基于數字化下政務服務中心檔案服務云平臺的構建

摘 要：數字化視角下，政務服務中心檔案也應具備信息化與智能化的特點，要想全方位體現政務服務中心檔案服務管理的價值，就需要搭建服務云平臺，科學、有效地利用檔案信息資源，與其他單位共同傳遞信息與分享信息，使得檔案信息管理具備時效性的優勢。本文分析了政務服務中心檔案服務云平臺建設面臨的困境，從設定檔案服務云平臺的功能、明確檔案服務云平臺的構建思路以及優化檔案服務云平臺的數字檔案管理標準等幾方面深入分析，并探討了數字化環境中構建政務服務中心檔案服務云平臺的途徑。

關鍵詞：數字化；政務服務中心；檔案服務；云平臺；構建策略

從2015年開始，我國提出了“促進大數據發展”“數字化”等國家信息化發展戰略。在一系列政策措施的推動下，“數字化+政務服務”工作被迅速推進，各地區、各部門廣泛開展網上一體化政務服務平臺建設，把政務數據歸集到一個平臺，企業或群眾只要走進一扇門，就能辦成不同領域的事項。在“數字化+政務服務”政策推進的過程中，一體化在線服務平臺的建設是關鍵。檔案部門肩負著守護數字時代人類記憶、保護各類社會主體所產生的有價值的信息的歷史使命。在“數字化+政務服務”一體化在線服務平臺建設工作開展得如火如荼的時候，檔案部門應該順勢跟進，做好電子檔案管理工作。

結合時代的發展趨勢，各行各業都凸顯數字化轉型的特點，政務服務中心檔案服務管理工作也應及時跟隨時代的變化而升級。構建完整的云平臺系統，給多個服務主體提供多元化檔案信息的需求，促進檔案信息化建設，落實政務服務中心檔案資源高效率利用的目標。在具體的云平臺建設中，仍存在一些亟須解決的問題，因此，相關管理者應靈活運用云服務技術，建設云服務機制與組建云服務人才團隊，全面保障政務服務中心的檔案管理水平。

一、政務服務中心檔案服務云平臺建設面臨的困境

1.云平臺服務功能需要進一步優化

結合實際情況，政務服務中心開展云平臺建設時，相關人員前期調研不夠充分，和群眾之間的有效互動不足，出現了檔案服務云平臺建設更多是滿足政府單位的需求，對應的服務功能不能和群體的訴求互相匹配。一方面，影響服務云平臺的構建效果，另一方面，造成了云平臺服務匱乏針對性功能。在新時期下，政務服務中心的檔案云平臺構建中，不僅要給民政、醫療單位等提供數據支持，還需要給人民群眾提供檔案服務，結合不同的主體制定對應的服務方法，才能保障政務服務中心檔案平臺建設的基本需求。由此，政務服務中心的檔案管理人員若未積極和其他單位的人員互動，容易造成服務云平臺的功能和服務群體之間的需求偏差。另外，缺少檔案服務云平臺構建技術的支持，構建云平臺應靈活運用大數據技術和人工智能技術，一些政務服務中心提供的云平臺構建資金不夠充分，對應的云平臺建設也無法得到較多技術支持。因此，急需解決這一問題，以推動政務服務中心檔案服務云平臺構建。

2.電子檔案歸檔缺乏數據管理的協同性

圍繞數字化時代的發展趨勢，政務類電子檔案的歸檔，并未體現出數據管理的協同性，這是影響政務服務中心云平臺構建效率的主要因素。現階段，政務服務中心是對事業單位的審批事項加以劃轉，事項通過政務服務中心工作者落實。在具體的數據信息傳遞中，淡化了協同性保障，也就是政務服務中心與對應單位均存在數據交流頻率不足等情況，尚未對現有的檔案進行電子檔案建設，影響了檔案歸檔的速度和質量。此外，每個單位的檔案服務業務數量和內容不同，政務服務中心構建云平臺需得到各單位的支撐，個別單位尚未開展檔案的歸檔管理，導致檔案管理工作業務水平不高，阻礙了云服務平臺的時效性建設。

3.云平臺構建面臨的信息安全風險

如今，每個區域要想構建政務服務中心檔案服務云平臺，都應提供充分的人力和物力資源。實際的云平臺建設有信息安全風險。一方面，是物理環境風險，政務服務中心在云平臺的建設階段，尚未權衡軟硬件環境，應用的硬件設備設施不夠先進，很容易由于線路中斷導致設備設施出現故障，使得服務云平臺的構建面臨物理環境風險；另一方面，是網絡安全風險，服務中心構建云平臺需要利用網絡技術進行信息的傳遞，服務過程可能出現病毒或黑客攻擊等情況。相關人員未能及時處理問題時，會增加檔案信息被泄露的風險，還會增加檔案信息內容丟失的可能性。因此，應處理云平臺構建中面臨的安全風險，體現云平臺構建的安全環境。

