目建設情況，及時解決項目推進過程中遇到的問題，通力協作，穩步推進各項工作。

（3）技術保障。數字檔案管理系統及檔案信息資源遵循智慧集團“遷云上云”的基本要求，部署在由集團全資子公司打造的“黃河云”上、“黃河云”是我省目前最大的第三方數據中心，可實現數據的安全存儲、備份和使用需求。

智慧集團承建單位河南匯融科技服務有限公司（以下簡稱匯融科服），是集團全資子公司，為本次數字檔案館（室）建設工作提供全方位的技術保障。匯融科服為集團及下屬企業提供信息化戰略規劃、應用系統建設與管理、網絡及基礎設施建設、信息安全管理、數據治理與規劃、系統運維與運營等服務，具備覆蓋CBOT（咨詢、建設、運營、移交）的一體化、一站式能力，擁有人均1.6個專業證書的IT技術服務團隊，基于CMMI、PMBOK、ITIL和ITSS規范，提供從需求提出、可研、立項、咨詢、建設、運營到移交的全生命周期管理服務。

（4）基礎設施保障。投資集團新總部大樓規劃了1350平方米的數字檔案中心，包括標準化庫房、實物檔案區、實物檔案查閱區、電子檔案查閱區、檔案整理區等功能分區。數字檔案中心將按照一體化、數字化、智慧化的建設理念，將計算機技術、自動控制技術、通訊與信息處理技術相結合，有效解決檔案安全問題。通過應用物聯網、云計算、大數據技術與檔案工作融合，對實體檔案、數字檔案、檔案環境、檔案設施、檔案流程進行智慧化管理。

（5）制度保障。集團依據《檔案法》等相關法律法規，形成了針對檔案“收、管、存、用”全生命周期管控的11項檔案管理制度，是本次試點項目建設的基礎依據。集團將奉行“公平、公正、公開”的原則，選取咨詢服務經驗豐富且對集團檔案管理現狀、核心業務情況了解透徹的專業廠商，并外聘業務及技術專家共同組成本次試點項目的咨詢服務團隊，進一步驗證及優化完善集團檔案管理的相關制度。

（6）經驗保障。投資集團信息化基礎扎實、行業特色鮮明、改革創新意愿強烈。2021年3月，投資集團啟動增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，通過建立和優化電子發票歸集、財務報銷、會計核算和電子檔案管理的一體化系統，實現了由“分散層級式”向“共享集中式”轉變，由“手工操作”向“智能管控”轉變，由“紙質歸檔”向“數字管理”轉變，歷時7個月，于11月份圓滿完成試點任務并通過國家驗收，成功躋身全國電子發票改革第一方陣。此項目建設過程中積累了豐富的技術經驗和應用經驗，可為本次試點項目建設內容的“單套制”歸檔技術驗證提供重要的探索基礎和經驗借鑒。

3.2 建設難點。企業集團數字檔案館（室）是由多層級、跨領域、多行業的企業集團成員企業數字檔案館（室）組成的數字檔案館（室）群體，與企業數字檔案館（室）建設相比，企業集團數字檔案館（室）建設在管理、技術和服務方面存在難點。

（1）多全宗建設，對管理要求高。按照《國家檔案局辦公室關于開展企業集團數字檔案館（室）建設試點工作的通知》要求，所屬單位建成數字檔案館（室）比例有要求，如200—400家下屬企業，建成數字檔案館（室）比例不低于40%。[6]而企業集團是由不同層級的個體企業組成的經濟聯合體，[7]一般具有跨行業、跨區域、管理體制不同等特點，因而在檔案管理上也呈現出檔案涉及行業多、管理層級多、管理水平參差不齊等的情況。所以企業集團數字檔案館（室）是多全宗建設的系統工程，在建設過程中要對各個單位補短板、強弱項、提能力。

（2）建設內容復雜，對技術要求高。企業集團數字檔案館（室）建設內容包括總部及下屬單位基礎設施建設、電子檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、制度規范建設、安全保密體系建設等五個方面，[8]最終實現總部與所屬單位數字檔案館（室）實現互聯互通。企業集團規模大、層級多、行業多的特點，對系統功能、架構的安全性、先進性和可拓展性提出了較高的技術要求。同時需要兼顧企業集團數字化轉型要求和檔案智能化管理需求，在技術上還需深度開發，引入AI、知識圖譜、區塊鏈等技術，為企業集團智慧檔案館（室）建設轉型做好技術鋪墊。

（3）建設周期長，對服務要求高。企業集團數字檔案館（室）建設是一項長期工程，不依靠外部資源，僅靠企業自身是很難順利完成的。在基礎設施建設、電子檔案管理系統建設、傳統載體數字化建設工作中，亟需廠商的支持，尤其是電子檔案管理系統建設和傳統載體數字化建設工作是持續性和長期性工作，服務質量好、技術水平高的廠商對于數字檔案館（室）建設往往起到事半功倍的效果。

