高校固定資產信息化管理研究與實踐

劉倩

［摘 要］固定資產管理是高校管理中的重要內容。隨著國家投入不斷增多和學校自身不斷發(fā)展，高校的固定資產規(guī)模在逐年擴大。因此，高校需要適應新形勢下的固定資產管理要求，運用信息化手段，建立合理的固定資產管理系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產全生命周期管理，提升高校固定資產的管理水平。 文章通過分析發(fā)現(xiàn)高校固定資產信息化管理存在信息化普及程度低，系統(tǒng)功能不完善、使用率不高，“信息孤島”現(xiàn)象凸顯，系統(tǒng)管理水平不高、缺乏監(jiān)督制度等問題，然后針對這些問題提出相應的建議，以此提升高校固定資產的管理水平，促進高校可持續(xù)健康發(fā)展。

［關鍵詞］固定資產；高校；信息化管理；管理系統(tǒng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.16.025

［中圖分類號］F810.6；G647［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）16-0079-03

0? ? ?引 言

隨著國家對教育事業(yè)的投入不斷增加，高校所擁有的辦公家具、計算機、實驗設備等固定資產明顯增多，固定資產類別也越來越細。由于高校固定資產種類繁多、購置時間分散，高校財務人員在資產管理過程中容易出現(xiàn)重財輕物、賬物不符、新舊不清等情況，很有可能造成高校固定資產流失和資源浪費。

2013年12月，財政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位國有資產管理信息系統(tǒng)管理規(guī)程》，為國有資產管理指明了前進的方向。2021年4月起施行的《行政事業(yè)性國有資產管理條例》對國有資產的預算管理、使用和處置等作了詳細的要求。隨著國家對教育事業(yè)的投入不斷增加，高校固定資產規(guī)模日益龐大，管理漏洞也逐漸顯現(xiàn)。與現(xiàn)代企事業(yè)單位固定資產信息化發(fā)展程度相比，高校固定資產信息化管理的科技含量和通用率都偏低。如何讓高校固定資產發(fā)揮出最大效用，如何進行科學化、規(guī)范化、標準化的固定資產管理，是擺在管理者面前的重要研究課題。

1? ? ?高校固定資產信息化管理存在的問題

1.1? ?信息化普及程度低

雖然很多高校很早就引入資產管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)使用效果不夠理想，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是高校對固定資產信息化管理重視程度不高，校領導不會特意去監(jiān)管固定資產的動態(tài)，也不會評估系統(tǒng)流程是否合理，導致信息化系統(tǒng)的作用不能得到有效發(fā)揮。二是信息化水平落后，有的高校固定資產管理系統(tǒng)仍采用局域版C/S版本軟件，這種版本的軟件較為落后，便捷性、可操作性都明顯處于劣勢。近兩年，部分高校開始使用B/S版本，但是起步晚，需要完善的地方還有很多。三是固定資產管理人員習慣傳統(tǒng)的管理模式，尤其是很多工齡長且身兼數(shù)職的人員不愿意學習和接受信息化管理模式，且高校領導也更易接受傳統(tǒng)的紙質簽字或蓋章的方式，不會主動推動資產信息化管理。

1.2? ?系統(tǒng)功能不完善，使用率不高

高校固定資產管理系統(tǒng)存在功能不夠完善、信息化程度不高及范圍不夠大等情況，系統(tǒng)功能只有基本的固定資產臺賬建立、調撥、報廢等業(yè)務流程，而固定資產預算審批、申請采購、固定資產歷史記錄查詢以及各項報表展示等功能缺失，相關業(yè)務仍要靠人工填寫紙質單據(jù)完成，辦事效率低。

同時，在高校各種系統(tǒng)中，固定資產管理系統(tǒng)不在主流系統(tǒng)中，使用率也不高。當實際發(fā)生固定資產業(yè)務時，經辦人未及時在系統(tǒng)中創(chuàng)建或發(fā)起相關流程，等到財務結賬前1～2天才一次性把資產數(shù)據(jù)錄入，這樣的工作方式極易造成賬實不符的問題。另外，系統(tǒng)運行穩(wěn)定性不高，高校前期對系統(tǒng)的投入不足，系統(tǒng)功能不完善，經常出現(xiàn)無法登錄或頁面運行緩慢等情況，影響日常固定資產線上業(yè)務操作。

1.3? ?存在“信息孤島”