二、數字化環境中構建政務服務中心檔案服務云平臺的途徑

1.設定檔案服務云平臺的功能

以往的政務服務中心開展檔案服務，體現出紙質檔案的管理情況，具體服務期間，前臺工作者需要給不同主體提供借閱服務或檔案查詢服務。檔案歸檔需要較長的時間，且歸檔任務繁重。在大數據和人工智能等先進技術的背景下，給政務服務中心檔案管理工作的現代化建設提供了發展機遇，可以對不同類型的檔案加以有效采集以及歸檔，按照對應的規范標準，篩選與處理政務服務檔案，使得政務服務中心處理檔案的質量得到保障，以免有人為干預等問題。在構建云平臺的過程中，檔案管理人員能夠動態采集檔案信息數據，處理傳統檔案采集不夠完整的相關問題，保存和傳輸采集的檔案通過數字形式。

（1）政務服務中心檔案保存的設定

如今信息技術飛快發展，政務服務中心檔案管理更多體現出電子檔案的特點。一方面，確保政務服務中心的檔案能夠科學、合理地保存，另一方面，保障了政務服務中心保管檔案的質量。和以往的檔案管理模式相比，電子媒介檔案可以全方位保存音、視頻信息和多樣化檔案信息，促進政務服務中心保存檔案工作具備全面性與科學性。以信息技術為基本支持開展政務服務中心的管理工作，嚴格要求硬件以及軟件環境，減少政務服務中心保存管理檔案信息的成本，便于政務服務中心檔案管理資源被高效率利用。

（2）政務服務中心檔案利用開發的設定

數字化時代，需要科學開發與利用檔案信息，才能真正給多個主體帶來特色服務。以往的政務中心服務工作，凸顯了查詢服務的重要地位，可單一化的檔案管理并不能滿足每個服務主體的需求，難以體現政務服務中心提供檔案服務的價值。所以，相關人員應在政務服務中心檔案服務云平臺建設期間，重視檔案利用與開發，利用云服務平臺促進檔案信息查詢與檔案下載，以及檔案共享等多個項目的服務，從根本上增強政務服務中心檔案信息的有效性和及時性。現階段，一些地區已意識到政務服務中心檔案云平臺建設的重要性，能夠在具體運作中得到階段性成果。在云平臺功能有所完善的過程中，可以給多個服務主體提供個性化服務，包含衛生服務、旅游服務、民政服務、政務服務和商務服務等。對每一項功能及時和云服務平臺建立關聯，有機優化政務服務檔案數據，彰顯政務服務中心的服務特征，靈活通過云服務平臺的建設保障了檔案服務綜合水平。

2.檔案服務云平臺的構建思路

首先，進行前期調查和準備，要想構建政務服務中心檔案服務云平臺，管理者應和多個主體展開溝通，掌握服務對象的基本特點和需求，使得服務過程具備規范性。政務服務中心檔案管理工作者應積極和教育、社保以及醫療單位等工作者展開交流，研究相關單位是否對建設檔案服務云平臺有一定的建議，以此為基礎健全檔案服務云平臺的組成體系，發揮政務服務中心檔案服務云平臺的整體服務水平，延伸服務云平臺的建設范圍。其次，整合服務功能，管理者要切合實際，銜接檔案服務云平臺和單位辦公系統，構建標準化的文件格式與信息結構，使得每一項業務都能夠保存在檔案服務云平臺體系內，結合元數據的技術優化大數據庫。并且，智能化管理電子檔案歸檔過程，發揮大數據技術和云技術的作用，整合云平臺服務歸檔功能，切合實際地完成智能歸檔管理、智能鑒定管理和智能分類管理，加強云服務平臺的智能化建設，由此更好地提升政務服務中心檔案云平臺構建與服務的質量。

