國有煤炭企業物資采購成本管理與控制

郭肖童

摘要：物資采購是國有煤炭企業的一項重點工作，直接影響著企業生產經營活動是否可以順利開展，同時，物資采購需要花費大量的資金，加強物資采購成本管控，是國有煤炭企業實現降本增效、提高競爭力的有效策略。文章主要對兩個方面的內容進行了分析與探討，其一是國有煤炭企業物資采購成本管控中存在的問題，其二是國有煤炭企業物資采購成本管理與控制的有效策略。希望文章可以為國有煤炭企業物資采購工作提供有價值的參考依據。

關鍵詞：國有煤炭企業；物資采購；成本管理；成本控制；國有企業

物資采購成本管理與控制指的是，根據企業生產經營狀況，科學制定一定時間內物資采購的成本管控目標，并對影響物資采購成本的因素進行全面分析，在此基礎上，采取一系列合理的、有效的管控措施，以實現物資采購成本的降低。國有煤炭企業是我國能源型支柱行業中的重要組成部分，在各行各業蓬勃發展的今天，國有煤炭企業面臨的市場競爭日趨激烈，加強物資采購成本管理與控制，降低物資采購成本，對于保障國有煤炭企業的健康發展有著重要的意義。

一、國有煤炭企業物資采購成本管控中存在的問題

（一）物資采購風險較多

基于國有煤炭企業的特殊性，其在實際開展物資采購工作的時候，面臨著諸多風險隱患。首先，國有煤炭企業的生產環境比較惡劣。煤炭開采主要場所是在礦井下，環境復雜程度較高、作業環境惡劣、技術難度較大。同時，經過幾十年、上百年的開采，我國大多數煤礦的礦井深度、開采難度日益增加，且存在著大量的采空區，危險系數較大。基于惡劣的生產條件，煤炭企業需要采購的物資種類、數量越來越多，這就增加了物資采購風險。其次，國有煤炭企業通常缺乏物資采購風險防范意識與能力。對實際情況進行調查發現，目前我國很多煤炭企業并未設立專門的物資采購風險管理機構，從而無法實現對物資采購風險的有效防控。一些企業雖然設立了風險管理委員會，但缺乏專業的風險管理人員，往往是由各部門負責人兼任。企業內部缺乏專業的物資采購風險管控人員，未系統化地開展物資采購風險分析，對物資采購風險的防范意識與能力較差。最后，國有煤炭企業尚未建立物資采購風險預警機制。為了實現對物資采購風險的有效防范，應建立風險預警機制。目前，國有煤炭企業建立的風險預警機制主要是針對財務風險、法律風險等，但未結合企業實際情況，建立專門的物資采購風險預警機制，將不同風險混為一談，無法實現對各種風險的有效防控。同時，對企業現有的風險預警機制進行分析發現，只是簡單地將風險劃分為不同的等級，如用紅色代表危機響應、用橙色代表風險預警、用綠色代表安全，但并未設置相應的“預警值”，也就是預警信息閾值，評估是否存在風險的時候依賴于主觀經驗，不夠科學、準確。

（二）物資采購方式落后

目前，國有煤炭企業的物資采購方式具有一定的落后性，影響著物資采購成本。科技日新月異的當今時代背景下，各種先進技術如大數據、物聯網、云計算等已經得到了廣泛應用，為現代化企業的高效化運作提供了有效的技術支撐。依托各種先進的技術，企業可以高效開展各項工作，但現如今依然有一些國有煤炭企業未實現對各種先進技術的高效化應用，依然采取傳統工作方式，影響著企業的運行效率。在開展物資采購工作的時候，國有煤炭企業采購部門也沒有充分利用信息系統，采購方案不夠合理，導致物資采購工作效率不高，增加了物資采購成本。同時，信息化時代背景下，一些企業在招標采購的時候雖然應用了互聯網技術，但是只是在電子采購交易平臺上發布相關招標公告與文件，依然在線下開展開評標等工作，未真正實現全流程電子化采購。此外，市場化背景下，各種物料的價格時刻發生著改變，這就需要國有煤炭企業采購部門及時通過網絡渠道，對市場價格變化情況進行動態化監測，并根據結果及時調整采購方案，才能避免物資采購成本的增加。

