合同生命周期管理在企業管理中的重要性

薛文暉

摘 要：合同是企業經營活動的源頭，能否把好合同全生命周期管理關，直接決定著企業的經營成敗和未來發展，但在全球經濟一體化進程加快，市場競爭愈加激烈的環境下，現代化企業的合同管理仍存在著諸多問題，唯有及時優化、解決這些問題，才能更加精準地防范風險，實現企業長遠穩定發展。文章針對某公司在主營業務合同管理中發現和存在的問題進行探討。

關鍵詞：合同管理 生命周期 風險防范

中圖分類號：F270文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）09-288-03

一、合同全過程管理

合同全過程管理，即從業務洽談、合同草擬、合同簽訂、生效開始，直到合同終結為止，不僅要把好合同簽訂前的管理關，更要重視簽訂后合同的風險管控、執行過程、履約率等動態管理，特別要時刻關注掌握行業環境、對方經營環境、法律法規等對本公司的不利因素，以便于及時對合同提出修改、補充或終止等措施，降低企業的經濟損失。

二、合同管理在企業經營中的意義

合同是企業與相關法人、自然人或者其他組織之間設立的權利和義務，它起到約束雙方交易行為，維護市場經濟秩序的重要作用，因此，加強合同管理，既是企業內部管理控制的主要手段，也是企業規避經營風險，維護合法權益，提高企業經營管理成效的重要保證[1]。

（一）預防和降低企業法律風險

企業在持續經營中會不時面臨各種法律風險和挑戰，不正當競爭、誠信經營危機等引起的法律訴訟、仲裁、行政處罰，進而造成企業經營、信譽、經濟、社會形象等方方面面受損，嚴肅的合同全生命周期管理，不僅能從合同洽談、簽訂時進行法律風險識別、風險控制，亦能在合同執行過程中發現執行環節的偏差，及時有效地預防法律風險的發生[2]。

（二）防范財務風險，降低企業經營成本

企業經營成本控制的有效性，一方面取決于企業內部各項管理是否合理，另一方面取決于采供、銷售、用戶及資金調度和運用多個環節的有效銜接，合同是企業經營活動的命脈，是企業材料采購、生產計劃安排、設備選擇、人員安排等人、機、料、法、環的調配依據，是企業生產經營活動各環節銜接，互相制衡的主要動因，合同管理始終貫穿于企業一系列活動的全過程，有效的合同管理，不僅能協調企業內外部各方關系，有效監控并規避財務風險，提高資金周轉和使用效率，而且能保證合同交易的正常進行，提高經營管理水平，降低企業經營成本[3]。

（三）維護企業信譽，規范市場秩序

企業信譽，是企業的品牌價值，是企業在多年的市場競爭中被廣泛認可的企業綜合形象，維護良好的企業信譽，可以幫助企業在市場中獲得更多的競爭機會，是企業發展壯大的助推器。企業要想在市場中獲得認可，最直觀的外在形象則來源于企業歷年合同的履約率，企業合同中產品的質量、性能、品牌、客戶滿意度，售后服務反饋評價率，行業認可度等等，高效的合同全生命周期管理，在提升企業信譽等級的同時，亦能良好有序地規范市場秩序。

（四）穩健公司運營環境

穩健的運營環境，是企業可持續發展的重要前提，有效的合同全生命周期的時實監控管理，能規避企業財務、法律等各類風險，適時發現合同執行過程中的偏離及各項管理漏洞，及時止損，扭虧為盈，最終幫助企業實現利潤最大化，為穩健的經營環境奠定基礎。

三、合同管理存在的主要問題

（一）管理制度不健全、執行落實不到位

沒有認識到合同管理是企業不可或缺的重要組織部分，公司沒有建立起完善的合同管理機構，缺乏嚴謹健全的合同管理制度，在部門間職責劃分方面模糊，導致相關人員未能盡到管理職責，未能做到事事有人管、人人有專責，長期以往，造成了你管我管都不管推卸式的工作局面。

（二）合同文本條款不規范、要素缺失

合同文字組織不夠嚴謹，在合同解讀及執行過程中容易發生歧義和誤導；合同條款不完整，缺少買賣雙方容易忽略的細節性條款，例如：合同標的物的裝卸等細節問題；合同條款中刻意減弱或模糊對違約責任的描述或以保護合同某一方利益為前提的條款缺失，在出現違約情況時導致職責不明、違約責任不清；合同簽訂主體、合同洽談人、合同簽訂人的資格和代理權過期或無效，形成無法律約束的無效合同；合同簽約日期與合同交貨期不符合常規，導致合同不能實現按期履約；在合同簽名、蓋章前，當事人一方已經履行主要義務，對方不接受時造成的無效風險合同[4-5]。應變更的合同僅以口頭形式通知，未及時形成有效的書面變更。

