財務機器人在財務共享中心建設中的創新應用研究

【摘" 要】論文提出財務機器人在財務共享中心建設中具有較高的應用價值，主要介紹財務機器人在智能報銷、智能對賬、智能記賬、智能編報、資金智能管理等方面的創新應用，并結合財務機器人在財務共享中心中應用存在的問題提出建議。研究結果表明，財務機器人的引入不僅能夠大幅提升財務共享中心的運營效率，更能夠通過標準化、規范化、流程化的操作，減少人為錯誤，提升數據準確性，從而為企業提供更可靠的財務信息。

【關鍵詞】財務機器人；財務共享中心；創新應用

【中圖分類號】F275；TP242" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文獻標志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號】1673-1069（2024）05-0132-03

1 引言

近年來，財務共享中心作為一種新型的組織模式，已經在許多企業得到廣泛應用。財務共享中心通過集中處理企業的重復性、標準化業務，實現了資源的優化配置和成本的降低。然而，隨著企業規模的擴大和業務量的增加，傳統的財務共享中心模式逐漸暴露出一些問題，如人工處理效率低下、數據質量難以保證等。為解決這些問題，越來越多的企業開始嘗試引入財務機器人來優化財務共享中心的建設。為此，在財務共享中心建設過程中，財務機器人的創新應用是十分必要的。

2 理論概述

2.1 財務機器人的定義

財務機器人是一種先進的自動化技術解決方案，專門針對企業財務工作流程中的各項業務而設計[1]。其核心是將傳統需要財務會計人員執行的任務，通過高度智能化的分配方式，轉交給機器人流程系統來完成。

2.2 財務共享中心的定義

財務共享中心即財務共享服務中心，是指一種開放的平臺，通過這個平臺，不同的個體或機構可以在這里共享自己的資源和信息。具體來說，財務共享中心針對企業較為分散且易于標準化操作的財務業務進行流程再造，并將企業的財務資源、設施或服務集中起來，通過互聯網等平臺進行統一管理和調配，其不僅僅是一個物理空間，更是一個數字化的平臺，讓企業員工在線上共享各種資源。

2.3 財務機器人在財務共享中心建設中的應用價值

傳統的人工處理財務數據的方式，不僅效率低下，而且容易出錯。隨著人工智能的興起，企業財務數字化應用和轉型被提到了新的高度，財務機器人的出現為企業提高財務工作效率、降低運營成本帶來了新的契機，財務機器人在財務共享中心建設中的具體應用價值包括4個方面：第一，工作效率大幅提高。財務機器人能夠自動化處理大量重復性、標準化的財務任務，如數據錄入、賬單核對等，顯著提高工作效率。通過自動化轉型，財務共享中心能夠減少人工錯誤，提高數據準確性，從而為企業提供更可靠的財務信息。第二，企業經營合規性大幅提高。財務機器人根據內控要求和相關法規自動處理數據，避免因人為操作失誤而導致的合規問題，實現了財務處理的標準化和規范化，這有助于企業增強財務管理的一致性，提高內部控制和企業經營的合規性。第三，業務流程更加優化。財務機器人遵循預設的規則和流程進行工作，可以自動完成數據的錄入、核對、分析等工作，使得財務業務更加標準化、流程化、規范化。同時，由于機器人的處理過程和結果都是可追蹤的，提高了財務流程的透明度。第四，企業成本得到極致優化。財務機器人可實現多個業務流程的互通，大幅降低企業的溝通成本和時間成本。同時，財務機器人的引入降低了對大量基礎財務人員的需求，從而減少了人力成本。例如，在傳統的企業運營模式中，出納與會計的人數常常隨著企業規模的擴張而增長，人力成本成為一項固定且龐大的開支。引入財務機器人后，這一狀況得到了根本性的改變。原本需要100多位出納和會計的企業，現在僅需總部的5～10名出納和會計，便足以應對所有分支機構的財務需求，人力成本得到了大幅減少。更重要的是，這一舉措將財務人員從瑣碎、重復的工作中解放出來，使員工能夠專注于為企業創造真正價值的工作。

3 財務機器人在財務共享中心建設中的創新應用

3.1 智能報銷的應用

費用報銷是最常見的財務活動之一，其涉及面較廣、涉及人員多且重復性高，機器人在財務共享中心費用報銷模塊中的運用較為頻繁。首先，發票的智能識別。發票作為最重要的原始憑證之一，報銷人在郵寄、粘貼、簽字過程中容易造成發票損壞或丟失，財務部門對發票的真實性初審也耗時耗力。而財務機器人的自動化技術可將發票等原始報銷憑證統一由專人進行流轉并掃描上傳至財務共享中心影像系統，根據設置的邏輯執行發票自動識別并辨別真偽，極大地提高了財務初審的效率和準確性。其次，報銷單據的智能審核。報銷單據需經辦人員提交財務共享中心進行初審，在流轉過程中，財務機器人會根據財務共享中心收付系統和財務系統數據庫對報銷單據進行比對分析，比對一致方可流轉至財務部門。同時，財務機器人嵌套財務審核規則和預算管理等相關要求，對報銷單據的金額、標準進行嚴格篩查并及時反饋結果，確保了報銷的合規性，并降低了人為錯誤的風險。最后，完成智能支付。財務機器人將財務共享中心及資金支付平臺進行融合，審核完成的報銷流程自動進入支付系統，機器人智能填寫收款人信息并生成支付指令，企業資金會計根據內控流程確認后，系統根據支付指令進行智能支付。

