數字化時代高校電子發票報銷管理模式探究

馬惠媚

摘 要：隨著全社會信息技術的發展，很多原始會計憑證實現了電子化，增值稅電子普通發票、全數字化電子發票、財政非稅電子票據、銀行電子回單等電子票據的推廣應用可以提高會計處理的工作效率，降低單位經營成本，節約社會資源，但也存在著接收、查驗、入賬、歸檔難等問題。文章以Z大學參與電子發票電子化報銷入賬歸檔試點實踐經驗，探討電子發票電子化報銷管理模式及其實現路徑，解決電子發票報銷“卡脖子”問題。

關鍵詞：電子發票 電子化報銷 高校 歸檔管理

中圖分類號：F233文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）09-068-02

近年來，隨著數字經濟的高速發展、新興技術的日益成熟以及綠色發展理念的逐漸普及，紙質發票低效率、高成本等弊端日漸暴露，電子發票應運而生。在社會呼喚和政策力推的共同作用下，發票電子化改革不斷推進，增值稅電子發票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單、全面數字化的電子發票等日漸興起。隨著電子發票在各行各業得到廣泛應用，對發票的電子化管理也提出了更高的要求，給財務報銷管理帶來了新的困難和挑戰。

自2019年起，國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局（以下簡稱“四部門”）先后分三批選定近600家單位開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作。2023年2月，財政部發布《關于聯合開展電子憑證會計數據標準深化試點工作的通知（征求意見稿）》，將試點票種范圍擴大到增值稅電子普通發票、增值稅電子專用發票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單、銀行電子對賬單、全面數字化的電子發票等，為電子發票全流程電子化管理探索行之有效的推廣方案。高校作為電子發票改革的重要領域，研究建構電子發票電子化報銷管理模式尤為必要和迫切。筆者所在的Z大學參與了2021年廣西壯族自治區增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔試點工作，并通過了試點單位驗收，2023年進一步參與電子憑證會計數據標準深化試點工作?；谝陨媳尘埃疚囊訸大學為例，探討高校電子發票電子化報銷管理模式。

一、電子發票報銷管理痛點分析

電子發票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的以數據電文為載體的收付款憑證[1]。與傳統紙質票據相比，電子發票主要特點在于無紙化和自動化，各環節都可由信息系統完成，具有低耗能、易保存、易查詢等諸多優點，但在實際應用中也存在真偽鑒定、重復報銷、歸檔保存等管理難題。

（一）真偽鑒別難，報銷流程冗繁

《財政部、國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）要求“接收的電子會計憑證經查驗合法、真實”[2]，電子發票的報銷需要查驗真偽。由于各高校信息化程度普遍不高，未能與國家稅務局、財政部發票查驗平臺互連，無法實時查驗，需要手工輸入發票代碼等5要素進行驗真，信息錄入繁瑣，查驗平臺不統一，增值稅發票和財政電子票據需要登陸不同平臺核查，師生操作不順暢，填報過程耗費大量時間和精力，加劇“報賬難”“報賬繁”，師生報銷體驗差。

（二）入賬審核難，存在報銷管控風險

當前電子發票種類眾多，標準不統一，打印出來的格式五花八門，財務人員需要甄別、界定哪種電子票據是合法有效的，加重了接收處理負擔。同時，電子發票以數據形式存在，可重復打印使用，由于信息系統未健全，大部分高校電子發票管控主要依靠人工，由財務人員通過掃描或拍照上傳等方式將每張電子發票錄入財務管理系統，防止重復報銷，掃碼錄入工作量大且無法避免人工操作疏漏的弊端。此外，打印的電子發票容易通過PS等工具進行修改，人工審核難以辨別，存在虛假發票及重復報賬風險。

（三）歸檔管理難，信息無效沉淀

根據財會〔2020〕6號“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”[2]，對電子憑證歸檔管理提出了更高的要求。當前高校大多以電子發票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據，由經辦人或安排專人逐張打印，連同其他原始憑證附于記賬憑證后裝訂歸檔，實行電子和紙質“雙套制”歸檔模式，這種歸檔保存方式，將電子發票的數據固化于紙上，無法輸出電子會計憑證及其元數據，導致發票信息無效沉淀，不利于開展大數據分析，同時，對電子發票等會計檔案的查閱主要依靠線下查詢模式，耗時費力，未能實現電子發票的優勢，與國家推行電子發票的初衷相悖。