（三）合同審核約束力不夠

合同審核雖制定了一標一議，客戶信用分級審批、重大評議審批等管理辦法，但管理制度的重要性未能宣貫到每個經辦人或負責人，或隨著管理制度下發的時間推移，管理要求、流程環節已被淡忘，導致合同審批過程逐漸流于形式，實質性的評議審批、會簽僅留停于書面，相互就合同中的某個條款可行性的評議逐漸弱化。或因搶奪訂單，未按公司合同評審管理制度進行合同評議便簽訂了合同，致使合同審核失去約束力，形成風險合同。圖1為某公司2021年風險合同時點情況。

（四）全生命周期管理受限

合同管理過程中把重心放在了合同洽談、簽訂的管理上，忽略了合同執行過程中的動態管理。公司合同管理過程中，未針對某份合同設定總負責人，往往是各職能部門各司其職，銷售部門負責業務洽談、合同簽訂、技術部門負責產品設計，技術參數確定、生產計劃負責合同排產，任務下達，生產部門負責原材料采購、生產組織等直至發貨、合同終結，各職能管理部門分別負責歸口管理工作，對于合同在執行過程中遇到的交叉問題，未能站在全局的高度加強協調，合同執行過程中的橫向、縱向協作、銜接、工作落實效率不高，直接降低了合同履約率。

案例：國能某股份有限公司與A公司于2021年8月19日簽訂了一份金額為1952萬元的合同，合同標的物為A公司自主生產的相關型號的設備4臺，交貨日期為合同簽訂日后的3個月內。合同條款第十三條，違約責任：合同超期交貨，A公司所交付的產品每逾期到貨一天，按合同總金額的3‰計算違約金，直至合同總額扣除完畢。A公司自主生產的4臺設備實際交貨期分別為2021.11.18（1臺）與2021.11.30（3臺），延期交貨11天，根據合同條款，A公司需承擔相應的違約責任。評析：該合同從簽訂至交貨周期為3個月，A公司歷年來自主產品的生產周期平均為2個月左右，即A公司完全有能力在合同規定的時間內完成產品交付，但卻未能按期履約該合同中的交貨約定，原因有：A公司與國能某股份有限公司簽訂的該份合同，合同中約定的交貨期，未能在公司相關管理工具或某些重要會議時準確及時預警或引起足夠重視，導致上下信息不對稱。A公司在訂單生產優先級別確定環節未能根據原始準確的合同條款要求設置。A公司在生產組織、原材料及物料配套方面滯后，生產組織中的某些環節的協作、銜接、或是調度指令等方面均偏離了合同要求，直接導致了違約經濟損失。

（五）合同管理工具傳統

合同管理采用的是由專人使用簡單的Word、ExceL錄入，其數據格式不統一，合同原始信息不能準確記錄，重點要素在登錄過程中容易遺漏，存在人為統計誤差的風險，且匯總工作耗時費力，當企業需要查閱歷史合同時，查找非常不便。其次，手工合同管理缺少對合同進度、關鍵節點的預警，例如，不能及時提醒合同的簽署狀態及合同有效性，不能對合同進度，收支等進行準確計算。合同手工管理更存在被隨意篡改、丟失、損壞的安全隱患，給企業帶來經濟風險。

四、做好全生命周期合同管理的對策

（一）建立健全合同管理、審批機制

要使合同管理規范化、科學化，一是要建立健全完善的組織機構，制定切實可行的合同管理流程，明確每個部門職責，細化每個流程環節需要負責的具體工作及工作標準，建立起各部門共同參與的合同風險防范與合同管理機制。二是要督促合同管理部門定期對合同進行分析匯總，將發現的異常及問題及時形成書面報告，協調責成相關職能部門限期整改，并持續積累合同履約過程中共性問題，召開專題會討論應對措施及事前控制建議，從而使合同的簽訂、執行等均處于受控狀態[6]。同時，加大合同重要性管理的宣貫，務必讓所有涉及到合同承辦的單位和個人，均能認真履職，嚴格遵守公司合同管理制度及相關程序要求。

