基于精細化管理的感控檔案“單套制”模式分析

李紅艷 張麗沙 鄒文爽 姚清華

摘? 要：本文從感控檔案“單套制”管理模式的構建及責任主體檔案分類指引目錄入手，研究精細化管理在感染防控檔案中的有效運用，闡述“單套制”檔案在推進過程中發揮的作用、產生的社會效益及經濟價值，提出強化落實檔案精細化“單套制”管理的措施，旨在為實現電子文件“單套制”管理提供解決思路。

關鍵詞：感染防控；檔案；單套制管理

基金項目：山東省檔案科技項目：疫情背景下醫院感染防控檔案“單套制”管理研究（編號：2021-30）。

引言

近年來，為順應電子大數據發展，醫院對感染防控檔案（以下簡稱“感控檔案”）進行信息化建設升級。借鑒煙臺市疾控中心檔案管理信息系統經驗，濱州醫學院煙臺附屬醫院通過醫院信息系統對感控檔案信息進行收集、登記、錄入、歸檔“單套制”電子化管理，從而有效整合數據，快速調取信息，開創了感控工作數據應用的新局面。

1 感控電子檔案體系構建模式與責任主體檔案目錄

感控檔案單套制管理模式主要以信息化軟件為依托，需要明確歸檔范圍和分類，從源頭上加強對各門類、各種載體檔案資料的收集和管理，做到應歸盡歸、應收盡收，確保檔案資源的齊全、完整、準確、系統。建立檔案目錄框架，搭建感控檔案單套制檔案管理平臺，不斷整合完善信息化軟件。規范感控電子化文件的歸檔接收，逐步實現電子化文檔取代紙質版文檔，并確保電子檔案實現完整性、準確性、安全性、真實性的精細化管理要求，最終實現感控文檔資源優化、整合。

1.1 按醫院評審標準分類

依據《三級醫院評審標準》（2020年版）“醫院感染管理與持續質量改進”部分的相關條款（共7條18款59目），每一目均建立對應支撐材料，儲存電子化檔案，以目為單位，建立搜索路徑。該分類方式能夠最快速的查閱到等級醫院評審條款相對應的支撐材料，便于等級醫院評審工作的開展。

1.2 按組織層級分類

《醫療機構感染預防與控制基本制度（試行）》規定感控分級管理組織體系的各層級主體包括醫院感染管理委員、感染管理職能部門、臨床與醫技科室感控管理小組。按上述組織層級的職責與任務分工，對感控檔案進行分類建檔，內容如圖1所示。該分類方式便于各感控層級明確職責分工及對應檔案管理，進而建立層級合理、分工明確、運轉高效的感控分級管理組織體系，有效、規范開展感控工作。

1.3 按工作內容分類

感控工作包含組織管理、感控監測、措施落實、風險評估、感控培訓、職業暴露、傳染病管理、保潔與醫廢監管等相關工作。按照內容對感控檔案進行電子化分類歸檔目錄如圖2所示。該分類方式可清晰掌握感控工作內容及各項工作推進制度，便于日常感控工作推進。

2 感控檔案單套制模式的精細化使用過程及有效應用

通過將醫院感染實時監控管理平臺、醫院感染現場監測與改進移動應用、醫院質量與安全管理平臺協同運用于檔案前期管控、文件運行流程監控、歸檔時系統銜接等環節，對感控工作各項數據、資料進行收集，整合，分類與排列，編號與編目（如圖3所示），將感控檔案由“雙套制”過渡到“單套制”檔案管理。

2.1 醫院感染實時監控管理平臺

實現感染監測層面的電子化管理，其對應的檔案管理模塊包括：綜合性監測、目標性監測、預警信息及上報管理、消毒滅菌效果監測、職業暴露監測以及相關統計分析；基于患者全過程診療數據提供更為全面的預警，包括暴發預警、感染預警、風險預警；目標監測相關數據90%完成自動加載生成，監測對應的統計分析直接在監測模塊中生成統計。電子目錄生成如圖4所示。

2.2 醫院感染現場監測與改進移動應用

可實現感控培訓與管理層面的檔案優化整合電子化管理，包括院內培訓與考核、競賽、現場操作考核、職業防護、醫療廢物、環境衛生監管、重點部位及感染高風險科室質控管理、全院督導等電子化辦公，實時過程管理，實時數據監控，自動生成分析數據，與歷史數據進行比較分析等。電子目錄生成如圖5所示。