財務機器人在智能報銷中的應用，通常是根據預設的規則和算法進行工作的，這使得其在處理復雜、多變的財務問題時顯得不夠靈活。當遇到超出預設規則的情況時，機器人可能無法作出合適的判斷和調整，需要人工介入處理。機器人在智能報銷處理時遇到的突發事件如表1所示。

3.2 智能對賬的應用

在財務共享中心錄入財務費用報銷數據之前，財務機器人需先建立一個前置的數據清洗機制。借助機器學習技術，使財務機器人具備自我學習與自我糾錯的能力[2]。其能夠識別異常數據，自動與歷史或可靠數據源進行實時校驗和修正，并構建數據反饋循環機制，以實現自我優化。當賬目數據輸入有誤時，機器人會自動記錄并反饋，同時提供改進建議。

針對收付款業務核對，財務機器人可采用立體對賬框架，實現不同顆粒度的對賬。具體的交易核對可分為訂單級核對、店天級核對（如銀聯、現金）以及店月級核對（“TOB”端銷售或結算）[3]。財務機器人從數據視角出發，將門店、公司、訂單號、渠道賬號等要素作為主要接口，將日常煩瑣的業務問題直接簡化為獨立的對賬模型，從而實現多要素、多模式、循環自動對賬。

系統以人工對賬的操作結果為主要樣本，基于推薦算法實現數據的精確匹配，完成智能推薦和數據快速檢索。推薦算法是一種基于概率框架的檢索函數，用于計算查詢和文檔之間的相關度。

公式如下：

score（D，Q）=∑■■IDF（qi）×■

式中，D為財務費用報銷數據文檔；Q為財務費用報銷數據查詢；qi為財務費用報銷數據查詢中的詞項；IDF（qi）為詞項qi的逆文檔頻率；f（qi，D）為詞項qi在文檔D中的頻率；k1和b為參數；avgdl為平均文檔長度。機器人面對如此復雜的模型可快速實現智能對賬，從而提高財務工作的準確性和效率。

3.3 智能記賬的應用

企業財務人員的記賬行為不盡統一，對企業生成各類報表帶來了一定的困難，在財務共享中心建設過程中，為統一核算標準、統一會計科目，以準確地生成財務各類統計報表，這便需要對企業的記賬行為進行規范。一方面，要統一企業各類業務流程和表單。企業需要梳理各類業務流程并制定標準統一的業務單據，將該流程和表單嵌入財務共享中心記賬系統，當經辦人員通過財務共享中心發起業務流程時，財務機器人可以通過自動識別技術識別業務類型并自動執行業務流程，流程完畢后又自動生成帶有二維碼的業務單據，財務機器人通過二維碼識別技術執行單據推送和流程處理。另一方面，要統一財務記賬規則。企業通過梳理NC系統、IUFO報表系統、國家統計聯網直報門戶、電子稅務局操作規則等，利用財務機器人設計一個高級的規則引擎，支持復雜邏輯和條件判斷并嵌入記賬系統，剔除低效、重復工作環節，財務機器人就可以根據預設的記賬規則，設置各類流程和表單相對應的會計科目和摘要。當業務流程完畢時，財務機器人也將自動根據流程類型智能地生成記賬憑證。即使經辦人員在流程選擇時發生錯誤，初審會計也可以靈活地將此流程進行正確歸類，以保證記賬憑證的準確性。

3.4 智能編報的應用

在財務共享中心建設中，財務機器人可以與企業內部的ERP、CRM等系統進行數據交換和共享，對企業的財務數據進行仔細核對和自動化統計處理，自動生成相對應的財務報表，自動化的處理流程也大幅減少了人工干預和操作，為財務共享中心建設節省了大量的時間與人力成本，提高了報表編制的效率和質量[4]。這些報表不僅數據準確，而且格式規范，為企業決策提供了有力支持。財務機器人通過收集賬套中的科目余額及明細賬相關數據，編制資產負債表、利潤表、現金流量表等財務報表。通過預設的企業合并報表準則，財務機器人可以自動識別和處理復雜的長期股權關系和內部往來交易，對子分公司和分支機構的財務報表進行自動合并抵銷，生成集團合并財務報表。同時，機器人能夠對數據進行自動校驗，確保合并報表的準確性和完整性。財務機器人可以實時跟蹤和更新數據，對數據進行動態分析，提供關鍵指標和趨勢分析并生成對應的財務管理報表，幫助企業研判自身的償債能力、營運能力和發展能力等，識別和評估潛在的財務風險，并提供相應的預警和建議。