嚴格執行合同審議制度，加強合同隱性細節問題的評議、嚴查合同要素是否完整，對于重大或緊急合同，各部門聯合共審，從多個管理角度審視和規避合同風險，有效維護企業合法權益。

（二）規范合同文本格式

對于企業主營業務的合同，應由公司法律部門負責制定標準的合同文本格式，確定合同文本的充分必要項，并聯合合同洽談、簽訂、執行等部門共同審核修訂，避免合同文本中某項要素缺失，措詞不當等引起的糾紛及爭議，降低風險交易。此外，在與對方簽訂合同時，努力爭取合同的起草權，能在合同起草過程中充分考慮自己的利益與細節問題的把控，認真甄選有利于公司的措詞，更好地保護企業利益[7]。

（三）加強合同簽訂資質審查

在合同洽談階段，通過查閱對方營業執照、財務資料、資產情況、債務償還能力、盈運能力等情況，了解其商業信譽，通過各種途徑驗證和核實客戶所提供信息的準確性和真實性，合同金額較大時，可依法向相關行政部門核實。其次，對合同簽約人的身份進行驗證，審查其代理委托書，代理事項、授權范圍、有效期限和委托日期及以委托單位或者法人的簽名是否真實，經過審查無誤后，方可按照委托范圍，依據法律、法規規定，簽訂合同[8]。

（四）將合同簽訂的技術把關口前移

為了確保合同簽訂的準確性，合同均應附有配套的技術協議，包括對合同標的物材料型號、規格的要求、技術參數的規范、特殊配套件供方資質的要求等，將合同的審查的重點放到前期技術協議的審查上，避免在合同執行階段出現產品技術文件、產品質量及性能使用、外觀質量等方面與合同要求偏離而造成的維修、部分件返工再制作等造成的生產成本增加，履約率下降等合同風險問題。

（五）建立系統的合同管理培訓

合同管理人員業務能力的高低，直接影響著合同管理的質量，在企業的管理中，要把合同管理、相關法律法規的培訓作為一項系統性、長期性的工作納入到公司級培訓中，定期對合同洽談、簽訂、審批等相關管理人員進行專業知識培訓，通過組織各種視頻學習，專家講座，模擬實踐，小組討論等形式，提高相關人員掌握合同法律法規知識和洽談簽約技巧，提高合同管理人員的責任感。

選擇使用專業的、匹配的合同管理軟件，突破傳統管理瓶頸，把合同相關的信息都統一匯總到一個軟件平臺中，企業相關部門根據各自的權限及工作需求登錄平臺進行對應操作，改善合同數據登記錯誤、信息不完整、合同執行過程更新不及時、歸檔不規范等諸多問題，并根據需要篩選數據，自動生成分析報表，為企業經營決策提供全面而有力的數據支持。

增加合同交貨預警，在合同信息管理軟件中，根據合同簽訂要求，自動進行交貨倒計時計算，并每日推送至生產、采購、銷售等相關部門。提高合同交付及時率，統一交付及時率計算標準，交付及時率=按時交付訂單的數量/需要交付訂單的數量×100%，以每份合同交貨期為基準，定期統計并通報公司合同交付及時率，分析交付及時率低的原因并進行問題的持續改善。

（六）強化合同執行過程監督

合同簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發生，所以，對合同執行過程中進行全過程監督是十分必要的，通過實時監督管控，可以及時發現影響合同履行的原因，實時采取應對措施加以整改，防止違約發生。

合同簽訂后，即進行合同執行環節，為保證合同的整體履約率，可將合同以責任書的形式，確定某份合同總責任人，負責協調和組織處理合同從產品設計至合同結算全過程的所有動態問題，負責監督和管理合同執行過程中管理部門的各項工作到位與否，以保證合同能按時按質履行約定。其次，要特別注意違約糾紛的及時處理，合同關系是一種法律關系，違約要承擔支付違約賠償或強制履行等法律后果，一旦發生可能給對象造成損失的違約情形，合同總責任人要及時報告法律事務所，主動與對方進行協商，采取補救措施，盡最大限度降低賠償損失。如遇對方違約，要積極收集證據，要求違約方承擔違約責任，必要時申請仲裁或向法院起訴，積極維護企業合法權益。

五、結語

合同管理貫穿于企業各項經營、投資和籌資活動的全過程，做好合同管理，實際上在很大程度上就是做好企業資金資產管理、采購銷售管理、生產計劃管理等多項業務管理。加強合同管理對于企業防范和降低合同風險，促（下轉第291頁）（上接第289頁）進長期可持續發展具有重要意義。

參考文獻：

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