財務共享模式下集團企業費用報銷集中支付模式研究

馬麗曉

［摘 要］隨著財務共享服務在集團企業中的推廣和應用，對企業資金進行集中統一管理得到了廣泛的應用。文章通過分析A集團共享費用報銷對私付款流程中存在的問題，分別對集中支付管理、方案保障措施、預期效果和風險評估等方面進行探討，分析實現費用報銷集中支付管理的必要性，為集團企業資金管理的轉型升級提供新思路。

［關鍵詞］財務共享；費用報銷；資金管理；集中支付

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.013

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）17-0044-04

0? ? ?引 言

自2014年集團財務共享費用報銷模塊上線運行以來，所有分子公司費用報銷業務已全面納入財務共享中心集中處理，在規范核算、統一標準、流程優化和再造方面發揮了巨大作用。隨著大智移云物等新技術的快速應用，費用報銷系統和支付流程持續進行了智能化、自動化優化升級，整體運行質量與效率較之前大幅提高。但受內外部客觀條件限制和影響，該系統依然存在較多問題和較大提升空間。為此，本文提出對共享服務費用報銷資金支付流程進行統一賬戶集中支付的方案，探索進一步提升報銷對私支付效率，降低企業資金運營成本，持續提高資金管控效能的可行性。

1? ? ?財務共享費用報銷模塊運行現狀

A集團作為跨領域全球化集團企業，境內外擁有數百家下屬分公司和數十萬名員工。傳統方式的費用報銷模式是在集團總部的財務會計制度規范框架下根據不同板塊、不同行業、地域、規模等因素，由各分子公司制定適合本企業的具體報銷規定和執行標準，各類企業間差異較大，審批和內控要求復雜多樣，資金管理及支付方式也大相徑庭。

1.1? ?共享費用報銷資金支付流程

企業報銷人在費用報銷系統提交申請，按流程企業審核后，由共享中心費用報銷業務部進行財務初審、掛賬、企業資金計劃審批、支付導出處理、付款憑證制單處理。目前，費用報銷系統中所有的對私資金支付業務均采用先掛賬、后支付模式。

（1）資金計劃確認。共享中心對報銷業務進行初審并核定掛賬制單后，由企業根據本單位的資金計劃對準備支付的金額進行確認或申請，并將足額的資金轉入銀行費用報銷專戶。

（2）支付處理導出。支付處理由共享中心出納對企業已確認資金計劃的報銷支付業務，根據不同支付方式完成對私付款。目前主要有兩類：一是采用“銀企直聯”支付方式的報銷單，先要分批分戶確認各報銷專戶資金余額充足后，再將業務提交到支付指令提交系統，再經復核及支付導出后，由開戶銀行通過小額系統完成同行（跨行）公轉私匯款和清算。二是對現金、支票、POS機、網銀等其他支付方式的報銷申請，企業已在線下自行支付的，由共享中心通過線下打包支付確認后進入到付款憑證制單環節。

（3）付款憑證編制。在費用報銷系統，根據支付指令提交系統返回支付成功信息的業務，按照各企業的核算要求進行付款憑證的編制。

（4）對賬及清賬。每日對所有付款銀行賬戶進行對賬及清賬工作，目前這項工作需要在企業SAP系統中進行電子對賬和清賬操作，確保日清日結。

1.2? ?銀行賬戶分類及資金收付管理

目前，共享費用報銷系統境內上線企業共開設銀行賬戶九百多個，涉及中、農、工、建、交、郵儲等各大國有銀行，遍布全國所有省市區，報銷收款人銀行賬戶則涉及國內所有股份制及商業銀行機構。用于支付報銷款項的賬戶類型主要有兩類：基本賬戶和費用報銷專戶，大部分企業已開通銀企直聯公轉私功能來實現對私付款，部分新設和并表企業也還存在現金、網銀、POS機、支票等其他付款方式。A集團通過財務公司和資金集中管理系統已實現了資金全面預算和資金池統一管理功能，各企業日常資金是通過該資金系統按照資金預算進行計劃申請、項目審批、資金劃撥和收付結算，其中用于支付費用報銷款項的資金頭寸到達付款賬戶后由共享中心完成企業已確認資金計劃業務的銀企直聯支付導出及核算，同時通過銀企日對賬確保收支相符。

