信息化背景下企業辦公室行政精細化管理改進研究

文/江蘇省科學技術情報研究所 吳曉行 李文靜 王獻旭 丁潔瑩

當今時代飛速發展，傳統的企業辦公室行政管理模式已經滿足不了冗雜繁復的工作需要。避免不必要的企業辦公室行政管理資源浪費，節省企業辦公室行政管理經費成本勢在必行。受行政管理人員、企業辦公室環境、行政管理制度等多方面因素影響，企業辦公室行政管理工作效率低下。為了讓企業可以最大限度地利用現有的人力、物力以及財力資源，精細化的企業辦公室行政管理改革方向備受推崇。精細化行政管理改革在降低企業的經營與管理成本方面效果顯著，對企業本身來說極具現實意義。企業行政管理精細化應該遵循“五精四細”的原則，主要針對產品質量、服務質量以及運營質量。企業行政管理精細化可以提升行政管理工作人員的工作效率、進度、質量，在提升企業行政管理能力方面擁有很高的價值[1]。

一、信息化背景簡介

企業行政管理部門的硬件設施、人文環境、工作氛圍等都會對行政管理部門員工產生影響。《現代管理學》從規范化、個性化提煉出精細化管理概念，同時具有精準定位、詳細目標、完整考核內容的企業行政管理工作才可以稱為精細化行政管理。行政管理部門員工是企業行政管理工作的重中之重，工作環境也成為左右工作效率的關鍵因素。行政管理部門員工的心理與生理狀況直接受到行政管理工作環境的影響。歸屬感是企業行政管理部門員工的動力源泉，缺乏企業文化的公司往往不會使員工產生歸屬感，缺乏歸屬感的員工往往缺乏工作自主性，只會被動地進行企業行政管理工作。行政管理精細化能在落實好企業行政管理員工管理責任的同時，令員工產生歸屬感并自發性地完成企業行政管理工作。在信息化技術、網絡技術高速發展的今天，及時發現并處理企業行政管理工作中的各類問題尤為重要。在企業行政管理向精細化方向轉型的過程中，來源于計算機技術與互聯網通信技術的信息化技術尤為重要，以專業性信息化技術為企業行政管理工作的基礎。企業要利用信息化技術優越的記錄、處理信息能力，觀察企業行政管理工作過程的每一步。企業辦公室行政管理精細化轉型至關重要的一步就是發現并不斷改進工作中的問題。除此之外，以精細操作、管理為主要特征的企業辦公室行政管理精細化通過信息化技術得以實施。在企業辦公室行政管理工作過程中，提高精細化程度，并利用信息化技術掌控、了解企業辦公室行政管理工作過程，使企業辦公室行政管理質量和水平可以符合時代要求[2]。

二、企業辦公室行政管理存在的問題

（一）企業辦公室行政管理機制不健全。增強行政管理人員管理意識是優化企業辦公室行政管理的基礎。在企業辦公室行政管理精細化的過程中，管理意識是行政管理人員良好執行力的前提，執行力是完成行政管理工作預定目標的能力，信息化技術與行政管理精細化相互配合，對企業辦公室行政管理內容進行制定、定期盤點等都是必不可少的步驟。除此之外，部分企業缺乏行政管理意識，大多數行政管理部門并沒有培養員工的管理意識。這種忽視員工管理意識的狀況對企業辦公室行政管理工作產生了消極影響，企業辦公室行政管理模式改革刻不容緩[3]。

企業的辦公室行政管理工作可以歸類為事務性工作，行政管理工作過程中會存在許多潛在隱患，主要有兩大因素：其一是企業辦公室行政管理部門員工對工作內容理解不夠深刻，在實際工作中沒有清晰的計劃以及任務規劃，導致行政管理員工分配的工作缺乏公平性，影響行政管理員工的積極性，阻礙了企業辦公室行政管理任務的執行；其二是企業辦公室行政管理過程中缺少專業性指導與相關部門的監督。如果既沒有可以對行政管理員工進行專業性指導的前輩，又沒有具體的監督管理機制規范約束，行政管理部門員工的執行力將大打折扣，工作將進展緩慢[4]。

（二）缺少有效的監管機制。部分企業在辦公室行政管理工作過程中管理意識淡薄，再加上企業制度等因素，使得企業辦公室行政管理具體制度規劃方面不夠精細。正常來說，企業應該對行政管理部門員工設立具體的行政管理工作規章制度以及相應的考核和監督機制，這樣才能有效避免企業在行政管理工作中人力和物力資源的浪費。目前部分企業忽視辦公室行政管理工作的重要性，缺乏有效的行政管理監督手段，使企業在行政管理監管方面存在疏漏[5]。