（三）物資采購流程不規范

物資采購流程不規范是很多國有煤炭企業存在的問題，具體體現在：首先，國有煤炭企業的物資采購范圍相對較廣，在實際開展物資采購工作的過程中，應加強對采購過程的管控，尤其是執行與監督。部分國有煤炭企業缺乏對物資采購過程的監管，導致物資采購過程中存在著各種各樣的問題，使得采購產品質量無法得到有效保障、物資采購成本較高。其次，國有煤炭企業的物資采購流程不夠合理，為確保物資采購的效率與效果、控制物資采購成本，國有煤炭企業在物資采購工作中應執行標準化流程，也就是按照企業的物資采購制度、物資采購計劃開展招投標采購工作。但實踐中，一些國有煤炭企業未結合自身實際情況制定科學的物資采購制度、物資采購計劃，使得物資采購流程混亂，從而勢必會影響物資采購效率與物資采購成本。

（四）物資采購管理不到位

對于現代化企業來說，物資采購管理是其物資采購工作中不可缺少的一部分，有效的物資采購管理，有利于提高物資采購效率與質量，也有利于控制物資采購成本。國有煤炭企業長時間采取的是粗放型的物資采購管理模式，管理效率與質量一直不高，同時與市場脫節，導致物資采購成本居高不下，不利于國有煤炭企業的降本增效。分析這一問題的原因，主要包括下述兩方面：第一，國有煤炭企業物資采購管理制度不完善。目前，國有煤炭企業尚未針對物資采購管理工作建立相應的、完善的制度體系，沒有在物資管理中有機融入精細化管理的理念，各環節的管理崗位責任、管理工作內容不明確。例如，針對物資采購，沒有制定詳細的物資采購計劃；針對物資倉儲管理，缺乏倉儲管理計劃。由于缺乏標準化的物資采購管理制度，導致物資采購管理無章可循，增加了物資采購成本。第二，物資采購管理理念落后。為實現對物資采購成本的有效控制，國有煤炭企業在完成物資采購工作后，應做好庫存管理工作。一方面，從本質上來說，這些外購物資是國有煤炭企業的資產，若是保存不當導致物資遭受損壞，則會直接給國有煤炭企業帶來經濟損失；另一方面，如果無法對物資進行有效管理，則可能導致物料積壓現象的發生，給企業成本核算工作帶來一定的困難，進而影響企業生產成本。

二、國有煤炭企業物資采購成本管理與控制的有效策略

（一）加強物資采購風險管控

1. 物資采購風險評估

對物資采購風險進行有效評估，是防范物資采購風險、降低物資采購成本的基礎性工作。對國有煤炭企業的現狀進行調查發現，其在物資采購風險評估方面，主要采取的是感性主觀描述，評估方法單一，無法對風險事件發生概率、物資采購風險的破壞程度等進行準確判斷。為此，國有煤炭企業應加快對物資采購風險評估方法的研究。目前比較常用的、應用效果較好的風險評估方法主要包括以下幾種：

第一，故障樹分析法。這種風險評估方法主要是根據經營流程，從最初目標入手，對各環節可能存在的影響因素進行逐步分析，從而形成“風險樹”，以辨識風險因素。“風險樹”主要包括四個部分，即采購目標、風險節點、流程枝以及“樹梢”，其中，“樹梢”代表的是由采購目標引發的各種風險及其發生的可能性，流程枝指的是連接風險節點與采購目標的“樹枝”。故障樹分析法的優點是比較形象，在物資采購風險評估中應用該種方法，可以直觀地發現物資采購流程中的風險，并能估算風險的破壞程度、影響風險的因素，從而能夠實現對物資采購風險的科學評價。

第二，德爾菲法。這種風險評估方法也被稱作專家調查法，其主要是成立一個預測機構，該機構成員是企業管理層，包括預測組織者以及多個專家，工作流程為整理、歸納、統計、匿名反饋給各專家，從而做到征詢專家意見，直至得到一致意見的預測方法。國有煤炭企業可以在物資采購風險評估中應用德爾菲法，通過成立專家團隊，來對影響物資采購風險的要素進行全面分析，最終獲得評估結果。

2. 物資采購風險預警方法

國有煤炭企業在實際開展物資采購工作的時候，由于物資種類多、數量大、需要占用非常多的資金，如果發生物資采購風險，則會帶來巨大的損失。而實現對物資采購風險的有效預防，是控制物資采購成本的關鍵。為了有效預防物資采購風險，國有煤炭企業應積極應用有效的風險預警方法，也就是采取相應的管理手段，在風險出現以前，準確判斷風險，并向管理層做出預警，在收到預警之后，企業可以及時采取對物資采購方案進行調整的方法，來規避物資采購風險。充分考慮國有煤炭企業的實際情況，可采取的物資采購風險預警方法如下：