2.3 醫院自主研發電子化檔案管理系統“醫院質量與安全管理平臺”

平臺包含智慧評審、智慧質管、智慧品安、智慧學習等八大板塊（如圖6所示），通過智慧管理平臺，各科室感控檔案可全部實現線上查閱、修改、質控；臨床科室質控檢查、不良事件處置反饋等均可進行線上提交、跟進、持續改進等。為深入研究“單套制”理念下電子文件的歸檔及管理，做好電子文件歸檔、管理工作提供理論參考。

上述感控軟件的使用，使得感染防控重點工作能夠通過電子化獲取，可監測數據、培訓成績、質控反饋等均能夠按照時間節點自動生成分析報告，節省人力物力，提高工作效率[1]。通過軟件提取并運用醫院內網系統進行相關資料整理存檔，可同時按照組織架構、感控工作內容、評審條款三種歸類方式存檔，并做好分類目錄編輯。做到第一時間可檢索，改善紙質版檔案按照一種方法歸類存檔則查找困難，按照三種方法歸類存檔則極大浪費，且占用空間大等弊端[2]。

3 單套制感控檔案的有效應用

3.1 “單套制”檔案管理模式推進感控檔案基礎建設

醫院通過系統可提取感染預警病例、暴發預警次數等數據，按月自動生成醫院感染發生率、漏報率、現患率、器械相關感染發生率、手術部位感染發生率、抗菌藥物治療前病原學送檢率等報表。實現環境衛生學監測線上信息錄入，可自動彈窗提醒超標情況，便于專職人員及時送檢復查。實現醫務人員職業暴露線上信息錄入，可自動生成隨訪時間，避免人工計算出現誤差。

醫院自主研發的醫院質量與安全管理平臺，可完成感控相關評審數據填報及原始數據上傳工作，并可隨時調閱，永久性保存。智慧質管模塊中組織體系板塊，用于構建三級管理體系，實現院級、科室組織架構、職責、日常工作、內部管理等相關電子版材料的收集與錄入，便于查閱。

3.2 “單套制”檔案推行對感染防控的作用

3.2.1“單套制”檔案的推行，為線上辦公、無紙化辦公提供支持。在疫情期間，隔離和居家辦公時有發生，國務院聯防聯控也多次發文要求盡量減少密閉場所的聚集性活動。而通過信息化軟件的使用，可助力網上培訓、實行檔案材料遠程歸檔等，降低居家辦公、突發隔離情況等對工作的影響[3]。

3.2.2信息化軟件的有效應用，為做好轄區內醫聯體醫院的建設發揮重大作用。醫院以區質控中心為平臺，依托信息化軟件支撐，重點發揮信息化及人才優勢，逐步實現全區感染防控“一體化、統籌化、信息化”管理。運用信息化的多院區、多科室同步管理、資源共享及消息互通功能，為轄區內基層醫療機構提供免費平臺，實現“全員知識培訓與測評”，統籌開展區域內督導與專項防控核查，對職業暴露、醫療廢物、環境清潔與消毒等專項工作及手術室、產房、中醫科、口腔科等感染高風險科室實現專項、專科防控管理。

通過感控資源與信息共享，實現防控措施核查、質控標準、感控監測等同質化、同步化管理。第一時間做到上傳下達，與基層醫療機構做好信息共享及應急處置，實現基層醫護人員從“被動接受”到“主動學習”，從依靠“傳幫帶”到“主動監測”的思想轉變。形成區域內統一指揮、統一協調、統一調度的“三統一模式”，提高轄區內應對突發公共衛生事件的應急處置和防控能力，提升醫院周邊影響力。

3.3 產生的社會效益及經濟價值

3.3.1按照醫院評審標準和院感防控基本制度的要求，結合醫院實際工作，逐步健全了感控分級管理組織體系及電子化檔案目錄，工作流規范有序，信息數據來源可靠。

3.3.2充分運用醫院現有信息管理平臺，與科室業務系統、辦公自動化系統相互銜接，實現有效技術支撐，院感相關院級、科級層面工作均有收錄，便于查詢利用。

3.3.3“單套制檔案”的推進，減少紙質材料的使用和資源的浪費，據保守估算，疫情期間我院感控檔案共可產生紙質材料約12萬張，約合重量0.6噸，目前我國每生成1噸紙要耗費20棵大樹和300噸水[4]。單套制檔案的推進有利于低碳環保、厲行節約。同時，因為實現了無紙化辦公，減輕了對存儲空間的要求，增加了辦公空間。