高校固定資產管理系統(tǒng)與校內其他系統(tǒng)無聯(lián)動，無系統(tǒng)接口，存在“信息孤島”［1］，系統(tǒng)內的業(yè)務數(shù)據(jù)無法直接傳到其他系統(tǒng)中，經辦人需要在不同的系統(tǒng)內分別維護相同的數(shù)據(jù)信息，增加了經辦人的工作量，導致經辦人工作效率降低。舉例來說，固定資產采購和財務預算緊密聯(lián)系，而當前部分高校的固定資產管理系統(tǒng)未與財務系統(tǒng)對接，當有新增固定資產時，經辦人在資產管理系統(tǒng)中新建錄入固定資產臺賬，與財務相關的固定資產業(yè)務還需要到財務系統(tǒng)中錄入一遍，增加了經辦人的工作量。從固定資產的使用角度來看，高校內部各個二級學院（部門）通常各自管理自己的預算和固定資產，彼此互不干涉，有的部門設備閑置無用，而有的部門需要相同的設備就得新增購買，原本可以通過調撥借用來充分發(fā)揮資產的作用，但各部門間的“信息孤島”造成了資源浪費。

1.4? ?系統(tǒng)管理水平不足，缺乏監(jiān)督制度

高校在系統(tǒng)管理上的不足表現(xiàn)在以下幾個方面：一是存在一人多崗的情況。高校內存在部門和二級學院未安排專人負責固定資產相關工作的情況，導致一人多崗，管理人員精力不足。二是學習積極性不夠。每年組織系統(tǒng)操作培訓時，參訓人員與培訓師現(xiàn)場互動程度不高，學習效果不佳，甚至出現(xiàn)其他人代替參加培訓的情況。三是崗位設置不明確，分工不合理。很多管理人員以兼職人員或臨時調任的形式存在［2］，具體分工模糊不清，管理人員經常互相推諉，甚至有些老職工以不會使用系統(tǒng)為由堅持使用傳統(tǒng)的手工記賬方式。這些情況的產生都是因為高校缺乏一個共同的系統(tǒng)監(jiān)督機制或明確的使用管理制度，導致各部門和二級學院固定資產管理執(zhí)行環(huán)節(jié)隨意性大。

2? ? ?高校固定資產信息化管理的優(yōu)化對策

2.1? ?建立和升級信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產全生命周期動態(tài)管理

高校的固定資產種類眾多，如土地、房屋、各類建筑物等不動產，以及圖書檔案、各類展品、通用和專用設備、教學用具裝具、實驗室設備等。高校利用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)對固定資產的全生命周期管理，可以極大地提高管理效能。

2.1.1? ?設計搭建固定資產信息化管理系統(tǒng)，提高信息化程度

對于固定資產管理系統(tǒng)的模塊設計及完善，高校需要將財務預算和項目結合起來，通過系統(tǒng)實現(xiàn)。①在建立資產卡片時生成唯一的資產編碼，按照不同的財務預算科目對固定資產進行分類管理，規(guī)范固定資產臺賬管理，做到賬卡一致，并針對不同歸口管理部門的資產業(yè)務進行分類管理。②完善固定資產管理全流程，包括從預算管理、采購、資產轉資、設備維修到盤點、調撥、報廢處置等各個業(yè)務環(huán)節(jié)，并跟蹤所有固定資產變動記錄，實現(xiàn)資產的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。③建立閑置固定資產查詢庫，對閑置固定資產發(fā)起使用申請，避免資產重復購置，節(jié)約學校資源。④規(guī)范固定資產處置，按照業(yè)務流程配置系統(tǒng)審批流程。⑤打通系統(tǒng)接口，促使固定資產新增及變動數(shù)據(jù)無縫對接，通過數(shù)據(jù)接口將固定資產驗收、處置、增減值變動等業(yè)務數(shù)據(jù)實時傳到財務系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產管理系統(tǒng)與財務信息系統(tǒng)一致。固定資產管理系統(tǒng)流程如圖1所示，建立該系統(tǒng)能夠解決高校固定資產管理信息化程度低的問題。