目前部分企業的辦公室行政管理工作流程復雜且煩瑣，由企業辦公室行政管理部門統一分配行政管理工作。但是企業并沒有統一的準則對辦公室行政管理各部門進行合理地資源分配。企業只有全面掌握具體的人力資源和物力資源信息，企業辦公室行政管理部門的資源分配問題才能迎刃而解。

（三）企業行政管理的執行準則缺失。在企業辦公室行政管理工作過程中使用傳統的經驗管理，固然存在既能保證良好工作方式方法的傳承，也能保障企業行政管理的穩定有序的優勢。但如果過度依賴傳統工作方法，也會出現各種各樣的問題，無法對企業辦公室行政管理工作內容進行改革創新。與此同時，實際行政管理工作環境中往往會頻繁地發生人員變動，導致行政管理工作進度停滯，企業行政管理工作進度緩慢[6]。

（四）考核評價體系不健全。有的企業會針對辦公室行政管理部門制定完善的考核評價體系，但在企業行政管理實際工作中不難發現，看似完善的考核評價體系可能會與企業自身情況不符，企業需要根據自身行政管理部門實際情況進行相應調整。首先，績效指標應該根據企業自身實際情況制定，不同行業、規模的企業行政管理指標應該不同，指標要求過高，企業行政管理部門員工無法去實現，指標要求過低，企業行政管理部門人力資源造成浪費。其次，評估過程難以檢驗，部分企業在績效評估過程中會參考企業領導的意見或觀點。最后，是企業人事部員工因為工作量較大，很少會對行政管理部門員工進行后續跟蹤考核。

三、信息化背景下企業辦公室行政管理精細化改革措施

（一）建設信息化企業行政管理機制。在互聯網時代，企業辦公室行政管理工作的信息化水平應順應時代發展需要，企業為了提升行政管理工作信息化水平，需要準備充足的人力和物力資源。互聯網打破了傳統的單一式軟件結構模式，穩定有序地發展為現代化混合型網絡結構模式，這種模式的轉變在極大地加快信息數據傳遞速度的同時，對數據保存時間也延長了，并且使數據的安全得到保障。將互聯網技術應用于企業辦公室行政管理工作，可以有效提升企業行政管理部門的信息軟件資源共享能力，使企業辦公室行政管理部門相關決策的執行效果得到增強[7]。

（二）創建企業行政管理有效監管機制。在信息化時代，企業行政管理工作要考慮應用互聯網技術的可行性，利用信息化技術設計企業辦公室行政管理流程，對企業傳統的復雜冗長的行政管理流程進行精簡與完善。因此，讓員工共同參與企業行政管理流程設計，利用前輩總結的實踐經驗改造現有的行政管理工作流程，使行政管理工作流程合理化、規范化。具體的企業辦公室行政管理類型及流程見表1[8]：

表1 辦公室行政管理類型及流程

（三）制定企業行政管理的執行準則。在企業行政管理工作中使用互聯網技術是順應時代發展的需要，如何保證應用互聯網技術有效提升企業辦公室行政管理工作效率，是當代企業保證自身發展的關鍵。企業需要加快自身的信息化系統建設，有規劃地制定每位辦公室行政管理部門員工的工作內容，優化現有的行政管理工作方案。

（四）行政管理考核評價體系的精細化。定期考核企業辦公室行政管理人員并評估行政管理工作內容，有利于提升員工的行政管理執行力。同時，建立行政管理員工激勵機制，使評估結果成為企業辦公室行政管理人員的工作動力。企業辦公室行政管理精細化評估指標及內容見表2[9]：

表2 精細化評估指標及內容

公文管理工作內容主要包括簽收并記錄、登記編號并保管、將文件轉到相應部門、相應部門查閱文件調取、建立卷宗并將文件歸檔等；檔案管理工作內容主要包括收集檔案資料，根據檔案內容分類，統計檔案數據分析管理，銷毀超過有效期的檔案，建立卷宗及檔案歸檔內容范圍、歸檔時間以及歸檔制度等；會議管理工作內容主要包括會議主體及目標記錄、記錄參會人員名稱、職位以及具體參會時間，記錄會議演講及討論內容并對后續執行情況進行記錄等；印章管理工作內容主要是企業在承辦項目工程時需要頻繁使用印章，而大部分企業承辦的項目時間周期較長，需要根據具體工作內容提交書面申請到辦公室行政管理部門，在行政管理部門領導同意并簽字后得到企業實物印章并使用[10]。

四、結語

隨著當今企業經營規模的不斷壯大，員工的職能分工也有精細化發展趨勢，企業為了順應自身發展的需要，應該對企業辦公室行政管理進行改革，使企業行政管理向專業化、精細化方向發展。