數字化轉型背景下企業電子檔案分類智能管理探究

［摘 要］在數字化轉型背景下，企業電子檔案管理存在管理效率低下、管理體系不完善等不足，為提升企業電子檔案的管理水平，現提出數字化轉型背景下企業電子檔案分類智能管理方法：首先，企業電子檔案信息數據的預處理，結合電子檔案信息的特征分布進行電子檔案信息的綜合數據采集；其次，提取電子檔案智能分類特征，得出其運行狀態的頻率分量；最后，實現管理企業電子檔案智能化分類。實驗結果表明：數字化轉型背景下企業電子檔案分類智能管理方法能夠準確管理電子檔案信息，有助于推動企業的數字化轉型。

［關鍵詞］數字化；電子檔案；智能分類；企業管理

0" " "引 言

在數字化轉型背景下，企業電子檔案分類智能管理研究變得越來越重要。隨著信息技術的迅速發展和廣泛應用，電子檔案已成為企業運營和管理的重要資源。如何有效地收集、存儲、管理和利用這些電子檔案，以支持企業的業務發展和決策制定，成為當前研究的熱點問題。電子檔案的分類智能管理旨在通過利用先進的技術手段，如人工智能、機器學習、自然語言處理等，對海量的電子檔案進行自動分類、標識和檢索，以提高企業的工作效率、降低運營成本、促進信息共享、優化決策制定。本文將探討電子檔案分類智能管理的相關概念、技術及應用，分析電子檔案分類智能管理對企業員工發展的影響和價值，并探討電子檔案分類智能管理面臨的挑戰和問題。通過本研究，希望能夠為企業電子檔案分類智能管理的實踐提供理論指導和技術支持，從而推動企業的數字化轉型和升級［1］。

1" " "數字化轉型背景下企業電子檔案分類智能管理方法

1.1" "企業電子檔案信息數據的預處理

目前，我國企業檔案管理工作已經進入數字化轉型階段。提高電子檔案的數字化和規范化，可以保證電子檔案管理符合新時代企業對檔案工作的需要。電子檔案是指具有憑證、查考、保管等功能，并能夠存檔保存的電子檔案。只有明確電子檔案的法律效力，才能真正有效地規范各個企業的電子檔案管理，推動其在企業持續發展中的合理運用。在大數據時代，海量數據信息不斷涌現。一個普通的中型公司擁有大量的文件、底圖，且檔案都是已經制作完成的，同時，公司每天都會生成或者收到新的文件，而這些文檔中有許多需要被轉換成檔案來保存，在新文件資料歸檔時，還要將已存文檔轉換為系統數據，工作量巨大。因此，對電子檔案進行有效的智能管理至關重要［2］。

針對電子文檔實施智能分類管理，本文引入了基于大數據系統的電子文檔數據收集模式，該模型是通過采用多樣本特征數據采集方式而建立的，能夠根據電子檔案數據的特點分布實現對檔案的綜合數據收集。另外，本文根據已有的模式識別方法［3］，構建了電子檔案智能分類模型，以增強電子檔案的智能分類能力。根據電子檔案智能分類模型可以得出特征分布集合，其計算公式如下：

（1）

式（1）中，rt代表企業電子檔案的數據信息模糊度，對電子檔案信息數據進行收集之后，實現信息熵處理步驟，從而提取模糊度特征。同時，使用相關特征檢測模型，進行電子檔案數據分布檢測，以此進一步提取出電子檔案信息特征量中的差異性特征。基于以上方法，可以得到電子檔案智能分類函數的表達公式：

（2）

式（2）中，v表示電子檔案信息差異性特征量，v代表電子檔案智能分類函數，cn代表差異性特征量，為提取系數，f（x，h）代表檢測點的模糊度特征量，k（h）代表分類函數，sn1d為電子檔案信息的熵值。

基于以上分析，本文結合模糊度特征量的檢測方法，進行企業電子檔案信息數據的預融合處理［4］。在獲取電子檔案數據的信息熵之后，進一步采用分布式數據挖掘算法，實現電子檔案信息的自適應分布調度，同時結合電子檔案在運行狀態下的監測，構建電子檔案信息的總數據特征提取模型u（h），其計算公式如下：

（3）

式（3）中，Q代表統計的特征總量。

以下通過對電子檔案信息的特征提取結果進行特征重構，建立電子檔案信息融合模型，以此分析電子檔案信息大數據的關聯規則集，從而得到組合后的主成分特征量a（h）［5］，其計算公式如下：

（4）

式（4）中，z代表電子檔案信息大數據的譜分解的系數，Akn為電子檔案信息特征量中的模糊特征分量，fg代表電子檔案信息的狀態點的頻率系數，η代表電子檔案信息的采集數據樣品樣率。

隨著我國電子檔案管理工作的不斷推進，大量電子檔案的收集、查閱、保存難度加大。在研究新技術的基礎上，在實際工作中必須結合企業特定的業務需求創新與重構電子檔案管理工作［6］。

1.2" "提取電子檔案智能分類特征

電子檔案管理工作的效率和質量，與員工對公司電子檔案管理方法的認同程度有很大關系。因此，企業電子檔案管理工作一定要遵循并順應企業各種管理實踐發展的邏輯與規則，滿足員工的利益需求。企業在使用電子檔案過程中，需要采用關聯規則特征檢測方法提取譜特征。為此，本文設定了一個數據采樣分布區域，并將電子檔案信息狀態檢測模型應用于該區域，通過這種方式對電子檔案信息進行更加準確和全面的狀態檢測，以確保其正常運行和可靠性［7］，模型表達公式如下：