3.5 資金智能管理的應用

財務共享中心資金管理平臺的資金收付與核對等功能，多為簡單且重復的基礎工作，為企業財務工作帶來較大負擔，而財務機器人的應用，可以大幅提高企業資金管理的效率。通過實時監控和分析，企業能夠迅速識別潛在風險和機遇，從而制定更為明智的資金管理策略。在智能支付方面，財務機器人能夠自動化處理支付請求，通過與銀企直連的接口進行實時交互，完成支付的授權和執行。這不僅大幅提高了支付處理的效率，降低了人為錯誤的可能性，還確保了支付的安全性和合規性。在資金集中管理方面，財務機器人能夠協助企業實現資金的統一調度和監控。通過銀企直連，企業可以實時掌握各銀行賬戶的資金余額和交易明細，財務機器人則能夠通過預設指令將資金集中到指定賬戶，以更好地為企業統籌調度資金并最大限度帶來資金集中收益。此外，財務機器人可以通過賬戶收支進行自動化的整理、分析和報告，為企業提供全面的資金狀況概覽。根據企業的資金需求和風險偏好，結合市場數據進行分析和預測，為財務共享中心建設構建一個專家系統，集成行業專家的知識與經驗，當遇到需要主觀判斷的決策時，財務機器人可以參考專家系統的建議，結合實際情況作出合理的決策。

4 財務機器人在財務共享中心中應用存在的問題及建議

4.1 財務機器人在財務共享中心中應用存在的問題

雖然財務機器人為財務共享中心建設帶來了諸多便利和創新之處，但在實際應用過程中也暴露出一些技術缺陷。一是財務機器人的工作效率和準確性在很大程度上依賴于輸入數據的準確性和完整性。二是財務機器人與企業內部管理系統的集成度不高。三是財務機器人缺乏對人類情感和主觀判斷的理解，在處理復雜、多變的財務問題時顯得不夠靈活，需要人工介入處理。有些決策需要考慮到公司的長期戰略、市場環境、競爭對手等多方面因素，機器人難以完全替代。四是企業財務人員面臨失業挑戰，對財務團隊的穩定性帶來一定的沖擊。

4.2 財務機器人在財務共享中心中應用的建議

第一，持續優化財務機器人功能。隨著企業財務需求的變化和升級，財務機器人也需要不斷地進行功能優化和升級。建議企業通過定期更新和優化財務機器人的算法和流程，確保其始終與企業的財務需求和標準保持一致，以提高輸入數據的準確性和完整性，為財務機器人提供更準確的數據從而提高企業財務信息化水平。第二，加強財務機器人與企業其他內部管理系統的集成。為進一步提高自動化水平和工作效率，建議企業探索將財務機器人與企業資源規劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、內部OA等其他關鍵系統集成。通過實現數據的無縫流動和實時更新，可以減少人工干預，降低數據錯誤的風險，同時，提高數據的利用效率和準確性。這種集成將有助于企業實現更高級別的數字化和智能化轉型[5]。第三，加強人機協作。盡管財務機器人能夠自動化處理大量煩瑣的財務工作，但在某些復雜、需要人類判斷和直覺的任務上，機器人的能力仍有待提高。因此，建議企業加強人機協作，將財務機器人定位為財務團隊的得力助手，而非完全取代人類。通過建立人機協作的流程和標準，確保機器人和人類員工可以高效、準確地共同完成任務，發揮各自的優勢，提升整體工作效率。第四，促進企業財務人員轉型發展。隨著財務機器人在財務共享中心的廣泛應用，大量的財務基礎工作被機器人所替代，財務人員面臨失業壓力，這便需要企業財務人員不斷提升自身的技能和素質。企業要加強對財務人員的轉型培養，提高其數字化技能、數據分析能力和創新意識，鼓勵其積極擁抱新技術和新模式，促進財務人員從業務型向管理型、金融型轉型，從而與機器人“并肩作戰”，為企業創造更大的價值。

5 結論

綜上所述，財務機器人為財務共享中心的建設與運行提供技術支持，可以進一步優化財務管理工作。從最初的財務領域，到現在的市場營銷、供應鏈管理等多個領域，該技術的應用正在逐步改變企業的運營模式和管理方式。未來，隨著技術的不斷進步和應用范圍的不斷擴大，財務機器人能夠自動監控市場動態，幫助企業及時發現潛在的商業機會和風險，為企業的創新和發展提供新的引擎。

【參考文獻】

【1】龐珺.財務機器人RPA在財務共享中心應用[J].中文科技期刊數據庫（全文版）經濟管理，2023（4）：109-111.

【2】龍艷萍.財務機器人在企業財務共享中心中的應用[J].移動信息，2023，45（7）：322-324.

【3】章嘉.RPA機器人在央企財務共享中心的應用研究[J].中國總會計師，2022（10）：88-90.

【4】易峰.財務機器人在企業賬務管理及核算中的應用研究[J].電腦樂園，2021（12）：1-2.

【5】郭菁菁.財務機器人在企業賬務管理及核算中的應用分析[J].首席財務官，2023，19（15）：174-176.