3.優化檔案服務云平臺的數字檔案管理標準

如果政務服務中心檔案云平臺構建中未設定相關管理標準，很有可能阻礙云平臺性能的發揮，不利于保障數字檔案的管理效率。為此，應設定數字檔案管理標準，從統一標準和制度機制的方面開展。首先，完善統一標準，現階段實際的云平臺建設，由于缺乏統一性標準，時常產生信息亂碼以及數據銜接不及時的問題，所以，應該完善檔案管理制度，設定適應政務服務中心檔案服務云平臺構建的標準條件，更好地保障政務電子文件歸檔效率和云平臺建設效率。創建政務歸檔功能，開展電子檔案生成管理和歸檔管理，保障檔案管理的多個組成模塊之間互相銜接以及統一，全方位對接和共享數據信息，凸顯政務服務中心檔案服務收集的規范性以及有效性。其次，完善云平臺構建的制度機制，在處理數字檔案管理問題的實踐中，相關人員應意識到規范工作的重要性，及時完善云平臺構建的制度，確保政務服務中心檔案服務云平臺構建能夠進一步落實，給多個服務主體提供有力的信息支持。

4.整合服務云平臺安全技術

在促進政務服務中心檔案服務云平臺構建的實踐中，相關管理者應高度重視優化營商環境，突出政務服務中心檔案信息管理的安全性。及時制定服務云平臺安全技術的運用體系，從安全的保障出發優化業務應用數據、用戶服務層數據和基礎設施層數據，貫徹對應的安全保障機制。高效率應用訪問控制技術、防毒軟件技術和備份技術，使得政務服務中心的檔案信息管理能夠順利開展，并分析云環境下虛擬隔離技術應用的可行性，進一步推動業務數據服務工作項目，給需求主體提供便捷化的信息服務。在具體的政務服務中心工作實踐中，應對檔案服務云平臺開展防塵、防震和防電磁輻射處理，落實相關安全防護項目，確保云平臺物理環境的安全性與規范性。優化監督機制，增強日志審查以及安全風險評估，研究政務服務中心構建服務云平臺潛在的風險，明確技術防護保障方案，跟蹤原始數據，統計基本信息，探尋處理問題的關鍵點，給政務服務中心檔案服務管理工作提供更多的條件支持。

5.加大開發和利用檔案信息的力度

政務服務中心進行云平臺的構建，不僅要準備好硬件與軟件設備設施，還要對檔案信息進行開發和利用。

首先，體現以人為本的服務理念，由于人本思想是每一個單位檔案管理工作的基本指導理念，和服務質量之間有一定關聯。管理和運用政務服務中心的檔案資源，凸顯人員的主體性。所以云平臺的構建也需要融入人本思想，打造政務公開管理的開發局面。在檔案開發人員的管理中，管理者應給工作者創設人性化的環境，使得每一個員工都能夠擁有晉升機會，形成與時俱進的服務意識和服務精神，落實到具體工作中。促進員工自我優化和自我提升，更好地加強政務服務中心檔案管理的質量。在檔案信息使用的管理中，特別是在政務數據公開化的時代中，要想巧妙地構建云平臺，便應該了解群眾對檔案信息使用的實際需求，通過網絡提供大量的服務內容，整合與優化檔案信息的管理效率。? ? ? ? ? ? ? 其次，研發政務服務中心的服務資源，受到政務公開思想的指引，政務服務中心進行云平臺建設，應該盡可能地提供豐富性檔案資源，為高效率利用檔案信息和數據帶來支撐。動態采集政務信息，凸顯信息管理的全面性，歸檔保存數據資源，政務公開過程也要得到網絡資源的支持。所以云平臺構建的服務單位要和政府之間互相交流，掌握政務公開的基本內容，利用云平臺進行政務信息整理。優化和編目政務公開信息，相關人員應及時采集和保存檔案信息，使得檔案信息整理具備合理性，切合實際進行行政服務中心的檔案管理，優化檔案的使用方向和使用途徑，提高檔案現代化管理效果。

三、結束語

綜上所述，全方位開展政務服務中心的檔案管理工作，是我國長遠建設的必然要求。政務服務中心開展檔案管理，需要及時融入檔案服務的云平臺構建思路，形成與時俱進的檔案管理觀念，加大分析構建云平臺所需技術的力度，并事先準備好政務服務中心云平臺構建需求的設備設施和人力資源，增加云平臺建設的服務資金，有助于提高檔案管理綜合水平。在后續的研究中，相關人員仍需要深入探索，研究能夠促進政務服務中心檔案現代化管理模式，最大化保障政務服務中心檔案服務云平臺構建的效率。檔案部門必須抓住機遇，迎難而上，積極走出去，與政府各部門主動溝通協調，提出屬于檔案部門的要求，履行檔案部門的職責，主動融入大數據環境下政務信息資源建設與長期保存工作中，才能在歷史長河中彰顯檔案的力量。

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作者簡介：張平平（1985—），女，漢族，山東博興人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。