3.3 創新做法。（1）全面摸底，有的放矢。集團系統共建企業業態場景多、管理跨度大、運營模式新、檔案管理水平不一，建設難度大。一是對系統檔案管理情況進行了全面摸底及統計，內容涉及是否有專用庫房、庫房面積、硬件配備情況、檔案管理軟件、電子化率、人員配備、人員職稱、庫存情況等，為申報試點奠定了基礎；二是合理制訂實施計劃，制度建設和系統建設兩手抓，建立日報、周報、月報機制，有序開展項目實施。

（2）協同協作，共建共享。檔案工作是一項系統工程，涉及范圍廣、復雜度高，需要多部門、各所屬單位協同推進。一是打破行業板塊壁壘，將90家企業按區域、檔案工作現狀及管理水平劃分協作組，指定檔案管理先進企業任組長單位，發揮引領帶動作用，促進檔案工作均衡協調發展；二是建立協作考核機制，按照國家檔案局制定的《企業檔案檢查工作辦法》及《數字檔案館建設指南》，協作組內自查自評，協作組間互查互評，找差距、補短板，將工作落到實處。

（3）升級改造，業務聯動。基于集團現有檔案信息化建設基礎，完善已有電子檔案管理系統功能，探索研究業務系統電子文件“單套制”歸檔技術方案。在與各業務系統對接過程中，發現線上歸檔文件多不具備法律效力，缺少紅頭和電子簽章，且缺少歸檔過程性文件及相關元數據字段屬性，規范各業務系統的電子文件歸檔及電子檔案管理，打通業務系統與檔案館系統數據對接，實現實時歸檔，構建完整可控、上下聯動的電子檔案資源信息共享服務平臺，推動各業務系統均衡發展。一是搭建電子簽章平臺，確保文件在歸檔過程中自動進行電子簽章，提高文件的合法性和可信度，同時利用電子簽章數據的安全性和可追溯性，以確保簽章過程的可信度和完整性，提高文件歸檔的效率和質量；二是對協同辦公、合同法務、投資管理、財務共享平臺進行升級改造，集成電子簽章平臺，確保文件的真實性和完整性，使歸檔文件具備法律效力；三是在OA系統歸檔時引入元數據管理功能，建立名稱、類型、大小、創建時間等元數據索引，實現對歸檔文件的有效管理和檢索；四是根據單套制過程性文件歸檔要求，在OA系統收文、簽報、通知通告、工作簡報等業務流程中，增加修訂稿的歸檔功能，保留所有修訂和修改的歷史記錄，確保文件的準確性、真實性、完整性、安全性和可追溯性。

（4）科技賦能，打造亮點。投資集團采用新科技，賦能檔案管理工作，按照一體化、數字化、智慧化的建設理念，建成新大樓數字檔案中心。一是搭建智慧檔案館館區綜合管理系統，采用云計算與物聯網技術，將各個子系統通過平臺化控制操作，監測、分析和整合各大子系統的數據以做出智能化的響應，實現數字檔案與實體檔案的一體化管理。二是引入AI人工智能技術，基于AI語音、人臉識別模型，實現以人搜照片、搜視頻，可快速查詢與定位所涉及用戶身份的檔案信息，便捷、高效、安全完成檔案利用，以數據驅動決策。三是建設統一應用、集中存儲的數字檔案館系統，有效解決檔案信息資源“各自為政”的問題，實現集團各級單位數字檔案資源的統一管理、互聯互通、分級授權和共享利用，最大程度提高集團化檔案管理工作效率，節約管理成本。四是以綠色低碳概念為指引，對檔案館功能用房和設施設備配置進行科學規劃和節能設計，有效降低碳排放。

3.4 取得的成績和不足。目前投資集團數字檔案館（室）仍在建設期間，通過近兩年的建設工作，截至目前，完成內容包括：投資集團總部及90余家下屬單位企業數字檔案館（室）平臺搭建和測試；集團總部及90家下屬單位檔案制度體系的修訂和編制；集團及下屬單位統建業務系統與電子檔案管理系統的接口升級開發工作，包括OA系統、合同管理系統、投資管理系統、財務系統等；投資集團總部及90余家下屬單位企業歷史數據遷移；投資集團總部及90余家下屬單位企業存量檔案數字化工作等。盡管投資集團在企業集團數字檔案館（室）建設方面取得了巨大的成績，但建設過程中仍存在三方面的不足。

（1）業務部門參與度不高，業務協同不足。由于企業部門職能劃分、專業差異、管理理念等原因，業務部門在數字檔案館（室）業務定制、業務系統電子文件歸檔等建設工作中無法準確描述業務現狀，難以提出有針對性的解決方案，容易出現系統在部署和開發過程中與實際業務需求不一致的情況，導致系統使用和利用效果不盡如人意。

（2）管理水平不均衡，業務支撐不夠。各級下屬單位檔案管理水平基礎不同、管理水平差異較大，在數字檔案館（室）建設中參與程度出現參差不齊的問題，無法完全承擔本單位數字檔案館（室）建設，導致整體建設出現短板，容易出現“木桶現象”。

