基于ERP系統環境的企業內部控制研究

李文娟

摘要：近年來，在信息技術飛速發展背景下，為了適應現代市場的高速運轉，以ERP系統為主的信息管理系統，已成為當前企業進行現代化管理的重要依托。在計算機軟件工具的輔助下，ERP系統能夠實現全面的資源整合和信息共享，并在促進企業業務發展的同時進行有效的內控。內部控制對于企業各個目標的實現以及管理工作的落實具有重要影響，完善的企業內部控制要求企業應將先進的計算機技術和管理理念相整合起來。本文闡述了企業ERP系統對企業內部控制的作用以及影響，提出了在ERP系統環境下對內部控制存在的問題以及解決問題的對策和建議。

關鍵詞：ERP系統環境；內部控制；企業風險管理

隨著網絡技術的不斷發展，以往的管理模式對內部控制的需要已經無法滿足，更多的企業開始采用以ERP系統為主的信息管理系統來加強內部控制。ERP系統作為一種現代的信息管理技術，可以將各個部門的信息、理念進行綜合，促進各部門之間的交流，提升企業的管理效率。在ERP系統環境下，企業內部控制活動與控制方式不斷完善，從而可以使業務流程得到更有效的監管和控制。

一、ERP系統與內部控制的關系

（一）ERP系統定義

ERP系統是一種新型的企業管理平臺，是建立在信息技術的基礎上，用系統化的管理思想模式，為企業的決策層、管理層以及員工提供決策運行的企業管理軟件。該平臺的應用貫穿于企業發展建設的全過程，可以進行跨地區、跨公司以及跨部門的實時管理，企業能將物流、人流、財流與信息流集于一體，可以更好的完善企業內部各個環節的工作流程。

（二）企業內部控制定義

企業內部控制是由企業管理層和全體員工共同實施的、通過制定相關的管理制度，以實現企業經營目標、保障資產安全完整、保證信息資料準確可靠、提高經濟效率為目的而在單位內部采取的自我約束機制，是用于規劃、評價企業經營管理控制的一系列方法與措施。內部控制需要流程化和控制化，以對企業運營的各個流程和節點進行管控和推進，保證企業經營活動合法合規運行。

（三）企業ERP系統和內部控制的聯系

ERP系統與企業內部控制相互配合，相互作用。在企業正常的生產運營過程中，企業所有的經營管理活動以及經營管理職責都需要進行內部控制。ERP系統能夠在企業內部建立完善的全流程運行體系，為企業內部控制的實現提供更加及時的數據支持，幫助其更加快速的進行風險識別，進而提升內部控制對風險預防的有效性。

ERP系統是內部控制中不可或缺的一部分，與內部控制工作的流程優化、業務板塊、實施層面具有較強的一致性。ERP系統在對企業現有的管理流程進行詳細了解后方可編寫程序，以進行下一步設計和改進，確保ERP系統在實施后能夠與內控制度的要求一致，隨著經營管理的變化，還要對其進行及時調整和推進，做好各方面的工作，以確保企業戰略發展計劃和經營目標的實現。

ERP系統是為了優化企業內部人、財、物和信息的合理流動而設計出來的信息管理系統，是由企業的戰略目標、發展方向、組織結構、權責分配等在內的各項管理制度所建立的。內部控制的目的是通過一系列的內控管理手段來做好企業經營管理的事前計劃、事中控制和事后分析工作，因此ERP系統和內部控制在功能上極具相似。

二、ERP系統的應用對內部控制的影響

（一）對全面預算控制的影響

全面預算控制是企業根據整體目標及資源調配能力，經過合理的預測、綜合計算和全面平衡對企業經營進行計劃和控制的過程。全面預算以銷售預測為起點，對采購、生產、銷售等進行預測，反映企業在未來期間的財務狀況和經營成果，能對企業整體流程進行詳細的分解與計算。通過ERP系統及時全面反映匯總各項經營指標數據的執行情況，合理調配有限的企業資源，可以有效做到事前防范、事中監督，解決因數據反映不及時而造成的分析滯后現象。ERP系統可以及時獲取業務數據，根據歷史數據和未來趨勢，智能預測預算數值的支出與收入情況，為企業提供更加客觀的決策依據。ERP系統提供了實時監控和管理預算執行的功能，能幫助企業將預算和財務數據同步，加強了對預算的掌控并可以防止預算超支。