2.1.2? ?對已有固定資產管理系統(tǒng)進行升級改造，解決系統(tǒng)功能不完善問題

為全力做好高校固定資產信息化項目建設工作，高校須成立固定資產管理系統(tǒng)優(yōu)化項目專項工作組，開展固定資產管理系統(tǒng)項目建設。在項目需求階段，高校要組織各工作小組成員收集各歸口內系統(tǒng)需求，根據(jù)需求走訪各部門、二級學院固定資產管理人員，深入了解固定資產種類和日常管理需求，確保最終的需求分析報告落地。在系統(tǒng)設計策劃階段，高校一是要組織各相關業(yè)務部門充分論證，對系統(tǒng)未來使用場景提前預設；二是在技術層面利用商務智能（Business Intelligence，BI）技術對業(yè)務數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)管理分析及大屏展示，實現(xiàn)對現(xiàn)有資產的全面動態(tài)管理，在充分調研需求的基礎上開展系統(tǒng)設計開發(fā)。在系統(tǒng)開發(fā)完成后，高校可以從各部門、二級學院邀請固定資產經辦人作為系統(tǒng)測試的核心用戶參與測試，記錄測試過程，反饋測試問題，由系統(tǒng)開發(fā)人員完善系統(tǒng)功能［3］。系統(tǒng)上線以后，高校要進行廣泛的固定資產管理系統(tǒng)操作培訓，提供系統(tǒng)支持，以及后續(xù)的優(yōu)化變更服務。

2.2? ?打破信息壁壘，實現(xiàn)資產信息共享

在高校內部實現(xiàn)固定資產管理的信息化，能夠共享校內所有的固定資產信息數(shù)據(jù)，解決各部門、二級學院之間信息不同步的問題，使校內所有固定資產處于動態(tài)可控狀態(tài)，將固定資產充分利用，避免出現(xiàn)固定資產浪費和長期閑置的情況，滿足高校管理的需求，促進固定資產的一體化、規(guī)范化、精細化管理。

通過B/S架構模式，采用HTTP、CGI、HTML等多種標準技術，實現(xiàn)與其他網絡的互聯(lián)互通，保證數(shù)據(jù)信息的安全性（這里的數(shù)據(jù)信息安全主要指一些機密的數(shù)據(jù)［4］，如技術資料和信息在通過系統(tǒng)接口傳遞到其他系統(tǒng)時有可能出現(xiàn)泄密的情況，或者有不法分子利用數(shù)據(jù)的稀缺性牟取個人利益［5］）。

在固定資產管理系統(tǒng)升級改造后，固定資產管理員可通過學校門戶網站登錄固定資產管理系統(tǒng)進行資產信息錄入等操作，審核人按照設定的權限完成固定資產業(yè)務流程的審批，審批完成后通過系統(tǒng)接口將固定資產相關變動信息傳遞到財務系統(tǒng)，從而打破信息壁壘，實現(xiàn)資產數(shù)據(jù)與賬務數(shù)據(jù)一致［6］。

2.3? ?建立固定資產管理體系，明確管理職責，提升系統(tǒng)管理水平

管好高校的“家產”，既是固定資產歸口管理部門的責任，也是學校所有職工應盡的義務。高校應建立規(guī)范合理的固定資產管理體系，具體可以成立由書記、校長、辦公室主任、二級學院的院長、二級學院的書記等組成的固定資產管理工作領導小組，堅持“統(tǒng)一領導，分級負責，責任到人”的原則，設立專職機構，明確每項固定資產的具體責任人及其職責，規(guī)范固定資產的運行環(huán)節(jié)［7］。在學校內部建立監(jiān)督機制，對固定資產從采購到報廢的各個環(huán)節(jié)進行把關。

另外，為提升資產管理人員的管理及操作水平，開展內部培訓工作也必不可少。高校可以通過會議研究、集中學習、部門內訓等培訓方式，全面提升員工的固定資產管理及系統(tǒng)操作水平，強化員工的資產管理意識［8］，還可以根據(jù)實際情況引進固定資產信息化管理方面的專業(yè)人才。專業(yè)人員不僅熟悉系統(tǒng)操作和流程，還能夠對系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題進行系統(tǒng)解決，讓系統(tǒng)更加適應實際業(yè)務的變化，從而提高固定資產的管理效率，提升系統(tǒng)管理水平。

3? ? ?結束語

建立合理的固定資產管理系統(tǒng)，運用信息化手段實現(xiàn)固定資產全生命周期管理，對于提升高校固定資產的管理水平具有十分重要的意義。高校通過信息化系統(tǒng)可以推動業(yè)務流程改革，去除冗余流程，提升管理體制的科學性、規(guī)范性，降低國有資產流失風險，保障數(shù)據(jù)的完整性與準確性，提高固定資產的利用率，為高校固定資產管理作出重要貢獻。

主要參考文獻

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［5］朱育雄，高亞軍.“互聯(lián)網+”環(huán)境下高校固定資產信息化管理存在的問題及對策研究：茶思維的視角［J］.福建茶葉，2020（7）：289-290.

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［7］劉瀟瀟.民辦高校固定資產信息化管理分析［J］.財經界，2020（8）：55-56.

［8］劉玲.基于信息化的民辦高校固定資產管理研究［J］.行政事業(yè)資產與財務，2019（3）：12-14.