（3）數字資源數量不多，利用效果欠佳。在現有檔案資源建設中，傳統載體檔案占比較大，數字化資金成本較高、建設時間較長，各單位建設積極性有待提高，亟須加快傳統載體數字化進度，提高數字化副本數量。各業務系統中產生的電子文件由于格式、技術等原因，尚未實現應歸盡歸。數字資源建設的短板容易直接影響利用效果，加大數字檔案館（室）建設阻力。

3.5 建設路徑建議。面對全宗多、建設內容復雜、各級單位管理水平參差不齊等局面，如何找準定位、立足于本企業集團自身情況建設數字檔案館（室），探索一條科學、有效的建設路徑是急需解決的問題。筆者根據本單位企業集團數字檔案館（室）建設經驗，提出“摸家底、做規劃、組團隊、建標準、嚴建設”五大步驟。[9]

（1）摸家底，全面做好現狀評估。明確建設目標，立足實際情況，對集團總部及各級下屬單位開展全面的、科學的、有針對性的檔案工作評估，從基礎設施、制度標準、檔案資源建設等多個維度開展評估，建立評估體系。基于現狀總結企業集團數字檔案館（室）建設的優勢、劣勢，確定發展目標，預判可能出現的建設難題和短板，提出解決方法和應急預案。

（2）做規劃，科學制定頂層設計。根據評估結果，充分評估內部、外部資源，做好頂層設計和統籌規劃。將企業集團數字檔案館（室）建設納入企業集團總體規劃，按照統一規劃、統一設計、統一標準的建設方案要求，從全局角度對數字檔案館（室）的管理體制、系統架構、部署方式、資源建設等方面統籌規劃，確定實施步驟和考核機制，科學、有效地指導后續的建設工作。[10]

（3）組團隊，挑選專業人才隊伍。企業集團檔案管理工作普遍存在檔案專業人員稀缺、檔案工作專職稀少的問題，而企業數字檔案館（室）建設又是一項對信息化技術、檔案管理等多個學科知識要求較高的工作，因此，成立由檔案部門、信息化部門和業務部門組成的多領域的工作組織，負責標準制度建設、解決建設過程中的技術和業務問題，落實責任是至關重要的。[11]

（4）建標準，規范制度體系編制。從管理、技術等維度分行業編制統一的檔案制度體系是企業集團數字檔案館（室）建設規范性的保障。通過制度體系建設規范數字資源建設，保障檔案信息資源應收盡收、應歸盡歸。制定涵蓋收、管、存、用、銷等各環節業務流程的管理規范，使業務流程標準化和規范化。編制元數據、四性檢測、歸檔接口等方面的技術規范，保障電子文件的真實、完整、可用和安全。

（5）嚴建設，把關建設過程和質量。建設內容包含基礎設施建設、數字資源建設和系統功能建設，嚴格按照規劃設計，根據建設目標，逐級、逐項分解建設任務，確保數字檔案館（室）建設有序開展。建設過程嚴格把關建設進度、質量、安全等要素，落實制度體系要求，定期總結建設過程中遇到的問題和難點，確保項目順利建設。

總之，企業集團檔案管理面臨著諸多挑戰和機遇，應通過企業集團數字檔案館建設，不斷加強數智化轉型，實現精準管理和全面利用。下一步，河南投資集團將重點聚焦試點項目驗收及智能館庫建設，打造全省數字檔案館建設試點觀摩基地，樹立數字檔案建設“河南樣板”，為數字河南建設做出積極貢獻，推動檔案事業再上新臺階。

*本文系河南省檔案局科技項目《投資型集團數字檔案館（室）建設模式研究》（項目編號：2022-X-021）的階段性研究成果。

參考文獻：

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[3]國家檔案局辦公室關于印發《企業集團數字檔案館（室）建設第一批試點單位名單》的通知[EB/OL].[2023-04-19].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202206/b8bbe7ad2a8f466b890c6d20051a7656.shtml.

[4]河南投資集團[EB/OL].[2023-04-19].https：//www.hnic.com.cn/about/jtgk/.

[5]國家檔案局辦公室.《國家檔案局辦公室關于開展企業集團數字檔案館（室）建設試點工作的通知》（檔辦函〔2021〕304號）[Z].

[6]楊艷.企業集團數字檔案館建設策略研究[J].中國檔案，2013（04）：62-63.

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[8]王可欣，牛力.面向“十四五”的新一代數字檔案館建設路徑及趨勢分析[J].檔案管理，2022（04）：34-36.

[9]徐蓬，張春燕.能源企業集團數字檔案館建設初探[J].中國檔案，2023（03）：46-47.

[10]王強，高強，郭暉.數字時代企業集團數字檔案館建設實踐[J].中國檔案，2022（06）：54-55.

（作者單位：河南投資集團有限公司 周平，碩士，高級經濟師，副研究官員；陳笑天，學士，助理館員 來稿日期：2023-04-20）