二、Z大學電子發票電子化報銷管理模式

（一）Z大學基本情況

Z大學是國家中西部基礎能力建設高校及國家中醫藥管理局與廣西壯族自治區共建高校。學校以中醫藥學科為主，醫理工管多學科協同，產學研醫結合突出，民族醫藥特色鮮明，對外交流合作優勢明顯。學校包括2個校區，設有16個學院，3個直屬公共教學部，有3所直屬附屬醫院。實行“統一領導，集中核算、分級管理”的財務管理體制，2018年起，學校對財務管理信息系統進了全面升級，實行網上報銷、審批，經辦人員網上填寫報銷單，經線上流轉審批后，打印報銷單，附上發票等相關報銷附件投遞至各投遞點，如屬電子發票，需要打印發票紙質件以及發票驗真結果截圖，填寫電子發票報銷承諾書，財務處安排專人接收投遞單據并安排審核處理，將電子發票掃碼錄入核算系統保存，有問題退單再通知相關人員到財務處領取整改，這種報銷管理模式有效解決了師生報賬排隊難的問題，一定程度提升了財務管理水平。但隨著電子發票的深入推廣應用，學校日常報銷中涉及的電子發票種類日益增加，數量不斷攀升，如2022年已接收18357張，前述電子發票驗真、入賬審核、歸檔保存等難題日益凸顯，極大影響了財務工作效率。

（二）整體解決方案

為解決發票管理中存在的痛點問題，規范電子發票報銷、歸檔的業務流程和日常管理，Z大學根據國家關于電子憑證管理的有關規范和要求，結合學校實際業務開展需要，以原有網上報銷和核算模式為基礎，建立以網上報銷、影像系統、核算系統、會計檔案電子管理系統為依托，通過系統集成，將電子發票采集、報銷管控、銀企直連支付、憑證歸檔管理等功能有機串聯，構建電子票據歸集、報銷、入賬、歸檔全流程在線電子化能力，提高電子票據管理效率和質量。

（三）電子發票歸集、報銷、入賬、歸檔具體做法

1.電子發票歸集流程。建立票據影像系統歸集票據數據，可以通過多種方式（平臺直聯獲取發票、郵箱獲取、短信獲取、文件導入等）獲取發票并進行驗簽、查驗和查重，提取結構化數據進行解析，形成單位發票臺賬和個人發票夾完成票據采集。為提高師生報銷的便捷性，將票據影像系統功能嵌入網上報銷系統，報賬人員可將電子發票PDF或OFD等版式文件直接上傳至網上報銷系統完成電子發票的歸集。

2.電子發票報銷流程。報賬人按照原流程通過網上報銷系統選擇對應經費和業務版塊開始制單，填寫基本信息、報銷內容后，上傳電子發票等相關票據及附件，系統自動進行發票驗真查重，并根據內置的報銷管控規則自動進行費用范圍、報銷標準、預算額度等校驗，經校驗合格的電子發票才能進入下一階段的審批環節，審批通過后生成網上報銷確認單提交進行財務處理。

3.電子發票入賬流程。財務人員在核算系統掃碼接單后，可直接獲取報銷單對應發票及附件影像信息，審核無誤后，核算系統自動采集網報單摘要信息，依據預置的核算規則，自動生成會計憑證，支付信息自動傳遞至資金管理模塊，出納通過銀企直聯進行快捷支付，支付成功后自動獲取電子憑證銀行回單并自動匹配業務單據及發票。通過網上報銷系統、票據影像系統以及核算系統相互對接融合，完成票據的智能入賬，自動關聯、回寫相應的影像、憑證號、銀行回單等信息。