2? ? ?現有費用報銷系統和支付流程存在的問題

2.1? ?銀行賬戶多，付款效率低，共享工作量大

首先，從集團整體來看，已實施財務共享服務的企業銀行賬戶多且分散，現有共享端支付流程和系統暫不具備對所有銀行賬戶的集中管理和對資金的實時管控的功能，有悖于財務共享費用報銷流程化、自動化、標準化的初衷，導致可能出現財務監督不到位、資金監管不到位等風險［1］。其次，對私支付金額小但業務量較大，特別是在業務集中提交期間，支付筆數遠遠超過支付指令系統的處理能力，雖經過數次升級和更新，但在復核及支付導出的時候，必須要區分單位、區分賬戶、區分同行或跨行、區分時段等諸多限制因素之后才能支付成功，稍有疏忽就會導致付款失敗或其他滯留問題。最后，對賬人員每天要對所有銀行賬戶逐一進行電子對賬和清賬，由于對私支付業務筆數多，異常狀態和支付失敗業務占比高，因此，未達、未清項處理工作量也非常大。

2.2? ?資金流轉慢，使用效率低

由于整個資金流轉劃撥管理環節多，時間節點有較多限制，常常與共享費用報銷系統實際支付金額、時間存在差異，主要表現為兩種情形：一是賬戶有資金的當日無付款業務；二是需要及時付款的報銷業務因賬戶余額不足而延誤支付，特別是備用金借款、月末月結等緊急業務發生時，因資金撥付不及時、不到位從而影響支付時效。另外，部分上線企業為保證日常報銷支付業務的足額支付，一次性撥入較大數額資金到費用報銷專戶，完成當期付款后仍有較大資金冗余，如未及時回籠資金則會造成過夜資金或月末超限額的情況。整體來看，銀行賬戶資金余額超限、管理分散、回籠不及時等資金使用效率低的問題依然存在。

3? ? ?報銷系統實現集中支付管理的目標定位及模式選取

針對費用報銷資金支付流程工序重復度高、金額小業務量大、同質化程度高的特點，共享業務系統已逐步進行智能化、自動化升級，同時也利用RPA技術實現了業務批量自動處理，共享服務運營質量和效率均有了大幅的提升。同時，通過同一企業集中代付等流程優化措施，已在省級公司層面實現了報銷資金的集中管理和實時監控，進一步提高了資金管理效益、降低資金運營成本和強化風險管控效果。例如目前某省公司及下屬21家地市分公司僅開立了一個總公司級的費用報銷專戶，全公司的員工報銷款都從此賬戶進行支付，月底統一進行各地市的資金補平核算。在此基礎上，本文對在共享費用報銷流程中開設總部級銀行集中支付賬戶（以下簡稱“集中賬戶”），為全集團范圍內上線企業的員工報銷款項統一墊資集中代付并實現自動清算的管理模式進行探討。

3.1? ?目標定位

通過財務共享服務平臺，對集中賬戶進行統一的管理和控制，將現金流與業務流高效地銜接起來，實現資金的自動劃撥、資金憑證的自動生成和銀企自動對賬，建立財務共享服務費用報銷資金統一管理目標［2］。

（1）加強銀行賬戶管理，提高資金使用效率。通過對集中賬戶報銷資金的統一規劃和管控，有利于強化銀行賬戶管理，夯實銀行賬戶管理基礎，在嚴格賬戶銀行用途管理和結算管理以及嚴格執行存款日限額規定方面將發揮重要作用。集中賬戶資金實行統一調度和集中支付后，資金的歸集方式變得簡單有效，資金實時監控分析更高效，限額管理執行更徹底，資金流轉支付效率更快，集團整體資金池收益率進一步提高。