（二）對采購與付款環節的影響

在ERP系統環境下，采購與付款的業務流程主要包括采購申請、確定供應商、簽訂合同、商品驗收入庫、貨款結算。企業各部門根據需求提出采購計劃申請，系統自動生成采購訂單并與采購申請單進行核對，采購人員根據申請單進行下一步的采購工作。在ERP系統中，采購人員可以在申請、訂貨、入庫、發票校驗等一系列流程中準確、及時的錄入所需要數據，實現信息公開、透明化。而財務人員可以在ERP系統中對存貨檔案設置標準，以限制商品的采購價格，降低采購成本。在ERP系統中，財務根據系統能對采購發票、入庫單等相關憑證進行核查，根據審批后的付款任務進行付款，能確保財務數據的準確性。ERP系統根據公司相關人員崗位職責及權限的不同對各個流程進行監管和控制，可以確保各流程環節內部控制有效運行。

（三）對銷售與收款環節的影響

在ERP系統環境下，首先會進行崗位職責審批權限，通過預防性控制與發現性控制相結合的方法，對銷售環節進行管控。在銷售與收款循環中，從接受顧客訂單、批準賒銷信用、合同審核、發貨、開具發票、記錄銷售到收款結算，都可以在ERP系統里進行嚴格設置。在市場競爭日益劇增的情況下，賒銷成為銷售活動的一項重要銷售手段，但賒銷會給企業帶來資金周轉困難、壞賬損失等弊端，銷售人員通過ERP系統對收集、審批后的客戶資料進行錄入，再使信用管控部門對客戶進行審查，能夠降低應收款項將來出現壞賬的可能性。在ERP信息系統里根據銷售單進行銷售產品類別、規格、數量等的審批，能夠保證對銷售的內部控制。ERP系統使銷售、收款流程緊密化、可視化、準確化，優化了銷售管理流程，保證了業務活動的有效進行，能防止發現并糾正錯誤和舞弊，提高了整體內部控制環境。

（四）對生產與存貨環節的影響

企業存貨主要包括各種原材料、在產品、產成品、包裝物等有形資產，儲備存貨主要是基于保證生產和銷售的需要，因此加強存貨管理尤其重要。一般來說，企業的產、銷能力是平衡的，如果企業能及時獲取到客戶需求，調整生產計劃，將有利于進行庫存管理。在ERP系統中，企業可以根據近期的生產計劃和產品需求，排定自己的生產計劃按需生產。ERP系統根據生產訂單，即能生成各個成產品所需要的物料清單、采購單、加工單及生產的排程，系統也能記錄生產進度，讓企業能按時、按質、按量的完成生產。在物料監控方面，通過系統化管理，可以實現產品信息共享及訂單追蹤，減少人工出錯的機率，大大提高了管理效率。對于存貨庫存管理，ERP系統可以實現實時跟蹤，使生產、物流和信息流管理能夠同時進行，可以最大限度的利用庫存、減少庫存的占用，保證生產任務穩步進行，規避缺貨風險。

（五）對企業內部管理的影響

通過ERP系統能使內部管理落到實處，使內部管理流程更加完善。ERP系統在實施以前，首先針對前期管理模式、經營流程等進行調整，將內部控制的要求編寫到ERP系統中。ERP系統的應用讓內部管理流程更加智能，實現數據交互、全程時時監控管理，讓數據處理和存儲過程更加集中和自動。通過使用ERP系統，內部管理所產生的成本也在減少，ERP系統能夠自動對內部管理和業務活動進行匯總反饋，并不斷對業務信息進行優化，可以減少信息偏差、提高管理效率。ERP系統的用戶權限管理機制，可以對系統中有用戶根據不同的崗位職責進行啟用、綁定角色等操作，分工不同、角色不同、權限也會不同，這樣可以使內部控制得到改善，從而優化內部控制環境。

三、ERP系統環境下內部控制存在的主要問題

（一）ERP系統業務流程操作的設置錯誤

ERP信息管理系統是由系統設計人員根據企業實際需要設計出來的，不可避免的會存在漏洞。比如操作錯誤或者ERP系統本身參數設置錯誤，就會導致整體數據出現差異，從而造成內部控制出現重大錯誤。若企業人員缺乏內部控制思維，對業務流程設置不當，就容易導致系統運行時發生與企業內部控制相背離的現象，甚至因為職責權限劃分不清而出現部門間相互推諉的問題。