4.電子發票歸檔流程。通過系統集成，會計檔案電子管理系統自動采集核算系統和影像系統產生的憑證資料，將電子憑證元文件，入賬信息結構化數據文件、記賬憑證、報銷單、銀行回單等信息進行歸檔資料收集，檔案管理員也可以手動添加紙質發票、合同文件掃描件等其他需要歸檔的會計資料，系統對取得的數據進行真實性、完整性、可用性、安全性四性檢測，檢測通過后進行分類組裝檔案元數據及其附件文件，同時加密數據信息，并進行板式文件格式轉換、完成組卷歸檔。檔案管理員根據實物歸檔情況填寫案卷號、案卷題名、冊號等信息，保持電子檔案和學?，F有實物歸檔流程一致。實物附件可在系統“實物歸檔信息”處查看實物資料信息條形碼，可打印該條形碼粘貼到實物資料上，后續掃描該條形碼快速調閱電子檔案文件信息，從而滿足電子檔案與實物檔案互為參照的要求。

（四）電子化報銷管理成效

通過電子發票電子化報銷試點工作，Z大學進一步梳理了報銷管控流程，新增影像系統和會計檔案電子管理系統，對原有的網上報銷、會計核算、銀校互聯等系統進行了升級，解決了電子發票報銷管理痛點難點問題，取得了很好的成效。一是票據歸集更加高效，報銷單填寫時間大幅縮減，提高了師生服務體驗。二是系統運營更智慧，發票自動驗偽和查重，提高財務審核入賬、歸檔保存工作效率，減少發票管理風險。三是憑證以電子形式保存，節約紙張使用量、打印機損耗等人力和物耗成本，隨著電子發票接收量的增長，節約成本的倍增效益更加凸顯。四是信息傳遞更快速，學?？赏ㄟ^歸集整合發票相關數據，開展財務分析和風險防范管理，提高財務信息決策支持能力。

三、對電子發票報銷管理的思考

（一）推進電子發票業財一體化

電子發票的采集、接收、入賬、歸檔應與高校網上報銷、會計核算、檔案管理等業務系統有機融合，實現電子票據業務流和財務流的全鏈路打通。在電子發票開具后，通過平臺直聯、郵箱、短信等實時推送報銷系統，自動進行發票查重驗真、發票抬頭核驗、敏感內容預警等，核驗通過后展開后續報銷、入賬、歸檔流轉。同一類業務，電子發票和紙質發票，從費用標準、附件要求、憑證規則等在財務系統中按統一標準進行管控，通過電子化流轉、智能化制證、自動化歸檔，提升業務與財務一體化融合水平，提高會計信息質量和財務工作效率。

（二）推進會計檔案全面電子化歸檔

當前，高校接收的電子發票相對較少，還存在著大量的紙質發票、自制憑證、合同等紙質檔案，會計檔案主要以紙質件裝訂歸檔，內外部檢查審計查閱會計檔案時，需要耗費大量人力和時間。為提高工作質效，一方面，可研究制定內部自制原始憑證數據標準，推進學宿費上繳、科研項目立項、獎助學金發放、薪酬勞務發放、內部轉賬等自制憑證電子化報銷、入賬、歸檔;另一方面，可以按會計檔案信息化管理規范要求，將紙質發票、外部通知文件等附件材料集中掃描上傳至會計檔案電子化管理系統，逐步推進會計檔案全面電子化管理，實現高效便捷的電子化查閱和管理，為數字化管理決策奠定堅實的基礎。

（三）推動會計人員向管理者轉型

電子化票據是數字化時代發展的成果，在推進電子發票電子化報銷管理的過程中，能夠推動網上報銷、會計核算、檔案管理等系統有機串聯，實現財務信息數字化，審核控制自動化，流程管理規范化，帶動財務工作質效的加速提升和全面變革。高校應緊跟時代發展，加強會計信息化人才隊伍建設，推動會計人員由傳統的核算會計向管理會計轉型，更多地投入職能拓展、流程優化、數據挖掘等工作，以信息化為抓手，全面提升高校財務管理數字化和智能化水平。

參考文獻：

[1] 國家檔案局辦公室，財政部辦公廳，商務部辦公廳，國家稅務總局辦公廳.國家檔案局辦公室 財政部辦公廳商務部辦公廳國家稅務總局辦公廳關于印發《電子發票全流程電子化管理指南》的通知[S].北京：2023.

[2] 財務部，國家檔案局.財會〔2020〕6號.財政部、國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知[S].北京：2020.

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