第一，關鍵指標管理法。該種方法指的是，對引起風險事件發生的關鍵成因指標進行管理。國有煤炭企業在實際開展物資采購工作的時候，可根據當期財務報表，使用德爾菲法，對用于評估物資采購風險的財務指標進行篩選，同時確定風險預警值，即風險即將發生的臨界點。

第二，預警指標的選定原則。首先，動態性。對物資采購風險預警的監測，應始終處于動態的管理過程中，同時結合企業內外部環境變化情況，對風險預警指標、風險預警值進行及時調整。其次，有效性。選定的財務指標，必須能夠突出物資采購活動對財務指標變動的影響，以便于企業管理層可以迅速鎖定影響采購風險的關鍵要素；最后，全面性。選定的財務指標，必須可以覆蓋物資采購各方面，以實現對物資采購全流程的有效保護。

第三，預警方法工作流程。在確定物資采購風險的“關鍵指標”后，國有煤炭企業可以在填完一期財務報表之后，對這些“關鍵指標”在當期是否存在需要預警的情況進行評估，并分析原因。例如，國有煤炭企業在開展物資采購工作后，可在每月月末編制的財務報表中對所選定的關鍵財務指標進行計算，將計算結果與風險預警值進行比較，判斷是否需要做出預警；如果發出警報，則企業管理層應根據企業物資采購的實際情況，分析物資采購風險發生的原因，并以此為根據，對物資采購策略進行及時調整，從而有效規避物資采購風險。

（二）創新物資采購方式

創新物資采購方式是控制物資采購成本的有效措施之一。現階段，我國諸多現代化企業在物資采購方面采取了集中采購方式，即成立招標采購部門，制作集中采購目錄，該目錄中包括需要集中采購的服務、工程以及貨物等，然后采取招標形式進行集中采購。國有煤炭企業在實際開展物資采購工作的時候，可以統計各部門所需要的物資，再進行集中采購，借助規模上的優勢，爭取利益的最大化，從而實現物資采購成本的降低。

國有煤炭企業物資采購工作中，集中采購方式有著諸多優點，主要體現在下述幾個方面：第一，采取集中采購方式的情況下，企業在商業談判中有了更多的籌碼，可以實現談判成功率的提高，同時將物資采購政策、物資采購方式統一起來，可以提高兩者的規范性，統合安排企業對物資的供需要求，實現按需購買，有利于減少資源浪費。第二，集中采購方式下，企業可以將對供應商的選擇、對貨物的驗收兩項工作區分開來，有利于減少腐敗現象的出現。第三，集中采購方式下，企業采購功能也更加集中，可以促使采購人員專業化水平的不斷提升，同時，集中采購還有利于提升物資采購效率、降低物資采購成本。

三、改進物資采購流程

（一）結合企業實情，優化采購流程

物料采購成本在一定程度上受到物料采購過程的影響。實現對物資采購流程的改進與優化，是降低物資采購成本的有效策略。規范化的、科學合理的物資采購流程，可以助力國有煤炭企業物資采購成本的降低，也有利于實現資源優化配置，在保障企業良性發展方面發揮著重要的作用。在對物資采購流程進行改進的時候，應結合企業實際情況，將不必要的環節去除，以實現物資采購流程的簡化，提高物資采購效率。

（二）建立采購系統，優化采購流程

當今時代是一個科技高度發達的時代，各種先進技術在各行各業得到了廣泛應用，為推動產業升級、行業轉型作出了重要貢獻。在諸多科技中，信息技術的地位舉足輕重，其改變了人們的生產、生活方式。國有煤炭企業發展過程中，應加強對信息技術的應用，建立物資采購系統，將其與傳統物資采購方式有機結合起來，實現網絡采購，提高物資采購的透明度。與此同時，應制定合理的物資采購流程以及詳細的物資采購計劃。在實際開展物資采購工作的過程中，應加強對物資質量的檢查，杜絕采購不合格產品。國有煤炭企業應與供應商建立友好合作關系，以實現物資采購成本的降低。

（三）明確職責分工，加強流程管控

國有煤炭企業在實際開展物資采購工作的時候，應根據企業相關制度，明確各部門、人員的具體職責、工作內容以及工作標準，并要加強對物資采購流程的管控。國有煤炭企業可以采取質量保證金的模式，以實現對供應商供貨行為的約束與限制，供應商如果出現重大問題，便要按照企業規定進行處理。國有煤炭企業物資采購工作中，針對物資采購訂單，應采取動態化管理，根據生產周期、運輸流程等因素，對物資采購進度進行合理控制。具體來說，下訂單前，供應商、物資使用部門以及物資采購部門三方碰頭，確定交貨時間；要求供應商在發貨的時候通知物資使用部門以及物資采購部門，對物流與運輸過程進行跟蹤，如果由于各種原因導致延誤，供應商也要提前通知，并根據合同規定進行處理。