（二）企業內部控制中崗位職責分工及權限劃分不明確

在ERP系統運行過程中，因為缺乏授權或者授權不當的原因，可能對系統的安全運行產生隱患。審批權限的嚴格程度，是系統可以安全運行的首要條件。若不能保證審批權限的嚴格程度，則無法通過崗位職責分工方式相互牽制，從而給企業造成數據安全風險、經營風險、法律風險等經濟損失。

（三）缺少復合型專業化團隊

在實施ERP系統的運行過程中不僅要求操作人員懂技術、懂管理，還需要其了解系統運行和控制環節的各個流程。目前，部分企業因復合型人才缺乏導致ERP系統與內部控制體系的融合度較差，最終導致內部控制不能達到預期要求。

（四）缺少有效的監督制度和安全措施

隨著ERP系統的普及使用，安全成為應用ERP系統的首要條件。目前部分企業對ERP系統的風險把控流于形式，并未真正識別出內部控制風險隱患，未建立全面的監控體系，也沒有安排專業的操作人員對系統進行全面升級和安全防護。對于基礎數據差錯、流程差錯、人員操作失誤以及系統故障無法應對解決。

此外，ERP系統將多部門的流程連接在一起，若企業沒有較強的系統安全意識，日常的操作維護不規范，很容易導致系統中重要信息泄露。

四、ERP系統環境中完善企業內部控制的具體對策與建議

（一）建立健全內部控制制度

建立ERP系統操作規范和制度。企業應根據自身經營業務的需求，對ERP系統進行嚴謹、全面的參數設置，避免出現系統參數本身運行錯誤的問題。系統管理員應當制定ERP系統中各個模塊的操作流程圖，并配以操作說明，對相應的操作人員進行崗前培訓，操作人員必須嚴格按照流程進行操作，不可私下更改操作流程。

建立ERP系統崗位制度。ERP系統可以根據各部門各崗位職責與分工不同對不同的操作模塊權限進行劃分，以優化內部控制環境。

（二）加強ERP系統與業務的融合

在ERP系統啟動前要明確其與企業各項業務融合的目標與效果，確保ERP系統的各個應用模塊能夠與企業各項業務活動進行無縫銜接，以保證ERP系統中的數據能及時、準確的共享到各業務鏈中。在ERP系統實施前期，成立專業化的系統團隊，團隊成員最好包括業務人員在內，在實施過程中，團隊成員應定期關注業務流程和內控制度是否發生變化，隨時調整各個業務模塊，持續跟進學習并進行系統優化，真正與企業業務相融合。通過構建復合型專業化團隊，建立統一的系統運行機制，提高ERP系統在企業內部控制方面的應用水平。

（三）加強ERP系統的信息安全防護

在ERP系統運行維護過程中，要建立健全ERP系統信息安全管理機制，對相關操作人員進行信息安全培訓并考核，設置專業的操作人員不定期的對ERP系統信息進行維護，以確保系統信息的安全性。在此過程中，企業可以結合實際運行情況，制定計算機工作崗位的職責及操作規定，禁止不相關人員接觸、操作ERP系統。在網絡環境下，通過設置防火墻的方式，構建網絡保護屏障，結合身份技術論證和授權管理等方式保護系統的信息安全。

（四）加強復合型專業團隊人員的培訓和儲備

ERP系統信息化程度較高、應用范圍比較廣泛，同時對企業管理也提出了更高的要求。專業的復合型人才除了要有過硬的專業知識和技能以外，還需要懂企業管理知識，并能熟練操作計算機系統及時識別系統管理漏銅。這就要求企業加強人員培訓，以確保ERP系統成功實施。同時，企業要提高專業人員的風險隱患意識，使其深入了解內部控制的實質，進而提升內部控制水平。

五、結束語

在日新月異的信息化時代，ERP系統的應用對于企業內部控制工作的實施具有深遠影響。ERP信息系統與企業內部控制制度是相輔相成、相互推進的，ERP系統的建設成為企業內部控制建設的重要組成部分。EPR信息系統的應用可以幫助企業改進業務流程，提高信息收集和分析能力，使企業業務發展與內部控制相互促進，為企業的可持續性發展和規范性發展奠定基礎，企業應充分認識到ERP信息系統建設對企業內部控制的重要影響。目前，在ERP系統環境下企業在內部控制方面仍面臨著諸多漏洞，需要各企業管理層引起足夠的重視，其應通過建立完善的內部控制制度和行為規范，建立健全內控監督機制等措施，將ERP系統與內部控制緊密結合，以對企業在生產經營活動中的風險進行有效的預防，從而全面提升企業經營管理水平，實現企業經營管理目標。

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