（5）

式（5）中，s（h）代表電子檔案信息的統計分析模型，M代表電子檔案信息的譜峰數值，A和B代表電子檔案信息的模糊特征分量。

將電子檔案信息中的顯著性特征進行提取后，該電子檔案信息總特征值的表達式如下：

（6）

式（6）中，s（f）代表電子檔案信息總特征值的表達函數，κ代表顯著性特征數值。

對式（2）中的信息熵值進行特征挖掘，再將電子檔案信息的特征數值進行識別、自適應融合后，把檢測檔案信息特征與經過挖掘后的特征進行對比，其相似度計算公式如下：

（7）

式（7）中，代表相似度結果。

上述集合完成對比相似度計算后，提取與其相關的特征集合，能夠得到企業使用電子檔案的運行狀態下的特征的分布數值，其計算公式如下：

（8）

式（8）中，s（h）'代表經過特征挖掘后電子檔案運行特征值的表達函數，vj代表電子檔案信息的自相關特征數值。

綜上所述，可以求得模糊度特征在電子檔案信息特征量的表達公式：

（9）

式（9）中，代表模糊度特征識別函數，ε為電子檔案信息的智能識別分類的閾值系數，Sum2j，k表示特征判決式。

檔案智能管理方法通過對分類結果的可信度進行判定，當可信度達到規定時，會自動保存結果，若不滿足，就會提示使用者手動進行歸類。電子檔案會周期性地讀取經處理后的信息數據，并通過人工分類的數據模型反復在歸檔數據庫中進行更新訓練，最終形成新的數據分類模式。

1.3" "企業電子檔案智能化分類

基于上述提取到的電子檔案智能分類特征，以下使用局部信息擬合方式，進行智能化電子檔案信息的分類。電子檔案分類管理運行狀態分布的模糊度特征量的計算公式如下：

（10）

式（10）中，X表示電子檔案信息的融合系數，Qm表示電子檔案信息狀態樣本數據的子帶分布維數，fj'代表fj最大似然估計數值，fj表示模糊相關性特征分布系數。

將得到的電子檔案運行狀態中的數據進行特征分解，得出電子檔案智能管理的分類矩陣的奇異值的分解信息數據，其表達公式如下：

（11）

式（11）中，G代表分類矩陣的奇異值，U代表電子檔案信息綜合數據的特征分布向量，Kt為電子檔案信息定位的初始化聚類中心。

求出符合電子檔案分類的特征數值λi后，將空間特征點位的偏離值進行分布設置。根據每個檔案信息數據的特定特征，其分類的計算公式如下：

（12）

式（12）中，S（，G，X）代表電子檔案信息的關聯規則項，表示電子檔案信息的屬性特征。

圖1為智能電子檔案在企業中的工作流程。

2" " "實驗測試與分析

在實驗測試之前，需要做好一些準備工作，保證本次實驗的準確性。

2.1" "實驗準備

表1為此次實驗運行環境的各項設計參數。基于以下實驗環境參數進行數字化轉型背景下企業電子檔案分類智能管理方法檢測。

2.2" "實驗結果與分析

本次實驗針對企業電子信息檔案的用戶信息進行維護作為測試標準，如查詢用戶信息等。表2為此次測試的用戶信息查詢測試。

2.在用戶信息查詢界面可選擇按用戶編號查詢

3.輸入搜索條件

4.回車后顯示查詢結果

事件擴展流 1.在基本流步驟2中，如果該員工用戶名不存在，則提示不存在此信息，請重新輸入

2.在基本流步驟3中，回車后顯示的查詢內容：用戶編號、用戶名

3.在基本流步驟4后，如果選擇ESC鍵將返回到主菜單

測試結果顯示，查詢電子檔案信息正確無誤，查詢成功。

根據上述測試結果可以看出，該方法能夠準確對電子檔案信息進行管理，有助于企業的數字化轉型。

3" " "結束語

在數字化轉型背景下，企業電子檔案分類智能管理研究取得了顯著成果。電子檔案的分類智能管理在提高企業工作效率、降低運營成本、促進信息共享、優化決策制定等方面具有重要作用。通過建立完善的電子檔案分類系統，企業可以更好地組織和管理海量的信息，使企業在競爭激烈的市場環境中保持領先地位。

主要參考文獻

［1］陳慧，羅慧玉，王曉曉，等.數字化轉型背景下企業檔案創新管理探究［J］.知識管理論壇，2020（3）：147-158.

［2］卜尚聰，馬莉萍，哈巍.教育數字化轉型背景下同步在線課程質量的過程性評價：基于三種出勤指標的實證分析［J］.教育發展研究，2023（13/14）：37-44.

［3］樊紅勛，高大偉，王甜甜.基于“雙碼”管理的企業電子檔案審計策略研究［J］.辦公室業務，2023（14）：182-183.

［4］王言倫.電網企業電子會計檔案管理探析［J］.中國農業會計，2023（22）：12-14.

［5］羅欽引，滕達，王忠凱，等.新《檔案法》適用背景下的國有企業電子檔案建設探討［J］.機電兵船檔案，2023（1）：90-91.

［6］蔡夢穎，葉曉華，陳煒芳.數字經濟時代會計的角色重構與素質提升路徑研究［J］.中國集體經濟，2023（32）：103-106.

［7］秦宗文，張卓妮.論涉案企業合規有效性證明的“紙面化”風險［J］.中共青島市委黨校.青島行政學院學報，2023（5）：91-99.

［收稿日期］2023-12-12