（2）方便獲取營運資金現金流量信息。通過集中賬戶的銀企直聯功能，確保了共享中心處理支付數據的及時性和準確性。通過系統權限定義，總部和各企業資金管理人員可以隨時從資金管理系統中提取營運資金流量數據，及時了解不同時段的實時資金支付情況，詳細掌握各時點資金存量狀況。

（3）強化資金風險管理。通過對集中賬戶設定額度與風險管控規則，業務審批層及決策層可根據提示實時了解風險信息清單，謹慎審批資金流出。截斷了人為干預的渠道，資金隨意劃撥和支付的風險得到了有效控制，集中賬戶的透支和實時清算避免了資金到位不及時、資金沉淀和冗余等問題。

3.2? ?報銷集中支付管理模式具體實施方案探討

共享費用報銷集中支付賬戶管理，是實現報銷資金集中支付的主要載體。該模式對提高資金使用效益，實現總部對上線企業資金的實時監管、降低資金使用風險和運營成本，提高企業整體管理水平方面意義重大［3］。綜合考慮共享報銷支付流程以及資金管理方面的主要因素，本文提出由總部層面在合作銀行建立若干個費用報銷資金集中支付銀行賬戶，開通賬戶的“銀企直聯”和“法人賬戶透支”功能，由共享中心負責支付處理上線企業對私報銷支付業務的統一支付方案。

（1）賬戶設立和支付流程。由集團或委托共享公司在合作銀行開立總部級報銷集中支付賬戶，同時申請開通銀企直聯和法人賬戶透支功能，獲取集中賬戶的日間透支服務。該賬戶僅用于費用報銷系統的支付業務，所需資金可以在預先設定的額度范圍內先行透支支付，也可以由集團總部財務部根據各分子公司上報的資金計劃批準后撥付（推薦前一種方式，即透支模式）。共享中心每日打包企業確認資金計劃后的付款業務，通過支付指令提交系統直接從集中賬戶中支付；通過對支付規則的設定，實現付款業務同行自動匹配支付、款項實時到賬并返回信息、付款憑證自動生成的理想狀態。

（2）日間清算流程。對于集中賬戶提前透支支付的情況，每日設定結算時點，由系統自動對當日所有發生支出的項目進行清算，統一由集團總部指定賬戶的資金自動補平各個報銷集中賬戶的日間透支支出，同時生成對各企業的資金撥款憑證，集中賬戶的每日余額為零。共享中心對各個報銷專戶進行電子對賬清賬，實現日清日結。

（3）用款額度管理。用款額度是集團總部財務部根據資金計劃審批各成員單位的支付額度，通過銀企直聯系統通知銀行，對各企業在集中賬戶的支付（透支）限額進行控制，共享中心根據該額度執行各企業的報銷對私付款業務。

4? ? ?實現報銷集中賬戶管理的預期效果和保障措施

4.1? ?預期效果

報銷集中賬戶的實施，可以有效地將資金流與業務流結合在一起，把銀行賬戶管理制度和實際執行整合起來，使信息數據處理實時并且高效，資金管理更加科學規范。

（1）大幅度提高共享報銷支付效率。實現報銷集中賬戶管理后，可以避免目前各家企業存在的資金不足或冗余問題，以及銀行大量跨行業務不能及時反饋支付結果的弊端。共享中心可以及時支付當日確認計劃的報銷款項，同時通過系統自動同行匹配支付，大幅度提高了支付效率，實時到賬，實時反饋支付結果，實時處理支付失敗業務。

（2）進一步夯實銀行賬戶管理基礎工作。集中賬戶實施后，強化了集團對銀行賬戶實行統一管理制度的落實，減少了各企業單獨開立報銷專戶的數量，提高了系統自動化處理程度，可以有效避免違規操作或不符合內控制度要求問題的出現。對嚴格銀行賬戶用途管理、嚴格賬戶結算管理和存款日限額管理有積極的推動作用。