3.3.4有效發揮了院感工作人員的積極性、主動性、創新性。在單套制管理模式下，所有文件檔案均需通過檢索鍵快速搜索，減少了文件在物理空間傳達過程中的煩瑣環節和時間浪費，解放了人力，提高了辦事效率，節約了人力和時間成本，減輕了最基層辦公人員工作壓力[5]。

4 強化感控檔案單套制管理的具體措施

4.1 提高認識，加強專業技術人才培養

首先，要學習掌握國家檔案法規標準，熟知電子檔案管理規范，合理合規開展感控檔案單套制管理；其次，為做好感控電子化檔案管理，在選擇感控專職人員時一要其精通臨床專業，二要其有責任心與耐心，三要其有歸納總結能力及文案水平；最后，是對專職感控人員的培養是持續且全面的，除對其感控專業技術的培訓外，還應重視其各類電子化辦公軟件的應用能力、專業化收集能力的培養。

4.2 加大投入，建立信息化平臺支撐

增加信息化建設資金投入，切實推進感控檔案存儲數字化和利用網絡化，為實現感控檔案單套制管理提供技術支撐。感控電子化檔案建立與維護，除必須的電子化辦公軟件外，大量感控資料的提取需要多種信息平臺的支撐，如醫院感染實時監測平臺、線上培訓學習、質控管理APP、掃描轉換軟件、光盤、復印復刻等信息化軟件。加強信息數據存儲平臺建設，擴大信息儲備容量，配置專用感控計算機供感控人員日常使用，用于感控電子化檔案的計算機，應具備大內存量以滿足海量感控信息數據的儲存。

4.3 合理分工，將標準予以日常工作

在實際工作中，按照科室、部門工作情況，根據感控電子化檔案目錄按類收集感控檔案材料。對于醫院等級評審中牽頭條款較少的科室，可按照條款目錄對檔案進行分類、歸檔；對于牽頭條款較多，涉及工作面較廣的科室，建議按照工作內容進行分類、歸檔。以期以點帶面，將感控檔案信息化應用到日常工作中，進一步規范常規工作，檔案資料管理，為感控檔案單套制管理拓展更廣空間，帶動其他專業檔案實行單套制管理。

4.4 加強管理，注重信息安全防范

完善檔案管理制度及保密制度，設專人管理，明確各崗位職責；加強互聯網信息安全，建設堅固的網絡防火墻及內部訪問控制機制，保障電子檔案信息的真實性；加強感控檔案信息的備份工作，保證信息存儲安全，積極開展傳統載體感控檔案數字化轉換，及時以單套制檔案管理代替原件提供利用，最大限度發揮電子檔案信息化利用率。

結語

將精細化管理應用于感控檔案“單套制”模式建設，可有效提升檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，在實現長久保存、提高檔案使用率、保證感控檔案管理工作更科學化、規范化方面有著十分重要的意義。從長遠看，電子化檔案與紙質版檔案在未來一段時間仍會處于共存狀態[6]，由“雙套”向“單套”過渡的過程中，各級各部門一定要高度重視，強化交流與學習，加大人力物力投入，建立并完善檔案管理制度流程，更好地發揮單套制檔案管理的優勢，同時建立電子檔案安全和風險防控系統，保障信息安全。

參考文獻

[1]譚蘭芳.“單套制”模式下電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].科學管理，2022（5）：28-30.

[2]潘為年，趙刪，田甜.基于“文檔一體化”模式的檔案系統單套制建設研究[J].四川檔案，2022（3）：22-25.

[3]朱杰.關于做好疫情防控工作中檔案工作的建議[J].傳媒論壇，2020，3（20）：114.

[4]田雨.無紙化辦公環境下的電子文件“單套制”歸檔探索研究[J].公文處理，2022（397）：9-11.

[5]賈心潔.基于SWOT視角下高校電子文書“單套制”歸檔管理的可行性思考[J].信息化建設，2020（5）：101-103.

[6]李姝凝.電子文件單套制管理問題探究[J].江蘇科技信息，2022（33）：60-62.

作者簡介：李紅艷，研究生學歷，濱州醫學院煙臺附屬醫院副研究館員，從事醫院檔案管理工作。姚清華，大學學歷，煙臺市疾控中心副研究館員，從事檔案管理工作。