四、強化物資采購管理

（一）建立完善的物資采購管理體制

對于國有煤炭企業來說，為確保物資采購管理工作的順利開展，應制定科學合理的物資采購管理體制，從而使物資采購管理工作有章可循。在實踐中，國有煤炭企業領導與管理層，應提高對制度建設的重視，堅持用制度管權、管事、管人，通過合理的制度，確保物資采購的公正性、公開性、公平性，切實做到“陽光采購”。應設立專門的監督部門，全過程監督物資采購工作以及采購人員的行為，確保物資采購工作的合法性、合規性。此外，國有煤炭企業還要加強對物資采購人員的培訓，提高物資采購人員的成本控制意識，借助專業人才優勢，有效控制物資采購成本。

（二）建立ERP管理平臺

信息技術已經得到普及應用的當今時代背景下，國有煤炭企業應加快物資采購工作的信息化改造，建立物資采購信息管理平臺，以促進物資采購效率的提高、物資采購成本的降低。國有煤炭企業在開展信息化改造的時候，可以借助ERP軟件，建立ERP采購信息數據共享平臺，實現企業各部門相關信息數據的共享，以便于對物資采購開展全流程管理，包括編制物資采購計劃、簽訂物資采購合同、實際采購、物資到貨、物資倉儲、物資結算等環節，切實做到閉環管理。建立ERP采購信息數據共享平臺之后，國有煤炭企業可以通過招標，擇優選擇供貨商，經過合理的工作籌劃，提升物資采購質量。除此之外，借助ERP采購信息數據共享平臺，可以做到在線跟蹤物資采購訂單、網上交付確認、線上查詢合同執行情況、網上對賬等，還可以幫助國有煤炭企業實現“大”庫存管理，對原本分散的資源進行集中調配，有利于實現企業資源的優化配置。

（三）加強供應商管理

針對合作的供應商，國有煤炭企業應做好相關管理工作，盡量爭取更大的優惠，從而實現企業物資采購成本的降低。國有煤炭企業可以通過建立激勵機制，來與供應商形成良好的合作關系。例如，在與供應商合作期間，國有煤炭企業可以采取相應的措施對供應商進行評價，對于產品質量、服務較好的供應商，應優先合作；對于長期供應商，可采取更靈活的付款方式。信息時代背景下，大數據得到了廣泛應用，國有煤炭企業可以利用大數據技術，建立供應商信息網，其中包括對供應商的評價體系，從而更好地管理物資采購信息，也方便企業擇優選擇供應商。現如今，國有煤炭企業在物資采購中越來越注重集中采購模式，基于此，可以采取供應鏈管理模式，即與供應商建立長期友好合作關系，這樣的情況下，國有煤炭企業便有了相對穩定的供貨渠道，有利于幫助企業減少不必要的成本支出。

（四）加強物資儲備管理

加強物資儲備管理也是降低物資采購成本的有效策略之一。信息化時代背景下，國有煤炭企業可以積極應用信息技術，對相關數據進行廣泛收集，實時、有效地監督物資使用狀況，針對同一類物資進行編碼，以便開展標準化管理。針對物資采購管理方式，國有煤炭企業可以應用信息技術，實行虛擬庫存，實際庫存則是掌握在供應商手里。一般情況下，國有煤炭企業的物資采購是按需購買、定期結算，這種物資采購方式可以避免物資的積壓，也有利于減少物資存儲的費用，有利于幫助國有煤炭企業實現降本增效。

五、結語

綜上所述，對物資采購成本進行有效管理與控制，是國有煤炭企業實現生產成本降低、經濟效益提升的重要舉措之一。但目前，國有煤炭企業在物資采購成本管控方面還存在著諸多問題，如物資采購風險較多、物資采購方式落后、物資采購流程不規范、物資采購管理不到位等。面對這樣的情況，國有煤炭企業應從加強物資采購風險管控、創新物資采購方式、改進物資采購流程、強化物資采購管理等方面入手，加強對物資采購成本的管理與控制，通過降低物資采購成本，達到提高整體效益的目的。與此同時，在科技迅速發展的當下，國有煤炭企業在實際開展物資采購成本管控工作的時候，應積極應用各種先進的技術，如信息技術、大數據等，以提升物資采購成本管控水平。

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（作者單位：山西焦煤公共事業發展分公司）