（3）有效提升資金管理水平，降低運營成本。按照預先設置好的資金預算及每日資金計劃安排，對上線企業的報銷現金需求量進行統籌分配，在集團內部資金池內合理調撥，實現在上線企業報銷支付資金的快速流轉和補充。同時由于減少銀行開戶數量，也大幅縮減了分賬戶的銀行手續費和管理費支出，而支付業務歸集到集中賬戶來處理，可以爭取到合作銀行更加優惠的銀行業務端收費，進一步降低資金的運營成本。

（4）簡化配置工作，提高上線效率。在實施報銷集中賬戶統一管理后，企業新上線共享費用報銷系統，無須再單獨設立報銷專戶，從而簡化了銀行報批手續和相關配置流程，資金和ERP系統中相應功能和權限的申請、配置和調整工作等也大幅度提速，對企業、項目組和共享三方高效完成上線前各項準備工作將起到積極作用。

4.2? ?評估和保障措施

財務共享模式下的集中賬戶支付管理體系要想實現有效、順暢運行，提高資金使用效率，提高財務管理效率，防范各種資金風險，必須做好以下幾個方面的保障工作。

（1）優化和評估具體實施方案。首先要由總部牽頭，由業務主管部門、財務公司、合作銀行、軟件系統開發企業、共享上線企業以及共享中心的相關人員共同參與商討具體的實施方案，綜合評估執行步驟，規避可能帶來的風險和不確定性，確保實施方案能夠平穩、安全、高效落實。

（2）系統開發方案論證。針對方案涉及的資金管理系統、費用報銷系統、企業ERP系統以及現有其他系統，需要綜合考慮開發計劃，本著程序結構小調整、大優化的原則，盡量在已有系統中增加和融合新功能，包括自動同行匹配支付、透支賬戶自動清算、資金預算及計劃控制、賬戶額度管理、自動生成資金撥款憑證、實時現金流信息查詢等相應模塊，為整個支付清算流程提供功能強大、邏輯清晰、安全高效、操作便捷的系統保障。

（3）風險防范及完善內控。根據實施方案，要及時完善和更新支付環節的內控流程、控制節點、權限分配及潛在風險點的防范措施，同時結合服務水平協議（SLA）將企業和共享的責任權限明確分清，建立費用報銷系統資金統一支付風險管控體系。

（4）前期測試及試點方案。為保證報銷統一支付系統開發實施工作穩步推進，必須在正式上線前對新增系統功能進行大量的前期測試，及時發現并解決運行中出現的各類問題，力求信息流通暢、數據流安全、反饋信息及時、業務處理精準，還要對支付系統進行壓力測試和峰值測試，以保證處理海量業務的能力。在通過測試驗收后選擇部分共享正式上線企業先進行試點，并持續優化和提升系統功能，最終正式上線后達到資金安全有保障，款項支付無滯留，會計核算無差錯，整體經濟效益最大化的效果。

5? ? ?結束語

A集團實施統一支付方案后，可以從多個層級對企業乃至集團報銷資金的整體情況進行直觀的了解和分析，實時掌握共享企業的現金流狀況，更加便于總部對上線企業和共享中心執行有關銀行賬戶管理規定和資金管理制度進行監督和考核，亦可設定相應的績效考核指標對具體執行情況進行評估，不斷促進和推動共享服務質量水平的提高。

主要參考文獻

［1］麥志航.財務共享模式下集團企業資金集中支付管理優化對策探討［J］.財務管理研究，2021（6）：132-136.

［2］秦小艷.財務共享模式下費用報銷優化探討［J］.商業會計，2019（13）：74-76.

［3］朱應偉.集團公司財務共享資金管理問題及對策探討［J］.中國集體經濟，2021（22）：123-124.